El mejor sistema de productividad que conozco

Seguro que te suena:

Hay épocas, momentos o proyectos en los sientes que no avanzas pese a trabajar muchas horas.

Te frustras.

E incluso llegas a pensar que no lo vas a sacar adelante. O que no compensa.

Todos hemos pasado por ahí.

¿Sabes lo mejor?

Que hay formas de salir del bucle. Y, encima, no tiene por qué ser complejas.

El método que te voy a explicar -y que es el que yo llevo usando años y el que aplico a todos los proyectos- es la prueba de que la simplicidad bien aplicada puede ser más efectiva que las herramientas sofisticadas de gestión o técnicas complicadas.

Si que usaremos herramientas. En concreto, dos en el nivel básico y le añadiremos una en el avanzado. Herramientas que conoces y que has trabajado ya seguro.

Pero el núcleo no son las herramientas.

No.

Es un método que diseño Ivy Lee hace más de un siglo. En concreto, fue ideado en 1918 y sigue siendo hoy una referencia para quienes buscan ser más productivos sin complicarse demasiado.

Por eso lleva funcionando más de 100 años sin perder un ápice de validez.

Problemas más habituales de lo deseable

Antes de comenzar con el sistema, permíteme que profundice un poco más en los síntomas que queremos eliminar:

• Sentir que tienes que trabajar muchas horas para terminar todo lo que tienes que hacer.
• Ir con la lengua fuera todo el día.
• Parálisis por exceso de tareas.
• No cumplir plazos.
• Quedar mal, pese a trabajar más horas de la cuenta.

Cuando no tenemos un sistema para organizar nuestras tareas, encadenamos listas interminables, corremos todo el día y muchas veces llegamos a la noche con la sensación de que no hicimos lo importante.

Y puede derivar en ansiedad

Lo peor es que ésta no surge por incapacidad, sino por falta de enfoque y por dejar que lo urgente —muchas veces trivial— se coma lo esencial.

Lo más triste es que podemos estar ocupados a tope, pero sin resultados claros ni sensación de logro. Ni por nuestra parte, ni por la de nuestros superiores, si los tenemos.

Dicho esto, hay ciertas situaciones en las que es relativamente normal que estos problemas aparezcan, siempre de forma temporal, eso sí.

Ejemplos:

Al inicio de una carrera profesional, cuidando cada detalle nuevo, es lógico que sientas caos.

Lo mismo ocurre al cambiar de puesto, asumir más responsabilidades o enfrentarte a una etapa o proyecto más exigente (o peor planificado) de la cuenta.

En estos casos, la presión dura unos meses y luego se normaliza. Pero si persiste, es señal de que algo hay que cambiar.

Porque, si llevas seis meses o más con esa sensación de “no llegar”, es momento de hacer algo.

Porque está claro que algo falla.

Como te decía, pese al síndrome del impostor que todos sufrimos en algún momento, lo más probable no es que el problema proceda de tus habilidades técnicas, sino de dos aspectos clave:

• La falta de ciertas soft skills, como priorizar, decidir o gestionar atención y comunicar con asertividad.
• La ausencia de una metodología de trabajo clara y práctica.

Por eso, antes de pensar en nuevas apps, sistemas complejos, o, peor aún, formaciones que solo te harán dudar más de ti mismo, mejor empieza por algo sencillo y funcional.

Y aquí hace su aparición el mencionado Ivy Lee.

La metodología de Ivy Lee: 6 tareas al día

En 1918, Ivy Ledbetter Lee, pionero en relaciones públicas y consultor, fue contratado por Charles M. Schwab, presidente de Bethlehem Steel, para encontrar una forma de aumentar la productividad de su equipo.

Lee propuso reunirse con los ejecutivos durante 15 minutos y explicarles un sistema extremadamente sencillo:

Que trabajaran cada día en solo seis tareas, priorizadas.

 Después de tres meses, el método funcionó tan bien que Schwab le envió un cheque por 25.000 dólares. Para que te hagas una mejor idea, de lo excepcional de la cifra, hoy equivaldría a unos 400.000 dólares.

Así de contento quedó.

En qué consiste el método

La mecánica es simple:

Cada día antes de cerrar escribes las seis tareas más importantes del día siguiente, en orden de prioridad.

Al comenzar la jornada, atacas la primera tarea y no avanzas a la siguiente hasta completarla.

Si al final del día no has terminado alguna, la pasas al día siguiente.

Y haces esto todos los días, sin excepción.

Suena sencillo, ¿verdad?

Lo es. Y funciona porque se apoya en principios poderosos para mejorar el rendimiento:

• Evitar la fatiga por decisiones (ya sabes de antemano lo que tienes que hacer).
• Concentrarse en una única tarea (no multitarea).
• Generar y mantener la motivación mediante logros diarios.

A esto podríamos añadir un par de puntos más importantes a la hora de priorizar:

Hay que saber separar muy bien lo que es importante de lo que es urgente. Tendrás que lidiar con ambos tipos de tareas cada día, pero las urgentes no se deben comer a las importantes.

La tarea más costosa, o la que menos te guste, debería ser la primera que realices. Como bien explicaba Bryan Tracy en “¡Tráguese ese sapo!”, a primera hora es cuando tenemos más energía y estamos más despejados para encarar lo difícil. Si lo colocamos después, probablemente no tengamos ganas y acabemos por no hacerlo ese día.

Entonces, a la hora de priorizar, considera estos dos puntos: urgencia vs importancia y trágate los sapos a primera hora.

Por útlimo, Ivy definió 6 tareas, pero según tu trabajo este número puede ser alto, si tus tareas te ocupan 3 o 4 horas. También se puede dar el caso contrario, que 6 sean pocas, aunque en mi experiencia es menos frecuente. Aquí adapta la cifra a lo que tu rol requiera.

Y no, las tareas de 5 o 10 minutos no cuentan.

Las tres herramientas imprescindibles

Este sistema no necesita más herramientas que una libreta.

Pero, en mi caso y en el entorno actual, yo no uso libreta, sino herramientas digitales. 3 en concreto.

#1. Notion

Como sustituto de la libreta (y del post-it).

Se trata de un cuaderno digital hipervitaminado y sencillo de usar.

Aquí vamos apuntando todas las tareas que vayan surgiendo y lo usaremos al final del día para priorizar las importantes.

Apunta todas las tareas para despejar tu cabeza, ya que tu memoria es escasa y no deberías utilizarla con cosas que puedes anotar. Pero, a la hora de priorizar, considera solo las relevantes.

En este sentido, las tareas que entren y no estén planificadas, si tardas menos de 5 minutos en ejecutarlas, realízalas cuanto antes, sin apuntarlas en el Notion si no es necesario.

El motivo es que ocupan RAM en tu cerebro inútilmente. Mejor terminarlas y liberar ese espacio.

Puedes usarlo desde el navegador o descargarte las apps de móvil y pc desde aquí:

https://www.notion.so

#2. Calendario

El de Google, el de Microsoft, el de Apple, el de Notion o el que quieras.

Te servirá para bloquear tiempos, además de para videollamadas y recordatorios.

Tener el calendario bien actualizado te evitará problemas con los compañeros a la hora de planificar reuniones.

Estas dos son las herramientas para un sistema básico de productividad. Y, es más, puede que, según tu trabajo, no necesites ni el calendario. En mi caso, al teletrabajar es imprescindible y por eso aquí te lo pongo.

#3. Backlog en Excel

Bien, pues vamos para nota.

Esto no es parte del método de Ivy, sino que es una técnica super valiosa sacada de la metodología agile aplicada al marketing.

Aunque un backlog en realidad es lo que haces en Notion, anotando el listado de tareas, aquí lo que haremos es añadir las tareas que vamos encarando.

Las clasificamos y metemos el tiempo que nos lleva.

El resultado será una tabla de la que sacarás muchísima información accionable:

• Cuánto tardas de media en realizar cada tipo de tarea: super útil para estimar correctamente y para intentar mejorar si descubres que tardas MUCHO más de lo que pensabas (siempre se tarda un poco más realmente de lo que estimamos).
• Cuánto tiempo a la semana (o al mes) dedicas a tipo, cliente o proyecto: si el adecuado o hay que ajustarlo.
• Cuánto se te va en gestión: si el porcentaje es elevado, lo mismo la burocracia es excesiva…
• Tendras un diario de todo lo que has hecho: evitando la sensación de “no he hecho nada”. Sólo tendrás que revisar la tabla para ver si esta frase aplica o no.

En fin, información super útil y auditable, y cuyo coste de obtención es mínimo (tardas 10 segundos en añadir cada tarea).

Ojo que aquí, a diferencia de en las tareas priorizables de Notion, sí que añado todo lo que hago, siempre que supere los 10 minutos de duración.

Usar este sistema para ti mismo o para tu equipo te permite mejorar MUCHO la productividad. Al ver cierta información te preocupas por buscar sistemas que te ayuden a ahorrar tiempo o a automatizar las tareas más repetitivas.

Si crees que la IA es tu amiga en estos casos, nada mejor que saber qué priorizar para obtener el máximo rendimiento.

Como te decía antes, yo lo uso desde hace años para mí, y lo he implementado en todos los equipos que he dirigido.

Aquí te dejo la plantilla que uso, para que la adaptes a tus necesidades:

Es muy sencilla y te permitirá:

• Añadir o quitar columnas.
• Crear tablas dinámicas con la información que necesites.

Como ves, tres herramientas es más que suficiente para trabajar la productividad, pero ten claro que dichas herramientas no es lo importante de la metodología.

El verdadero valor está en la constancia y en la actitud de planificar cada día, aprender a priorizar y centrarse en una sola tarea cada vez.

Consejos extra

El sistema de Ivy Lee puedes complementarlo con otros hábitos.

Por ejemplo, ya hemos hablado de evitar la multitarea, pero evitar las distracciones es igual de importante, revisando el email (o Slack) en ciertos bloques programados y manteniendo las notificaciones de móvil y PC silenciadas.

En este sentido, puedes trabajar en bloques de concentración y combinar este método con técnicas como Pomodoro. Yo lo hago en ocasiones cuando tengo que ser muy preciso con los tiempos si quiero llegar a todo, utilizando bloques de 55 minutos en vez de los 25 habituales.

Por último, hagas Pomodoro o no, no está demás incorporar pausas activas cada 55 minutos de forma que descanses la vista, resetees la RAM de tu cabeza y te muevas un poco.

Puedes caminar algo (en oficinas grandes) o hacer 20 sentadillas y / o 20 flexiones si estás en casa.

Tu espalda -tu cuerpo, en general- te lo agradecerá.

Conclusión

Ten claro que la verdadera productividad no es ir con la legua fuera todo el día, sino avanzar en lo que realmente importa.

Quien me conoce sabe que soy muy fan del Wok smarter, not harder.

Por eso me gusta esta metodología, que, por su sencillez, se adapta a cualquier tipo de trabajo de oficina -no tanto en operarios de almacén, lo he probado-.

Te obliga a tener claras las prioridades, enfoque y disciplina. Esto es lo importante, las herramientas son secundarias.

Por eso creo que si sufres de los problema mencionados arriba (estrés, sensación de no avanzar, no tener claro qué hacer en cada momento…) te diría que le dieras una oportunidad: empieza por definir tus seis tareas cada día antes de cerrar, sigue el plan al día siguiente y revisa los resultados cada semana o mes.

Transformarás tu aporte al proyecto y vivirás -y dormirás- mejor.

Y no te voy a asegurar lo mismo si te suscribes a mi lista de correo en el formulario justo aquí debajo, pero creo que que te puede venir francamente bien.

A ti y a tu negocio. Y una cosa lleva a la otra…