Le meilleur système de productivité que je connaisse

Ça vous dit sûrement quelque chose :

Il y a des périodes, des moments ou des projets où vous avez l’impression de ne pas avancer malgré de longues heures de travail.

Vous vous frustrez.

Vous finissez même par penser que vous n’y arriverez pas. Ou que cela n’en vaut pas la peine.

Nous sommes tous passés par là.

Vous savez ce qu’il y a de mieux ?

Il existe des moyens de sortir de cette boucle. Et ils ne doivent pas forcément être complexes.

La méthode que je vais vous expliquer — celle que j’utilise depuis des années et que j’applique à tous les projets — prouve que la simplicité bien appliquée peut être plus efficace que des outils de gestion sophistiqués ou des techniques compliquées.

Nous utiliserons bien des outils. Deux au niveau de base, puis un autre au niveau avancé. Des outils que vous connaissez et que vous avez certainement déjà utilisés.

Mais les outils ne sont pas le cœur du système.

Non.

C’est une méthode conçue par Ivy Lee il y a plus d’un siècle. Plus précisément, elle a été imaginée en 1918 et reste aujourd’hui une référence pour ceux qui veulent être plus productifs sans se compliquer excessivement la vie.

C’est pour cela qu’elle fonctionne depuis plus de 100 ans sans perdre une once de sa pertinence.

Des problèmes plus fréquents qu’ils ne devraient l’être

Avant de commencer avec le système, permettez-moi d’approfondir un peu les symptômes que nous voulons éliminer :

• Avoir l’impression de devoir travailler de longues heures pour terminer tout ce que vous avez à faire.
• Courir à perdre haleine toute la journée.
• La paralysie face à un excès de tâches.
• Ne pas respecter les délais.
• Décevoir, malgré un nombre d’heures de travail excessif.

Lorsque nous n’avons pas de système pour organiser nos tâches, nous enchaînons des listes interminables, courons toute la journée et arrivons souvent au soir avec l’impression de ne pas avoir fait l’essentiel.

Et cela peut mener à l’anxiété.

Le pire, c’est qu’elle ne vient pas d’un manque de capacité, mais d’un manque de concentration et du fait de laisser l’urgent — souvent trivial — dévorer l’essentiel.

Le plus triste, c’est que nous pouvons être débordés sans résultats clairs ni sentiment d’accomplissement. Ni de notre côté, ni de celui de nos supérieurs, si nous en avons.

Cela dit, il existe certaines situations où il est relativement normal que ces problèmes apparaissent, toujours temporairement, bien entendu.

Exemples :

Au début d’une carrière, quand on veille à chaque nouveau détail, il est logique de ressentir du chaos.

Il en va de même lorsqu’on change de poste, assume davantage de responsabilités ou affronte une étape ou un projet plus exigeant — ou plus mal planifié — que de raison.

Dans ces cas, la pression dure quelques mois puis se normalise. Mais si elle persiste, c’est le signe que quelque chose doit changer.

Car si cela fait six mois ou plus que vous avez l’impression de « ne jamais y arriver », il est temps d’agir.

Parce qu’il est clair que quelque chose ne fonctionne pas.

Comme je le disais, malgré le syndrome de l’imposteur que nous connaissons tous à un moment ou à un autre, le problème ne vient probablement pas de vos compétences techniques, mais de deux aspects essentiels :

• Le manque de certaines soft skills, comme savoir prioriser, décider, gérer son attention et communiquer avec assertivité.
• L’absence d’une méthodologie de travail claire et pratique.

Alors, avant de penser à de nouvelles applications, à des systèmes complexes ou, pire, à des formations qui ne feront qu’accroître vos doutes, commencez plutôt par quelque chose de simple et fonctionnel.

Et c’est ici qu’entre en scène le fameux Ivy Lee.

La méthode Ivy Lee : 6 tâches par jour

En 1918, Ivy Ledbetter Lee, pionnier des relations publiques et consultant, fut engagé par Charles M. Schwab, président de Bethlehem Steel, pour trouver un moyen d’augmenter la productivité de son équipe.

Lee proposa de rencontrer les dirigeants pendant 15 minutes et de leur expliquer un système extrêmement simple :

Travailler chaque jour sur seulement six tâches classées par ordre de priorité.

Trois mois plus tard, la méthode avait si bien fonctionné que Schwab lui envoya un chèque de 25 000 dollars. Pour vous donner une meilleure idée du caractère exceptionnel de cette somme, elle équivaudrait aujourd’hui à environ 400 000 dollars.

C’est dire à quel point il était satisfait.

En quoi consiste la méthode

Le mécanisme est simple :

Chaque jour, avant de terminer, écrivez les six tâches les plus importantes du lendemain, par ordre de priorité.

Au début de la journée, attaquez la première tâche et ne passez pas à la suivante avant de l’avoir terminée.

Si, à la fin de la journée, vous n’en avez pas terminé une, reportez-la au lendemain.

Et faites cela tous les jours, sans exception.

Cela paraît simple, n’est-ce pas ?

Ça l’est. Et cela fonctionne parce que la méthode repose sur des principes puissants pour améliorer les performances :

• Éviter la fatigue décisionnelle — vous savez déjà ce que vous devez faire.
• Se concentrer sur une seule tâche — pas de multitâche.
• Créer et entretenir la motivation grâce à des réussites quotidiennes.

Nous pourrions ajouter deux autres points importants au moment de prioriser :

Il faut savoir très bien distinguer ce qui est important de ce qui est urgent. Vous devrez gérer les deux types de tâches chaque jour, mais les urgentes ne doivent pas dévorer les importantes.

La tâche la plus coûteuse, ou celle que vous aimez le moins, devrait être la première que vous réalisez. Comme l’expliquait très bien Brian Tracy dans Eat That Frog!, c’est en début de journée que nous avons le plus d’énergie et l’esprit le plus clair pour affronter les difficultés. Si nous la plaçons plus tard, nous risquons de ne plus en avoir envie et de finir par ne pas la faire ce jour-là.

Au moment de prioriser, gardez donc ces deux points à l’esprit : urgence contre importance, et avalez vos crapauds dès le matin.

Enfin, Ivy a fixé 6 tâches, mais selon votre travail ce nombre peut être trop élevé si vos tâches durent 3 ou 4 heures. L’inverse peut également arriver et 6 peuvent être trop peu, même si, d’après mon expérience, c’est moins fréquent. Ici, adaptez le nombre aux exigences de votre rôle.

Et non, les tâches de 5 ou 10 minutes ne comptent pas.

Les trois outils indispensables

Ce système n’a besoin d’aucun autre outil qu’un carnet.

Mais dans mon cas, et dans le contexte actuel, je n’utilise pas de carnet : j’utilise des outils numériques. Trois, précisément.

#1. Notion

Comme substitut au carnet — et au post-it.

Il s’agit d’un carnet numérique survitaminé et facile à utiliser.

Nous y notons toutes les tâches qui apparaissent, puis nous l’utilisons en fin de journée pour prioriser les plus importantes.

Notez toutes les tâches afin de libérer votre esprit, car votre mémoire est limitée et vous ne devriez pas l’utiliser pour des choses que vous pouvez consigner. Mais au moment de prioriser, ne considérez que les tâches pertinentes.

Dans ce sens, si une tâche imprévue arrive et qu’elle prend moins de 5 minutes, faites-la dès que possible, sans la noter dans Notion si ce n’est pas nécessaire.

La raison est qu’elle occupe inutilement de la RAM dans votre cerveau. Mieux vaut la terminer et libérer cet espace.

Vous pouvez l’utiliser depuis le navigateur ou télécharger les applications mobile et PC ici :

https://www.notion.so

#2. Calendrier

Celui de Google, Microsoft, Apple, Notion ou celui que vous voulez.

Il vous servira à bloquer des créneaux, ainsi que pour les appels vidéo et les rappels.

Tenir votre calendrier bien à jour vous évitera des problèmes avec vos collègues lors de la planification des réunions.

Ces deux outils suffisent pour un système de productivité de base. Et, selon votre travail, il se peut même que vous n’ayez pas besoin du calendrier. Dans mon cas, comme je télétravaille, il est indispensable, d’où sa présence ici.

#3. Backlog dans Excel

Bien, passons au niveau supérieur.

Cela ne fait pas partie de la méthode d’Ivy, mais c’est une technique extrêmement précieuse tirée de la méthodologie agile appliquée au marketing.

Même si un backlog correspond en réalité à ce que vous faites dans Notion en notant la liste des tâches, nous allons ici ajouter les tâches que nous traitons effectivement.

Nous les classons et indiquons le temps qu’elles nous prennent.

Le résultat sera un tableau dont vous pourrez tirer une énorme quantité d’informations exploitables :

• Le temps moyen nécessaire pour réaliser chaque type de tâche: très utile pour estimer correctement et essayer de vous améliorer si vous découvrez que vous prenez BEAUCOUP plus de temps que prévu — en réalité, les choses prennent toujours un peu plus de temps que nos estimations.
• Le temps que vous consacrez chaque semaine — ou chaque mois — à chaque type, client ou projet: pour savoir s’il est adéquat ou s’il faut l’ajuster.
• Le temps consacré à la gestion: si le pourcentage est élevé, la bureaucratie est peut-être excessive…
• Vous aurez un journal de tout ce que vous avez fait: ce qui évite la sensation de « n’avoir rien fait ». Il vous suffira de consulter le tableau pour voir si cette phrase s’applique ou non.

En somme, des informations extrêmement utiles et auditables, dont le coût de collecte est minime — il faut 10 secondes pour ajouter chaque tâche.

Attention : ici, contrairement aux tâches à prioriser dans Notion, j’ajoute bien tout ce que je fais, à condition que cela prenne plus de 10 minutes.

Utiliser ce système pour vous-même ou pour votre équipe vous permet d’améliorer ÉNORMÉMENT la productivité. Quand certaines informations apparaissent, vous commencez à chercher des systèmes qui vous aideront à gagner du temps ou à automatiser les tâches les plus répétitives.

Si vous pensez que l’IA est votre alliée dans ces cas, rien de mieux que de savoir quoi prioriser pour obtenir le meilleur rendement.

Comme je le disais plus haut, je l’utilise pour moi depuis des années et je l’ai mis en place dans toutes les équipes que j’ai dirigées.

Voici le modèle que j’utilise, afin que vous puissiez l’adapter à vos besoins :

Il est très simple et vous permettra de :

• Ajouter ou supprimer des colonnes.
• Créer des tableaux croisés dynamiques avec les informations dont vous avez besoin.

Comme vous le voyez, trois outils suffisent amplement pour travailler la productivité, mais gardez à l’esprit que les outils ne sont pas l’élément important de cette méthodologie.

La véritable valeur réside dans la constance et dans l’attitude de planification quotidienne, l’apprentissage de la priorisation et la capacité à se concentrer sur une seule tâche à la fois.

Conseils supplémentaires

Vous pouvez compléter le système d’Ivy Lee par d’autres habitudes.

Par exemple, nous avons déjà parlé d’éviter le multitâche, mais éviter les distractions est tout aussi important : consultez vos e-mails — ou Slack — pendant certains blocs programmés et gardez les notifications du mobile et du PC coupées.

Dans ce sens, vous pouvez travailler par blocs de concentration et combiner cette méthode avec des techniques comme Pomodoro. Je le fais parfois lorsque je dois être très précis sur les durées pour pouvoir tout terminer, en utilisant des blocs de 55 minutes au lieu des 25 habituelles.

Enfin, que vous utilisiez Pomodoro ou non, il n’est pas inutile d’intégrer des pauses actives toutes les 55 minutes afin de reposer vos yeux, de réinitialiser la RAM de votre tête et de bouger un peu.

Vous pouvez marcher un peu — dans les grands bureaux — ou faire 20 squats et/ou 20 pompes si vous êtes chez vous.

Votre dos — et votre corps en général — vous en remerciera.

Conclusion

Soyez clair : la véritable productivité ne consiste pas à courir à perdre haleine toute la journée, mais à avancer sur ce qui compte réellement.

Ceux qui me connaissent savent que je suis un grand adepte de Travailler plus intelligemment, pas plus dur.

C’est pourquoi j’aime cette méthodologie : grâce à sa simplicité, elle s’adapte à tout type de travail de bureau — moins aux opérateurs d’entrepôt, j’ai essayé.

Elle vous oblige à avoir des priorités claires, de la concentration et de la discipline. C’est cela qui compte ; les outils sont secondaires.

C’est pourquoi, si vous souffrez des problèmes mentionnés plus haut — stress, impression de ne pas avancer, incertitude permanente sur ce qu’il faut faire — je vous conseillerais de lui donner sa chance : définissez vos six tâches chaque jour avant de terminer, suivez le plan le lendemain et examinez les résultats chaque semaine ou chaque mois.

Vous transformerez votre contribution au projet et vous vivrez — et dormirez — mieux.

Je ne vais pas vous garantir la même chose si vous vous inscrivez à ma liste de diffusion avec le formulaire juste en dessous, mais je pense sincèrement que cela pourrait vous faire beaucoup de bien.

À vous et à votre entreprise. Et une chose en entraîne une autre…