Das beste Produktivitätssystem, das ich kenne

Das kommt dir sicher bekannt vor:

Es gibt Phasen, Momente oder Projekte, in denen du trotz vieler Arbeitsstunden das Gefühl hast, nicht voranzukommen.

Du bist frustriert.

Und irgendwann denkst du sogar, dass du es nicht schaffen wirst. Oder dass es sich nicht lohnt.

Das haben wir alle schon erlebt.

Weißt du, was das Beste ist?

Es gibt Wege aus dieser Schleife. Und sie müssen nicht einmal kompliziert sein.

Die Methode, die ich dir erklären werde – die ich seit Jahren nutze und auf alle Projekte anwende – beweist, dass richtig eingesetzte Einfachheit wirksamer sein kann als ausgefeilte Management-Tools oder komplizierte Techniken.

Wir werden durchaus Tools verwenden. Genauer gesagt zwei auf der Grundstufe und ein weiteres auf der fortgeschrittenen Stufe. Tools, die du kennst und sicher schon benutzt hast.

Aber die Tools sind nicht der Kern.

Nein.

Es ist eine Methode, die Ivy Lee vor mehr als einem Jahrhundert entwickelte. Genauer gesagt wurde sie 1918 erdacht und ist bis heute eine Referenz für alle, die produktiver sein wollen, ohne alles unnötig zu verkomplizieren.

Deshalb funktioniert sie seit mehr als 100 Jahren, ohne an Gültigkeit zu verlieren.

Probleme, die häufiger vorkommen, als sie sollten

Bevor wir mit dem System beginnen, lass mich etwas genauer auf die Symptome eingehen, die wir beseitigen wollen:

• Das Gefühl, viele Stunden arbeiten zu müssen, um alles zu schaffen, was zu tun ist.
• Den ganzen Tag völlig außer Atem zu sein.
• Lähmung durch zu viele Aufgaben.
• Fristen nicht einzuhalten.
• Trotz übermäßig vieler Arbeitsstunden schlecht dazustehen.

Wenn wir kein System zur Organisation unserer Aufgaben haben, häufen wir endlose Listen an, hetzen den ganzen Tag herum und gehen abends oft mit dem Gefühl nach Hause, das Wichtige nicht erledigt zu haben.

Und das kann zu Angst.

führen. Das Schlimmste ist, dass sie nicht aus Unfähigkeit entsteht, sondern aus mangelndem Fokus und daraus, dass wir dem Dringenden – oft Trivialen – erlauben, das Wesentliche zu verschlingen.

Das Traurigste ist, dass wir völlig ausgelastet sein können, ohne klare Ergebnisse oder ein Gefühl von Erfolg. Weder für uns noch für unsere Vorgesetzten, falls wir welche haben.

Allerdings gibt es bestimmte Situationen, in denen es relativ normal ist, dass diese Probleme auftreten – immer vorübergehend, versteht sich.

Beispiele:

Am Anfang einer beruflichen Laufbahn ist es logisch, sich im Chaos zu fühlen, wenn jedes neue Detail Aufmerksamkeit verlangt.

Das Gleiche gilt bei einem Stellenwechsel, mehr Verantwortung oder einer anspruchsvolleren – oder schlechter geplanten – Phase beziehungsweise einem solchen Projekt.

In diesen Fällen hält der Druck einige Monate an und normalisiert sich dann. Bleibt er bestehen, ist das ein Zeichen dafür, dass sich etwas ändern muss.

Wenn du seit sechs Monaten oder länger das Gefühl hast, „nicht hinterherzukommen“, ist es Zeit, etwas zu unternehmen.

Denn offensichtlich läuft etwas schief.

Wie gesagt: Trotz des Hochstapler-Syndroms, das wir alle irgendwann erleben, liegt das Problem höchstwahrscheinlich nicht an deinen technischen Fähigkeiten, sondern an zwei zentralen Punkten:

• Dem Mangel an bestimmten Soft Skills, etwa Priorisieren, Entscheiden, Aufmerksamkeitsmanagement und selbstbewusster Kommunikation.
• Dem Fehlen einer Arbeitsmethodik die klar und praktisch ist.

Bevor du also über neue Apps, komplexe Systeme oder – noch schlimmer – Schulungen nachdenkst, die dich nur noch mehr an dir zweifeln lassen, beginne lieber mit etwas Einfachem und Funktionalem.

Und hier kommt der bereits erwähnte Ivy Lee ins Spiel.

Die Ivy-Lee-Methode: 6 Aufgaben pro Tag

1918 wurde Ivy Ledbetter Lee, Pionier der Öffentlichkeitsarbeit und Berater, von Charles M. Schwab, dem Präsidenten von Bethlehem Steel, engagiert, um die Produktivität seines Teams zu steigern.

Lee schlug vor, sich 15 Minuten lang mit den Führungskräften zu treffen und ihnen ein extrem einfaches System zu erklären:

Sie sollten jeden Tag nur an sechs priorisierten Aufgaben arbeiten.

Nach drei Monaten hatte die Methode so gut funktioniert, dass Schwab ihm einen Scheck über 25.000 Dollar schickte. Damit du dir besser vorstellen kannst, wie außergewöhnlich diese Summe war: Heute entspräche sie ungefähr 400.000 Dollar.

So zufrieden war er.

Worin die Methode besteht

Der Ablauf ist einfach:

Schreibe jeden Tag vor Feierabend die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag in der Reihenfolge ihrer Priorität auf.

Beginne den Arbeitstag mit der ersten Aufgabe und gehe erst zur nächsten über, wenn du sie abgeschlossen hast.

Wenn du am Ende des Tages eine Aufgabe nicht beendet hast, verschiebst du sie auf den nächsten Tag.

Und das machst du jeden Tag, ohne Ausnahme.

Klingt einfach, oder?

Ist es auch. Und es funktioniert, weil es auf starken Prinzipien zur Leistungssteigerung beruht:

• Entscheidungsmüdigkeit vermeiden – du weißt im Voraus, was du tun musst.
• Sich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren – kein Multitasking.
• Motivation durch tägliche Erfolge erzeugen und aufrechterhalten.

Dazu könnten wir noch zwei wichtige Punkte für die Priorisierung ergänzen:

Du musst wissen, wie du Wichtiges sehr klar von Dringendem trennst. Mit beiden Arten von Aufgaben wirst du jeden Tag zu tun haben, aber die dringenden dürfen die wichtigen nicht verdrängen.

Die aufwendigste Aufgabe oder die, die du am wenigsten magst, sollte die erste sein, die du erledigst. Wie Brian Tracy in Eat That Frog! sehr gut erklärte, haben wir morgens die meiste Energie und den klarsten Kopf für schwierige Aufgaben. Planen wir sie später ein, fehlt uns wahrscheinlich die Lust, und am Ende erledigen wir sie an diesem Tag gar nicht.

Behalte beim Priorisieren also diese beiden Punkte im Blick: Dringlichkeit gegenüber Wichtigkeit und iss deine Frösche gleich am Morgen.

Schließlich legte Ivy 6 Aufgaben fest. Je nach Arbeit kann diese Zahl aber zu hoch sein, wenn deine Aufgaben jeweils 3 oder 4 Stunden dauern. Umgekehrt können 6 auch zu wenig sein, wobei das meiner Erfahrung nach seltener vorkommt. Hier gilt: Passe die Zahl an die Anforderungen deiner Rolle an.

Und nein, Aufgaben von 5 oder 10 Minuten zählen nicht.

Die drei unverzichtbaren Tools

Dieses System braucht kein anderes Werkzeug als ein Notizbuch.

Ich selbst nutze im heutigen Umfeld allerdings kein Notizbuch, sondern digitale Tools. Genauer gesagt drei.

#1. Notion

Als Ersatz für das Notizbuch – und den Post-it.

Es ist ein aufgemotztes digitales Notizbuch und einfach zu bedienen.

Hier notieren wir alle anfallenden Aufgaben und nutzen die Liste am Ende des Tages, um die wichtigen zu priorisieren.

Schreibe alle Aufgaben auf, um deinen Kopf freizubekommen. Dein Gedächtnis ist begrenzt und sollte nicht mit Dingen belastet werden, die du notieren kannst. Beim Priorisieren berücksichtigst du aber nur die relevanten.

Wenn in diesem Zusammenhang eine ungeplante Aufgabe auftaucht und ihre Erledigung weniger als 5 Minuten dauert, erledige sie so schnell wie möglich, ohne sie in Notion einzutragen, wenn das nicht nötig ist.

Der Grund: Sie belegt unnötig RAM in deinem Gehirn. Besser erledigen und den Platz freigeben.

Du kannst es im Browser verwenden oder die Apps für Mobilgeräte und PC hier herunterladen:

https://www.notion.so

#2. Kalender

Den von Google, Microsoft, Apple, Notion oder irgendeinen anderen.

Er hilft dir dabei, Zeitblöcke zu reservieren, außerdem bei Videoanrufen und Erinnerungen.

Ein gut gepflegter Kalender erspart dir Probleme mit Kollegen bei der Planung von Besprechungen.

Diese beiden Tools reichen für ein grundlegendes Produktivitätssystem aus. Je nach Arbeit brauchst du möglicherweise nicht einmal den Kalender. Da ich remote arbeite, ist er für mich unverzichtbar, deshalb führe ich ihn hier auf.

#3. Backlog in Excel

Gut, jetzt gehen wir auf die Kür.

Das gehört nicht zu Ivys Methode, sondern ist eine äußerst wertvolle Technik aus der auf das Marketing angewandten agilen Methodik.

Ein Backlog ist zwar im Grunde das, was du in Notion bereits tust, wenn du deine Aufgabenliste notierst, hier fügen wir jedoch die Aufgaben hinzu, die wir tatsächlich angehen.

Wir klassifizieren sie und tragen die benötigte Zeit ein.

Das Ergebnis ist eine Tabelle, aus der du eine Menge verwertbarer Informationen ziehen kannst:

• Wie lange du im Durchschnitt für jede Art von Aufgabe brauchst: äußerst nützlich für korrekte Schätzungen und Verbesserungen, falls du feststellst, dass du VIEL länger brauchst als gedacht – tatsächlich dauert alles immer etwas länger als geschätzt.
• Wie viel Zeit du pro Woche – oder Monat – für einen Typ, Kunden oder ein Projekt aufwendest: ob es die richtige Menge ist oder angepasst werden muss.
• Wie viel Zeit für Management draufgeht: ist der Anteil hoch, ist die Bürokratie vielleicht übertrieben…
• Du erhältst ein Tagebuch über alles, was du getan hast: und vermeidest so das Gefühl, „nichts geschafft“ zu haben. Du musst nur die Tabelle prüfen, um zu sehen, ob dieser Satz zutrifft.

Kurz gesagt: äußerst nützliche und prüfbare Informationen mit minimalem Erfassungsaufwand – das Hinzufügen jeder Aufgabe dauert 10 Sekunden.

Achtung: Anders als bei den priorisierbaren Aufgaben in Notion trage ich hier tatsächlich alles ein, was ich tue, sofern es länger als 10 Minuten dauert.

Dieses System für dich selbst oder dein Team zu nutzen ermöglicht es dir, die Produktivität DEUTLICH zu verbessern. Wenn du bestimmte Informationen siehst, suchst du automatisch nach Systemen, mit denen du Zeit sparen oder besonders repetitive Aufgaben automatisieren kannst.

Wenn KI in solchen Fällen deine Freundin ist, gibt es nichts Besseres, als zu wissen, was du priorisieren musst, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Wie bereits erwähnt, nutze ich es seit Jahren für mich selbst und habe es in allen Teams eingeführt, die ich geleitet habe.

Hier ist die Vorlage, die ich verwende, damit du sie an deine Bedürfnisse anpassen kannst:

Sie ist sehr einfach und ermöglicht dir:

• Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.
• Pivot-Tabellen mit den benötigten Informationen zu erstellen.

Wie du siehst, reichen drei Tools völlig aus, um an der Produktivität zu arbeiten. Klar sollte aber sein, dass die Tools nicht das Wichtige an dieser Methodik sind.

Der wahre Wert liegt in Beständigkeit und in der Haltung zur Planung an jedem Tag, im Erlernen der Priorisierung und in der Konzentration auf jeweils nur eine Aufgabe.

Zusätzliche Tipps

Du kannst das Ivy-Lee-System durch weitere Gewohnheiten ergänzen.

Wir haben zum Beispiel schon über die Vermeidung von Multitasking gesprochen. Ebenso wichtig ist es aber, Ablenkungen zu vermeiden: Prüfe E-Mails – oder Slack – in bestimmten geplanten Zeitblöcken und halte Benachrichtigungen auf Handy und PC stumm.

In diesem Sinne kannst du in Fokusblöcken arbeiten und die Methode mit Techniken wie Pomodoro kombinieren. Ich mache das gelegentlich, wenn ich bei der Zeiteinteilung sehr genau sein muss, um alles zu schaffen. Dabei nutze ich 55-Minuten-Blöcke statt der üblichen 25.

Ob mit oder ohne Pomodoro: Es lohnt sich außerdem, alle 55 Minuten aktive Pausen einzubauen, damit du die Augen entspannst, den RAM im Kopf zurücksetzt und dich etwas bewegst.

Du kannst ein wenig gehen – in großen Büros – oder zu Hause 20 Kniebeugen und/oder 20 Liegestütze machen.

Dein Rücken – und dein Körper insgesamt – wird es dir danken.

Fazit

Mach dir klar, dass echte Produktivität nicht bedeutet, den ganzen Tag außer Atem zu sein, sondern bei dem voranzukommen, was wirklich zählt.

Wer mich kennt, weiß, dass ich ein großer Fan von Intelligenter arbeiten, nicht härter.

bin. Deshalb gefällt mir diese Methodik: Durch ihre Einfachheit lässt sie sich auf jede Art von Büroarbeit übertragen – weniger auf Lagerarbeiter; ich habe es ausprobiert.

Sie zwingt dich zu klaren Prioritäten, Fokus und Disziplin. Darauf kommt es an; die Tools sind zweitrangig.

Wenn du also unter den oben genannten Problemen leidest – Stress, das Gefühl, nicht voranzukommen, oder Unsicherheit darüber, was du gerade tun sollst –, würde ich dir raten, der Methode eine Chance zu geben: Definiere vor Feierabend deine sechs Aufgaben, folge am nächsten Tag dem Plan und überprüfe die Ergebnisse wöchentlich oder monatlich.

Du wirst deinen Beitrag zum Projekt verändern und besser leben – und schlafen.

Und ich werde dir nicht dasselbe versprechen, wenn du dich über das Formular direkt darunter in meine Mailingliste einträgst, aber ich glaube ehrlich, dass es dir sehr guttun kann.

Dir und deinem Unternehmen. Und eins führt zum anderen…