Het beste productiviteitssysteem dat ik ken

Dit klinkt je vast bekend in de oren:

Er zijn periodes, momenten of projecten waarin je het gevoel hebt dat je niet vooruitkomt, ook al werk je veel uren.

Je raakt gefrustreerd.

En je begint zelfs te denken dat je het niet gaat redden. Of dat het de moeite niet waard is.

We hebben het allemaal meegemaakt.

Weet je wat het beste is?

Er zijn manieren om uit die lus te komen. En die hoeven bovendien niet ingewikkeld te zijn.

De methode die ik je ga uitleggen — de methode die ik al jaren gebruik en op alle projecten toepas — bewijst dat goed toegepaste eenvoud effectiever kan zijn dan geavanceerde managementtools of ingewikkelde technieken.

We zullen wel degelijk tools gebruiken. Twee op het basisniveau en daar voegen we er één aan toe op het gevorderde niveau. Tools die je kent en vrijwel zeker al hebt gebruikt.

Maar de tools vormen niet de kern.

Nee.

Het is een methode die Ivy Lee meer dan een eeuw geleden ontwierp. Om precies te zijn werd ze in 1918 bedacht en is ze vandaag nog steeds een referentie voor wie productiever wil zijn zonder alles onnodig ingewikkeld te maken.

Daarom werkt ze al meer dan 100 jaar zonder ook maar iets aan geldigheid te verliezen.

Problemen die vaker voorkomen dan wenselijk is

Voordat we met het systeem beginnen, wil ik wat dieper ingaan op de symptomen die we willen wegnemen:

• Het gevoel dat je veel uren moet werken om alles af te krijgen wat je moet doen.
• De hele dag achter de feiten aanlopen.
• Verlamming door te veel taken.
• Deadlines niet halen.
• Mensen teleurstellen, ondanks dat je meer uren werkt dan goed voor je is.

Als we geen systeem hebben om onze taken te organiseren, stapelen we eindeloze lijsten op, rennen we de hele dag en komen we ’s avonds vaak thuis met het gevoel dat we het belangrijke niet hebben gedaan.

En dat kan leiden tot angst.

Het ergste is dat die niet voortkomt uit onvermogen, maar uit gebrek aan focus en uit het toelaten dat het urgente — vaak triviale — het essentiële opslokt.

Het trieste is dat we het extreem druk kunnen hebben zonder duidelijke resultaten of een gevoel van voldoening. Niet voor onszelf en ook niet voor onze leidinggevenden, als we die hebben.

Dat gezegd hebbende, zijn er situaties waarin het relatief normaal is dat deze problemen optreden, altijd tijdelijk, natuurlijk.

Voorbeelden:

Aan het begin van een carrière is het logisch dat alles chaotisch voelt wanneer je op elk nieuw detail let.

Hetzelfde gebeurt wanneer je van functie verandert, meer verantwoordelijkheid krijgt of aan een fase of project begint die veeleisender — of slechter gepland — is dan nodig.

In die gevallen duurt de druk enkele maanden en normaliseert alles daarna. Blijft de druk bestaan, dan is dat een teken dat er iets moet veranderen.

Als je al zes maanden of langer het gevoel hebt dat je “het nooit bijhoudt”, is het tijd om iets te doen.

Want er gaat duidelijk iets mis.

Zoals ik al zei: ondanks het impostersyndroom waar we allemaal op enig moment last van hebben, ligt het probleem waarschijnlijk niet bij je technische vaardigheden, maar bij twee belangrijke aspecten:

• Een gebrek aan bepaalde soft skills, zoals prioriteiten stellen, beslissingen nemen, aandacht beheren en assertief communiceren.
• Het ontbreken van een werkmethode die duidelijk en praktisch is.

Denk daarom, voordat je naar nieuwe apps, complexe systemen of — nog erger — opleidingen kijkt die je alleen maar meer aan jezelf laten twijfelen, eerst aan iets eenvoudigs en functioneels.

En hier komt de eerder genoemde Ivy Lee in beeld.

De Ivy Lee-methode: 6 taken per dag

In 1918 werd Ivy Ledbetter Lee, pionier in public relations en consultant, ingehuurd door Charles M. Schwab, president van Bethlehem Steel, om een manier te vinden om de productiviteit van zijn team te verhogen.

Lee stelde voor om 15 minuten met de leidinggevenden te praten en hun een uiterst eenvoudig systeem uit te leggen:

Elke dag aan slechts zes geprioriteerde taken werken.

Na drie maanden werkte de methode zo goed dat Schwab hem een cheque van 25.000 dollar stuurde. Om je een beter beeld te geven van hoe uitzonderlijk dat bedrag was: vandaag zou het ongeveer 400.000 dollar waard zijn.

Zo tevreden was hij.

Hoe de methode werkt

De werkwijze is eenvoudig:

Schrijf elke dag vóór het afsluiten de zes belangrijkste taken voor de volgende dag op, in volgorde van prioriteit.

Begin de werkdag met de eerste taak en ga pas verder met de volgende wanneer die klaar is.

Als je aan het einde van de dag een taak niet hebt afgerond, schuif je die door naar de volgende dag.

En doe dit elke dag, zonder uitzondering.

Klinkt eenvoudig, toch?

Dat is het ook. En het werkt omdat het steunt op krachtige principes om prestaties te verbeteren:

• Beslissingsmoeheid voorkomen — je weet vooraf al wat je moet doen.
• Je op één taak concentreren — geen multitasking.
• Motivatie opbouwen en behouden door dagelijkse successen.

Daar kunnen we nog twee belangrijke punten aan toevoegen bij het stellen van prioriteiten:

Je moet weten hoe je heel duidelijk onderscheid maakt tussen wat belangrijk en wat urgent is. Je krijgt elke dag met beide soorten taken te maken, maar urgente taken mogen de belangrijke niet opslokken.

De zwaarste taak, of de taak waar je het minst zin in hebt, zou de eerste moeten zijn die je doet. Zoals Brian Tracy goed uitlegde in Eat That Frog!, hebben we aan het begin van de dag de meeste energie en het helderste hoofd om moeilijke dingen aan te pakken. Plannen we ze later, dan hebben we er waarschijnlijk geen zin meer in en doen we ze die dag uiteindelijk niet.

Houd bij het prioriteren dus rekening met deze twee punten: urgentie tegenover belang en eet je kikkers meteen ’s ochtends.

Tot slot stelde Ivy 6 taken vast, maar afhankelijk van je werk kan dat aantal te hoog zijn als taken 3 of 4 uur duren. Het omgekeerde kan ook voorkomen en 6 kan te weinig zijn, al gebeurt dat naar mijn ervaring minder vaak. Hier geldt: pas het aantal aan aan wat je rol vraagt.

En nee, taken van 5 of 10 minuten tellen niet mee.

De drie onmisbare tools

Voor dit systeem heb je niets meer nodig dan een notitieboek.

Maar in mijn geval, en in de huidige omgeving, gebruik ik geen notitieboek maar digitale tools. Drie om precies te zijn.

#1. Notion

Als vervanging voor het notitieboek — en de post-it.

Het is een opgevoerd digitaal notitieboek dat eenvoudig te gebruiken is.

Hier noteren we alle taken die opkomen en aan het einde van de dag gebruiken we het om de belangrijke taken te prioriteren.

Schrijf alle taken op om je hoofd leeg te maken, want je geheugen is beperkt en je moet het niet gebruiken voor dingen die je kunt noteren. Houd bij het prioriteren alleen rekening met de relevante taken.

Als er in dat verband een ongeplande taak binnenkomt die minder dan 5 minuten kost, doe die dan zo snel mogelijk, zonder ze in Notion te zetten als dat niet nodig is.

De reden is dat ze nutteloos RAM in je hersenen bezet. Je kunt ze beter afmaken en die ruimte vrijmaken.

Je kunt het in de browser gebruiken of de apps voor mobiel en pc hier downloaden:

https://www.notion.so

#2. Agenda

Die van Google, Microsoft, Apple, Notion of welke je maar wilt.

Je gebruikt hem om tijd te blokkeren, en voor videogesprekken en herinneringen.

Een goed bijgehouden agenda voorkomt problemen met collega’s bij het plannen van vergaderingen.

Deze twee tools zijn genoeg voor een eenvoudig productiviteitssysteem. Afhankelijk van je werk heb je misschien zelfs geen agenda nodig. In mijn geval is die door het thuiswerken onmisbaar, daarom noem ik hem hier.

#3. Backlog in Excel

Goed, nu gaan we voor een hoger niveau.

Dit maakt geen deel uit van Ivy’s methode, maar is een zeer waardevolle techniek uit de agilemethodiek toegepast op marketing.

Hoewel een backlog eigenlijk is wat je al in Notion doet door taken te noteren, voegen we hier de taken toe die we daadwerkelijk uitvoeren.

We classificeren ze en vullen in hoeveel tijd ze kosten.

Het resultaat is een tabel waaruit je enorm veel bruikbare informatie kunt halen:

• Hoe lang je gemiddeld over elk type taak doet: erg handig om correct te schatten en te verbeteren als je ontdekt dat je VEEL langer nodig hebt dan je dacht — in werkelijkheid duurt alles altijd iets langer dan we inschatten.
• Hoeveel tijd je per week — of maand — besteedt aan elk type, elke klant of elk project: of dat de juiste hoeveelheid is of moet worden aangepast.
• Hoeveel tijd aan management opgaat: als het percentage hoog is, is de bureaucratie misschien buitensporig…
• Je hebt een dagboek van alles wat je hebt gedaan: zodat je het gevoel “ik heb niets gedaan” voorkomt. Je hoeft alleen de tabel te bekijken om te zien of die uitspraak klopt.

Al met al zeer nuttige en controleerbare informatie, met minimale verzamelkosten — het toevoegen van elke taak duurt 10 seconden.

Let op: anders dan bij de prioriteerbare taken in Notion voeg ik hier wel alles toe wat ik doe, zolang het meer dan 10 minuten duurt.

Dit systeem voor jezelf of je team gebruiken kan de productiviteit ENORM verbeteren. Als je bepaalde informatie ziet, ga je op zoek naar systemen die je helpen tijd te besparen of de meest repetitieve taken te automatiseren.

Als je denkt dat AI in deze gevallen je vriend is, is er niets beter dan weten wat je moet prioriteren om het maximale rendement te behalen.

Zoals ik eerder zei, gebruik ik het al jaren voor mezelf en heb ik het ingevoerd in alle teams die ik heb geleid.

Hier vind je de sjabloon die ik gebruik, zodat je die aan je behoeften kunt aanpassen:

Die is heel eenvoudig en laat je:

• Kolommen toevoegen of verwijderen.
• Draaitabellen maken met de informatie die je nodig hebt.

Zoals je ziet, zijn drie tools ruim voldoende om aan productiviteit te werken, maar wees je ervan bewust dat de tools niet het belangrijke deel van de methodiek zijn.

De echte waarde zit in consistentie en in de houding om te plannen elke dag, leren prioriteren en je richten op één taak tegelijk.

Extra tips

Je kunt het Ivy Lee-systeem aanvullen met andere gewoonten.

We hebben het bijvoorbeeld al gehad over het vermijden van multitasking, maar afleiding vermijden is minstens zo belangrijk: controleer e-mail — of Slack — in bepaalde geplande blokken en houd meldingen op mobiel en pc gedempt.

In dat verband kun je in focusblokken werken en deze methode combineren met technieken zoals Pomodoro. Ik doe dat soms wanneer ik heel precies met mijn tijd moet omgaan om alles af te krijgen, met blokken van 55 minuten in plaats van de gebruikelijke 25.

Ten slotte is het, met of zonder Pomodoro, verstandig om elke 55 minuten actieve pauzes in te bouwen, zodat je je ogen rust geeft, het RAM in je hoofd reset en een beetje beweegt.

Je kunt wat rondlopen — in grote kantoren — of thuis 20 squats en/of 20 push-ups doen.

Je rug — en je lichaam in het algemeen — zal je dankbaar zijn.

Conclusie

Besef goed dat echte productiviteit niet betekent dat je de hele dag achter de feiten aanloopt, maar dat je vooruitgang boekt in wat echt belangrijk is.

Wie mij kent, weet dat ik een groot voorstander ben van Slimmer werken, niet harder.

Daarom houd ik van deze methodiek: door haar eenvoud past ze bij elk soort kantoorwerk — minder bij magazijnmedewerkers; ik heb het geprobeerd.

Ze dwingt je om duidelijke prioriteiten, focus en discipline te hebben. Dat is wat belangrijk is; de tools zijn secundair.

Als je dus last hebt van de hierboven genoemde problemen — stress, het gevoel niet vooruit te komen, niet weten wat je op elk moment moet doen — zou ik je aanraden het een kans te geven: bepaal elke dag vóór je afsluit je zes taken, volg de volgende dag het plan en bekijk de resultaten elke week of maand.

Je verandert je bijdrage aan het project en zult beter leven — en slapen.

En ik ga je niet hetzelfde beloven als je je via het formulier hieronder op mijn mailinglijst inschrijft, maar ik denk eerlijk gezegd dat het je heel goed kan doen.

Voor jou en je bedrijf. En het een leidt tot het ander…