Il miglior sistema di produttività che conosco

Ti suonerà sicuramente familiare:

Ci sono periodi, momenti o progetti in cui senti di non avanzare nonostante lavori molte ore.

Ti senti frustrato.

E arrivi perfino a pensare che non ce la farai. O che non ne valga la pena.

Ci siamo passati tutti.

Sai qual è la cosa migliore?

Esistono modi per uscire dal circolo vizioso. E, per di più, non devono essere complessi.

Il metodo che sto per spiegarti — quello che uso da anni e applico a tutti i progetti — dimostra che la semplicità ben applicata può essere più efficace di strumenti di gestione sofisticati o tecniche complicate.

Useremo degli strumenti, certo. Due nel livello base e uno in più nel livello avanzato. Strumenti che conosci e che quasi sicuramente hai già usato.

Ma il cuore non sono gli strumenti.

No.

È un metodo ideato da Ivy Lee più di un secolo fa. Più precisamente, fu concepito nel 1918 e ancora oggi è un punto di riferimento per chi vuole essere più produttivo senza complicarsi troppo la vita.

Ecco perché funziona da oltre 100 anni senza perdere neppure un briciolo di validità.

Problemi più comuni di quanto sarebbe auspicabile

Prima di iniziare con il sistema, lascia che approfondisca un po’ i sintomi che vogliamo eliminare:

• Sentire di dover lavorare molte ore per finire tutto ciò che devi fare.
• Correre con l’acqua alla gola per tutto il giorno.
• Paralisi da eccesso di attività.
• Non rispettare le scadenze.
• Fare una brutta figura pur lavorando più ore del dovuto.

Quando non abbiamo un sistema per organizzare le attività, accumuliamo elenchi infiniti, corriamo tutto il giorno e spesso arriviamo a sera con la sensazione di non aver fatto ciò che contava.

E questo può portare a ansia.

La cosa peggiore è che non nasce dall’incapacità, ma dalla mancanza di concentrazione e dal lasciare che l’urgente — spesso banale — divori l’essenziale.

La cosa più triste è che possiamo essere occupatissimi senza risultati chiari né una sensazione di realizzazione. Né da parte nostra, né da parte dei nostri superiori, se ne abbiamo.

Detto questo, ci sono alcune situazioni in cui è relativamente normale che questi problemi compaiano, sempre temporaneamente, naturalmente.

Esempi:

All’inizio della carriera professionale, quando si presta attenzione a ogni nuovo dettaglio, è logico avvertire caos.

Lo stesso accade quando si cambia ruolo, si assumono maggiori responsabilità o si affronta una fase o un progetto più impegnativo — o peggio pianificato — del dovuto.

In questi casi, la pressione dura alcuni mesi e poi si normalizza. Ma se persiste, significa che qualcosa deve cambiare.

Perché, se da sei mesi o più vivi con la sensazione di “non farcela”, è il momento di fare qualcosa.

Perché è evidente che qualcosa non funziona.

Come dicevo, nonostante la sindrome dell’impostore che tutti proviamo prima o poi, è molto probabile che il problema non derivi dalle tue competenze tecniche, ma da due aspetti fondamentali:

• La mancanza di alcune soft skill, come saper stabilire le priorità, decidere, gestire l’attenzione e comunicare in modo assertivo.
• L’assenza di una metodologia di lavoro chiara e pratica.

Quindi, prima di pensare a nuove app, sistemi complessi o, peggio ancora, corsi che ti faranno soltanto dubitare ancora di più di te stesso, comincia da qualcosa di semplice e funzionale.

Ed è qui che entra in scena il già citato Ivy Lee.

Il metodo Ivy Lee: 6 attività al giorno

Nel 1918 Ivy Ledbetter Lee, pioniere delle pubbliche relazioni e consulente, fu assunto da Charles M. Schwab, presidente di Bethlehem Steel, per trovare un modo di aumentare la produttività del suo team.

Lee propose di incontrare i dirigenti per 15 minuti e spiegare loro un sistema estremamente semplice:

Lavorare ogni giorno su appena sei attività, ordinate per priorità.

Dopo tre mesi, il metodo aveva funzionato così bene che Schwab gli inviò un assegno da 25.000 dollari. Per darti un’idea migliore di quanto fosse eccezionale quella cifra, oggi equivarrebbe a circa 400.000 dollari.

Era così soddisfatto.

In cosa consiste il metodo

Il meccanismo è semplice:

Ogni giorno, prima di finire, scrivi le sei attività più importanti del giorno successivo, in ordine di priorità.

All’inizio della giornata, affronta la prima attività e non passare alla successiva finché non l’hai completata.

Se a fine giornata non ne hai terminata una, spostala al giorno successivo.

E fallo ogni giorno, senza eccezioni.

Sembra semplice, vero?

Lo è. E funziona perché si basa su principi potenti per migliorare il rendimento:

• Evitare l’affaticamento decisionale — sai già in anticipo cosa devi fare.
• Concentrarsi su un’unica attività — niente multitasking.
• Generare e mantenere la motivazione attraverso risultati quotidiani.

A questo potremmo aggiungere un altro paio di punti importanti quando si stabiliscono le priorità:

Bisogna saper separare molto bene ciò che è importante da ciò che è urgente. Dovrai gestire entrambi i tipi di attività ogni giorno, ma quelle urgenti non devono divorare quelle importanti.

L’attività più impegnativa, o quella che ti piace meno, dovrebbe essere la prima che svolgi. Come spiegava bene Brian Tracy in Eat That Frog!, al mattino abbiamo più energia e la mente più lucida per affrontare ciò che è difficile. Se la rimandiamo, probabilmente non ne avremo voglia e finiremo per non farla quel giorno.

Quindi, quando stabilisci le priorità, considera questi due punti: urgenza contro importanza e ingoia i rospi per prima cosa al mattino.

Infine, Ivy stabilì 6 attività, ma a seconda del tuo lavoro questo numero può essere elevato se ciascuna richiede 3 o 4 ore. Può verificarsi anche il contrario e 6 possono essere poche, anche se nella mia esperienza succede meno spesso. Qui, adatta il numero a ciò che richiede il tuo ruolo.

E no, le attività da 5 o 10 minuti non contano.

I tre strumenti indispensabili

Questo sistema non richiede altro strumento che un quaderno.

Ma nel mio caso, e nel contesto attuale, non uso un quaderno, bensì strumenti digitali. Tre, per la precisione.

#1. Notion

Come sostituto del quaderno — e del post-it.

È un quaderno digitale potenziato e facile da usare.

Qui annotiamo tutte le attività che emergono e alla fine della giornata lo usiamo per dare priorità a quelle importanti.

Annota tutte le attività per liberare la testa, perché la memoria è limitata e non dovresti usarla per cose che puoi scrivere. Ma, quando stabilisci le priorità, considera solo quelle rilevanti.

In questo senso, se arriva un’attività non pianificata e richiede meno di 5 minuti, svolgila il prima possibile, senza inserirla in Notion se non è necessario.

Il motivo è che occupa inutilmente RAM nel cervello. Meglio terminarla e liberare quello spazio.

Puoi usarlo dal browser oppure scaricare qui le app per smartphone e PC:

https://www.notion.so

#2. Calendario

Quello di Google, Microsoft, Apple, Notion o quello che preferisci.

Ti servirà per bloccare intervalli di tempo, oltre che per videochiamate e promemoria.

Tenere il calendario ben aggiornato ti eviterà problemi con i colleghi quando pianificate le riunioni.

Questi due strumenti bastano per un sistema di produttività di base. Anzi, a seconda del tuo lavoro potresti non aver bisogno neppure del calendario. Nel mio caso, lavorando da remoto, è indispensabile e per questo lo inserisco qui.

#3. Backlog in Excel

Bene, adesso puntiamo al massimo.

Questo non fa parte del metodo di Ivy, ma è una tecnica estremamente preziosa tratta dalla metodologia agile applicata al marketing.

Anche se un backlog è in realtà ciò che fai già in Notion annotando l’elenco delle attività, qui aggiungeremo le attività che affrontiamo davvero.

Le classifichiamo e inseriamo il tempo necessario.

Il risultato sarà una tabella da cui ricaverai moltissime informazioni operative:

• Quanto tempo impieghi in media per svolgere ogni tipo di attività: utilissimo per stimare correttamente e cercare di migliorare se scopri di impiegare MOLTO più tempo di quanto pensavi — nella realtà si impiega sempre un po’ più di quanto stimato.
• Quanto tempo alla settimana — o al mese — dedichi a ogni tipo, cliente o progetto: per capire se è adeguato o va corretto.
• Quanto tempo finisce nella gestione: se la percentuale è elevata, forse la burocrazia è eccessiva…
• Avrai un diario di tutto ciò che hai fatto: evitando la sensazione di “non aver fatto nulla”. Dovrai solo controllare la tabella per vedere se questa frase si applica oppure no.

Insomma, informazioni molto utili e verificabili, con un costo di raccolta minimo — bastano 10 secondi per aggiungere ogni attività.

Attenzione: qui, a differenza delle attività da prioritizzare in Notion, aggiungo tutto ciò che faccio, purché richieda più di 10 minuti.

Usare questo sistema per te o per il tuo team ti permette di migliorare MOLTISSIMO la produttività. Quando vedi determinate informazioni, inizi a cercare sistemi che ti aiutino a risparmiare tempo o automatizzare le attività più ripetitive.

Se pensi che l’IA sia tua amica in questi casi, non c’è niente di meglio che sapere cosa prioritizzare per ottenere il massimo rendimento.

Come dicevo prima, lo uso da anni per me stesso e l’ho implementato in tutti i team che ho diretto.

Qui trovi il modello che uso, così puoi adattarlo alle tue esigenze:

È molto semplice e ti permetterà di:

• Aggiungere o eliminare colonne.
• Creare tabelle pivot con le informazioni che ti servono.

Come vedi, tre strumenti sono più che sufficienti per lavorare sulla produttività, ma deve essere chiaro che gli strumenti non sono la parte importante della metodologia.

Il vero valore sta nella costanza e nell’ atteggiamento di pianificare ogni giorno, imparare a stabilire le priorità e concentrarsi su una sola attività alla volta.

Consigli extra

Puoi integrare il sistema Ivy Lee con altre abitudini.

Per esempio, abbiamo già parlato di evitare il multitasking, ma evitare le distrazioni è altrettanto importante: controlla l’email — o Slack — in determinati blocchi programmati e mantieni silenziose le notifiche di smartphone e PC.

In questo senso, puoi lavorare in blocchi di concentrazione e combinare questo metodo con tecniche come Pomodoro. Io lo faccio a volte quando devo essere molto preciso con i tempi per riuscire a fare tutto, usando blocchi da 55 minuti invece dei soliti 25.

Infine, che tu usi Pomodoro o meno, vale la pena inserire pause attive ogni 55 minuti per riposare la vista, azzerare la RAM della testa e muoverti un po’.

Puoi camminare un po’ — negli uffici grandi — oppure fare 20 squat e/o 20 flessioni se sei a casa.

La tua schiena — e il tuo corpo in generale — ti ringrazierà.

Conclusione

Deve essere chiaro che la vera produttività non significa correre con l’acqua alla gola tutto il giorno, ma avanzare su ciò che conta davvero.

Chi mi conosce sa che sono un grande sostenitore di Lavorare in modo più intelligente, non più duro.

Per questo mi piace questa metodologia: grazie alla sua semplicità, si adatta a qualsiasi lavoro d’ufficio — meno agli operatori di magazzino; l’ho provata.

Ti obbliga ad avere priorità chiare, concentrazione e disciplina. Questo è ciò che conta; gli strumenti sono secondari.

Perciò, se soffri dei problemi citati sopra — stress, sensazione di non avanzare, incertezza su cosa fare in ogni momento — ti direi di darle una possibilità: definisci le tue sei attività ogni giorno prima di finire, segui il piano il giorno successivo e rivedi i risultati ogni settimana o mese.

Trasformerai il tuo contributo al progetto e vivrai — e dormirai — meglio.

E non ti garantirò la stessa cosa se ti iscrivi alla mia mailing list tramite il modulo qui sotto, ma penso sinceramente che potrebbe farti molto bene.

A te e alla tua attività. E una cosa tira l’altra…