Si ya tienes el alojamiento de tu cuenta de email gratuito con Zoho Mail y ya has migrado tus correos, es probable que tarde o temprano necesites crear alguna dirección adicional.
Por ejemplo, puedes haber empezado únicamente con tunombre@tudominio.com y querer añadir después info@, contacto@ o una cuenta independiente para otra persona.
En Zoho esto se hace creando un nuevo usuario dentro de la organización. Y el concepto es importante, porque no es lo mismo crear otro usuario que:
- Crearte otra cuenta de Zoho para este correo nuevo.
- O que añadir un alias o una dirección secundaria a tu cuenta actual.
Es otra cosa: un nuevo correo bajo el mismo dominio.
Con esto nuevo tendrás otro buzón independiente, con su propia contraseña, Bandeja de entrada, Enviados y espacio de almacenamiento.
Por el contrario y por si no lo sabías, un alias simplemente hace que varias direcciones terminen en el mismo buzón.
Si utilizas Zoho Mail Free como te recomiento, actualmente puedes tener hasta cinco usuarios dentro de una organización, con 5 GB de almacenamiento para cada uno y un único dominio.
Vamos a ver cómo hacerlo, porque la estructura organizativa y jerárquica de Zoho puede ser un poco lioso al principio.
Paso 1. Entra en la consola de administración de Zoho Mail
Lo primero es acceder a la Admin Console de Zoho Mail, que no debes confundir con Zoho Accounts ni con el propio webmail. Son tres sitios diferentes, que se crearon cuando te creaste la primera cuenta.
La dirección para las cuentas europeas es:
En esta consola puedes gestionar el dominio, los usuarios, grupos y buena parte de la configuración general del correo.
Una vez dentro, busca en el menú lateral la opción Usuarios.
Ahí aparecerán todas las cuentas de correo que ya tienes creadas dentro de la organización.
Zoho permite que los administradores (tienes que otorgar estos permisos manualmente a un usuario) y superadministradores (por defecto, la primera cuenta que creaste) creen usuarios individualmente desde esta sección.
Paso 2. Pulsa en «Agregar usuario»
Dentro de Usuarios, pulsa el botón Agregar usuario.
Zoho abrirá un formulario en el que tendrás que introducir los datos básicos de la nueva cuenta.
Los campos principales son:
- Nombre.
- Apellido.
- Nombre de usuario.
- Contraseña.
- Rol.
El campo importante desde el punto de vista del correo es Nombre de usuario, porque será el texto que aparezca antes de la arroba.
Por ejemplo, si tu dominio es tudominio.com y escribes info Zoho creará info@tudominio.com.
Importante: si tienes varios dominios asociados, tendrás además que seleccionar el que corresponda en el desplegable que aparece junto al nombre de usuario.
Paso 3. Asigna una contraseña al nuevo usuario
El siguiente campo permite crear la contraseña inicial.
Puedes escribirla tú mismo o utilizar la opción de Zoho para generarla automáticamente. Si la cuenta pertenece a otra persona, una buena opción es crear una contraseña temporal y marcar Forzar al usuario a cambiar de contraseña en el primer inicio de sesión.
De esta forma no necesitas conocer su contraseña definitiva.
También puedes utilizar Enviar credenciales por correo electrónico si quieres que Zoho haga llegar automáticamente los datos de acceso al nuevo usuario, siempre que tengas una dirección alternativa donde pueda recibirlos.
Si la cuenta es para ti y vas a gestionarla personalmente, puedes simplemente establecer la contraseña y gestionarla como hagas con el resto.
Paso 4. Decide qué rol tendrá la nueva cuenta
Zoho permite asignar diferentes niveles de permisos a los usuarios de la organización.
Para una cuenta de correo normal no necesitas convertirla en administrador. Lo habitual será crearla como Usuario y reservar los permisos de admin para las personas que realmente tengan que gestionar dominios, cuentas o configuraciones generales.
Un administrador podrá acceder a la Admin Console y realizar cambios sobre la organización, mientras que un usuario convencional simplemente utilizará su buzón.
Por eso no conviene marcar automáticamente todas las nuevas cuentas como administradores por comodidad. Ejemplo: si ventas@tudominio.com solo envía y recibe correos, no necesita permiso para modificar la configuración de todo el dominio.
Paso 5. Crea el usuario
Cuando tengas completos los campos, guarda el nuevo usuario.
A partir de ese momento, la dirección debería aparecer dentro de Admin Console > Usuarios y tendrá su propio buzón independiente.
Si has creado, por ejemplo info@tudominio.com los mensajes recibidos llegarán a su propia Bandeja de entrada, mientras que los enviados a nombre@ continuarán llegando a la cuenta original.
Esto es precisamente lo que diferencia un usuario de un alias.
Si quieres que dos direcciones reciban todo en la misma Bandeja de entrada, entonces no necesitas crear un usuario nuevo: puedes añadir un alias desde la configuración del buzón existente.
Zoho permite crear y gestionar estos alias de forma independiente.
Paso 6. Inicia sesión con la nueva cuenta
Ahora toca comprobar que el usuario funciona de verdad.
Abre una ventana privada o de incógnito en el navegador y entra en https://mail.zoho.eu/.
Utiliza como usuario la nueva dirección (info@tudominio.com) y la contraseña que acabas de establecer.
Si todo está correcto, Zoho abrirá un buzón completamente independiente con sus propias carpetas de Entrada, Enviados, Borradores, Spam y Papelera.
Recuerda que en el plan gratuito este usuario dispondrá además de su propio espacio de correo de hasta 5 GB, independiente del utilizado por las demás cuentas de la organización.
Paso 7. Haz una prueba de envío y recepción
Solo falta una cosa más: utiliza una cuenta externa, como Gmail o Outlook, y envía un mensaje a la nueva dirección.
Comprueba que aparece en Zoho.
Después responde desde el nuevo buzón y comprueba que el mensaje llega correctamente a la cuenta externa.
Si ambas pruebas funcionan, ya tienes la nueva dirección completamente operativa.
No necesitas tocar de nuevo los registros MX, SPF, DKIM o DMARC simplemente por haber añadido un usuario, como hicimos cuando creamos la cuenta o migramos de proveedor de email.
Estos registros se configuran a nivel del dominio, por lo que si el dominio ya estaba correctamente funcionando con Zoho, las nuevas cuentas utilizan esa misma infraestructura.
Por eso es fundamental que antes de migrar los MX del dominio del proveedor original, hayas migrado todas las cuentas de correo del mismo proveedor como te estoy explicando aquí.
Si cambias los MX y no lo has hecho, puede que pierdas tus emails antiguos.
Qué hacer si Zoho dice que la dirección ya existe
Hay un error que merece un apartado propio porque puede resultar bastante confuso.
Al intentar crear el usuario puedes encontrarte con un mensaje parecido a:
«Email Address already exists or associated in another Organisation»
En ese caso, el problema no suele estar en el dominio ni en los DNS. Zoho te está diciendo que esa dirección ya está asociada a otra identidad dentro de su ecosistema.
Puede ocurrir, por ejemplo, porque esa dirección:
- Ya se utilizó anteriormente para crear una cuenta de Zoho.
- Está asociada como dirección secundaria de otra cuenta.
- O pertenece a otra organización de Zoho.
Zoho no permite que una dirección ya vinculada a otra cuenta se utilice en una nueva cuenta hasta que se libere de la cuenta anterior.
Si te ocurre entra en https://accounts.zoho.eu/ con la cuenta que tenga asociada esa dirección y revisa Perfil > Mis direcciones de correo electrónico.
Si la dirección que quieres convertir en usuario aparece como secundaria de otra cuenta y ya no necesitas que lo sea, elimínala de allí.
Espera unos minutos y después vuelve a Zoho Mail Admin Console > Usuarios > Agregar usuario y prueba de nuevo.
Eso sí, antes de eliminar cualquier dirección utilizada para acceder a Zoho, comprueba que tienes otra dirección de inicio de sesión válida y que puedes entrar con ella.
De esta forma evitas convertir un sencillo cambio de correo en una sesión de recuperación de contraseñas que no estaba en tus planes.
Conclusión
Si quieres confirmar que todo ha quedado correctamente configurado, el resultado debería ser algo parecido a esto:
Usuario 1: nombre@tudominio.com.
- Buzón independiente.
- Contraseña propia.
- Entrada y Enviados propios.
Usuario 2: info@tudominio.com.
- Buzón independiente.
- Contraseña propia.
- Entrada y Enviados propios.
Ambos pertenecen a la misma organización y utilizan el mismo dominio, pero son dos cuentas de correo diferentes.
Y la primera que crearas, es la superadmin por defecto.
Ésta es además una de las ventajas del plan gratuito de Zoho Mail para proyectos pequeños: puedes empezar con una única dirección e ir añadiendo hasta cinco usuarios.
Si sobrepasas este límite, lo mismo tu proyecto ya no es tan pequeño.
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo una nueva dirección de correo en Zoho Mail?
Tienes que entrar en Zoho Mail Admin Console, ir a Usuarios y pulsar Agregar usuario. Desde ahí puedes crear una nueva cuenta bajo tu dominio.
¿Crear un usuario nuevo en Zoho Mail es lo mismo que crear un alias?
No. Un usuario tiene su propio buzón, contraseña y carpetas, mientras que un alias simplemente recibe los mensajes en el buzón de otra cuenta.
¿Cuántos usuarios puedo tener en Zoho Mail Free?
El plan gratuito permite hasta cinco usuarios dentro de una misma organización, con 5 GB de almacenamiento para cada uno y un único dominio.
¿Cada usuario de Zoho Mail tiene su propia contraseña?
Sí. Cada usuario tiene credenciales independientes y puede acceder a su propio buzón sin compartir la contraseña con otras cuentas.
¿Tengo que modificar los registros MX al crear otro usuario?
No. Si el dominio ya funciona correctamente con Zoho Mail, los nuevos usuarios utilizan los mismos registros MX, SPF, DKIM y DMARC.
¿Por qué Zoho dice que la dirección de correo ya existe?
Normalmente significa que esa dirección ya está asociada a otra cuenta, a otra organización de Zoho o aparece como correo secundario de otro usuario.
¿Cómo soluciono el error “Email Address already exists or associated in another Organisation”?
Debes localizar la cuenta de Zoho que tiene asociada esa dirección y desvincularla antes de intentar crearla como nuevo usuario.
¿Necesito hacer administrador a cada nuevo usuario?
No. Para una cuenta de correo normal basta con asignarle el rol de usuario. Los permisos de administrador deberían reservarse para quien necesite gestionar la organización.
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