Det bästa produktivitetssystemet jag känner till

Det här känner du säkert igen:

Det finns perioder, stunder eller projekt då du känner att du inte kommer framåt trots att du arbetar många timmar.

Du blir frustrerad.

Och du börjar till och med tänka att du inte kommer att klara det. Eller att det inte är värt det.

Vi har alla varit där.

Vet du vad som är bäst?

Det finns sätt att ta sig ur loopen. Och de behöver dessutom inte vara komplicerade.

Metoden jag ska förklara – den jag har använt i flera år och tillämpar på alla projekt – visar att väl tillämpad enkelhet kan vara effektivare än sofistikerade ledningsverktyg eller komplicerade tekniker.

Vi kommer att använda verktyg. Två på grundnivån och ett till på den avancerade nivån. Verktyg som du känner till och nästan säkert redan har arbetat med.

Men verktygen är inte kärnan.

Nej.

Det är en metod som Ivy Lee utformade för mer än ett sekel sedan. Den togs närmare bestämt fram 1918 och är fortfarande en referens för den som vill bli mer produktiv utan att göra allt onödigt krångligt.

Därför har den fungerat i mer än 100 år utan att förlora ett uns av sin giltighet.

Problem som är vanligare än de borde vara

Innan vi börjar med systemet vill jag gå lite djupare in på de symptom vi vill bli av med:

• Känslan av att du måste arbeta många timmar för att hinna med allt du behöver göra.
• Att springa på högvarv hela dagen.
• Handlingsförlamning på grund av för många uppgifter.
• Att missa deadlines.
• Att göra ett dåligt intryck trots att du arbetar fler timmar än du borde.

När vi inte har ett system för att organisera våra uppgifter radar vi upp oändliga listor, rusar hela dagen och kommer ofta till kvällen med känslan av att vi inte gjorde det som var viktigt.

Och det kan leda till ångest.

Det värsta är att den inte uppstår på grund av oförmåga, utan på grund av bristande fokus och av att vi låter det brådskande – ofta triviala – sluka det väsentliga.

Det sorgligaste är att vi kan vara fullt upptagna utan tydliga resultat eller någon känsla av prestation. Varken för vår egen del eller för våra chefer, om vi har några.

Med det sagt finns det situationer där det är relativt normalt att problemen dyker upp, alltid tillfälligt, förstås.

Exempel:

I början av en yrkeskarriär, när varje ny detalj kräver uppmärksamhet, är det logiskt att känna kaos.

Samma sak händer när du byter roll, tar på dig mer ansvar eller möter en fas eller ett projekt som är mer krävande – eller sämre planerat – än det borde vara.

I dessa fall varar pressen några månader och normaliseras sedan. Men om den består är det ett tecken på att något måste förändras.

Om du har haft känslan av att “aldrig hinna med” i sex månader eller mer är det dags att göra något.

För något är uppenbart fel.

Som jag sa: trots bedragarsyndromet som vi alla drabbas av någon gång är det mest sannolikt inte dina tekniska färdigheter som är problemet, utan två centrala områden:

• Brist på vissa soft skills, som att prioritera, fatta beslut, hantera uppmärksamhet och kommunicera självsäkert.
• Avsaknad av en arbetsmetodik som är tydlig och praktisk.

Innan du tänker på nya appar, komplexa system eller, ännu värre, utbildningar som bara får dig att tvivla ännu mer på dig själv, bör du därför börja med något enkelt och funktionellt.

Och här kommer den tidigare nämnda Ivy Lee in i bilden.

Ivy Lee-metoden: 6 uppgifter om dagen

År 1918 anlitades Ivy Ledbetter Lee, pionjär inom PR och konsult, av Charles M. Schwab, chef för Bethlehem Steel, för att hitta ett sätt att öka teamets produktivitet.

Lee föreslog att han skulle träffa cheferna i 15 minuter och förklara ett extremt enkelt system:

De skulle varje dag arbeta med endast sex prioriterade uppgifter.

Efter tre månader hade metoden fungerat så bra att Schwab skickade honom en check på 25 000 dollar. För att ge dig en bättre bild av hur exceptionellt beloppet var skulle det motsvara omkring 400 000 dollar i dag.

Så nöjd var han.

Så fungerar metoden

Mekaniken är enkel:

Skriv varje dag, innan du avslutar, ner nästa dags sex viktigaste uppgifter i prioritetsordning.

När arbetsdagen börjar tar du itu med den första uppgiften och går inte vidare förrän den är klar.

Om du inte har avslutat en uppgift vid dagens slut flyttar du den till nästa dag.

Och gör detta varje dag, utan undantag.

Låter enkelt, eller hur?

Det är det. Och det fungerar eftersom metoden bygger på kraftfulla principer för att förbättra prestationen:

• Undvik beslutsutmattning – du vet i förväg vad du ska göra.
• Koncentrera dig på en enda uppgift – ingen multitasking.
• Skapa och upprätthåll motivation genom dagliga framsteg.

Till detta kan vi lägga ytterligare ett par viktiga punkter när du prioriterar:

Du måste kunna skilja mycket tydligt mellan det som är viktigt och det som är brådskande. Du måste hantera båda typerna av uppgifter varje dag, men de brådskande får inte sluka de viktiga.

Den mest krävande uppgiften, eller den du tycker minst om, bör vara den första du gör. Som Brian Tracy förklarade väl i Eat That Frog!, har vi mest energi och klarast huvud på morgonen när vi ska ta itu med det svåra. Lägger vi det senare har vi sannolikt ingen lust och hoppar kanske över det den dagen.

När du prioriterar ska du alltså tänka på två saker: brådska kontra vikt och att äta grodorna först på morgonen.

Slutligen definierade Ivy 6 uppgifter, men beroende på ditt arbete kan antalet vara för högt om uppgifterna tar 3 eller 4 timmar. Det omvända kan också inträffa och 6 kan vara för få, även om det enligt min erfarenhet är mindre vanligt. Här gäller att anpassa antalet efter vad din roll kräver.

Och nej, uppgifter som tar 5 eller 10 minuter räknas inte.

De tre oumbärliga verktygen

Det här systemet kräver inget annat verktyg än en anteckningsbok.

Men i mitt fall, och i dagens miljö, använder jag ingen anteckningsbok utan digitala verktyg. Tre stycken, närmare bestämt.

#1. Notion

Som ersättning för anteckningsboken – och post-it-lappen.

Det är en superladdad digital anteckningsbok som är enkel att använda.

Här skriver vi upp alla uppgifter som dyker upp och använder listan i slutet av dagen för att prioritera de viktiga.

Skriv ner alla uppgifter för att rensa huvudet, eftersom minnet är begränsat och du inte bör använda det till sådant du kan anteckna. Men när du prioriterar ska du bara ta hänsyn till de relevanta.

Om det i det här sammanhanget kommer in en oplanerad uppgift som tar mindre än 5 minuter att utföra, gör den så snart som möjligt, utan att skriva in den i Notion om det inte behövs.

Anledningen är att den upptar RAM i hjärnan helt i onödan. Bättre att avsluta den och frigöra utrymmet.

Du kan använda det i webbläsaren eller ladda ner apparna för mobil och PC här:

https://www.notion.so

#2. Kalender

Googles, Microsofts, Apples, Notions eller vilken du vill.

Den hjälper dig att blockera tid, samt med videosamtal och påminnelser.

En väl uppdaterad kalender förebygger problem med kollegor när ni planerar möten.

Dessa två verktyg räcker för ett grundläggande produktivitetssystem. Beroende på ditt arbete kanske du inte ens behöver kalendern. I mitt fall är den oumbärlig eftersom jag arbetar på distans, och därför tar jag med den här.

#3. Backlog i Excel

Bra, nu går vi vidare till överkursen.

Det här ingår inte i Ivys metod, utan är en mycket värdefull teknik hämtad från agil metodik tillämpad på marknadsföring.

Även om en backlog egentligen är det du redan gör i Notion när du skriver ner uppgiftslistan, lägger vi här till de uppgifter som vi faktiskt tar oss an.

Vi klassificerar dem och anger hur lång tid de tar.

Resultatet blir en tabell som ger dig mängder av användbar information:

• Hur lång tid varje typ av uppgift tar i genomsnitt: mycket användbart för korrekta uppskattningar och för att förbättra dig om du upptäcker att du tar MYCKET längre tid än du trodde – i verkligheten tar allt alltid lite längre tid än vi uppskattar.
• Hur mycket tid per vecka – eller månad – du lägger på varje typ, kund eller projekt: om mängden är rätt eller behöver justeras.
• Hur mycket tid som går åt till administration: om andelen är hög kanske byråkratin är överdriven…
• Du får en dagbok över allt du har gjort: och undviker känslan av att “inte ha gjort någonting”. Du behöver bara titta på tabellen för att se om påståendet stämmer.

Kort sagt: mycket användbar och granskningsbar information med minimal insamlingskostnad – varje uppgift tar 10 sekunder att lägga till.

Observera att jag här, till skillnad från de prioriterbara uppgifterna i Notion, lägger till allt jag gör, så länge det tar mer än 10 minuter.

Att använda systemet för dig själv eller ditt team gör att du kan förbättra produktiviteten ENORMT. När du ser viss information börjar du leta efter system som hjälper dig att spara tid eller automatisera de mest repetitiva uppgifterna.

Om du tycker att AI är din vän i dessa fall finns det inget bättre än att veta vad du ska prioritera för att få maximal avkastning.

Som jag sa tidigare har jag använt det för egen del i flera år och infört det i alla team jag har lett.

Här är mallen jag använder, så att du kan anpassa den efter dina behov:

Den är mycket enkel och gör att du kan:

• Lägga till eller ta bort kolumner.
• Skapa pivottabeller med den information du behöver.

Som du ser räcker tre verktyg mer än väl för att arbeta med produktivitet, men det ska vara tydligt att verktygen inte är det viktiga i metodiken.

Det verkliga värdet ligger i konsekvens och i inställningen att planera varje dag, lära sig prioritera och koncentrera sig på en enda uppgift åt gången.

Extra tips

Du kan komplettera Ivy Lee-systemet med andra vanor.

Vi har till exempel redan talat om att undvika multitasking, men det är lika viktigt att undvika distraktioner: kontrollera e-post – eller Slack – i vissa schemalagda block och håll aviseringarna på mobil och PC avstängda.

I det här avseendet kan du arbeta i fokusblock och kombinera metoden med tekniker som Pomodoro. Jag gör det ibland när jag måste vara mycket exakt med tiden för att hinna med allt, och använder då block på 55 minuter i stället för de vanliga 25.

Slutligen är det, oavsett om du använder Pomodoro eller inte, bra att lägga in aktiva pauser var 55:e minut så att du vilar ögonen, återställer RAM-minnet i huvudet och rör på dig lite.

Du kan gå en stund – på stora kontor – eller göra 20 knäböj och/eller 20 armhävningar hemma.

Din rygg – och kroppen i allmänhet – kommer att tacka dig.

Slutsats

Var på det klara med att verklig produktivitet inte handlar om att springa på högvarv hela dagen, utan om att komma framåt i det som verkligen betyder något.

Den som känner mig vet att jag är ett stort fan av Arbeta smartare, inte hårdare.

Därför gillar jag den här metodiken: tack vare sin enkelhet passar den alla typer av kontorsarbete – mindre bra för lagerarbetare; jag har provat.

Den tvingar dig att ha tydliga prioriteringar, fokus och disciplin. Det är det viktiga; verktygen är sekundära.

Om du därför lider av problemen ovan – stress, känslan av att inte komma framåt, osäkerhet kring vad du ska göra i varje ögonblick – skulle jag råda dig att ge metoden en chans: definiera dina sex uppgifter innan du avslutar dagen, följ planen nästa dag och granska resultaten varje vecka eller månad.

Du kommer att förändra ditt bidrag till projektet och leva – och sova – bättre.

Och jag tänker inte lova samma sak om du prenumererar på min e-postlista via formuläret precis här nedanför, men jag tror ärligt att det kan göra dig mycket gott.

För dig och ditt företag. Och det ena leder till det andra…