Det beste produktivitetssystemet jeg kjenner

Dette høres sikkert kjent ut:

Det finnes perioder, øyeblikk eller prosjekter der du føler at du ikke kommer videre, selv om du arbeider mange timer.

Du blir frustrert.

Og du begynner til og med å tenke at du ikke kommer til å klare det. Eller at det ikke er verdt det.

Vi har alle vært der.

Vet du hva som er best?

Det finnes måter å komme seg ut av løkken på. Og de trenger dessuten ikke å være kompliserte.

Metoden jeg skal forklare – den jeg har brukt i årevis og anvender på alle prosjekter – er et bevis på at godt anvendt enkelhet kan være mer effektivt enn avanserte styringsverktøy eller kompliserte teknikker.

Vi kommer riktignok til å bruke verktøy. To på grunnnivået og ett ekstra på det avanserte nivået. Verktøy du kjenner og nesten sikkert allerede har brukt.

Men verktøyene er ikke kjernen.

Nei.

Det er en metode som Ivy Lee utformet for mer enn hundre år siden. Den ble nærmere bestemt utviklet i 1918 og er fortsatt en referanse for dem som vil bli mer produktive uten å gjøre ting unødvendig kompliserte.

Derfor har den fungert i mer enn 100 år uten å miste noe av sin gyldighet.

Problemer som er vanligere enn de burde være

Før vi begynner med systemet, la meg gå litt dypere inn i symptomene vi ønsker å fjerne:

• Følelsen av at du må arbeide mange timer for å bli ferdig med alt du må gjøre.
• Å løpe på høygir hele dagen.
• Handlingslammelse på grunn av for mange oppgaver.
• Å ikke overholde frister.
• Å skuffe andre selv om du arbeider flere timer enn du burde.

Når vi ikke har et system for å organisere oppgavene våre, bygger vi opp endeløse lister, løper rundt hele dagen og kommer ofte til kvelden med følelsen av at vi ikke gjorde det som var viktig.

Og det kan føre til angst.

Det verste er at den ikke skyldes manglende evne, men manglende fokus og at vi lar det som haster – ofte trivielle ting – sluke det vesentlige.

Det tristeste er at vi kan være fullt opptatt uten klare resultater eller noen følelse av mestring. Verken for oss selv eller for lederne våre, dersom vi har noen.

Når det er sagt, finnes det visse situasjoner der det er forholdsvis normalt at disse problemene dukker opp, alltid midlertidig, selvfølgelig.

Eksempler:

I starten av en karriere, når du følger med på hver eneste nye detalj, er det naturlig å føle kaos.

Det samme skjer når du bytter stilling, får mer ansvar eller står overfor en fase eller et prosjekt som er mer krevende – eller dårligere planlagt – enn det burde være.

I slike tilfeller varer presset noen måneder og normaliserer seg deretter. Men hvis det fortsetter, er det et tegn på at noe må endres.

Hvis du har gått i seks måneder eller mer med følelsen av å “aldri rekke alt”, er det på tide å gjøre noe.

For noe er åpenbart galt.

Som jeg sa: Til tross for bedragersyndromet som vi alle opplever på et tidspunkt, skyldes problemet sannsynligvis ikke de tekniske ferdighetene dine, men to sentrale områder:

• Mangel på visse myke ferdigheter, som prioritering, beslutningstaking, oppmerksomhetsstyring og tydelig kommunikasjon.
• Fraværet av en arbeidsmetodikk som er tydelig og praktisk.

Før du begynner å tenke på nye apper, komplekse systemer eller, enda verre, kurs som bare får deg til å tvile enda mer på deg selv, bør du derfor starte med noe enkelt og funksjonelt.

Og det er her den nevnte Ivy Lee kommer inn i bildet.

Ivy Lee-metoden: 6 oppgaver om dagen

I 1918 ble Ivy Ledbetter Lee, PR-pioner og konsulent, ansatt av Charles M. Schwab, president i Bethlehem Steel, for å finne en måte å øke produktiviteten i teamet på.

Lee foreslo å møte lederne i 15 minutter og forklare dem et svært enkelt system:

De skulle hver dag arbeide med bare seks prioriterte oppgaver.

Etter tre måneder hadde metoden fungert så godt at Schwab sendte ham en sjekk på 25 000 dollar. For å gi deg et bedre bilde av hvor eksepsjonelt beløpet var, ville det tilsvare omtrent 400 000 dollar i dag.

Så fornøyd var han.

Hva metoden går ut på

Mekanikken er enkel:

Skriv hver dag, før du avslutter, ned de seks viktigste oppgavene for neste dag i prioritert rekkefølge.

Når arbeidsdagen begynner, tar du fatt på den første oppgaven og går ikke videre før den er ferdig.

Hvis du ikke har fullført en oppgave ved slutten av dagen, flytter du den til neste dag.

Og gjør dette hver dag, uten unntak.

Høres enkelt ut, ikke sant?

Det er det. Og det fungerer fordi metoden bygger på kraftige prinsipper for å forbedre ytelsen:

• Unngå beslutningstretthet – du vet på forhånd hva du skal gjøre.
• Konsentrer deg om én oppgave – ingen multitasking.
• Skap og oppretthold motivasjon gjennom daglige resultater.

Til dette kan vi legge et par andre viktige punkter når vi prioriterer:

Du må vite hvordan du skiller svært tydelig mellom det som er viktig og det som haster. Du må håndtere begge typer oppgaver hver dag, men hasteoppgavene må ikke sluke de viktige.

Den mest krevende oppgaven, eller den du liker minst, bør være den første du gjør. Som Brian Tracy forklarte godt i Eat That Frog!, har vi mest energi og klarest hode om morgenen når vi skal ta fatt på det vanskelige. Legger vi det senere, har vi sannsynligvis ikke lyst og ender med å ikke gjøre det den dagen.

Når du prioriterer, bør du derfor tenke på disse to punktene: hast kontra viktighet, og spis froskene først om morgenen.

Til slutt definerte Ivy 6 oppgaver, men avhengig av arbeidet ditt kan dette være for mange dersom hver oppgave tar 3 eller 4 timer. Det motsatte kan også skje, og 6 kan være for få, selv om det etter min erfaring er mindre vanlig. Her bør du tilpasse antallet til det rollen din krever.

Og nei, oppgaver som tar 5 eller 10 minutter, teller ikke.

De tre uunnværlige verktøyene

Dette systemet trenger ikke noe annet verktøy enn en notatbok.

Men i mitt tilfelle, og i dagens miljø, bruker jeg ikke notatbok, men digitale verktøy. Tre, for å være presis.

#1. Notion

Som erstatning for notatboken – og post-it-lappen.

Det er en superladet digital notatbok som er enkel å bruke.

Her skriver vi ned alle oppgavene som dukker opp, og ved slutten av dagen bruker vi den til å prioritere de viktige.

Skriv ned alle oppgavene for å tømme hodet, siden hukommelsen er begrenset og du ikke bør bruke den på ting du kan notere. Men når du prioriterer, tar du bare med de relevante.

Hvis det i denne sammenhengen kommer inn en uplanlagt oppgave som tar mindre enn 5 minutter, gjør den så snart som mulig, uten å legge den inn i Notion hvis det ikke er nødvendig.

Grunnen er at den opptar RAM i hjernen helt unødvendig. Det er bedre å gjøre den ferdig og frigjøre plassen.

Du kan bruke det i nettleseren eller laste ned mobil- og PC-appene her:

https://www.notion.so

#2. Kalender

Googles, Microsofts, Apples, Notions eller hvilken du vil.

Den hjelper deg med å blokkere tid, i tillegg til videosamtaler og påminnelser.

En godt oppdatert kalender forebygger problemer med kolleger når møter skal planlegges.

Disse to verktøyene er nok for et grunnleggende produktivitetssystem. Avhengig av arbeidet ditt trenger du kanskje ikke engang kalenderen. I mitt tilfelle er den uunnværlig fordi jeg jobber eksternt, og derfor tar jeg den med her.

#3. Backlog i Excel

Bra, nå går vi opp et nivå.

Dette er ikke en del av Ivys metode, men en svært verdifull teknikk hentet fra agil metodikk anvendt på markedsføring.

Selv om en backlog egentlig er det du allerede gjør i Notion når du skriver ned oppgavelisten, legger vi her til oppgavene vi faktisk tar fatt på.

Vi klassifiserer dem og registrerer hvor lang tid de tar.

Resultatet blir en tabell som gir deg svært mye handlingsrettet informasjon:

• Hvor lang tid hver type oppgave tar i gjennomsnitt: svært nyttig for å anslå riktig og forbedre deg hvis du oppdager at du bruker MYE lengre tid enn du trodde – i virkeligheten tar ting alltid litt lengre tid enn vi anslår.
• Hvor mye tid per uke – eller måned – du bruker på hver type, kunde eller hvert prosjekt: om mengden er riktig eller må justeres.
• Hvor mye tid som går med til administrasjon: hvis andelen er høy, er kanskje byråkratiet for omfattende…
• Du får en dagbok over alt du har gjort: og unngår følelsen av å “ikke ha gjort noe”. Du trenger bare å se på tabellen for å finne ut om utsagnet stemmer.

Alt i alt: svært nyttig og etterprøvbar informasjon med minimal innsamlingstid – det tar 10 sekunder å legge til hver oppgave.

Merk at jeg her, i motsetning til de prioriterbare oppgavene i Notion, legger til alt jeg gjør, så lenge det tar mer enn 10 minutter.

Å bruke dette systemet for deg selv eller teamet ditt gjør det mulig å forbedre produktiviteten ENORMT. Når du ser bestemte opplysninger, begynner du å lete etter systemer som hjelper deg å spare tid eller automatisere de mest repetitive oppgavene.

Hvis du mener at AI er din venn i slike tilfeller, finnes det ikke noe bedre enn å vite hva du skal prioritere for å få maksimal effekt.

Som jeg sa tidligere, har jeg brukt det selv i årevis og innført det i alle teamene jeg har ledet.

Her er malen jeg bruker, slik at du kan tilpasse den til dine behov:

Den er svært enkel og lar deg:

• Legge til eller fjerne kolonner.
• Lage pivottabeller med informasjonen du trenger.

Som du ser, er tre verktøy mer enn nok til å arbeide med produktivitet, men det må være klart at verktøyene ikke er den viktige delen av metodikken.

Den virkelige verdien ligger i konsekvens og i holdningen til å planlegge hver dag, lære å prioritere og konsentrere seg om én oppgave om gangen.

Ekstra tips

Du kan supplere Ivy Lee-systemet med andre vaner.

Vi har for eksempel allerede snakket om å unngå multitasking, men det er like viktig å unngå distraksjoner: sjekk e-post – eller Slack – i bestemte planlagte blokker og hold varsler på mobil og PC slått av.

I denne sammenhengen kan du arbeide i fokusblokker og kombinere metoden med teknikker som Pomodoro. Jeg gjør det av og til når jeg må være svært presis med tiden for å rekke alt, og bruker da blokker på 55 minutter i stedet for de vanlige 25.

Til slutt er det, enten du bruker Pomodoro eller ikke, lurt å legge inn aktive pauser hvert 55. minutt slik at du hviler øynene, nullstiller RAM-en i hodet og beveger deg litt.

Du kan gå litt – på store kontorer – eller ta 20 knebøy og/eller 20 armhevinger hvis du er hjemme.

Ryggen din – og kroppen generelt – vil takke deg.

Konklusjon

Vær klar over at ekte produktivitet ikke handler om å løpe på høygir hele dagen, men om å komme videre med det som virkelig betyr noe.

De som kjenner meg, vet at jeg er en stor tilhenger av Jobb smartere, ikke hardere.

Det er derfor jeg liker denne metodikken: På grunn av enkelheten passer den til alle typer kontorarbeid – mindre godt til lagerarbeidere; jeg har prøvd.

Den tvinger deg til å ha tydelige prioriteringer, fokus og disiplin. Det er dette som er viktig; verktøyene er sekundære.

Hvis du derfor sliter med problemene ovenfor – stress, følelsen av ikke å komme videre, usikkerhet om hva du skal gjøre til enhver tid – vil jeg anbefale å gi metoden en sjanse: Definer de seks oppgavene før du avslutter hver dag, følg planen neste dag og gjennomgå resultatene hver uke eller måned.

Du vil endre bidraget ditt til prosjektet og leve – og sove – bedre.

Og jeg skal ikke love deg det samme hvis du abonnerer på e-postlisten min via skjemaet rett nedenfor, men jeg tror ærlig talt at det kan gjøre deg godt.

For deg og virksomheten din. Og det ene fører til det andre…