O melhor sistema de produtividade que conheço

De certeza que isto te soa familiar:

Há épocas, momentos ou projetos em que sentes que não avançaste apesar de trabalhares muitas horas.

Ficas frustrado.

E até começas a pensar que não vais conseguir. Ou que não compensa.

Todos já passámos por isso.

Sabes qual é a melhor parte?

Há formas de sair deste ciclo. E, além disso, não têm de ser complexas.

O método que te vou explicar — o que uso há anos e aplico a todos os projetos — é a prova de que a simplicidade bem aplicada pode ser mais eficaz do que ferramentas sofisticadas de gestão ou técnicas complicadas.

Vamos usar ferramentas, sim. Concretamente, duas no nível básico e acrescentaremos uma no avançado. Ferramentas que conheces e que certamente já utilizaste.

Mas o núcleo não são as ferramentas.

Não.

É um método criado por Ivy Lee há mais de um século. Mais concretamente, foi concebido em 1918 e continua hoje a ser uma referência para quem procura ser mais produtivo sem complicar demasiado.

Por isso funciona há mais de 100 anos sem perder um pingo de validade.

Problemas mais comuns do que seria desejável

Antes de começar com o sistema, deixa-me aprofundar um pouco mais os sintomas que queremos eliminar:

• Sentir que tens de trabalhar muitas horas para terminar tudo o que precisas de fazer.
• Andar a correr o dia inteiro.
• Paralisia por excesso de tarefas.
• Não cumprir prazos.
• Ficar mal visto apesar de trabalhares mais horas do que devias.

Quando não temos um sistema para organizar as tarefas, acumulamos listas intermináveis, corremos o dia todo e muitas vezes chegamos à noite com a sensação de que não fizemos o que era importante.

E isso pode levar a ansiedade.

O pior é que ela não surge por incapacidade, mas por falta de foco e por deixarmos que o urgente — muitas vezes trivial — engula o essencial.

O mais triste é que podemos estar completamente ocupados, mas sem resultados claros nem sensação de realização. Nem da nossa parte, nem da parte dos nossos superiores, se os tivermos.

Dito isto, há certas situações em que é relativamente normal que estes problemas apareçam, sempre temporariamente, claro.

Exemplos:

No início de uma carreira profissional, ao prestar atenção a cada novo detalhe, é lógico sentir algum caos.

O mesmo acontece ao mudar de cargo, assumir mais responsabilidades ou enfrentar uma fase ou projeto mais exigente — ou pior planeado — do que devia.

Nestes casos, a pressão dura alguns meses e depois normaliza. Mas, se persistir, é sinal de que algo tem de mudar.

Porque, se já levas seis meses ou mais com essa sensação de “não conseguir chegar a tudo”, está na hora de fazer alguma coisa.

Porque é evidente que algo está a falhar.

Como dizia, apesar da síndrome do impostor que todos sentimos em algum momento, o mais provável é que o problema não venha das tuas competências técnicas, mas de dois aspetos essenciais:

• A falta de certas soft skills, como priorizar, decidir, gerir a atenção e comunicar com assertividade.
• A ausência de uma metodologia de trabalho clara e prática.

Por isso, antes de pensares em novas apps, sistemas complexos ou, pior, formações que só te farão duvidar ainda mais de ti, começa por algo simples e funcional.

E é aqui que entra em cena o já referido Ivy Lee.

A metodologia Ivy Lee: 6 tarefas por dia

Em 1918, Ivy Ledbetter Lee, pioneiro das relações públicas e consultor, foi contratado por Charles M. Schwab, presidente da Bethlehem Steel, para encontrar uma forma de aumentar a produtividade da equipa.

Lee propôs reunir-se com os executivos durante 15 minutos e explicar-lhes um sistema extremamente simples:

Trabalhar todos os dias em apenas seis tarefas, por ordem de prioridade.

Ao fim de três meses, o método funcionou tão bem que Schwab lhe enviou um cheque de 25.000 dólares. Para teres uma ideia melhor de como o valor era excecional, hoje equivaleria a cerca de 400.000 dólares.

Ficou assim tão satisfeito.

Em que consiste o método

A mecânica é simples:

Todos os dias, antes de terminares, escreves as seis tarefas mais importantes do dia seguinte, por ordem de prioridade.

Quando começares o dia, atacas a primeira tarefa e não passas à seguinte até a concluíres.

Se no fim do dia alguma ficar por terminar, passa-a para o dia seguinte.

E faz isto todos os dias, sem exceção.

Parece simples, não é?

É. E funciona porque assenta em princípios poderosos para melhorar o desempenho:

• Evitar a fadiga de decisão — já sabes de antemão o que tens de fazer.
• Concentrar-te numa única tarefa — nada de multitarefa.
• Gerar e manter a motivação através de conquistas diárias.

A isto podemos acrescentar mais dois pontos importantes na hora de priorizar:

É preciso saber separar muito bem o que é importante do que é urgente. Terás de lidar com ambos os tipos de tarefas todos os dias, mas as urgentes não devem engolir as importantes.

A tarefa mais trabalhosa, ou a de que menos gostas, deve ser a primeira a ser feita. Como Brian Tracy explicou muito bem em Eat That Frog!, é de manhã cedo que temos mais energia e a cabeça mais limpa para enfrentar o difícil. Se a deixarmos para mais tarde, provavelmente não teremos vontade e acabaremos por não a fazer nesse dia.

Por isso, ao priorizares, considera estes dois pontos: urgência versus importância e engole os sapos logo de manhã.

Por fim, Ivy definiu 6 tarefas, mas, dependendo do teu trabalho, esse número pode ser elevado se cada tarefa ocupar 3 ou 4 horas. Também pode acontecer o contrário e 6 serem poucas, embora, pela minha experiência, isso seja menos frequente. Aqui, adapta o número ao que o teu cargo exige.

E não, as tarefas de 5 ou 10 minutos não contam.

As três ferramentas imprescindíveis

Este sistema não precisa de mais nenhuma ferramenta além de um caderno.

Mas, no meu caso e no contexto atual, não uso um caderno: uso ferramentas digitais. Três, concretamente.

#1. Notion

Como substituto do caderno — e do post-it.

É um caderno digital turbinado e fácil de usar.

Aqui anotamos todas as tarefas que vão surgindo e, no fim do dia, usamos a lista para priorizar as importantes.

Anota todas as tarefas para libertares a cabeça, porque a tua memória é limitada e não deves usá-la para coisas que podes escrever. Mas, na hora de priorizar, considera apenas as relevantes.

Nesse sentido, se surgir uma tarefa não planeada e demorares menos de 5 minutos a executá-la, fazê-la o quanto antes, sem a apontares no Notion se não for necessário.

O motivo é que ocupa RAM no teu cérebro inutilmente. É melhor terminá-la e libertar esse espaço.

Podes usá-lo no navegador ou descarregar as apps para telemóvel e PC aqui:

https://www.notion.so

#2. Calendário

O da Google, Microsoft, Apple, Notion ou o que preferires.

Servirá para bloquear períodos de tempo, além de videochamadas e lembretes.

Manter o calendário bem atualizado evita problemas com os colegas ao planear reuniões.

Estas duas são as ferramentas para um sistema básico de produtividade. E, dependendo do teu trabalho, talvez nem precises do calendário. No meu caso, como trabalho à distância, é imprescindível e por isso o incluo aqui.

#3. Backlog no Excel

Bem, agora vamos subir o nível.

Isto não faz parte do método de Ivy, mas é uma técnica extremamente valiosa retirada da metodologia agile aplicada ao marketing.

Embora um backlog seja, na verdade, o que já fazes no Notion ao anotar a lista de tarefas, aqui vamos acrescentar as tarefas que realmente executamos.

Classificamo-las e registamos o tempo que demoram.

O resultado será uma tabela da qual retirarás uma enorme quantidade de informação acionável:

• Quanto tempo demoras, em média, a realizar cada tipo de tarefa: muito útil para estimar corretamente e tentar melhorar se descobrires que demoras MUITO mais do que pensavas — na realidade, as coisas demoram sempre um pouco mais do que estimamos.
• Quanto tempo por semana — ou por mês — dedicas a cada tipo, cliente ou projeto: para saber se é o adequado ou se é preciso ajustá-lo.
• Quanto tempo gastas em gestão: se a percentagem for elevada, talvez a burocracia seja excessiva…
• Terás um diário de tudo o que fizeste: evitando a sensação de “não fiz nada”. Só terás de consultar a tabela para perceber se essa frase se aplica ou não.

Em suma, informação muito útil e auditável, cujo custo de obtenção é mínimo — demoras 10 segundos a acrescentar cada tarefa.

Atenção: aqui, ao contrário das tarefas priorizáveis no Notion, acrescento tudo o que faço, desde que demore mais de 10 minutos.

Usar este sistema para ti ou para a tua equipa permite melhorar MUITO a produtividade. Quando vês determinada informação, começas a procurar sistemas que te ajudem a poupar tempo ou a automatizar as tarefas mais repetitivas.

Se achas que a IA é tua amiga nestes casos, nada melhor do que saber o que priorizar para obter o máximo rendimento.

Como dizia antes, uso-o há anos para mim e implementei-o em todas as equipas que liderei.

Deixo-te aqui o modelo que uso, para o adaptares às tuas necessidades:

É muito simples e permite-te:

• Adicionar ou remover colunas.
• Criar tabelas dinâmicas com a informação de que precisas.

Como vês, três ferramentas são mais do que suficientes para trabalhar a produtividade, mas fica claro que as ferramentas não são o mais importante desta metodologia.

O verdadeiro valor está na consistência e na atitude de planear todos os dias, aprender a priorizar e concentrar-te em uma tarefa de cada vez.

Conselhos extra

Podes complementar o sistema de Ivy Lee com outros hábitos.

Por exemplo, já falámos de evitar a multitarefa, mas evitar distrações é igualmente importante: consulta o email — ou o Slack — em determinados blocos programados e mantém as notificações do telemóvel e do PC silenciadas.

Nesse sentido, podes trabalhar em blocos de concentração e combinar este método com técnicas como Pomodoro. Eu faço-o por vezes quando preciso de ser muito rigoroso com o tempo para conseguir fazer tudo, usando blocos de 55 minutos em vez dos habituais 25.

Por fim, uses Pomodoro ou não, vale a pena incorporar pausas ativas a cada 55 minutos para descansares a vista, reiniciares a RAM da cabeça e te mexeres um pouco.

Podes caminhar um pouco — em escritórios grandes — ou fazer 20 agachamentos e/ou 20 flexões se estiveres em casa.

As tuas costas — e o teu corpo em geral — vão agradecer.

Conclusão

Fica claro que a verdadeira produtividade não é andar a correr o dia todo, mas avançar no que realmente importa.

Quem me conhece sabe que sou grande adepto de Trabalhar de forma mais inteligente, não mais árdua.

É por isso que gosto desta metodologia: pela sua simplicidade, adapta-se a qualquer tipo de trabalho de escritório — não tanto a operários de armazém; já experimentei.

Obriga-te a ter prioridades claras, foco e disciplina. Isto é o importante; as ferramentas são secundárias.

Por isso, se sofres dos problemas mencionados acima — stress, sensação de não avançar ou não saber o que fazer em cada momento — aconselho-te a dar uma oportunidade ao método: define as tuas seis tarefas antes de terminares o dia, segue o plano no dia seguinte e revê os resultados semanal ou mensalmente.

Vais transformar o teu contributo para o projeto e viver — e dormir — melhor.

E não te vou garantir o mesmo se subscreveres a minha lista de email no formulário logo abaixo, mas acredito sinceramente que te pode fazer muito bem.

A ti e ao teu negócio. E uma coisa leva à outra…