Cómo migrar tu correo a Zoho Mail gratis

Este fin de semana tuve que migrar una cuenta de correo que llevaba años alojada junto con su página web. 

Mi espacio en disco en el hosting es de 5GB y este único buzón pesaba casi 1,5 GB, con lo que no quedaba otra que limpiarlo o sacarlo de ahí.

Como es el email profesional de mi pareja y sabía que si se lo pedía iba a tardar varios días en limpiarlo, me puse a analizar la vía de la migración.

Hace tiempo ya te expliqué cómo obtener un buzón de correo con 5GB gratis en Zoho Mail, que es lo que uso para cada nuevo proyecto. 

Hacerlo desde el principio es sencillo. Sin embargo, el problema aquí era qué hacer con todos los mensajes guardados. No bastaba cambiar los registros del dominio para que los correos nuevos empezaran a llegar a la nueva cuenta de Zoho.

Además, quería llevar la cuenta a Zoho Mail utilizando exclusivamente su plan gratuito evitando contratar durante un mes uno de pago para hacer la migración o activar una prueba Premium y cancelarla después.

Ya te avanzo que se puede hacer y tampoco resulta especialmente complicado. Eso sí, si tienes la cuenta de correo a tope como era el caso te llevará un ratito.

En mi caso concreto, la cuenta original estaba alojada en Webempresa y los DNS del dominio los gestionaba con Cloudflare, pero el método que voy a explicar es aplicable a prácticamente cualquier proveedor de correo que permita acceder al buzón mediante IMAP.

Cambiarán algunos menús, evidentemente. En Webempresa los datos IMAP y determinadas configuraciones están en un sitio y en otro hosting estarán en otro, pero la lógica de la migración será la misma. Sobre todo si tu proveedor usa cPanel para la gestión del hosting.

Además y por seguridad, no vamos a cambiar los servidores de correo hasta que tengamos una copia completa del buzón antiguo dentro de Zoho. 

De esa forma, mientras trabajamos y hasta que tengamos todo cambiado, la cuenta actual seguirá enviando y recibiendo mensajes exactamente como antes.

Por cierto y antes de que se me olvide, si gestionas tu email corporativo en Gmail, que sepas que Google ha advertido que cerrará este servicio a finales de 2026, con lo que esta alternativa que te cuento te será muy útil.

Antes de empezar: qué ofrece Zoho Mail gratis y cuáles son sus límites

Lo primero es comprobar que el plan gratuito de Zoho te sirve, porque tiene una limitación importante que conviene conocer antes de mover absolutamente nada.

A fecha de hoy, Zoho Mail Free permite alojar un dominio, crear hasta cinco usuarios y ofrece 5 GB de correo por cada uno de ellos. Para una cuenta normal de una pequeña empresa, un profesional o una web personal, 5 GB pueden dar mucho de sí, sobre todo si estableces buenas prácticas a la hora de compartir documentos adjuntos. 

La principal pega está en el acceso: el plan gratuito no incluye IMAP, POP ni ActiveSync. Esto significa que, una vez terminada la migración, no podrás configurar esa cuenta de Zoho Free en Thunderbird u Outlook mediante IMAP como harías con un plan de pago. Tendrás que utilizar el webmail de Zoho o sus aplicaciones.

Esto puede resultar un inconveniente importante dependiendo de cómo trabajes. En mi caso no lo era, ya que mi pareja usaba el webmail del hosting, con lo que el cambio es sencillo.

Por otro lado, Zoho permite importar correos guardados en formato EML y agruparlos dentro de archivos ZIP de hasta 500 MB cada uno. Ésta es precisamente la función que vamos a aprovechar para trasladar todo el histórico sin pasar por caja.

Cómo vamos a migrar el correo sin interrumpir el servicio

Antes de empezar con los pasos, merece la pena saber qué vamos a hacer, porque así es mucho más sencillo entender cada paso.

El recorrido será éste:

Proveedor actual > Configurar en Thunderbird > Exportar archivos EML > Importar en Zoho Mail Free

1. Primero conectaremos Thunderbird al servidor actual mediante IMAP y descargaremos una copia completa del buzón al ordenador. 
2. Después exportaremos los mensajes como archivos EML, que no son más que ficheros que contienen cada correo con su información y adjuntos.
3. A continuación crearemos el nuevo buzón en Zoho e importaremos esos archivos. 
4. Durante todo este tiempo, los registros MX del dominio seguirán apuntando al proveedor antiguo, por lo que los correos nuevos continuarán llegando allí con normalidad.
5. Solo cuando hayamos comprobado que todo el histórico está correctamente dentro de Zoho cambiaremos los MX. 

A partir de ese momento, el buzón antiguo dejará de ser el destino de los mensajes nuevos y Zoho tomará el relevo.

Es un proceso un pelín largo pero bastante seguro.

Paso 1. Limpia el buzón y comprueba cuánto correo tienes realmente

Esto es opcional pero MUY recomendable.

Antes de descargar varios gigabytes tiene sentido eliminar lo que sabes de antemano que no quieres conservar.

Empieza entrando en el webmail de tu proveedor actual y revisa especialmente Spam y Papelera. Si estás seguro de que ahí no hay nada importante, vacíalos antes de continuar. 

No tiene mucho sentido gastar tiempo descargando, exportando, comprimiendo y volviendo a subir 500 mensajes que ya habías decidido tirar.

En mi caso, el buzón ocupaba inicialmente 1.353 MB. Después de vaciar estas dos carpetas, el correo que realmente había que migrar se quedó en unos 1.150 MB, así que eliminé alrededor de 200 MB de trabajo innecesario con un par de clics.

También te recomiendo comprobar cuáles son los mensajes más grandes que tienes almacenados. Muchos webmails permiten ordenar la Bandeja de entrada por tamaño y algunos hostings cuentan además con herramientas para localizar los archivos que más espacio ocupan.

Yo encontré aproximadamente diez mensajes superiores a 10 MB y el más grande rondaba los 37 MB. No tuve que borrar ninguno y todos acabaron migrándose correctamente, pero merece la pena conocer de antemano si tienes algún correo excepcionalmente grande que pueda darte problemas.

Como referencia adicional, Zoho establece actualmente en 40 MB el tamaño máximo de un mensaje que recibe normalmente el buzón. Este límite no debe confundirse con el de los ZIP que utilizaremos para importar el histórico, que es de 500 MB.

Paso 2. Configura la cuenta antigua en Thunderbird mediante IMAP

Ahora necesitamos una herramienta que pueda:

1. Conectarse al servidor antiguo.
2. Descargarse todos los mensajes.
3. Exportarlos como EML.

Mozilla Thunderbird, es gratuito y está disponible para Windows, macOS y Linux.

Una vez descargado e instalado de forma normal, añade la cuenta que quieres migrar e introduce los datos de conexión que te proporcione tu proveedor:

• Dirección de correo.
• Contraseña.
• El nombre del servidor IMAP y SMTP.
• El puerto y el tipo de cifrado en ambos casos.

Aquí es importante escoger IMAP y no POP. IMAP nos permite trabajar con las carpetas y mensajes existentes en el servidor manteniendo su estructura, que es justo lo que necesitamos para obtener una copia fiel del buzón.

En Webempresa, los datos aparecen en la configuración de la propia cuenta de correo. Si usas otro hosting, busca alguna opción similar a «Configurar cliente de correo», «Configuración manual», «IMAP» o «Datos de conexión».

Cuando termines, Thunderbird debería empezar a mostrar las mismas carpetas que ves actualmente en tu webmail: Entrada, Enviados, Archivo y cualquier otra que hayas creado durante estos años.

Todavía no exportes nada. Primero tenemos que asegurarnos de que Thunderbird ha descargado realmente el contenido completo.

Paso 3. Descarga todos los mensajes y sus adjuntos al ordenador

IMAP tiene una particularidadí: que puedas ver un correo en Thunderbird no significa que todo su contenido esté almacenado localmente. El programa puede descargar determinadas partes cuando las necesitas.

Para una migración queremos justo lo contrario. Necesitamos una copia completa del mensaje, incluyendo los adjuntos, porque dentro de un rato tendremos que exportarlo.

Para ello, en Thunderbird entra en:

Configuración de la cuenta > Sincronización y almacenamiento

y comprueba que tienes activada la opción “Conservar mensajes de esta cuenta en este equipo”.

En las opciones avanzadas puedes revisar además qué carpetas se sincronizarán. Asegúrate de seleccionar todas las que quieras trasladar a Zoho (entrada, enviados, borradores si quieres…).

Una vez hecho esto, puedes forzar la descarga desde:

Archivo > Sin conexión > Descargar/Sincronizar ahora

Importante: en mi versión de Thunderbird el menú superior con la opción Archivo estaba oculto. Basta con pulsar Alt para que aparezca temporalmente la barra típica de menús.

Una vez terminada la sincronización, todavía podemos hacer una prueba bastante sencilla para comprobar que realmente tenemos una copia local completa.

Selecciona Archivo > Sin conexión > Trabajar sin conexión y abre varios mensajes. 

No pruebes únicamente con el correo que recibiste ayer: busca alguno de hace unos años y, sobre todo, abre un mensaje que tenga un adjunto de buen tamaño.

Si puedes leer el correo y abrir el archivo adjunto estando Thunderbird sin conexión, significa que esa información ya está almacenada en el ordenador y no se está solicitando al servidor.

Cuando termines la comprobación acuérdate de volver a activar “Trabajar con conexión”. 

Es algo bastante evidente, pero yo me olvidé. Si te pasa como a mí, que sepas que afortunadamente, más adelante en el proceso, Thunderbird me lo recordó muy amablemente y lo reactivé.

Paso 4. Exporta los mensajes a formato EML

Ya tenemos el buzón descargado en nuestro PC, lo que es un estupendo backup. Ahora necesitamos transformarlo en un formato que Zoho pueda importar.

El formato que vamos a utilizar es EML, un estándar habitual para guardar mensajes de correo electrónico. Zoho permite importar directamente estos archivos, conservando toda la información del mensaje y sus adjuntos.

Si tienes pocas carpetas, como es en mi caso, ni siquiera necesitas instalar extensiones en Thunderbird. Si tienes muchas carpetas usa ImportExportTools NG.

Entra en Bandeja de entrada, pulsa Ctrl + A para seleccionar todos los mensajes y después:

Clic derecho > Guardar como

Crea una carpeta en el ordenador llamada, por ejemplo, entrada, y guárdalos allí. Thunderbird generará un .eml por cada uno de los correos seleccionados.

Después puedes repetir el proceso con Enviados, Archivo o cualquier otra carpeta que quieras conservar.

¿Qué ocurre si Thunderbird encuentra dos nombres iguales?

Aquí apareció uno de los pocos problemas de toda mi migración.

Thunderbird genera automáticamente los nombres de los EML y, en un par de mensajes, acabó intentando guardar dos archivos con exactamente el mismo nombre. Windows me avisó de que el fichero ya existía y preguntó si quería reemplazarlo.

No lo reemplaces, porque eliminarías de la copia uno de los dos mensajes.

En mi caso solo ocurrió dos veces y pude resolverlo manualmente cambiando el nombre de uno de los archivos. 

Si tienes decenas de miles de mensajes o muchas carpetas y te encuentras con bastantes conflictos, entonces sí puede merecer la pena instalar una extensión como ImportExportTools NG, que ofrece más opciones para realizar exportaciones masivas.

Para un buzón sencillo con dos o tres carpetas, el método nativo de Thunderbird es más cómodo.

Paso 5. Comprueba que realmente has exportado todos los emails

Antes de subir nada a Zoho, dedica un minuto a comprobar que los números cuadran.

En Thunderbird selecciona todos los mensajes de Entrada y mira cuántos hay. Después abre la carpeta entrada que acabas de generar en Windows y comprueba cuántos archivos EML contiene.

Haz lo mismo con Enviados y el resto de carpetas.

Una cosa, el tamaño en MB de la carpeta local no será igual al que mostraba el hosting, porque la forma de almacenar la información puede variar. Lo importante es el número de mensajes.

Si tienes 665 correos en Thunderbird y 665 EML en la carpeta de Entrada, puedes continuar.

Paso 6. Crea la cuenta gratuita de Zoho y verifica tu dominio

Ahora toca preparar el nuevo webmail.

Haz lo que te cuento aquí y date de alta gratis en Zoho Mail.

Añade el dominio que vas a utilizar y genera la dirección de correo correspondiente. 

Si estás migrando nombre@tudominio.com, mi consejo es que crees la cuenta con esa misma dirección en Zoho. Porque, aunque no necesitas que la cuenta que gestiona la administración en Zoho sea la misma cuenta de email que importas -una cosa es la cuenta de Zoho (mas arriba jerárquicamente) y otra la del email en sí- te será más cómodo de gestionar.

Una vez creada tu cuenta, Zoho necesitará comprobar primero que el dominio realmente te pertenece. Lo hará pidiéndote que añadas un registro DNS de verificación. Sigue las instrucciones que aparezcan en la consola, ya que pueden variar dependiendo de dónde gestiones el dominio.

Importante: si usas Cloudflare para gestionar tu dominio es muchísimo más cómodo y solo tendrás que logarte en tu cuenta allí y aceptar. Los cambios técnicos se harán de forma automática.

Aquí viene una de las partes más importantes de todo el procedimiento:

No cambies todavía los registros MX.

Los MX son los registros DNS que indican qué servidores deben recibir el correo de tu dominio. Mientras sigan apuntando al proveedor antiguo, seguirás recibiendo los emails correctamente. Por eso hasta casi el paso final de la migración no los cambiaremos.

Paso 7. Comprime los EML en archivos ZIP de menos de 500 MB

Se pueden importar los EML individualmente, pero con cientos o miles de mensajes es perder el tiempo. Es mucho mejor comprimirlos en ZIP.

Zoho permite introducir varios EML en un mismo archivo y establece actualmente 500 MB como tamaño máximo por ZIP importado. Si al comprimir los EML exportado en cada carpeta alguno ocupa más de 500MB lo único que tienes que hacer es dividirlos en varios ZIP que ocupen menos.

En mi caso los EML de Entrada ocupaban aproximadamente 300 MB y los de Enviados unos 700 MB. Terminé preparando tres ZIP: uno para Entrada y dos para Enviados.

No hay ningún problema en utilizar cuatro, cinco o diez si tu cuenta es más grande. Lo único importante es que cada archivo independiente quede por debajo del límite.

Además, es recomendable mantener separados Entrada y Enviados aunque por tamaño cupieran todos en un solo ZIP. Dentro de Zoho vamos a importar cada grupo en su carpeta correspondiente y así nos ahorramos equivocaciones.

Paso 8. Importa los ZIP desde Zoho Mail

Éste es el paso que permite realizar todo el procedimiento sin contratar Zoho Premium.

Entra en el webmail de Zoho (ojo al webmail, no al área de gestión de la cuenta) y vas a:

Configuración > Importar/exportar correos electrónicos > Importar desde EML

Desde ahí puedes seleccionar tanto archivos .eml como ZIP que los contengan. 

Al importarlos fíjate bien porque Zoho permite además escoger la carpeta en la que quieres almacenar los mensajes o conservar la estructura incluida dentro del ZIP.

De esta forma, podrás replicar la estructura de carpetas que tuvieras en tu cuenta de email anterior

Primero importa:

entrada.ZIP > Bandeja de entrada

Espera a que termine y entra en el Historial de importación para comprobar que no haya errores. 

Zoho avisa cuando algún mensaje no se ha podido procesar y muestra el motivo del fallo.

Después abre varios correos importados. Comprueba alguno antiguo, uno reciente y alguno que incluya adjuntos.

Si todo está correcto, repite la operación con Enviados:

enviados-1.ZIP > Enviados

Y después con el resto de paquetes que tengas.

En mi caso los tres ZIP se importaron correctamente y los correos de hasta 37 MB que había detectado al principio se subieron también con sus adjuntos.

Paso 9. Comprueba si han llegado mensajes nuevos durante la migración

Hasta este momento el proveedor antiguo ha seguido gestionando el correo, que era precisamente lo que queríamos.

Eso tiene una consecuencia: si alguien te ha escrito durante el tiempo que hemos tardado en descargar, exportar e importar el buzón, ese mensaje nuevo todavía estará únicamente en el servidor de origen.

Así que vuelve ahora a Thunderbird, asegúrate de haber desactivado el modo sin conexión y actualiza la Bandeja de entrada.

Si hay mensajes posteriores a la exportación original, selecciónalos, guárdalos como EML y realiza una última importación a Zoho. Puedes hacer exactamente lo mismo con Enviados si has utilizado la cuenta durante el proceso.

Es una pequeña sincronización manual final que nos permite llegar al momento del cambio con ambos buzones prácticamente iguales.

Paso 10. Cambia los registros MX para que el correo nuevo llegue a Zoho

Ahora sí.

Ya tenemos el histórico completo dentro de Zoho, hemos comprobado que los mensajes se abren correctamente y sabemos que no queda correo nuevo únicamente en el servidor antiguo. Ha llegado el momento de decirle a Internet que entregue a Zoho los mensajes que recibamos a partir de ahora.

Para hacerlo debes modificar los registros MX del dominio en el proveedor que gestione tus DNS.

Entra en la consola de Zoho y utiliza los valores que te indique específicamente para tu dominio, porque pueden variar dependiendo del centro de datos en el que esté tu cuenta.

De nuevo, si las DNS están gestionadas con Cloudflare el proceso es muy sencillo. Zoho detecta el proveedor y te ofrece realizar los cambios mediante una autorización puntual: te muestra qué registros va a añadir y cuáles va a sustituir antes de ejecutarlo.

Si gestionas los DNS desde tu hosting, registrador del dominio u otro servicio, tendrás que crear los registros manualmente. No es difícil, pero si es un poco más largo. Si no sabes, pide ayuda a soporte porque la primera vez que lo haces puede parecerte un pelín lioso.

 Lo hagas como lo hagas, el resultado es el mismo: los MX antiguos tienen que eliminarse y quedar configurados los que Zoho te haya proporcionado.

Paso 11. Revisa el enrutamiento del hosting si algunos emails siguen llegando al buzón antiguo

Vale, este paso no será necesario en todos los proveedores, pero merece la pena explicarlo porque fue el único problema real que apareció después de cambiar los MX.

Nada más hacer el cambio envié un mensaje desde Gmail a la cuenta recién migrada.

Llegó correctamente a Zoho.

Después hice la misma prueba desde otra dirección perteneciente a un dominio que también estaba alojado en Webempresa y el mensaje apareció en Thunderbird, dentro del buzón antiguo.

¿Habían fallado los MX? No, porque Gmail lo dejaba claro.

Lo que ocurría era que el propio hosting seguía considerando que el correo de ese dominio se gestionaba localmente. Cuando otro de sus servidores intentaba entregarle un mensaje, lo depositaba directamente en el buzón antiguo sin llegar a consultar los nuevos MX externos.

En Webempresa se soluciona cambiando el enrutamiento del correo a servidor remoto. En otro hosting puede existir una opción equivalente o puede que no tengas que hacer absolutamente nada. 

De nuevo, si te pasa y no sabes como solucionarlo, habla con soporte para que te lo expliquen.

Como ves, la forma de detectar el problema es bastante sencilla: si los correos enviados desde Gmail, Outlook u otros proveedores externos llegan a Zoho, pero los generados dentro de tu antiguo hosting siguen apareciendo en el buzón anterior, revisa su configuración de enrutamiento local.

Una vez cambias esta opción, repites la prueba y todos los mensajes llegarán correctamente a Zoho.

Paso 12. Configura SPF y DKIM y revisa el DMARC que ya tengas

Cambiar los MX consigue que recibamos los correos en Zoho, pero todavía debemos asegurarnos de que los mensajes que enviamos desde allí puedan demostrar que realmente están autorizados para utilizar nuestro dominio.

Eso se consigue con las siguientes siglas: SPF, DKIM y DMARC.

• SPF indica qué servidores están autorizados para enviar correo utilizando nuestro dominio. 
• DKIM añade una firma criptográfica al mensaje para poder comprobar su autenticidad. 
• DMARC utiliza estas comprobaciones para indicar a los servidores receptores qué deben hacer cuando un mensaje no supera correctamente la autenticación.

Zoho proporciona los registros que debes añadir en tus DNS y permite verificarlos desde su propia consola.

Aquí tienes que prestar especial atención a SPF si ya utilizas otros servicios para enviar emails. 

Por ejemplo, una herramienta de email marketing, un CRM o algún sistema transaccional pueden estar autorizados también para utilizar tu dominio. No elimines esos remitentes simplemente para añadir Zoho ni crees varios registros SPF independientes. Revisa la configuración que ya tienes y combina correctamente los servicios autorizados.

De nuevo,, la integración de Zoho con Cloudflare detecta el SPF existente y genera uno nuevo que conserva los remitentes anteriores y añadía Zoho.

Con DMARC parecido, aunque en mi caso no coloqué lo que Zoho me proponía, ya que el dominio ya tenía configurada una política similar, pero ni igual, que me servía.

Importante: no debes publicar dos registros DMARC distintos para el mismo dominio.

Paso 13. Envía un correo a Gmail y comprueba SPF, DKIM y DMARC de verdad

La consola de Zoho permite verificar los registros DNS, pero hay una comprobación final todavía mejor: enviar un correo real y observar qué ha ocurrido con él.

Envía desde la nueva cuenta de Zoho un mensaje a una cuenta tuya de Gmail.

Después abre el mensaje recibido, pulsa los tres puntos de arriba a la derecha y selecciona Mostrar original.

Gmail te enseñará los resultados de autenticación del correo.

Lo que quieres encontrar es:

• SPF: PASS
• DKIM: PASS
• DMARC: PASS

Esta prueba te permite comprobar, no un registro TXT, sino que un mensaje real enviado desde Zoho ha llegado a su destino y el servidor receptor considera válidas las tres comprobaciones principales de autenticación.

Otro punto importante: puede que los primeros emails que envies con la cuenta vayan a la carpeta de spam de los receptores. Por eso es importante que les avises o solicites respuesta o por lo menos confirmación de la recepción.

Lo normal es que a los pocos correos normales que envíes después ya todos los ESP tengan claro que tu cuenta no es spam y pases sus filtros.

Comprobación final: cómo saber que la migración ha terminado

Pues muy sencillo: envía correo desde Gmail, Yahoo, Outlook u otro proveedor externo hacia Zoho, responde desde Zoho y prueba también con alguna dirección perteneciente al hosting anterior si tienes esa posibilidad.

Comprueba además que puedes consultar mensajes antiguos de Entrada y Enviados, que sus adjuntos siguen disponibles y que no aparece ningún correo nuevo exclusivamente en el buzón anterior.

Si todo funciona, la migración está terminada.

Aun así, no borraría inmediatamente dos cosas:

1. La cuenta antigua del hosting. Déjala disponible uno o dos días mientras compruebas que ningún servidor sigue entregando allí mensajes por una configuración pendiente o algún efecto temporal relacionado con DNS.
2. Los EML descargados en tu PC hasta pasado un tiempo prudencial, por si hay algún email grande que no ha entrado y puedes recuperarlo.

Cuando tengas claro que tienes todo en Zoho y que lo nuevo entra bien podrás eliminar ambos backups.

Conclusiones. Un camino largo pero no difícil

Migrar más de 1 GB de correo puede parecer de primeras bastante más complicado de lo que es.

La clave es plantearlo como dos procesos separados:

1. Migrar correctamente todo.
2. Cambiar los MX para comenzar la recepción en el proveedor correo nuevo.

Manteniendo backup de todo.

De esta forma puedes realizar toda la parte delicada de la migración sin presión:

• Si un ZIP falla, lo vuelves a generar. 
• Si falta un mensaje, regresas a Thunderbird o a tu PC. 
• Si descubres una carpeta que habías olvidado, la exportas y la importas. 

El correo real continúa mientras tanto llegando al servidor de siempre. Y, cuando finalmente haces el cambio, Zoho ya contiene todo lo que necesitas.

Si partes desde cero (sin tener Thunderbird ni cuenta de Zoho) en una hora de trabajo más o menos lo tendrás listo, dependiendo, eso sí, de la cantidad de GB y carpetas que tengas que migrar.

Lo bueno es que la hora invertida en migrar hará que los 5GB gratis te duren unos cuantos años. Visto así, su ROI es indudablemente positivo.