Najlepszy system produktywności, jaki znam

Na pewno brzmi znajomo:

Są okresy, chwile lub projekty, w których masz poczucie, że nie posuwasz się naprzód, mimo że pracujesz wiele godzin.

Frustrujesz się.

A nawet zaczynasz myśleć, że sobie nie poradzisz. Albo że nie warto.

Wszyscy przez to przechodziliśmy.

Wiesz, co jest najlepsze?

Są sposoby, by wyjść z tej pętli. I wcale nie muszą być skomplikowane.

Metoda, którą ci wyjaśnię — ta, której używam od lat i którą stosuję we wszystkich projektach — pokazuje, że dobrze zastosowana prostota może być skuteczniejsza niż zaawansowane narzędzia do zarządzania czy skomplikowane techniki.

Będziemy korzystać z narzędzi. Konkretnie z dwóch na poziomie podstawowym i dodamy jedno na poziomie zaawansowanym. To narzędzia, które znasz i prawie na pewno już stosowałeś.

Ale narzędzia nie są sednem.

Nie.

To metoda opracowana przez Ivy’ego Lee ponad sto lat temu. Dokładniej rzecz biorąc, powstała w 1918 roku i do dziś jest punktem odniesienia dla osób, które chcą być bardziej produktywne bez nadmiernego komplikowania sobie życia.

Dlatego działa od ponad 100 lat, nie tracąc nic ze swojej aktualności.

Problemy częstsze, niż powinny

Zanim przejdziemy do systemu, pozwól, że nieco dokładniej omówię objawy, których chcemy się pozbyć:

• Poczucie, że trzeba pracować przez wiele godzin, aby skończyć wszystko, co jest do zrobienia.
• Funkcjonowanie przez cały dzień na najwyższych obrotach.
• Paraliż spowodowany nadmiarem zadań.
• Niedotrzymywanie terminów.
• Zawodzenie innych mimo pracy znacznie dłuższej, niż należałoby.

Gdy nie mamy systemu organizowania zadań, tworzymy niekończące się listy, biegamy przez cały dzień i często docieramy do wieczora z poczuciem, że nie zrobiliśmy tego, co ważne.

A to może prowadzić do lęku.

Najgorsze jest to, że nie wynika on z braku umiejętności, lecz z braku skupienia i z pozwalania, by pilne — często błahe — sprawy pożerały to, co istotne.

Najsmutniejsze jest to, że możemy być skrajnie zajęci, a mimo to nie mieć jasnych rezultatów ani poczucia osiągnięcia. Ani my, ani nasi przełożeni, jeśli ich mamy.

To powiedziawszy, są sytuacje, w których pojawienie się tych problemów jest stosunkowo normalne, zawsze tymczasowo, rzecz jasna.

Przykłady:

Na początku kariery zawodowej, gdy zwracasz uwagę na każdy nowy szczegół, poczucie chaosu jest całkowicie naturalne.

Tak samo dzieje się przy zmianie stanowiska, przejęciu większej odpowiedzialności lub wejściu w etap czy projekt bardziej wymagający — albo gorzej zaplanowany — niż powinien.

W takich przypadkach presja trwa kilka miesięcy, a potem się normuje. Jeśli jednak się utrzymuje, to znak, że coś trzeba zmienić.

Jeśli od sześciu miesięcy lub dłużej masz poczucie, że „nie nadążasz”, czas coś z tym zrobić.

Bo coś wyraźnie nie działa.

Jak już mówiłem, mimo syndromu oszusta, którego wszyscy kiedyś doświadczamy, problem najprawdopodobniej nie tkwi w twoich umiejętnościach technicznych, lecz w dwóch kluczowych obszarach:

• Braku pewnych kompetencji miękkich, takich jak ustalanie priorytetów, podejmowanie decyzji, zarządzanie uwagą i asertywna komunikacja.
• Braku metodyki pracy jasnej i praktycznej.

Dlatego zanim zaczniesz myśleć o nowych aplikacjach, złożonych systemach albo, co gorsza, szkoleniach, które tylko zwiększą twoje wątpliwości, zacznij od czegoś prostego i funkcjonalnego.

I właśnie tutaj pojawia się wspomniany Ivy Lee.

Metoda Ivy’ego Lee: 6 zadań dziennie

W 1918 roku Ivy Ledbetter Lee, pionier public relations i konsultant, został zatrudniony przez Charlesa M. Schwaba, prezesa Bethlehem Steel, aby znaleźć sposób na zwiększenie produktywności jego zespołu.

Lee zaproponował 15-minutowe spotkanie z kadrą kierowniczą i wyjaśnienie niezwykle prostego systemu:

Każdego dnia pracować tylko nad sześcioma zadaniami ułożonymi według priorytetu.

Po trzech miesiącach metoda działała tak dobrze, że Schwab wysłał mu czek na 25 000 dolarów. Aby lepiej pokazać, jak wyjątkowa była to kwota: dziś odpowiadałaby mniej więcej 400 000 dolarów.

Był aż tak zadowolony.

Na czym polega metoda

Mechanizm jest prosty:

Każdego dnia przed zakończeniem pracy zapisz sześć najważniejszych zadań na następny dzień, w kolejności priorytetów.

Na początku dnia zacznij od pierwszego zadania i nie przechodź do kolejnego, dopóki go nie ukończysz.

Jeśli pod koniec dnia któregoś nie skończysz, przenieś je na następny dzień.

I rób to codziennie, bez wyjątku.

Brzmi prosto, prawda?

Tak jest. A działa, ponieważ opiera się na silnych zasadach poprawiających efektywność:

• Unikaniu zmęczenia decyzyjnego — z góry wiesz, co masz zrobić.
• Skupieniu na jednym zadaniu — bez wielozadaniowości.
• Budowaniu i utrzymywaniu motywacji dzięki codziennym osiągnięciom.

Możemy do tego dodać jeszcze dwie ważne kwestie przy ustalaniu priorytetów:

Trzeba umieć bardzo wyraźnie oddzielać to, co ważne, od tego, co pilne. Codziennie będziesz mieć do czynienia z obiema kategoriami, ale pilne zadania nie mogą pochłaniać ważnych.

Najtrudniejsze zadanie albo to, którego lubisz najmniej, powinno być pierwszym, które wykonasz. Jak trafnie wyjaśniał Brian Tracy w Eat That Frog!, rano mamy najwięcej energii i najjaśniejszy umysł, by zmierzyć się z trudnymi rzeczami. Jeśli odłożymy je na później, prawdopodobnie nie będziemy mieli ochoty i tego dnia ich nie zrobimy.

Ustalając priorytety, pamiętaj więc o dwóch rzeczach: pilność kontra ważność oraz jedzenie żab z samego rana.

Na koniec: Ivy określił 6 zadań, ale w zależności od pracy liczba ta może być zbyt duża, jeśli każde zadanie zajmuje 3 lub 4 godziny. Może też być odwrotnie i 6 okaże się za mało, choć z mojego doświadczenia zdarza się to rzadziej. Tutaj należy dostosować liczbę do wymagań swojej roli.

I nie, zadania trwające 5 lub 10 minut się nie liczą.

Trzy niezbędne narzędzia

Ten system nie wymaga niczego poza notesem.

Jednak w moim przypadku i w obecnych realiach nie używam notesu, lecz narzędzi cyfrowych. Dokładnie trzech.

#1. Notion

Jako zamiennik notesu — i karteczki samoprzylepnej.

To wzmocniony cyfrowy notes łatwy w obsłudze.

Zapisujemy w nim wszystkie pojawiające się zadania, a pod koniec dnia używamy go do nadania priorytetu najważniejszym.

Zapisuj wszystkie zadania, aby odciążyć głowę, ponieważ pamięć jest ograniczona i nie warto zużywać jej na rzeczy, które można zanotować. Przy ustalaniu priorytetów bierz jednak pod uwagę tylko te istotne.

Jeśli pojawi się nieplanowane zadanie, którego wykonanie zajmie mniej niż 5 minut, zrób je jak najszybciej, nie wpisując go do Notion, jeśli nie jest to konieczne.

Powód jest prosty: niepotrzebnie zajmuje RAM w twoim mózgu. Lepiej je skończyć i zwolnić to miejsce.

Możesz używać go w przeglądarce albo pobrać aplikacje na telefon i PC tutaj:

https://www.notion.so

#2. Kalendarz

Google, Microsoft, Apple, Notion albo dowolny inny.

Posłuży ci do blokowania czasu, a także do wideorozmów i przypomnień.

Dobrze aktualizowany kalendarz pozwoli uniknąć problemów ze współpracownikami przy planowaniu spotkań.

Te dwa narzędzia wystarczą do podstawowego systemu produktywności. Co więcej, zależnie od pracy możesz nawet nie potrzebować kalendarza. W moim przypadku, ponieważ pracuję zdalnie, jest niezbędny, dlatego go tu uwzględniam.

#3. Backlog w Excelu

Dobrze, teraz pora na poziom zaawansowany.

To nie jest część metody Ivy’ego, lecz niezwykle cenna technika zaczerpnięta z metodyki agile zastosowanej w marketingu.

Choć backlog w praktyce przypomina to, co już robisz w Notion, zapisując listę zadań, tutaj dodamy zadania, którymi faktycznie się zajmujemy.

Klasyfikujemy je i wpisujemy czas potrzebny na wykonanie.

Efektem będzie tabela, z której wyciągniesz ogromną ilość praktycznych informacji:

• Ile średnio zajmuje ci wykonanie każdego rodzaju zadania: bardzo przydatne do poprawnego szacowania i usprawnień, jeśli odkryjesz, że potrzebujesz ZNACZNIE więcej czasu, niż sądziłeś — w praktyce wszystko trwa trochę dłużej, niż zakładamy.
• Ile czasu tygodniowo — lub miesięcznie — poświęcasz na dany typ, klienta lub projekt: czy to odpowiednia ilość, czy wymaga korekty.
• Ile czasu pochłania zarządzanie: jeśli odsetek jest wysoki, być może biurokracja jest nadmierna…
• Będziesz mieć dziennik wszystkiego, co zrobiłeś: dzięki czemu unikniesz wrażenia „niczego nie zrobiłem”. Wystarczy sprawdzić tabelę, by zobaczyć, czy to stwierdzenie jest prawdziwe.

Krótko mówiąc: bardzo przydatne i audytowalne informacje, których zebranie kosztuje niewiele — dodanie każdego zadania zajmuje 10 sekund.

Uwaga: tutaj, w przeciwieństwie do zadań priorytetowych w Notion, dodaję wszystko, co robię, o ile trwa to ponad 10 minut.

Korzystanie z tego systemu samodzielnie lub w zespole pozwala BARDZO mocno zwiększyć produktywność. Kiedy widzisz określone informacje, zaczynasz szukać systemów, które pomogą oszczędzać czas albo automatyzować najbardziej powtarzalne zadania.

Jeśli uważasz, że AI jest w takich sytuacjach twoim sprzymierzeńcem, najlepiej wiedzieć, co traktować priorytetowo, aby uzyskać maksymalny efekt.

Jak wspominałem, używam tego rozwiązania od lat dla siebie i wdrożyłem je we wszystkich zespołach, którymi kierowałem.

Tutaj zostawiam szablon, którego używam, abyś mógł dostosować go do swoich potrzeb:

Jest bardzo prosty i pozwoli ci:

• Dodawać lub usuwać kolumny.
• Tworzyć tabele przestawne z potrzebnymi informacjami.

Jak widać, trzy narzędzia w zupełności wystarczą do pracy nad produktywnością, ale pamiętaj, że same narzędzia nie są najważniejszym elementem tej metodyki.

Prawdziwa wartość tkwi w konsekwencji oraz w nawyku planowania każdego dnia, uczeniu się ustalania priorytetów i skupianiu się na jednym zadaniu naraz.

Dodatkowe wskazówki

System Ivy’ego Lee można uzupełnić innymi nawykami.

Na przykład mówiliśmy już o unikaniu wielozadaniowości, ale równie ważne jest unikanie rozpraszaczy: sprawdzaj e-mail — lub Slack — w określonych zaplanowanych blokach i utrzymuj wyciszone powiadomienia telefonu i PC.

W tym kontekście możesz pracować w blokach skupienia i łączyć tę metodę z technikami takimi jak Pomodoro. Czasami tak robię, gdy muszę bardzo precyzyjnie zarządzać czasem, aby ze wszystkim zdążyć, używając bloków 55-minutowych zamiast typowych 25.

Na koniec, niezależnie od tego, czy stosujesz Pomodoro, warto wprowadzić aktywne przerwy co 55 minut aby odpocząć wzrok, zresetować RAM w głowie i trochę się poruszać.

Możesz trochę pospacerować — w dużym biurze — albo zrobić w domu 20 przysiadów i/lub 20 pompek.

Twoje plecy — i całe ciało — będą ci wdzięczne.

Podsumowanie

Pamiętaj, że prawdziwa produktywność nie polega na funkcjonowaniu cały dzień na najwyższych obrotach, lecz na posuwaniu naprzód tego, co naprawdę ważne.

Kto mnie zna, wie, że jestem wielkim zwolennikiem zasady Pracuj mądrzej, nie ciężej.

Dlatego lubię tę metodykę: dzięki prostocie pasuje do każdego rodzaju pracy biurowej — gorzej do pracowników magazynu; próbowałem.

Zmusza cię do posiadania jasnych priorytetów, skupienia i dyscypliny. To jest ważne; narzędzia są drugorzędne.

Dlatego, jeśli zmagasz się z opisanymi wyżej problemami — stresem, poczuciem braku postępów, niepewnością, co robić w danej chwili — radziłbym dać tej metodzie szansę: codziennie przed końcem pracy określ sześć zadań, następnego dnia realizuj plan i co tydzień lub miesiąc sprawdzaj wyniki.

Zmienisz swój wkład w projekt i będziesz lepiej żyć — i spać.

I nie obiecam ci tego samego, jeśli zapiszesz się na moją listę mailingową za pomocą formularza poniżej, ale naprawdę sądzę, że może ci to bardzo pomóc.

Tobie i twojej firmie. A jedno prowadzi do drugiego…