Parálisis por exceso de tareas. Que no por análisis

Quien más quien menos, todos conocemos la famosa parálisis por análisis.

Sí, esa que hace que nos quedemos atascados en algún punto y no acabemos una tarea por motivos como:

• Miedo a la hoja en blanco.
• Exceso de información para encarar una tarea.
• Ambición de una ejecución “perfecta”.
• Y, por supuesto, abundancia de pensamientos y “pseudoanálisis” que no son sino formas de procrastinación.

Bien, pues hoy no te voy a hablar de ella, sino de la contraria.

Me refiero a la parálisis por exceso de tareas pendientes. Que no es tan conocida como la anterior, pero que puede tener el mismo efecto pernicioso.

Ya sabes, ese momento en que miras (o piensas en) tu listado de tareas y no te decides a encarar ninguna. Y al final acabas abriendo el email por si ha entrado algo urgente que te libere de la necesidad de tomar una decisión en este momento…

O echándote un café, a ver si la cafeína te espabila. Que no suele ser el caso.

Entonces, como algún cliente del servicio de mentoría me preguntar por temas de productividad y, en concreto, por este problema, voy a dar mi visión en este artículo.

Y es que, no soy psicólogo ni coach (no es lo mismo que mentor, si te lo estás preguntando), pero como a mí me ha pasado y me sigue pasando, te cuento mis trucos para solventarla por si te sirven.

Causas

Pero antes de los trucos, hablemos un poco de los motivos por los que esto ocurre, ya que están muy relacionados los unos con los otros.

Para empezar, vamos con un clásico entre los clásicos.

#1. Falta de organización

No sé cómo te organizas.

O, si quiera, si te organizas.

Pero, tanto si tienes un jefe como si lo que tienes son clientes, lo normal es que tengas varias tareas que hacer cada día.

Y que algunas te lleven varios días.

Ya sabes, o son muy largas, o hay bloqueos, o dependes de terceros.

Puede que las lleves todas en la cabeza. En cuyo caso pienso que, o estás empezando a trabajar, o duermes menos de lo que deberías.

Te lo digo porque yo, como imagino que casi todos, empecé así. Y sé lo que pasaba en tu cabeza antes de acostarte si quieres tener todo organizado para el día siguiente.

O eso, o no te importa llevarte broncas por no entregar a tiempo, que también puede ser.

También hay quien prefiere esto:

Y sí, hay quien le funciona, pero creo que hay opciones mejores.

Luego te las cuento.

#2. Falta de priorización

La siguiente causa es más difícil de solventar.

Y es que, si tienes un jefe en condiciones, bastará con que le preguntes y la tendrás resulta.

Pero si tu jefe es de lo de “todo es importante” o, directamente, no tienes jefes y sí varios clientes, ¿por cuál te decides?

Ahí no te queda otra que aprender a priorizar tú mismo. Y créeme, que es una de las habilidades profesionales más valiosas.

#3. Falta de sistemas replicables

Si cada día te enfrentas a un reto nuevo, será fantástico y muy divertido. Además, aprenderás un montón.

Pero:

• Las posibilidades de la parálisis por análisis aumentan.
• Es mucho más difícil que tu cabeza desconecte en algún momento: estará siempre pensando en cómo resolver casos que no ha tocado anteriormente, por lo que estará siempre a tope de revoluciones. Y eso cansa.

Esto mismo te puede ocurrir si para resolver un mismo problema recurrente, sigues caminos diferentes cada vez.

Por ejemplo, en mi caso es muy típico cuando me enfrento al reporting mensual en la analítica de un nuevo proyecto.

La primera vez lo defino y extraigo los datos. Pero, como vaya con prisa y no documente adecuadamente, al mes siguiente me tengo que parar de nuevo a pensar por qué elegí esa métrica y de dónde la saqué.

Repetir el proceso completo y comprobar que lo he realizado igual, extrayendo de nuevo las métricas del primer mes para chequear que no hay diferencias en los datos.

Es duplicar el trabajo. Y todo por no documentar el sistema que estableciste la primera vez.

Con el tiempo y siguiendo el mismo sistema para extraer los datos varias veces, serás capaz de hacerlo con los ojos cerrados, así que, cuanto antes sistematices tus procesos, mejor.

#4. Procrastinación

Decia la Ley de Parkinson que el trabajo se expande hasta que ocupa el tiempo destinado a su realización.

Y es muy cierto.

Por eso, cuando no tienes fechas de entrega, o éstas no son cercanas, procrastinamos mucho más de lo conveniente:

• Que si un café con el compañero.
• Que si me meto a ver el resultado del sorteo de la Champions en el Marca.
• Que si abro el correo personal en el móvil un momento.
• O, peor aún, WhatsApp o las redes sociales.

Todos esos “momentos” sumados hacen un buen tiempo.

Porque, además de ese tiempo de dedicación a otras labores en sí, tienes que añadirle el del “cambio de tarea” que ocurre en tu cerebro.

Porque, si estás haciendo una cosa y quieres hacer otra, tu cerebro tiene que “cambiar el chip” y reestructurar tus pensamientos.

Y esto lleva un tiempo. No es inmediato: hay un intervalo hasta que es capaz de ponerse con la nueva directriz.

Y no, no es capaz tampoco de hacer dos cosas a la vez. Al menos, conscientemente.

No estamos preparados para la multitarea.

No puedes leer el WhatsApp de grupo de amigos de la uni y a la vez estar atendiendo a una call de kickoff de un proyecto.

Olvídalo. Es una milonga.

Grábatelo a fuego:

“El cerebro humano no ejecuta multitarea”.

Ejecuta una tarea tras otra de forma muy rápida, pero no a la vez.

Sí, hay tareas como conducir, comer o fumar que, debido a su repetición, el cerebro ejecuta de forma automática (se mueven de la corteza cerebral a la parte de debajo) pero eso no ocurre con las labores a las que te enfrentas en tu día a día.

#5. Interrupciones

De la mano de la anterior tenemos éstas.

Que, de nuevo, cortan de raíz nuestro flujo de pensamiento sobre lo que estábamos haciendo. Por eso son tan perjudiciales.

Cuando tienes equipo a cargo son inevitables.

A veces, sin equipo, también.

Cuando trabajas en una oficina con más gente son inevitables.

A veces, cuando trabajas solo en tu despacho, también.

#6. Reuniones

Ya sean:

• Con tu departamento.
• Con otros departamentos.
• Con proveedores.
• Con clientes.
• Con tu jefe directo.
• Con el jefe de tu jefe.
• De kickoff.
• De seguimiento.
• …

En todas ellas estás posponiendo lo que tienes que hacer.

Algunas son imprescindibles, otras no. Tú decides.

Por ejemplo, en mi caso, yo hago dos cosas:

1. Selecciono muy bien las reuniones que tengo con el equipo y los momentos. Evito todas las que puedo.
2. No hago (casi) ninguna reunión con cliente que no cobre.

Y sí, haciéndolo así pierdo clientes.

Pero gano tiempo, que en mi situación es más importante.

#7. Exceso de tareas

Llegamos por fin a la que es, con diferencia, la causa más habitual de todas. Por algo el problema lleva su nombre.

En realidad, se da por dos motivos, que parecen iguales pero que no lo son.

Subestimación del tiempo o esfuerzo de dedicación

Por tu parte, o por la de tu jefe.

El caso es que alguien pensaba que tú ibas a acabar cierto número de tareas en menos tiempo del que te está llevando.

Y claro, el listado no se mueve. Como mucho, entran nuevas.

Si eres tú mismo el que ha subestimado el tiempo o el esfuerzo, no te queda otra que apechugar o hablar con la persona a la que tengas que entregar lo que sea.

Tranquilo que de todo se sale.

Y se aprende. Vaya que si se aprende.

Si es tu jefe, también tiene solución (puede). Luego hablamos del backlog y para qué sirve.

Ahora bien, ya te digo que, oh sorpresa, no sirve siempre ni con todos los jefes.

Sobreestimación de las capacidades o de la fuerza de voluntad

La otra cara de la moneda de la anterior: has estimado bien el esfuerzo, pero has sobreestimado tus capacidades y –sobre todo- la fuerza de voluntad de tu cuerpo para ejecutar todas.

Lo típico de estudiarse Sociología de primero la noche de antes del examen.

Si no funcionaba en la uni y a las 3 de la mañana y con tres cafés lo dabas por imposible, trabajando mucho menos.

Puede ser que realices un sobreesfuerzo de manera temporal. Todos los hemos hecho.

Aún recuerdo la primera formación que impartí sobre ecommerce en 2012. Tenía una duración de un mes y los contenidos de cada sesión los iba elaborando el día anterior por la tarde noche y los fines de semana.

Dormí una media de 5 horas al día durante ese mes.

Creo que todavía no me he recuperado.

Ya, fuera bromas, aparte de sobreestimar las capacidades, hay otro aspecto importante, que es el de valorar el esfuerzo.

Y es que, no es lo mismo repetir algo que has hecho mil veces que encarar una tarea nueva.

Si es pequeña, bueno, pero como sea algo gordo o complicada olvídate.

Como requiera “pensar y hacer” -no solo una de las dos actividades- créeme que te va a costar. Y tu cuerpo te va a pedir procrastinar a cada instante.

Porque como digo, cuando “haces” algo que ya has hecho –o se parece a algo anterior- te pones sin problema.

O cuando te pones a “pensar” sobre cómo solucionar un problema. O a plantear una campaña. O a definir un proceso que va a ejecutar otro.

De nuevo, esto lo sacas fácil.

Pero lo complicado, lo que de verdad cuesta “esfuerzo” es pensar y a la vez ejecutar uno mismo.

Por ejemplo, plantear una consultoría y luego llevar a cabo TODO lo que has planteado.

O crear un curso: definir los contenidos es bastante sencillo, sobre todo si, como a mí, te gusta tener las cosas bien organizadas antes de ponerte con ellas. Pero luego elaborarlos… Ahí ya cuesta.

Pero el caso es que sí o sí hay que pensar antes de encarar un proyecto como estos (curso, consultoría…). Ni se te ocurra “hacer” sin haber “pensado” antes, porque fijo que no acabas el proyecto. O lo reescribes cuatro veces.

Pero fijo, fijo.

En definitiva, lo que te quiero decir aquí es que es importante que cuando estimes no lo hagas solo en horas, sino pienses también en el esfuerzo que te acarrea la tarea.

Soluciones

Bien, pues ya hemos apuntado las causas de este problema, que está claro que son más de las que parecen a primera vista.

Es el momento de ponerle solución.

Yo te voy a dar las mías. Las que me funcionan a mí, que son las que me han permitido sacar adelante varios proyectos en simultáneos.

Y es que, desde que empecé con esto de los negocios digitales, no recuerdo haberme dedicado a uno solo en concreto salvo momentos puntuales.

Si te pasa como a mí, lo mismo esto te ayuda.

Usar herramientas para la organización

Tu cabeza no puede ser el almacén de tus tareas.

Porque estás ocupando espacio y capacidad pensando en lo que tienes que hacer y no enfocándote en hacerlo.

Descarga a tu cerebro de estas tareas utilizando alguna herramienta.

No te recomiendo los post-it por muchos motivos, pero son mejores que nada.

Notion

Si lo que buscas es algo más avanzado, pero no muy complejo, mi recomendación es una aplicación estilo Notion o similar, en la que apuntes las tareas que tienes sacar cada día. Y las ordenes en función de cómo las vas a ejecutar:

Puedes verlo en el navegador o bajarte su aplicación para móvil y PC.

Con el plan gratuito es más que suficiente.

Priorizar. Aprender a hacerlo

Ésta puede ser muy fácil para ti si como te decía antes cuentas con un jefe competente, pero puede no serlo si no es el caso.

Entonces, lo primero que tienes que hacer es aprender a hacerlo por ti mismo.

Para ello, establece criterios como:

• Fecha de entrega.
• Valor aportado por la tarea.
• Duración estimada.
• Esfuerzo estimado (que no es lo mismo, como te explicaba antes).
• Ocupación de espacio en tu cabeza: piensa en cómo al completar unas tareas tu cerebro “se libera” y entra en zona de relax, mientras que al terminar otras, empiezas la siguiente casi sin parar.
• Necesidades (reales) del cliente.

Y, en base a ellos:

• Decide qué haces cada día.
• Y anótalo en alguna herramienta. Como ésta que viene.

Calendario

Porque si solo con el orden de Notion nos vale para cuando no hay muchas, muchas tareas, en época de sobreabundancia de ellas yo necesito un pasito más.

Que consiste en establecer unas horas concretas para cada tarea y meterlas en calendario, de forma que “me obligo” a no pasarme. Y a ir avanzando en todas ellas:

Yo uso el calendario de Google, pero tú puedes usar la que te parezca que cumpla con tus cometidos.

Evita distracciones

Esta decíamos que cuando tienes equipo es difícil, pero siempre hay cosas que se pueden hacer. Como:

• Quitar las notificaciones lumínicas y sonoras del móvil.
• Y las del PC.
• Abrir el email en momentos puntuales. Por ejemplo, al empezar el día, al medio día y justo antes de cerrar. Nada de estar constantemente mirándolo. Con el tiempo te das cuenta de que nada es tan urgente.
• Utilizar auriculares con cancelación de sonido (es realmente sorprendente el cambio).
• Ser asertivo cuando toca. Y decir “ahora no puedo, luego lo vemos”.

Sí, no serás el campeón del concurso al compañero más simpático del edificio, pero lo que buscas ganar no es eso, sino tiempo 😉

Crear sistemas

Básico.

Para toda tarea repetitiva. Dedica tiempo a establecer el sistema y repítelo:

• Paso 1.
• Paso 2.
• Paso 3.
• …

Llegará un momento que será tan automático como conducir. O casi.

Además, no tienes que quedarte sólo en la creación del sistema sino que puedes ir un paso (o dos) más allá.

Automatizar. Con IA y más

El primer paso es, automatizar –fuera de tu cerebro- todo lo que puedas:

• La conciliación bancaria.
• El reporting diario o mensual.
• La gestión de las campañas.
• La publicación en distintas redes sociales.

Lo que sea.

Gracias a la IA y a herramientas como Make y Zapier –además de código de los desarrolladores en proyectos grandes- te ahorrarás toneladas de tiempo con esto.

Documentar

Y éste es el segundo paso.

Documentar el proceso o sistema. Para ti mismo y para tus compañeros.

Parte imprescindible de sistematizar, créate Words, Excels, páginas de Notion, mapas mentales, o TXT pero escribe tus procesos.

No lo fíes todo a tu mente y a tu memoria, que está para cosas más importantes.

Llevar el control horario

Bien. Ésta nos suele gustar poco.

Quizá porque creemos que es una pérdida de tiempo.

Quizá porque eres jefe y consideras que es un arma para tus empleados.

Quizá porque no nos gusta asumir lo mal que estimamos la dedicación y esfuerzo que conlleva una tarea.

Pero es un básico.

Saber cuánto tiempo dedicamos en finalizar una determinada tarea.

Y cuantas horas dedicamos semanal o mensualmente a cierto tipo de ellas.

Básico.

Porque si no, ¿cómo pretendes estimar correctamente la próxima vez sin saber realmente lo que te ha costado hacer algo?

Aquí hay distintos métodos, pero para mí, el mejor en relación «información obtenida dividido por coste de implementación» es utilizar un backlog montado en Excel.

¿Te gusta el palabro? ¿Quieres más info sobre esto? Sigue leyendo.

Agile marketing

El backlog de tareas, aunque lo parezca, no es sólo un documento. Es mucho más.

Es el primer paso de una metodología, la agile -o «agilismo» (qué poco me gusta el término) que va mucho más allá.

No voy a desgranártela aquí porque en este otro artículo profundizo en cómo aplicar la metodología agile al marketing y sus muchas ventajas.

Y sí, comienzo explicando qué es un backlog y cómo se puede utilizar.

Si buscas vivir mejor cumpliendo objetivos, échale un ojo.

La regla de los 5 minutos

Ya vamos acabando, pero antes de cerrar te voy a comentar algunos hábitos que he adquirido y que a mi me funcionan.

El primero es éste: si una tarea desde que la veo hasta que la finalizo tardo menos de 5 minutos la ejecuto en ese mismo momento.

El motivo es doble:

1. Mi cerebro no tiene que procesar toda la información para su ejecución más que una vez: la primera que la reviso. Tiempo que gano.
2. Me la quito de la cabeza: no ocupa espacio en ese grupo de “tengo que hacer”. Que sí, que podría apuntarla en Notion, pero eso lo reservo para tareas que me llevan más tiempo.

La regla de tragarse el sapo

Sacada del libro de productividad de Brian Tracy, viene a decir que debemos encarar la tarea que más esfuerzo nos requiera a primera hora de la mañana, que es cuando estamos más frescos tras descansar y cuando más energía tenemos.

En mi caso, doy fe de que es así.

Ahora bien, hay una excepción: el día que, por el motivo que sea, no me siento con fuerzas para encarar el sapo nada mas entrar.

En estos casos empiezo por algo más suave y sencillo que haga de lubricante y engrase mi cerebro, me ponga en «modo ON» y luego ya sí: a por el sapo. Cual princesa Disney.

Y es que, ya lo dijo Platón:

«El comienzo es la parte más importante del trabajo.»

Platón

Pero recuerda, esto es para días (muy) aislados.

Música de fondo

Puedo trabajar sin música, sin problema. Siempre que haya relativo silencio, eso sí. Como en una biblioteca, vaya, que escuchas algunos pasos (tacones de aguja si estás en la de la Facultad de Derecho).

Sin embargo, cuando llevas ya unas horas y en cansancio empieza a hacer mella, poner de fondo una música que me motive me ayuda a dar un poco más a seguir “haciendo cosas”.

En mi caso tiene que ser sin letra y que no me desconcentre.

Muy distinta de la que me pongo por ejemplo para salir a correr, pero el objetivo de levantar el ánimo es el mismo.

Desconectar

Ésta es jodida si eres autónomo. Pero, con tiempo, se puede.

Al principio, cuando estás empezando y necesitas captar o mantener tus primeros clientes, pues la verdad es que, o eres un crack que te ventilas todo en mucho menos tiempo de lo que facturas, o es difícil no estar pensando en ello cuando estás entrenando o viendo una serie por la noche en Netflix.

Pero conforme tu cartera de clientes crece se define mejor, podrás hacerlo.

Ya habrás demostrado tu valía, tendrás un flujo de trabajo constante y podrás poner tus plazos.

Y si estableces unos razonables, no será ninguna utopía cerrar el 95% de los días el PC a la hora que consideres adecuada: las 5, las 6, las 7, las 12 de la mañana… La que tú creas conveniente.

Si te vale de algo, la mía son las 7 de la tarde. Y, salvo alguna sesión de mentoría puntual, lo voy consiguiendo.

Además, tengo clarísimo que un objetivo prioritario del año que viene es adelantar esta hora de cierre.

Bola extra: vida saludable

Ésta solución no es válida para este problema en concreto, sino para todo en general.

Y es que hay ciertas cosas que conviene hacer tengas la edad que tengas:

• Comer bien.
• Hacer ejercicio.
• Descansar los suficiente.

Si llevas a cabo estas tres recomendaciones, te levantarás cada día con mucha más energía para encarar las tareas, entre otras muchas ventajas para tu cuerpo más.

Hábitos, hábitos, hábitos.

Crea unos buenos hábitos que ayuden a soportar los momentos en los que estés más flojo.

Y con esto cierro este artículo.

Es bastante diferente a los que escribo habitualmente, pero creo que puede venir bien a mucha gente que no busca ser un dios de la productividad –para ello los sistemas y métodos son otros- pero sí lidiar con un problema habitual: el del exceso de tareas.

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Como esto.