Lammelse på grunn av for mange oppgaver. Ikke analyse

De fleste av oss kjenner til den berømte analyselammelsen.

Ja, den som gjør at vi blir stående fast et sted og ikke fullfører en oppgave av grunner som:

• Frykt for det blanke arket.
• For mye informasjon til å ta fatt på en oppgave.
• Ambisjonen om en “perfekt” gjennomføring.
• Og selvfølgelig et overskudd av tanker og “pseudoanalyser” som bare er former for prokrastinering.

I dag skal jeg imidlertid ikke snakke om den, men om det motsatte.

Jeg mener lammelse på grunn av for mange utestående oppgaver. Den er ikke like kjent som den forrige, men kan ha den samme skadelige virkningen.

Du vet, det øyeblikket når du ser på —eller tenker på— oppgavelisten og ikke klarer å bestemme deg for å ta fatt på noen av dem. Til slutt åpner du e-posten i tilfelle noe haster og fritar deg fra å måtte ta en avgjørelse akkurat nå…

Eller du tar deg en kaffe for å se om koffeinet kvikker deg opp. Det pleier ikke å skje.

Siden en kunde av mentortjenesten spurte meg om produktivitet og spesielt om dette problemet, skal jeg gi mitt syn på det i denne artikkelen.

Jeg er verken psykolog eller coach —det er ikke det samme som en mentor, hvis du lurer— men fordi dette har skjedd meg og fortsatt skjer, forteller jeg om triksene mine for å løse det, i tilfelle de hjelper deg.

Årsaker

Men før triksene snakker vi litt om hvorfor dette skjer, siden årsakene henger tett sammen.

Til å begynne med tar vi en klassiker blant klassikerne.

#1. Mangel på organisering

Jeg vet ikke hvordan du organiserer deg.

Eller engang om du organiserer deg.

Men enten du har en sjef eller kunder, er det normalt at du har flere oppgaver å gjøre hver dag.

Og at noen tar flere dager.

Du vet: De er svært lange, det finnes hindringer, eller du er avhengig av tredjeparter.

Kanskje du holder dem alle i hodet. I så fall tenker jeg at du enten nettopp har begynt å jobbe, eller sover mindre enn du burde.

Jeg sier det fordi jeg, som jeg antar nesten alle andre, begynte slik. Og jeg vet hva som foregikk i hodet ditt før du la deg hvis du ville ha alt organisert til neste dag.

Eller så bryr du deg ikke om å få kjeft fordi du ikke leverer i tide. Det kan også være.

Det finnes også dem som foretrekker dette:

Og ja, det fungerer for noen, men jeg synes det finnes bedre alternativer.

Dem forteller jeg om senere.

#2. Mangel på prioritering

Den neste årsaken er vanskeligere å løse.

Hvis du har en god sjef, holder det å spørre, så er det løst.

Men hvis sjefen din er typen som sier at “alt er viktig”, eller du ikke har en sjef, men flere kunder, hvem velger du da?

Da har du ikke noe annet valg enn å lære å prioritere selv. Og tro meg: det er en av de mest verdifulle profesjonelle ferdighetene.

#3. Mangel på repeterbare systemer

Hvis du møter en ny utfordring hver dag, er det fantastisk og veldig morsomt. Dessuten lærer du masse.

Men:

• Risikoen for analyselammelse øker.
• Det blir mye vanskeligere for hodet å koble av: Det vil hele tiden tenke på hvordan det skal løse situasjoner det aldri har møtt før, og går derfor konstant på høygir. Det er slitsomt.

Det samme kan skje hvis du velger forskjellige veier hver gang du løser det samme tilbakevendende problemet.

I mitt tilfelle er dette for eksempel svært vanlig når jeg arbeider med månedsrapporteringen for analysen i et nytt prosjekt.

Første gang definerer jeg den og henter ut dataene. Men hvis jeg har dårlig tid og ikke dokumenterer ordentlig, må jeg måneden etter stoppe opp igjen og tenke over hvorfor jeg valgte den målingen og hvor jeg hentet den fra.

Jeg gjentar hele prosessen og kontrollerer at jeg har gjort det likt, ved å hente ut målingene fra den første måneden igjen for å kontrollere at det ikke finnes forskjeller i dataene.

Det er dobbeltarbeid. Alt fordi du ikke dokumenterte systemet du etablerte første gang.

Med tiden, når du har brukt det samme systemet flere ganger for å hente dataene, kan du gjøre det med lukkede øyne. Derfor, Jo tidligere du systematiserer prosessene, desto bedre.

#4. Prokrastinering

Ifølge Parkinsons lov gjelder at arbeid utvider seg til det fyller tiden som er avsatt til å utføre det.

Og det er helt sant.

Derfor prokrastinerer vi mye mer enn vi burde når vi ikke har tidsfrister, eller når de ligger langt frem i tid:

• En kaffe med kollegaen.
• En rask titt på resultatet av Champions-trekningen i Marca.
• Et øyeblikk for å åpne privat e-post på mobilen.
• Eller enda verre: WhatsApp eller sosiale medier.

Alle disse “øyeblikkene” til sammen blir mye tid.

For i tillegg til tiden du faktisk bruker på andre ting, må du legge til tiden for “oppgavebyttet” som skjer i hjernen.

Hvis du gjør én ting og vil gjøre noe annet, må hjernen “skifte gir” og omstrukturere tankene.

Det tar tid. Det skjer ikke umiddelbart: Det går en periode før hjernen klarer å rette seg mot den nye oppgaven.

Og nei, den klarer heller ikke å gjøre to ting samtidig. I hvert fall ikke bevisst.

Vi er ikke laget for multitasking.

Du kan ikke lese WhatsApp-gruppen med gamle studievenner og samtidig følge med på en kickoff-samtale for et prosjekt.

Glem det. Det er tull.

Brenn dette fast i minnet:

“Menneskehjernen multitasker ikke”.

Den utfører én oppgave etter den andre svært raskt, men ikke samtidig.

Ja, oppgaver som å kjøre bil, spise eller røyke utfører hjernen automatisk på grunn av gjentakelse —de flyttes fra hjernebarken til et lavere område— men det gjelder ikke arbeidet du møter i hverdagen.

#5. Avbrytelser

Disse går hånd i hånd med den forrige årsaken.

De, bryter brått tankestrømmen vår om det vi holdt på med. Derfor er de så skadelige.

Når du har ansvar for et team, er de uunngåelige.

Noen ganger også uten team.

Når du jobber på kontor med andre, er de uunngåelige.

Noen ganger også når du jobber alene på kontoret.

#6. Møter

Enten de er:

• Med avdelingen din.
• Med andre avdelinger.
• Med leverandører.
• Med kunder.
• Med nærmeste leder.
• Med sjefens sjef.
• Kickoffmøter.
• Oppfølgingsmøter.
• …

I alle disse utsetter du det du egentlig må gjøre.

Noen er nødvendige, andre ikke. Du bestemmer.

I mitt tilfelle gjør jeg for eksempel to ting:

1. Jeg velger svært nøye hvilke møter jeg har med teamet og når. Jeg unngår alle jeg kan.
2. Jeg holder (nesten) ingen kundemøter jeg ikke tar betalt for.

Og ja, på den måten mister jeg kunder.

Men jeg vinner tid, og i min situasjon er det viktigere.

#7. For mange oppgaver

Endelig kommer vi til den klart vanligste årsaken. Problemet har fått navnet sitt av en grunn.

I virkeligheten skyldes den to forhold som virker like, men ikke er det.

Undervurdering av tiden eller innsatsen som kreves

Fra din side eller fra sjefens.

Noen trodde uansett at du skulle fullføre et visst antall oppgaver på kortere tid enn det faktisk tar.

Og listen flytter seg selvsagt ikke. I beste fall kommer nye oppgaver inn.

Hvis det er du selv som har undervurdert tiden eller innsatsen, har du ikke noe annet valg enn å bite tennene sammen eller snakke med personen du skal levere til.

Ta det med ro, alt går over.

Og man lærer. Det gjør man virkelig.

Hvis det er sjefen din, finnes det også en løsning —kanskje. Senere snakker vi om backloggen og hva den brukes til.

Men jeg sier det med en gang: overraskelse, den fungerer ikke alltid og ikke med alle sjefer.

Overvurdering av evner eller viljestyrke

Den andre siden av den forrige medaljen: Du har vurdert innsatsen riktig, men overvurdert evnene dine og —fremfor alt— kroppens viljestyrke til å gjennomføre alt.

Den klassiske: prøve å lese hele førsteårs sosiologi kvelden før eksamen.

Hvis det ikke fungerte på universitetet og du ga opp klokken 3 om natten etter tre kopper kaffe, fungerer det enda dårligere i arbeidslivet.

Det kan hende du klarer en ekstraordinær innsats i en begrenset periode. Det har vi alle gjort.

Jeg husker fortsatt den første opplæringen jeg holdt om ecommerce i 2012. Den varte i en måned, og innholdet til hver økt laget jeg kvelden før og i helgene.

Den måneden sov jeg i gjennomsnitt 5 timer per døgn.

Jeg tror fortsatt ikke jeg har kommet meg etter det.

Spøk til side: I tillegg til å overvurdere evnene finnes det et annet viktig aspekt, nemlig å vurdere innsatsen.

Å gjenta noe du har gjort tusen ganger, er ikke det samme som å ta fatt på en ny oppgave.

Hvis den er liten, greit. Men hvis den er stor eller komplisert, glem det.

Hvis den krever både “tenking og handling” —ikke bare én av aktivitetene— tro meg, da blir det krevende. Og kroppen vil hele tiden be deg om å prokrastinere.

For som jeg sier: Når du “gjør” noe du har gjort før —eller noe som ligner— kommer du i gang uten problemer.

Det samme gjelder når du begynner å “tenke” på hvordan et problem skal løses, planlegger en kampanje eller definerer en prosess som noen andre skal gjennomføre.

Også det får du lett til.

Men det vanskelige, det som virkelig krever “innsats”, er å tenke og samtidig gjennomføre det selv.

For eksempel å planlegge et konsulentoppdrag og deretter utføre ALT du har planlagt.

Eller lage et kurs: Å definere innholdet er ganske enkelt, særlig hvis du, som jeg, liker å ha alt godt organisert før du begynner. Men å utvikle det etterpå… Da blir det krevende.

Uansett må du tenke før du tar fatt på et slikt prosjekt —kurs, konsulentoppdrag… Ikke finn på å bare “gjøre” uten å ha “tenkt” først, for da fullfører du garantert ikke prosjektet. Eller du skriver det om fire ganger.

Helt sikkert.

Kort sagt: Når du anslår, må du ikke bare tenke i timer, men også på innsatsen oppgaven krever.

Løsninger

Nå har vi pekt på årsakene til problemet, og de er tydeligvis flere enn man først skulle tro.

Det er på tide å løse det.

Jeg skal gi deg mine løsninger. De som fungerer for meg, og som har gjort at jeg har kunnet gjennomføre flere prosjekter samtidig.

Siden jeg begynte med digitale virksomheter, kan jeg knapt huske at jeg bare har viet meg til ett prosjekt, bortsett fra i enkelte perioder.

Hvis du har det som meg, kan dette kanskje hjelpe.

Bruke verktøy for organisering

Hodet ditt kan ikke være lageret for oppgavene dine.

Da bruker du plass og kapasitet på å tenke på det du må gjøre, i stedet for å fokusere på å gjøre det.

Avlast hjernen ved å bruke et verktøy til disse oppgavene.

Jeg anbefaler ikke Post-it av mange grunner, men de er bedre enn ingenting.

Notion

Hvis du vil ha noe mer avansert, men ikke for komplisert, anbefaler jeg en app som Notion eller lignende, der du skriver ned oppgavene du skal få gjort hver dag og ordner dem etter rekkefølgen du vil utføre dem i:

Du kan bruke den i nettleseren eller laste ned appen til mobil og pc.

Gratisabonnementet holder mer enn nok.

Prioritere. Lær deg det

Dette kan være svært enkelt for deg hvis du, som jeg nevnte tidligere, har en kompetent sjef. Men uten en slik kan det være vanskelig.

Da må du først lære å gjøre det selv.

Fastsett kriterier som:

• Leveringsfrist.
• Verdien oppgaven gir.
• Anslått varighet.
• Anslått innsats —det er ikke det samme, som jeg forklarte tidligere.
• Hvor mye plass den tar i hodet: Tenk på hvordan hjernen “frigjøres” og går inn i en avslappet sone når enkelte oppgaver er ferdige, mens du etter andre nesten uten pause begynner på den neste.
• Kundens (reelle) behov.

Og ut fra dem:

• Bestem hva du skal gjøre hver dag.
• Og skriv det inn i et verktøy. Som dette som kommer nå.

Kalender

Rekkefølgen i Notion holder når det ikke er veldig, veldig mange oppgaver. Men i perioder med overflod trenger jeg ett skritt til.

Det består i å fastsette konkrete timer for hver oppgave og legge dem inn i kalenderen, slik at jeg “tvinger meg” til ikke å bruke for lang tid og fortsetter fremover med alle:

Jeg bruker Google Calendar, men du kan bruke hvilken kalender du vil så lenge den gjør det du trenger.

Unngå distraksjoner

Vi sa at dette er vanskelig når du har et team, men det finnes alltid noe du kan gjøre. For eksempel:

• Slå av varslene med lys og lyd på mobilen.
• Og dem på pc-en.
• Åpne e-posten på bestemte tidspunkter. For eksempel i starten av dagen, midt på dagen og rett før du avslutter. Ikke se på den hele tiden. Etter hvert innser du at ingenting er så akutt.
• Bruk hodetelefoner med støydemping —forskjellen er virkelig overraskende.
• Vær tydelig når det trengs. Og si: “Jeg kan ikke nå, vi ser på det senere”.

Ja, du blir kanskje ikke vinner av konkurransen om byggets hyggeligste kollega, men det du vil vinne er ikke den tittelen, men tid 😉

Lage systemer

Grunnleggende.

For hver gjentakende oppgave. Bruk tid på å etablere systemet og gjenta det:

• Trinn 1.
• Trinn 2.
• Trinn 3.
• …

Etter hvert blir det like automatisk som å kjøre bil. Eller nesten.

Dessuten trenger du ikke stoppe ved å lage systemet, men kan gå ett —eller to— skritt videre.

Automatisere. Med AI og mer

Det første steget er å automatisere —utenfor din egen hjerne— alt du kan:

• Bankavstemming.
• Daglig eller månedlig rapportering.
• Kampanjestyring.
• Publisering i forskjellige sosiale medier.

Hva som helst.

Takket være AI og verktøy som Make og Zapier –i tillegg til kode fra utviklere i store prosjekter- sparer du enorme mengder tid på dette.

Dokumentere

Og dette er det andre steget.

Dokumenter prosessen eller systemet. For deg selv og kollegaene dine.

Som en nødvendig del av systematiseringen kan du lage Word-dokumenter, Excel-filer, Notion-sider, tankekart eller TXT-filer, men skriv ned prosessene dine.

Ikke stol på at hodet og hukommelsen skal ta seg av alt; de trengs til viktigere ting.

Føre tidskontroll

Greit. Denne liker vi vanligvis ikke så godt.

Kanskje fordi vi tror det er bortkastet tid.

Kanskje fordi du er sjef og ser det som et våpen mot de ansatte.

Kanskje fordi vi ikke liker å innrømme hvor dårlig vi anslår tiden og innsatsen en oppgave krever.

Men det er grunnleggende.

Å vite hvor mye tid vi bruker på å fullføre en bestemt oppgave.

og hvor mange timer vi ukentlig eller månedlig bruker på en bestemt type oppgaver.

Grunnleggende.

For hvordan skal du ellers kunne anslå riktig neste gang uten å vite hva det faktisk kostet deg å gjøre noe?

Det finnes forskjellige metoder, men for meg er den beste når det gjelder “informasjon oppnådd delt på implementeringskostnad” en backlog i Excel.

Liker du ordet? Vil du vite mer om dette? Les videre.

Agile marketing

En oppgavebacklog er, selv om det kan virke slik, ikke bare et dokument. Den er mye mer.

Den er det første steget i en metodikk, agile —eller “agilisme”, et ord jeg ikke liker særlig godt— som går mye lenger.

Jeg går ikke gjennom alt her, fordi jeg i denne andre artikkelen går dypere inn på hvordan man bruker agile-metodikk i markedsføring og de mange fordelene.

Og ja, jeg begynner med å forklare hva en backlog er og hvordan den kan brukes.

Hvis du vil leve bedre og samtidig nå målene dine, ta en titt.

5-minuttersregelen

Vi nærmer oss slutten, men før jeg avslutter vil jeg nevne noen vaner som jeg har skaffet meg og som fungerer for meg.

Den første er denne: Hvis en oppgave tar mindre enn 5 minutter fra jeg ser den til den er ferdig, gjør jeg den med en gang.

Grunnen er todelt:

1. Hjernen min trenger bare å behandle all informasjonen som kreves for å utføre den én gang: første gang jeg ser gjennom oppgaven. Det sparer tid.
2. Jeg får den ut av hodet: Den tar ikke plass i gruppen “ting jeg må gjøre”. Ja, jeg kunne skrevet den i Notion, men det reserverer jeg for oppgaver som tar mer tid.

Regelen om å spise frosken

Den kommer fra Brian Tracys bok om produktivitet og sier at vi bør ta fatt på oppgaven som krever mest innsats først om morgenen, når vi er mest uthvilte og har mest energi.

I mitt tilfelle kan jeg bekrefte at det fungerer slik.

Det finnes riktignok ett unntak: dager da jeg av en eller annen grunn ikke føler at jeg har krefter til å ta fatt på frosken med en gang jeg begynner.

Da starter jeg med noe lettere og enklere som fungerer som smøring, får hjernen i gang og setter meg i “ON-modus”. Deretter går jeg løs på frosken. Som en Disney-prinsesse.

Som Platon sa:

Platon

“Begynnelsen er den viktigste delen av arbeidet.”

Platón

Men husk: Dette gjelder bare svært sjeldne dager.

Bakgrunnsmusikk

Jeg kan jobbe uten musikk, uten problemer. Så lenge det er relativt stille, selvsagt. Som på et bibliotek, der man hører noen skritt —stiletthæler hvis du er på biblioteket ved det juridiske fakultetet.

Men når du har jobbet noen timer og trettheten begynner å merkes, hjelper det meg å sette på musikk som motiverer meg i bakgrunnen, slik at jeg orker å fortsette litt til med å “gjøre ting”.

For meg må den være uten tekst og ikke distrahere meg.

Den er svært forskjellig fra det jeg for eksempel hører på når jeg løper, men målet om å løfte humøret er det samme.

Koble av

Dette er jævlig vanskelig hvis du er selvstendig næringsdrivende. Men med tiden går det.

I begynnelsen, når du må skaffe eller beholde de første kundene, er det ærlig talt vanskelig å ikke tenke på jobben når du trener eller ser en serie på Netflix om kvelden —med mindre du er et geni som gjør alt på mye kortere tid enn du fakturerer.

Men etter hvert som kundeporteføljen vokser og blir tydeligere, kan du gjøre det.

Da har du vist verdien din, fått en jevn arbeidsflyt og kan sette dine egne frister.

Hvis du setter rimelige frister, er det ingen utopi å lukke pc-en 95% av dagene på det tidspunktet du mener passer: klokken 5, 6, 7, 12 om formiddagen… Det du selv synes er riktig.

Hvis det er til hjelp: Mitt tidspunkt er klokken 7 om kvelden. Bortsett fra en enkelt mentorsamtale nå og da, lykkes jeg stadig bedre.

Dessuten vet jeg helt sikkert at et prioritert mål neste år er å flytte frem denne sluttiden.

Bonus: et sunt liv

Denne løsningen gjelder ikke bare dette konkrete problemet, men alt generelt.

Det finnes visse ting det er lurt å gjøre uansett alder:

• Spise godt.
• Trene.
• Hvile nok.

Hvis du følger disse tre anbefalingene, våkner du hver dag med mye mer energi til å ta fatt på oppgavene, i tillegg til mange andre fordeler for kroppen.

Vaner, vaner, vaner.

Skap gode vaner som hjelper deg gjennom øyeblikkene når du er svakere.

Og med dette avslutter jeg artikkelen.

Den er ganske annerledes enn det jeg vanligvis skriver, men jeg tror den kan være nyttig for mange som ikke ønsker å bli en produktivitetsgud —det krever andre systemer og metoder— men som vil håndtere et vanlig problem: for mange oppgaver.

Hvis du likte den, vet du at du kan abonnere her og få en artikkel om digital virksomhet og alt rundt den i e-posten hver torsdag.

Som denne.