Paralisi da eccesso di attività. Non da eccesso di analisi

Chi più chi meno, tutti conosciamo la famosa paralisi da analisi.

Sì, quella che ci fa rimanere bloccati a un certo punto e non ci permette di concludere un'attività per motivi come:

• Paura della pagina bianca.
• Troppe informazioni per affrontare un'attività.
• L'ambizione di un'esecuzione “perfetta”.
• E, naturalmente, un'abbondanza di pensieri e “pseudoanalisi” che non sono altro che forme di procrastinazione.

Bene, oggi non ti parlerò di quella, ma del suo contrario.

Mi riferisco alla paralisi da eccesso di attività in sospeso. Non è conosciuta quanto la precedente, ma può avere lo stesso effetto dannoso.

Hai presente quel momento in cui guardi — o pensi — alla lista delle cose da fare e non riesci a deciderti ad affrontarne nessuna? Alla fine apri l'email, sperando che sia arrivato qualcosa di urgente che ti liberi dalla necessità di prendere una decisione proprio in quel momento…

Oppure ti prepari un caffè per vedere se la caffeina ti sveglia. Di solito non succede.

Quindi, dato che alcuni clienti del servizio di mentoring mi chiedono di produttività e, nello specifico, di questo problema, in questo articolo ti darò il mio punto di vista.

Non sono uno psicologo né un coach — non è la stessa cosa di un mentor, se te lo stavi chiedendo —, ma poiché è successo e continua a succedere anche a me, ti racconto i miei trucchi per risolverlo, nel caso possano esserti utili.

Cause

Prima dei trucchi, però, parliamo un po' dei motivi per cui accade, perché sono strettamente collegati tra loro.

Per cominciare, partiamo da un classico dei classici.

#1. Mancanza di organizzazione

Non so come ti organizzi.

O nemmeno se ti organizzi.

Ma, che tu abbia un capo o dei clienti, è normale avere diverse attività da svolgere ogni giorno.

E che alcune richiedano diversi giorni.

Sai com'è: o sono molto lunghe, o ci sono blocchi, oppure dipendi da terzi.

Forse le tieni tutte nella testa. In tal caso penso che o hai appena iniziato a lavorare, oppure dormi meno di quanto dovresti.

Te lo dico perché anch'io, come immagino quasi tutti, ho iniziato così. E so cosa ti passava per la testa prima di andare a dormire se volevi avere tutto organizzato per il giorno dopo.

Oppure non ti dispiace essere rimproverato perché non consegni in tempo, il che è altrettanto possibile.

C'è anche chi preferisce questo:

E sì, per qualcuno funziona, ma credo che esistano opzioni migliori.

Te ne parlerò più avanti.

#2. Mancanza di priorità

La causa successiva è più difficile da risolvere.

Se hai un capo competente, basterà chiedergli e avrai risolto.

Ma se il tuo capo è uno di quelli per cui “è tutto importante” oppure non hai capi ma diversi clienti, quale scegli?

A quel punto non ti resta che imparare a stabilire da solo le priorità. E credimi, è una delle competenze professionali più preziose.

#3. Mancanza di sistemi replicabili

Se ogni giorno affronti una sfida nuova, sarà fantastico e molto divertente. Inoltre, imparerai moltissimo.

Ma:

• Le probabilità della paralisi da analisi aumentano.
• È molto più difficile che la tua mente riesca a staccare: penserà sempre a come risolvere casi che non ha mai affrontato e resterà costantemente a pieni giri. E questo stanca.

Lo stesso può accadere se, per risolvere lo stesso problema ricorrente, segui ogni volta strade diverse.

Per esempio, nel mio caso succede spesso quando affronto il reporting mensile dell'analisi di un nuovo progetto.

La prima volta lo definisco ed estraggo i dati. Ma se vado di fretta e non documento adeguatamente, il mese successivo devo fermarmi di nuovo a pensare perché avevo scelto quella metrica e da dove l'avevo ricavata.

Devo ripetere l'intero processo e verificare di averlo svolto nello stesso modo, estraendo di nuovo le metriche del primo mese per controllare che non vi siano differenze nei dati.

È lavoro duplicato. E tutto perché non hai documentato il sistema stabilito la prima volta.

Con il tempo, dopo aver utilizzato più volte lo stesso sistema per estrarre i dati, riuscirai a farlo a occhi chiusi. Quindi, prima sistematizzi i processi, meglio è.

#4. Procrastinazione

La Legge di Parkinson dice che il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile per il suo completamento.

Ed è proprio vero.

Per questo, quando non hai scadenze o non sono vicine, procrastiniamo molto più del dovuto:

• Magari un caffè con il collega.
• Magari andare a vedere il risultato del sorteggio della Champions su Marca.
• Magari aprire per un attimo l'email personale sul telefono.
• O, peggio ancora, WhatsApp o i social network.

Tutti quei “momenti”, sommati, fanno parecchio tempo.

Perché, oltre al tempo dedicato alle altre attività, devi aggiungere quello del “cambio di attività” che avviene nel cervello.

Perché, se stai facendo una cosa e vuoi farne un'altra, il cervello deve “cambiare marcia” e ristrutturare i pensieri.

E questo richiede tempo. Non è immediato: c'è un intervallo prima che riesca a concentrarsi sulla nuova direttiva.

E no, non è nemmeno in grado di fare due cose contemporaneamente. Almeno, non consapevolmente.

Non siamo fatti per il multitasking.

Non puoi leggere il gruppo WhatsApp degli amici dell'università e allo stesso tempo seguire una call di kickoff di un progetto.

Lascia perdere. È una fesseria.

Ficcatelo bene in testa:

“Il cervello umano non esegue il multitasking.”

Esegue un'attività dopo l'altra molto rapidamente, ma non nello stesso momento.

Sì, ci sono attività come guidare, mangiare o fumare che, grazie alla ripetizione, il cervello svolge automaticamente — si spostano dalla corteccia cerebrale a una zona inferiore —, ma non succede con i lavori che affronti ogni giorno.

#5. Interruzioni

Collegate alla causa precedente ci sono queste.

Che, ancora una volta, interrompono di colpo il flusso dei nostri pensieri su ciò che stavamo facendo. Per questo sono così dannose.

Quando gestisci un team, sono inevitabili.

A volte lo sono anche senza un team.

Quando lavori in un ufficio con altre persone, sono inevitabili.

A volte lo sono anche quando lavori da solo nel tuo studio.

#6. Riunioni

Che siano:

• Con il tuo reparto.
• Con altri reparti.
• Con i fornitori.
• Con i clienti.
• Con il tuo responsabile diretto.
• Con il responsabile del tuo responsabile.
• Di kickoff.
• Di follow-up.
• …

In tutte stai rimandando ciò che devi fare.

Alcune sono indispensabili, altre no. Decidi tu.

Per esempio, nel mio caso faccio due cose:

1. Seleziono con molta attenzione le riunioni con il team e i relativi orari. Evito tutte quelle che posso.
2. Non faccio quasi nessuna riunione con un cliente se non viene pagata.

E sì, facendo così perdo clienti.

Ma guadagno tempo, che nella mia situazione è più importante.

#7. Eccesso di attività

Arriviamo finalmente a quella che è, di gran lunga, la causa più comune di tutte. Non a caso il problema porta il suo nome.

In realtà si verifica per due motivi che sembrano uguali, ma non lo sono.

Sottovalutazione del tempo o dello sforzo necessario

Da parte tua o del tuo capo.

Il punto è che qualcuno pensava che avresti terminato un certo numero di attività in meno tempo di quanto ti stia realmente richiedendo.

E naturalmente la lista non avanza. Al massimo, si aggiungono nuove attività.

Se sei tu ad aver sottovalutato il tempo o lo sforzo, non ti resta che affrontarne le conseguenze o parlare con la persona a cui devi consegnare il lavoro.

Tranquillo, da tutto si esce.

E si impara. Eccome se si impara.

Se è stato il tuo capo, forse esiste una soluzione anche in quel caso. Più avanti parleremo del backlog e a cosa serve.

Ti avviso però che, sorpresa sorpresa, non funziona sempre né con tutti i capi.

Sopravvalutazione delle capacità o della forza di volontà

L'altra faccia della medaglia: hai stimato bene lo sforzo, ma hai sopravvalutato le tue capacità e, soprattutto, la forza di volontà del tuo corpo per eseguire tutto.

Il classico caso di studiare Sociologia del primo anno la notte prima dell'esame.

Se non funzionava all'università e alle 3 del mattino, dopo tre caffè, avevi già rinunciato, al lavoro funzionerà ancora meno.

Può darsi che tu riesca a fare uno sforzo extra per un periodo. Lo abbiamo fatto tutti.

Ricordo ancora il primo corso sull'ecommerce che ho tenuto nel 2012. Durava un mese e preparavo i contenuti di ogni sessione il pomeriggio e la sera del giorno precedente e nei fine settimana.

Durante quel mese ho dormito in media 5 ore al giorno.

Credo di non essermi ancora ripreso.

Scherzi a parte, oltre a sopravvalutare le capacità c'è un altro aspetto importante, cioè valutare lo sforzo.

Ripetere qualcosa che hai fatto mille volte non è la stessa cosa che affrontare un'attività nuova.

Ma se si tratta di qualcosa di grosso o complicato, lascia perdere.

Se richiede di “pensare e fare” — non solo una delle due attività —, credimi, sarà dura. E il tuo corpo ti chiederà di procrastinare a ogni occasione.

Perché, come dico, quando “fai” qualcosa che hai già fatto — o che assomiglia a qualcosa di precedente — inizi senza problemi.

Oppure quando ti metti a “pensare” a come risolvere un problema. O a impostare una campagna. O a definire un processo che eseguirà qualcun altro.

Anche questo ti riesce facilmente.

Ma la parte complicata, quella che richiede davvero “sforzo”, è pensare ed eseguire personalmente nello stesso momento.

Per esempio, progettare una consulenza e poi realizzare TUTTO ciò che hai pianificato.

Oppure creare un corso: definire i contenuti è abbastanza semplice, soprattutto se, come me, ti piace avere tutto ben organizzato prima di iniziare. Ma poi elaborarli… Lì diventa difficile.

Il fatto è che devi assolutamente pensare prima di affrontare un progetto come questi — corso, consulenza e così via. Non azzardarti a “fare” senza aver prima “pensato”, perché quasi certamente non finirai il progetto. Oppure lo riscriverai quattro volte.

Sicurissimo.

In definitiva, quello che voglio dirti è che quando fai una stima non devi pensare soltanto alle ore, ma anche allo sforzo richiesto dall'attività.

Soluzioni

Bene, abbiamo elencato le cause di questo problema, che sono chiaramente più numerose di quanto sembri a prima vista.

È il momento di risolverlo.

Ti darò le mie soluzioni. Quelle che funzionano per me e che mi hanno permesso di portare avanti diversi progetti contemporaneamente.

Da quando ho iniziato con il business digitale, non ricordo di essermi dedicato a un solo progetto, salvo in momenti specifici.

Se ti succede lo stesso, forse questo può aiutarti.

Usare strumenti per organizzarsi

La tua testa non può essere il magazzino delle tue attività.

Perché occupi spazio e capacità pensando a ciò che devi fare invece di concentrarti sul farlo.

Scarica il cervello da queste attività utilizzando uno strumento.

Non consiglio i Post-it per molti motivi, ma sono meglio di niente.

Notion

Se cerchi qualcosa di più avanzato ma non troppo complesso, consiglio un'applicazione come Notion o simile, in cui annotare le attività da completare ogni giorno e ordinarle in base a come intendi eseguirle:

Puoi consultarla nel browser o scaricare l'applicazione per smartphone e PC.

Il piano gratuito è più che sufficiente.

Stabilire le priorità. Imparare a farlo

Questo può essere molto facile se, come dicevo prima, hai un capo competente, ma può non esserlo in caso contrario.

Quindi la prima cosa da fare è imparare a farlo da solo.

Per questo, stabilisci criteri come:

• Data di consegna.
• Valore apportato dall'attività.
• Durata stimata.
• Sforzo stimato — che non è la stessa cosa, come spiegavo prima.
• Spazio occupato nella tua testa: pensa a come, completando alcune attività, il cervello si “libera” ed entra in una zona di relax, mentre terminandone altre inizi quasi subito la successiva.
• Esigenze reali del cliente.

E, in base a questi criteri:

• Decidi cosa fare ogni giorno.
• E annotalo in uno strumento. Come quello che segue.

Calendario

Se l'ordine di Notion basta quando non ci sono tantissime attività, nei periodi di sovrabbondanza io ho bisogno di un piccolo passo in più.

Che consiste nel stabilire orari precisi per ogni attività e inserirli nel calendario, in modo da “obbligarmi” a non sforare e a continuare ad avanzare su tutte:

Io uso Google Calendar, ma tu puoi utilizzare quello che ritieni più adatto ai tuoi obiettivi.

Evitare le distrazioni

Dicevamo che quando hai un team è difficile, ma ci sono sempre cose che puoi fare. Per esempio:

• Disattivare le notifiche visive e sonore del telefono.
• E quelle del PC.
• Aprire l' email soltanto in momenti specifici. Per esempio all'inizio della giornata, a mezzogiorno e poco prima di finire. Niente controlli continui. Con il tempo ti accorgi che nulla è così urgente.
• Utilizzare cuffie con cancellazione del rumore (il cambiamento è davvero sorprendente).
• Essere assertivi quando serve. E dire: “Adesso non posso, ne parliamo dopo”.

Sì, non vincerai il premio come collega più simpatico dell'edificio, ma quello che vuoi guadagnare non è questo: è tempo 😉

Creare sistemi

Fondamentale.

Per ogni attività ripetitiva. Dedica tempo a stabilire il sistema e ripetilo:

• Passaggio 1.
• Passaggio 2.
• Passaggio 3.
• …

Arriverà un momento in cui sarà automatico come guidare. O quasi.

Inoltre, non devi fermarti alla creazione del sistema: puoi fare un passo — o due — in più.

Automatizzare. Con l'IA e altro

Il primo passo è automatizzare — fuori dal tuo cervello — tutto ciò che puoi:

• La riconciliazione bancaria.
• Il reporting giornaliero o mensile.
• La gestione delle campagne.
• La pubblicazione sui diversi social network.

Qualunque cosa.

Grazie all' IA e a strumenti come Make e Zapier — oltre al codice degli sviluppatori nei progetti più grandi — risparmierai un'enorme quantità di tempo.

Documentare

E questo è il secondo passo.

Documentare il processo o il sistema. Per te stesso e per i tuoi colleghi.

Parte indispensabile della sistematizzazione: crea documenti Word, file Excel, pagine Notion, mappe mentali o TXT, ma metti per iscritto i tuoi processi.

Non affidare tutto alla mente e alla memoria: servono per cose più importanti.

Tenere traccia del tempo di lavoro

Bene. Questa di solito ci piace poco.

Forse perché pensiamo che sia una perdita di tempo.

Forse perché sei un capo e la consideri un'arma per i dipendenti.

Forse perché non ci piace ammettere quanto male stimiamo il tempo e lo sforzo richiesti da un'attività.

Ma è fondamentale.

Sapere quanto tempo impieghiamo per completare una determinata attività.

E quante ore dedichiamo ogni settimana o ogni mese a un certo tipo di attività.

Fondamentale.

Altrimenti, come pensi di stimare correttamente la volta successiva senza sapere quanto ti è realmente costato fare qualcosa?

Esistono diversi metodi, ma per me il migliore nel rapporto “informazioni ottenute divise per costo di implementazione” è usare un backlog creato in Excel.

Ti piace il parolone? Vuoi saperne di più? Continua a leggere.

Agile marketing

Il backlog delle attività, anche se può sembrarlo, non è soltanto un documento. È molto di più.

È il primo passo di una metodologia agile — o “agilismo”, termine che mi piace davvero poco — che va molto oltre.

Non la analizzerò qui perché in quest'altro articolo approfondisco come applicare la metodologia agile al marketing e i suoi numerosi vantaggi.

E sì, comincio spiegando cos'è un backlog e come si può utilizzare.

Se vuoi vivere meglio raggiungendo gli obiettivi, dagli un'occhiata.

La regola dei 5 minuti

Stiamo quasi finendo, ma prima di chiudere voglio parlarti di alcune abitudini che ho acquisito e che con me funzionano.

La prima è questa: se un'attività richiede meno di 5 minuti dal momento in cui la vedo a quello in cui la finisco, la svolgo immediatamente.

Il motivo è duplice:

1. Il mio cervello non deve elaborare tutte le informazioni necessarie all'esecuzione più di una volta: la prima volta che la esamino. Tempo guadagnato.
2. Me la tolgo dalla testa: non occupa più spazio in quel gruppo di “cose da fare”. Sì, potrei annotarla in Notion, ma lo riservo alle attività che richiedono più tempo.

La regola di ingoiare il rospo

Tratta dal libro sulla produttività di Brian Tracy, dice che dovremmo affrontare l'attività che richiede più sforzo per prima cosa al mattino, quando siamo più freschi dopo il riposo e abbiamo più energia.

Nel mio caso, posso confermare che funziona.

C'è però un'eccezione: i giorni in cui, per qualsiasi motivo, non mi sento abbastanza in forze per affrontare il rospo appena comincio.

In quei casi inizio con qualcosa di più leggero e semplice, che faccia da lubrificante, metta in moto il cervello, mi porti in “modalità ON” e poi sì: affronto il rospo. Come una principessa Disney.

Come disse Platone:

Platone

“L'inizio è la parte più importante del lavoro.”

Platón

Ma ricorda: vale solo per giornate molto isolate.

Musica di sottofondo

Posso lavorare senza musica, senza problemi. Purché ci sia un silenzio relativo, ovviamente. Come in una biblioteca, dove senti qualche passo — tacchi a spillo se sei in quella della facoltà di Giurisprudenza.

Tuttavia, quando lavori già da alcune ore e la stanchezza comincia a farsi sentire, mettere in sottofondo una musica che mi motivi mi aiuta a spingere ancora un po' e a continuare a “fare cose”.

Nel mio caso deve essere senza testo e non deve distrarmi.

È molto diversa da quella che ascolto, per esempio, quando vado a correre, ma l'obiettivo di risollevare l'umore è lo stesso.

Staccare

È difficile se sei un lavoratore autonomo. Ma con il tempo si può fare.

All'inizio, quando stai partendo e devi conquistare o mantenere i primi clienti, la verità è che, a meno che tu non sia un fenomeno capace di sbrigare tutto in molto meno tempo di quello fatturato, è difficile non pensarci mentre ti alleni o guardi una serie su Netflix la sera.

Ma man mano che il portafoglio clienti cresce e si definisce meglio, riuscirai a farlo.

Avrai già dimostrato il tuo valore, avrai un flusso di lavoro costante e potrai fissare le tue scadenze.

E se stabilisci scadenze ragionevoli, non sarà un’utopia spegnere il PC all’ora adatta nel 95% dei giorni: alle 5, alle 6, alle 7, alle 12 del mattino… Quella che preferisci.

Se può esserti utile, la mia è alle 7 di sera. E, salvo qualche sessione occasionale di mentoring, ci sto riuscendo.

Inoltre, so benissimo che un obiettivo prioritario del prossimo anno è anticipare questo orario di chiusura.

Extra: vita sana

Questa soluzione non vale soltanto per questo problema specifico, ma per tutto in generale.

Ci sono alcune cose che conviene fare a qualunque età:

• Mangiare bene.
• Fare esercizio.
• Riposare abbastanza.

Se segui queste tre raccomandazioni, ogni giorno ti alzerai con molta più energia per affrontare le attività, oltre a ottenere molti altri benefici per il corpo.

Abitudini, abitudini, abitudini.

Crea buone abitudini che ti aiutino a superare i momenti in cui sei più giù.

E con questo chiudo l'articolo.

È piuttosto diverso da quelli che scrivo abitualmente, ma penso che possa essere utile a molte persone che non vogliono diventare divinità della produttività — per quello servono altri sistemi e metodi —, ma desiderano affrontare un problema comune: l'eccesso di attività.

Se ti è piaciuto, sai che puoi iscriverti qui e ricevere ogni giovedì nella tua casella email un articolo sul business digitale e tutto ciò che gli ruota attorno.

Come questo.