Förlamning av för många uppgifter. Inte av analys

De flesta av oss känner till den berömda analysförlamningen.

Ja, den som gör att vi fastnar någonstans och inte avslutar en uppgift av skäl som:

• Rädsla för det tomma bladet.
• För mycket information för att ta itu med en uppgift.
• Ambitionen att utföra den “perfekt”.
• Och förstås ett överflöd av tankar och “pseudoanalyser” som bara är former av prokrastinering.

Men i dag ska jag inte prata om den, utan om motsatsen.

Jag menar förlamning av för många väntande uppgifter. Den är inte lika känd som den förra, men kan ha samma skadliga effekt.

Du vet, det där ögonblicket när du tittar på —eller tänker på— din uppgiftslista och inte kan bestämma dig för att ta itu med någon av dem. Till slut öppnar du mejlen för att se om något akut har kommit in och befriar dig från att behöva fatta ett beslut just nu…

Eller så tar du en kaffe för att se om koffeinet piggar upp dig. Det brukar det inte göra.

Eftersom någon kund till min mentorstjänst frågade mig om produktivitet och särskilt om det här problemet, tänker jag ge min syn på saken i den här artikeln.

Jag är varken psykolog eller coach —det är inte samma sak som mentor, om du undrar— men eftersom det har hänt mig och fortfarande händer mig, berättar jag om mina knep för att lösa det, ifall de hjälper dig.

Orsaker

Men innan knepen pratar vi lite om varför det här händer, eftersom orsakerna hänger nära ihop.

Till att börja med tar vi en klassiker bland klassiker.

#1. Brist på organisation

Jag vet inte hur du organiserar dig.

Eller ens om du organiserar dig.

Men oavsett om du har en chef eller kunder är det normalt att du har flera uppgifter att göra varje dag.

Och att vissa tar flera dagar.

Du vet: de är mycket långa, det finns hinder eller så är du beroende av tredje part.

Kanske håller du allihop i huvudet. I så fall tänker jag att du antingen precis har börjat arbeta eller sover mindre än du borde.

Jag säger det eftersom jag, liksom nästan alla andra, började så. Och jag vet vad som pågick i ditt huvud innan du lade dig om du ville ha allt organiserat inför nästa dag.

Eller så bryr du dig inte om att få en utskällning för att du inte levererar i tid. Det är också möjligt.

Det finns också de som föredrar det här:

Och ja, det fungerar för vissa, men jag tycker att det finns bättre alternativ.

Dem berättar jag om senare.

#2. Brist på prioritering

Nästa orsak är svårare att lösa.

Om du har en vettig chef räcker det att fråga, så är det löst.

Men om din chef är typen som säger att “allt är viktigt”, eller om du inte har någon chef utan flera kunder, vilken väljer du då?

Då har du inget annat val än att lära dig prioritera själv. Och tro mig: det är en av de mest värdefulla yrkesfärdigheterna.

#3. Brist på reproducerbara system

Om du möter en ny utmaning varje dag är det fantastiskt och väldigt roligt. Dessutom lär du dig massor.

Men:

• Risken för analysförlamning ökar.
• Det blir mycket svårare för huvudet att koppla bort någon gång: det tänker alltid på hur det ska lösa fall det aldrig har stött på tidigare och går därför ständigt på högvarv. Det är tröttande.

Samma sak kan hända om du väljer olika vägar varje gång du löser samma återkommande problem.

I mitt fall är det till exempel vanligt när jag arbetar med månadsrapporteringen för analysen i ett nytt projekt.

Första gången definierar jag den och hämtar uppgifterna. Men om jag har bråttom och inte dokumenterar ordentligt måste jag nästa månad stanna upp igen och fundera på varför jag valde just det mätvärdet och varifrån jag hämtade det.

Då upprepar jag hela processen och kontrollerar att jag har gjort likadant, genom att hämta den första månadens mätvärden på nytt för att kontrollera att uppgifterna inte skiljer sig.

Det är dubbelt arbete. Allt för att du inte dokumenterade systemet du skapade första gången.

Med tiden, när du har använt samma system flera gånger för att hämta uppgifterna, kan du göra det med förbundna ögon. Alltså, ju tidigare du systematiserar dina processer, desto bättre.

#4. Prokrastinering

Enligt Parkinsons lag gäller att arbetet expanderar tills det fyller den tid som avsatts för att utföra det.

Och det stämmer verkligen.

Därför prokrastinerar vi mycket mer än vi borde när vi inte har deadlines eller när de ligger långt fram:

• En kaffe med kollegan.
• En snabb titt på resultatet från Champions-lottningen på Marca.
• Ett ögonblick för att öppna den privata mejlen i mobilen.
• Eller ännu värre: WhatsApp eller sociala medier.

Alla dessa “ögonblick” tillsammans blir mycket tid.

För utöver tiden du faktiskt lägger på andra sysslor, måste du också lägga till tiden för “uppgiftsbytet” i hjärnan.

Om du gör en sak och vill göra en annan måste hjärnan “växla” och strukturera om dina tankar.

Det tar tid. Det sker inte omedelbart: det finns ett intervall innan hjärnan kan fokusera på det nya direktivet.

Och nej, den kan inte heller göra två saker samtidigt. Åtminstone inte medvetet.

Vi är inte byggda för multitasking.

Du kan inte läsa WhatsApp-gruppen med dina gamla universitetsvänner och samtidigt följa ett kickoff-samtal för ett projekt.

Glöm det. Det är en bluff.

Pränta in det här:

“Den mänskliga hjärnan multitaskar inte”.

Den utför en uppgift efter en annan mycket snabbt, men inte samtidigt.

Ja, uppgifter som att köra bil, äta eller röka utför hjärnan automatiskt på grund av upprepning —de flyttas från hjärnbarken till en lägre del— men det gäller inte arbetet du möter i vardagen.

#5. Avbrott

Hand i hand med den föregående orsaken kommer dessa.

De, bryter tvärt vårt tankeflöde kring det vi höll på med. Därför är de så skadliga.

När du ansvarar för ett team är de oundvikliga.

Ibland även utan team.

När du arbetar på ett kontor med andra är de oundvikliga.

Ibland även när du arbetar ensam på ditt kontor.

#6. Möten

Oavsett om de är:

• Med din avdelning.
• Med andra avdelningar.
• Med leverantörer.
• Med kunder.
• Med din närmaste chef.
• Med chefens chef.
• Kickoffmöten.
• Uppföljningsmöten.
• …

Under alla dessa skjuter du upp det du måste göra.

Vissa är nödvändiga, andra inte. Du bestämmer.

I mitt fall gör jag till exempel två saker:

1. Jag väljer mycket noggrant vilka möten jag har med teamet och när. Jag undviker alla jag kan.
2. Jag håller (nästan) inga kundmöten som jag inte tar betalt för.

Och ja, på det sättet förlorar jag kunder.

Men jag vinner tid, vilket i min situation är viktigare.

#7. För många uppgifter

Till slut kommer vi till den överlägset vanligaste orsaken. Problemet har fått sitt namn av en anledning.

I själva verket uppstår den av två skäl som verkar lika men inte är det.

Underskattning av den tid eller insats som krävs

Av dig eller av din chef.

Någon trodde i alla fall att du skulle avsluta ett visst antal uppgifter på kortare tid än det faktiskt tar.

Och listan rör sig förstås inte. På sin höjd kommer nya uppgifter in.

Om det är du själv som har underskattat tiden eller insatsen har du inget annat val än att bita ihop eller prata med den person som du ska leverera till.

Lugn, allt går att ta sig igenom.

Och man lär sig. Det gör man verkligen.

Om det är din chef finns det också en lösning —kanske. Senare pratar vi om backloggen och vad den används till.

Men jag säger det redan nu: överraskning, den fungerar inte alltid och inte med alla chefer.

Överskattning av förmåga eller viljestyrka

Den andra sidan av det föregående myntet: du har bedömt insatsen rätt, men överskattat din förmåga och —framför allt— kroppens viljestyrka att genomföra allt.

Det klassiska: försöka läsa in hela första årets sociologi kvällen före tentan.

Om det inte fungerade på universitetet och du gav upp klockan 3 på natten efter tre koppar kaffe, fungerar det ännu sämre i arbetslivet.

Du kanske kan göra en extra insats under en begränsad tid. Det har vi alla gjort.

Jag minns fortfarande den första utbildningen jag höll om ecommerce 2012. Den pågick i en månad och jag tog fram innehållet till varje pass kvällen innan och på helgerna.

Den månaden sov jag i genomsnitt 5 timmar per dygn.

Jag tror fortfarande inte att jag har återhämtat mig.

Skämt åsido: utöver att överskatta sin förmåga finns en annan viktig aspekt, nämligen att värdera insatsen.

Att upprepa något du har gjort tusen gånger är nämligen inte samma sak som att ta itu med en ny uppgift.

Om den är liten, okej. Men om den är stor eller komplicerad, glöm det.

Om den kräver både “tänkande och görande” —inte bara en av aktiviteterna— tro mig, då blir det jobbigt. Och kroppen kommer hela tiden att be dig prokrastinera.

För som jag säger: när du “gör” något du redan har gjort —eller något som liknar det— kommer du i gång utan problem.

Samma sak när du “tänker” på hur ett problem ska lösas, planerar en kampanj eller definierar en process som någon annan ska genomföra.

Även det får du lätt gjort.

Men det svåra, det som verkligen kräver “ansträngning”, är att tänka och samtidigt genomföra det själv.

Till exempel att utforma ett konsultuppdrag och sedan utföra ALLT du har planerat.

Eller skapa en kurs: att definiera innehållet är ganska enkelt, särskilt om du, som jag, vill ha allt välorganiserat innan du börjar. Men att sedan ta fram det… Där blir det jobbigt.

Hur som helst måste du tänka innan du tar itu med ett sådant projekt —kurs, konsultuppdrag… Börja inte bara “göra” utan att ha “tänkt” först, för då blir projektet garanterat inte färdigt. Eller så skriver du om det fyra gånger.

Helt säkert.

Kort sagt vill jag säga att när du uppskattar något ska du inte bara räkna timmar, utan också tänka på hur stor ansträngning uppgiften kräver.

Lösningar

Nu har vi gått igenom orsakerna till problemet, och de är uppenbart fler än man först kan tro.

Det är dags att lösa det.

Jag ger dig mina lösningar. De som fungerar för mig och som har gjort att jag kunnat driva flera projekt samtidigt.

Sedan jag började med digitala verksamheter minns jag knappt någon period då jag bara ägnade mig åt ett enda projekt, förutom vid enstaka tillfällen.

Om du har det som jag kanske detta hjälper.

Använd verktyg för organisation

Ditt huvud kan inte vara lagerplatsen för dina uppgifter.

Då använder du utrymme och kapacitet till att tänka på vad du måste göra i stället för att fokusera på att göra det.

Avlasta hjärnan från dessa uppgifter genom att använda ett verktyg.

Jag rekommenderar inte Post-it av många skäl, men de är bättre än ingenting.

Notion

Om du söker något mer avancerat men inte alltför komplicerat rekommenderar jag en app som Notion eller liknande, där du skriver upp uppgifterna du ska få klara varje dag och ordnar dem efter hur du tänker genomföra dem:

Du kan använda det i webbläsaren eller ladda ner appen till mobilen och datorn.

Gratisabonnemanget räcker mer än väl.

Prioritera. Lär dig hur

Det här kan vara mycket enkelt för dig om du, som jag nämnde tidigare, har en kompetent chef. Men utan en sådan kan det vara svårt.

Då måste du först lära dig att göra det själv.

Fastställ kriterier som:

• Deadline.
• Värdet som uppgiften skapar.
• Uppskattad tidsåtgång.
• Uppskattad ansträngning —det är inte samma sak, som jag förklarade tidigare.
• Hur mycket plats den tar i huvudet: tänk på hur hjärnan “frigörs” och går in i ett avslappnat läge när vissa uppgifter är klara, medan du efter andra nästan utan paus börjar med nästa.
• Kundens (verkliga) behov.

Och utifrån dem:

• Bestäm vad du ska göra varje dag.
• Och skriv in det i ett verktyg. Som det här.

Kalender

Ordningen i Notion räcker när det inte finns väldigt, väldigt många uppgifter. Men under perioder med ett överflöd av dem behöver jag ett steg till.

Det består i att bestämma konkreta tider för varje uppgift och lägga in dem i kalendern, så att jag “tvingar mig” att inte dra över tiden och fortsätter framåt med alla:

Jag använder Google Calendar, men du kan använda vilken kalender du vill så länge den gör det du behöver.

Undvik distraktioner

Vi sa att det här är svårt när man har ett team, men det finns alltid något man kan göra. Till exempel:

• Stäng av aviseringarna med ljus och ljud på mobilen.
• Och dem på datorn.
• Öppna mejlen vid bestämda tidpunkter. Till exempel i början av dagen, mitt på dagen och strax innan du slutar. Sluta titta hela tiden. Med tiden inser du att ingenting är så brådskande.
• Använd hörlurar med brusreducering —skillnaden är verkligen förvånande.
• Var bestämd när det behövs. Och säg: “jag kan inte nu, vi tar det senare”.

Ja, du blir kanske inte vinnare i tävlingen om byggnadens trevligaste kollega, men det du vill vinna är inte den titeln utan tid 😉

Skapa system

Grundläggande.

För varje återkommande uppgift. Lägg tid på att skapa systemet och upprepa det:

• Steg 1.
• Steg 2.
• Steg 3.
• …

Till slut blir det lika automatiskt som att köra bil. Eller nästan.

Dessutom behöver du inte stanna vid att skapa systemet, utan kan gå ett —eller två— steg längre.

Automatisera. Med AI och mer

Det första steget är att automatisera —utanför din egen hjärna— allt du kan:

• Bankavstämning.
• Daglig eller månatlig rapportering.
• Hantering av kampanjer.
• Publicering i olika sociala medier.

Vad som helst.

Tack vare AI och verktyg som Make och Zapier –samt kod från utvecklare i stora projekt- sparar du massor av tid på detta.

Dokumentera

Och det här är det andra steget.

Dokumentera processen eller systemet. För dig själv och dina kollegor.

Som en nödvändig del av systematiseringen kan du skapa Word-dokument, Excel-filer, Notion-sidor, tankekartor eller TXT-filer, men skriv ner dina processer.

Lita inte helt på ditt huvud och ditt minne; de behövs till viktigare saker.

Föra tidrapportering

Bra. Den här brukar vi inte gilla särskilt mycket.

Kanske för att vi tror att det är slöseri med tid.

Kanske för att du är chef och ser det som ett vapen mot dina anställda.

Kanske för att vi inte gillar att erkänna hur dåligt vi uppskattar den tid och ansträngning en uppgift kräver.

Men det är grundläggande.

Att veta hur mycket tid vi lägger på att avsluta en viss uppgift.

och hur många timmar vi varje vecka eller månad lägger på en viss typ av uppgifter.

Grundläggande.

För hur ska du annars kunna uppskatta rätt nästa gång utan att veta vad något faktiskt kostade dig att göra?

Det finns olika metoder, men för mig är den bästa i förhållandet “erhållen information delat med implementeringskostnad” en backlog i Excel.

Gillar du ordet? Vill du veta mer om det? Fortsätt läsa.

Agile marketing

En uppgiftsbacklog är, trots vad det kan verka, inte bara ett dokument. Den är mycket mer.

Den är det första steget i en metodik, agile —eller “agilism”, ett ord jag verkligen inte gillar— som går mycket längre.

Jag går inte igenom den i detalj här, eftersom jag i den här andra artikeln fördjupar mig i hur man tillämpar agile-metodik på marknadsföring och dess många fördelar.

Och ja, jag börjar med att förklara vad en backlog är och hur den kan användas.

Om du vill leva bättre och samtidigt nå dina mål, ta en titt.

5-minutersregeln

Vi börjar bli klara, men innan jag avslutar vill jag nämna några vanor som jag har skaffat mig och som fungerar för mig.

Den första är denna: om en uppgift tar mindre än 5 minuter från det att jag ser den tills den är klar, gör jag den direkt.

Skälet är dubbelt:

1. Min hjärna behöver bara bearbeta all information som krävs för att utföra den en gång: första gången jag granskar uppgiften. Det sparar tid.
2. Jag får bort den ur huvudet: den tar ingen plats i gruppen “saker jag måste göra”. Visst, jag skulle kunna skriva in den i Notion, men det sparar jag till uppgifter som tar längre tid.

Regeln om att äta grodan

Den kommer från Brian Tracys bok om produktivitet och säger att vi bör ta itu med den uppgift som kräver mest ansträngning först på morgonen, när vi är som piggast efter att ha vilat och har mest energi.

I mitt fall kan jag intyga att det fungerar så.

Det finns dock ett undantag: dagar då jag av någon anledning inte känner att jag orkar ta itu med grodan direkt när jag börjar.

Då börjar jag med något mjukare och enklare som smörjer hjärnan, får den i gång och sätter mig i “ON-läge”. Sedan tar jag grodan. Som en Disney-prinsessa.

Som Platon redan sade:

Platon

“Början är den viktigaste delen av arbetet.”

Platón

Men kom ihåg: detta gäller bara mycket enstaka dagar.

Bakgrundsmusik

Jag kan arbeta utan musik, inga problem. Så länge det är relativt tyst, förstås. Som på ett bibliotek, där man hör några steg —stilettklackar om du sitter på juridiska fakultetens bibliotek.

Men när du har arbetat några timmar och tröttheten börjar märkas hjälper det mig att sätta på musik som motiverar mig i bakgrunden, så att jag orkar fortsätta lite till med att “göra saker”.

För mig måste den vara utan text och inte distrahera mig.

Den är mycket annorlunda än det jag till exempel lyssnar på när jag springer, men målet att höja humöret är detsamma.

Koppla bort

Det här är jäkligt svårt om du är egenföretagare. Men med tiden går det.

I början, när du behöver hitta eller behålla dina första kunder, är det faktiskt svårt att inte tänka på jobbet när du tränar eller tittar på en serie på Netflix på kvällen —om du inte är ett geni som gör allt på mycket kortare tid än du fakturerar.

Men när kundportföljen växer och blir tydligare kan du göra det.

Då har du visat ditt värde, fått ett jämnt arbetsflöde och kan sätta dina egna deadlines.

Om du sätter rimliga deadlines är det ingen utopi att 95% av dagarna stänga datorn vid den tid du tycker är lämplig: klockan 5, 6, 7, 12 på förmiddagen… Den tid du själv tycker passar.

Om det hjälper: min tid är klockan 7 på kvällen. Förutom någon enstaka mentorsession lyckas jag allt bättre.

Dessutom vet jag helt säkert att ett prioriterat mål nästa år är att tidigarelägga denna sluttid.

Bonus: ett hälsosamt liv

Den här lösningen gäller inte bara just detta problem, utan allt i allmänhet.

Det finns vissa saker som är bra att göra oavsett ålder:

• Äta bra.
• Motionera.
• Vila tillräckligt.

Om du följer dessa tre rekommendationer vaknar du varje dag med mycket mer energi för att ta itu med uppgifterna, utöver många andra fördelar för kroppen.

Vanor, vanor, vanor.

Skapa goda vanor som hjälper dig genom stunderna när du är svagare.

Och därmed avslutar jag den här artikeln.

Den skiljer sig ganska mycket från det jag brukar skriva, men jag tror att den kan hjälpa många som inte vill bli en produktivitetsgud —för det krävs andra system och metoder— men som vill hantera ett vanligt problem: för många uppgifter.

Om du gillade den vet du att du kan prenumerera här och få en artikel om digitala affärer och allt runt omkring i din mejl varje torsdag.

Som den här.