Paralisia por excesso de tarefas. Não por excesso de análise

Mais ou menos toda a gente conhece a famosa paralisia por análise.

Sim, aquela que nos deixa presos num ponto e nos impede de terminar uma tarefa por motivos como:

Medo da página em branco.
Excesso de informação para enfrentar uma tarefa.
Ambição de uma execução “perfeita”.
E, claro, uma abundância de pensamentos e “pseudoanálises” que não passam de formas de procrastinação.

Pois bem, hoje não te vou falar dela, mas do seu contrário.

Refiro-me à paralisia por excesso de tarefas pendentes. Não é tão conhecida como a anterior, mas pode ter o mesmo efeito nocivo.

Sabe, aquele momento em que olha — ou pensa — na sua lista de tarefas e não te decide a enfrentar nenhuma. E acabas por abrir o email a ver se entrou algo urgente que te liberte da necessidade de tomar uma decisão naquele momento…

Ou vai beber um café para ver se a cafeína te desperta. O que raramente acontece.

Então, como alguns clientes do serviço de mentoria me perguntam sobre produtividade e, em concreto, sobre este problema, vou dar a minha visão neste artigo.

Não sou psicólogo nem coach — não é o mesmo que mentor, caso estivesses a perguntar —, mas como isto já me aconteceu e continua a acontecer, conto-te os meus truques para o resolver, caso te sejam úteis.

Causas

Mas antes dos truques, falemos um pouco dos motivos pelos quais isto acontece, porque estão muito relacionados entre si.

Para começar, vamos a um clássico dos clássicos.

#1. Falta de organização

Não sei como te organiza.

Ou sequer se te organiza.

Mas, quer tenhas um chefe quer tenhas clientes, o normal é teres várias tarefas para fazer todos os dias.

E algumas demorarem vários dias.

Sabe: ou são muito longas, ou há bloqueios, ou depende de terceiros.

Talvez as guardes todas na cabeça. Nesse caso, penso que ou está a começar a trabalhar, ou dorme menos do que devias.

Digo-te isto porque eu, como imagino que quase toda a gente, comecei assim. E sei o que se passava na sua cabeça antes de ires dormir se querias ter tudo organizado para o dia seguinte.

Ou isso, ou não te importas de levar um raspanete por não entregar a tempo, o que também pode acontecer.

Também há quem prefira isto:

E sim, funciona para algumas pessoas, mas penso que há opções melhores.

Conto-tas mais adiante.

#2. Falta de priorização

A causa seguinte é mais difícil de resolver.

Se tiveres um chefe competente, bastará perguntar-lhe e o problema ficará resolvido.

Mas se o seu chefe é daqueles que dizem “tudo é importante” ou, diretamente, não tem chefes mas tem vários clientes, por qual te decide?

Aí não tem outra opção senão aprender a priorizar por ti mesmo. E acredita, é uma das competências profissionais mais valiosas.

#3. Falta de sistemas replicáveis

Se todos os dias enfrentares um desafio novo, será fantástico e muito divertido. Além disso, aprenderás imenso.

Mas:

As probabilidades de paralisia por análise aumentam.
É muito mais difícil a sua cabeça desligar em algum momento: estará sempre a pensar em como resolver casos com que nunca lidou, por isso funcionará constantemente a toda a velocidade. E isso cansa.

O mesmo pode acontecer se, para resolver o mesmo problema recorrente, seguires caminhos diferentes de cada vez.

Por exemplo, no meu caso é muito habitual quando enfrento o reporting mensal da analítica de um projeto novo.

Na primeira vez defino-o e extraio os dados. Mas, se estiver com pressa e não documentar corretamente, no mês seguinte tenho de parar outra vez para pensar por que escolhi aquela métrica e de onde a retirei.

Tenho de repetir todo o processo e verificar se o fiz da mesma forma, extraindo novamente as métricas do primeiro mês para confirmar que não existem diferenças nos dados.

É duplicar o trabalho. E tudo por não teres documentado o sistema que estabeleceste na primeira vez.

Com o tempo e depois de seguires várias vezes o mesmo sistema para extrair os dados, conseguirás fazê-lo de olhos fechados. Portanto, quanto mais cedo sistematizares os seus processos, melhor.

#4. Procrastinação

A Lei de Parkinson dizia que o trabalho expande-se até ocupar o tempo disponível para a sua realização.

E é bem verdade.

Por isso, quando não tem prazos de entrega ou estes não estão próximos, procrastinamos muito mais do que convém:

Um café com o colega.
Ou ir ver o resultado do sorteio da Champions no Marca.
Ou abrir por um momento o email pessoal no celular.
Ou, pior ainda, WhatsApp ou as redes sociais.

Todos esses “momentos” somados dão bastante tempo.

Porque, além do tempo dedicado a essas outras tarefas, tem de acrescentar o tempo da “mudança de tarefa” que ocorre no seu cérebro.

Porque, se está a fazer uma coisa e quer fazer outra, o seu cérebro tem de “mudar o chip” e reestruturar os pensamentos.

E isso demora. Não é imediato: existe um intervalo até conseguir dedicar-se à nova orientação.

E não, também não consegue fazer duas coisas ao mesmo tempo. Pelo menos, conscientemente.

Não estamos preparados para o multitasking.

Não pode ler o grupo de WhatsApp dos amigos da universidade e, ao mesmo tempo, prestar atenção a uma call de kickoff de um projeto.

Esquece. É uma treta.

Grava isto a fogo:

“O cérebro humano não executa multitasking.”

Executa uma tarefa após outra muito rapidamente, mas não ao mesmo tempo.

Sim, há tarefas como conduzir, comer ou fumar que, devido à repetição, o cérebro executa automaticamente — passam do córtex cerebral para uma zona inferior —, mas isso não acontece com os trabalhos que enfrenta no dia a dia.

#5. Interrupções

De mãos dadas com a anterior, temos estas.

Que, mais uma vez, cortam pela raiz o nosso fluxo de pensamento sobre aquilo que estávamos a fazer. Por isso são tão prejudiciais.

Quando tem uma equipe a seu cargo, são inevitáveis.

Às vezes, mesmo sem equipe, também.

Quando trabalha num escritório com mais pessoas, são inevitáveis.

Às vezes, quando trabalha sozinho no seu gabinete, também.

#6. Reuniões

Sejam elas:

Com o seu departamento.
Com outros departamentos.
Com fornecedores.
Com clientes.
Com o seu chefe direto.
Com o chefe do seu chefe.
De kickoff.
De acompanhamento.
…

Em todas elas está a adiar o que tem de fazer.

Algumas são imprescindíveis, outras não. Você decide.

Por exemplo, no meu caso, faço duas coisas:

Seleciono muito bem as reuniões que tenho com a equipe e os respetivos momentos. Evito todas as que consigo.
Não faço quase nenhuma reunião com clientes que não seja paga.

E sim, ao fazê-lo assim perco clientes.

Mas ganho tempo, que na minha situação é mais importante.

#7. Excesso de tarefas

Chegámos finalmente à que é, de longe, a causa mais habitual de todas. Não é por acaso que o problema tem o seu nome.

Na realidade, acontece por dois motivos que parecem iguais, mas não são.

Subestimação do tempo ou do esforço necessário

Da sua parte ou da parte do seu chefe.

O caso é que alguém pensava que ias terminar um determinado número de tarefas em menos tempo do que aquele que realmente está a demorar.

E claro, a lista não anda. No máximo, entram tarefas novas.

Se foste você que subestimaste o tempo ou o esforço, não tem outra opção senão aguentar ou falar com a pessoa a quem tem de entregar o trabalho.

Não te preocupes, tudo se resolve.

E aprende-se. E de que maneira.

Se foi o seu chefe, também pode haver solução. Mais à frente falamos do backlog e para que serve.

Agora, já te aviso que, surpresa das surpresas, nem sempre funciona nem funciona com todos os chefes.

Sobrevalorização das capacidades ou da força de vontade

O outro lado da moeda: estimaste bem o esforço, mas sobrevalorizaste as suas capacidades e, sobretudo, a força de vontade do seu corpo para executar tudo.

O típico caso de estudar Sociologia do primeiro ano na noite anterior ao exame.

Se não funcionava na universidade e às 3 da manhã, depois de três cafés, já davas aquilo por impossível, no trabalho funcionará ainda menos.

Pode ser que faças um esforço extra temporariamente. Todos já o fizemos.

Ainda me lembro da primeira formação que dei sobre ecommerce em 2012. Durou um mês e eu preparava os conteúdos de cada sessão na tarde e noite do dia anterior e aos fins de semana.

Dormi em média 5 horas por dia durante esse mês.

Acho que ainda não recuperei.

Agora, a sério: para além de sobrevalorizar as capacidades, há outro aspeto importante, que é avaliar o esforço.

Não é a mesma coisa repetir algo que já fizeste mil vezes e enfrentar uma tarefa nova.

Mas se for algo grande ou complicado, esquece.

Se exigir “pensar e fazer” — e não apenas uma das duas atividades —, acredita que vai custar. E o seu corpo vai pedir-te para procrastinar a cada instante.

Porque, como digo, quando “faz” algo que já fizeste — ou que se parece com algo anterior — começa sem problema.

Ou quando te pões a “pensar” em como resolver um problema. Ou a planear uma campanha. Ou a definir um processo que outra pessoa vai executar.

Mais uma vez, isso sai-te facilmente.

Mas o complicado, aquilo que exige verdadeiro “esforço”, é pensar e, ao mesmo tempo, executar você próprio.

Por exemplo, planear uma consultoria e depois realizar TUDO o que planeaste.

Ou criar um curso: definir os conteúdos é bastante simples, sobretudo se, como eu, gosta de ter tudo bem organizado antes de começar. Mas depois produzi-los… Aí já custa.

O caso é que é obrigatório pensar antes de enfrentar um projeto destes — curso, consultoria, etc. Nem penses em “fazer” sem teres “pensado” antes, porque é quase certo que não acabas o projeto. Ou que o reescreves quatro vezes.

Mas mesmo.

Em suma, o que te quero dizer é que, quando estimas uma tarefa, não deve fazê-lo apenas em horas: também tem de pensar no esforço que ela implica.

Soluções

Bem, já apontámos as causas deste problema, que são claramente mais do que parecem à primeira vista.

É altura de lhe dar uma solução.

Vou dar-te as minhas. As que funcionam comigo e que me permitiram levar vários projetos em simultâneo.

Desde que comecei nisto dos negócios digitais, não me lembro de me ter dedicado apenas a um projeto, salvo em momentos pontuais.

Se te acontece o mesmo, talvez isto te ajude.

Usar ferramentas de organização

A sua cabeça não pode ser o armazém das suas tarefas.

Porque está a ocupar espaço e capacidade a pensar no que tem de fazer, em vez de te concentrares em fazê-lo.

Liberta o cérebro dessas tarefas usando alguma ferramenta.

Não recomendo os Post-it por muitas razões, mas são melhores do que nada.

Notion

Se procura algo mais avançado, mas não muito complexo, recomendo uma aplicação do tipo Notion ou semelhante, onde apontes as tarefas que tem de concluir todos os dias e as ordenes de acordo com a forma como as vai executar:

Pode vê-la no navegador ou baixar a aplicação para celular e PC.

O plano gratuito é mais do que suficiente.

Priorizar. Aprender a fazê-lo

Isto pode ser muito fácil para você se, como dizia antes, tem um chefe competente, mas pode não ser se esse não for o caso.

Então, a primeira coisa que tem de fazer é aprender a fazê-lo sozinho.

Para isso, estabelece critérios como:

Data de entrega.
Valor acrescentado pela tarefa.
Duração estimada.
Esforço estimado — que não é a mesma coisa, como expliquei antes.
Espaço que ocupa na sua cabeça: pensa em como, ao terminares algumas tarefas, o seu cérebro “se liberta” e entra numa zona de descanso, enquanto ao terminares outras começa logo a seguinte.
Necessidades reais do cliente.

E, com base neles:

Decide o que faz todos os dias.
E aponta-o numa ferramenta. Como esta que vem a seguir.

Calendário

Se a ordem no Notion chega quando não há muitas, muitas tarefas, em épocas de sobrecarga eu preciso de mais um pequeno passo.

Que consiste em definir horas concretas para cada tarefa e colocá-las no calendário, para me “obrigar” a não ultrapassar o tempo e a continuar a avançar em todas elas:

Eu uso o Google Calendar, mas você pode usar o que te parecer mais adequado aos seus objetivos.

Evitar distrações

Dizíamos que isto é difícil quando tem uma equipe, mas há sempre coisas que se podem fazer. Como:

Retirar as notificações luminosas e sonoras do celular.
E as do PC.
Abrir o email em momentos específicos. Por exemplo, ao começar o dia, ao meio-dia e mesmo antes de terminar. Nada de estar constantemente a consultá-lo. Com o tempo percebes que nada é assim tão urgente.
Usar auscultadores com cancelamento de ruído (a diferença é realmente surpreendente).
Ser assertivo quando é preciso. E dizer “agora não posso, vemos isso depois”.

Sim, não vai ganhar o concurso de colega mais simpático do edifício, mas o que procura ganhar não é isso: é tempo 😉

Criar sistemas

Básico.

Para qualquer tarefa repetitiva. Dedica tempo a estabelecer o sistema e repete-o:

Passo 1.
Passo 2.
Passo 3.
…

Chegará um momento em que será tão automático como conduzir. Ou quase.

Além disso, não tem de ficar apenas pela criação do sistema: pode ir um passo — ou dois — mais longe.

Automatizar. Com IA e mais

O primeiro passo é automatizar — fora do seu cérebro — tudo o que conseguires:

A reconciliação bancária.
O reporting diário ou mensal.
A gestão das campanhas.
A publicação em diferentes redes sociais.

Seja o que for.

Graças à IA e a ferramentas como Make e Zapier — além do código dos programadores em projetos grandes — vai poupar imenso tempo.

Documentar

E este é o segundo passo.

Documentar o processo ou sistema. Para você e para os seus colegas.

Parte imprescindível da sistematização: cria documentos Word, ficheiros Excel, páginas de Notion, mapas mentais ou TXT, mas escreve os seus processos.

Não confies tudo à sua mente e à sua memória, que servem para coisas mais importantes.

Controlar o tempo de trabalho

Bem. Esta normalmente agrada-nos pouco.

Talvez porque achamos que é uma perda de tempo.

Talvez porque é chefe e consideras que é uma arma para os seus funcionários.

Talvez porque não gostamos de admitir o quão mal estimamos a dedicação e o esforço que uma tarefa exige.

Mas é básico.

Saber quanto tempo dedicamos a terminar uma determinada tarefa.

E quantas horas dedicamos semanal ou mensalmente a um certo tipo de tarefas.

Básico.

Porque, caso contrário, como pretendes estimar corretamente da próxima vez sem saber quanto te custou realmente fazer algo?

Há vários métodos, mas para mim o melhor na relação “informação obtida dividida pelo custo de implementação” é usar um backlog montado em Excel.

Gosta da palavra pomposa? Quer mais informação? Continua a ler.

Agile marketing

O backlog de tarefas, embora possa parecer, não é apenas um documento. É muito mais.

É o primeiro passo de uma metodologia agile — ou “agilismo”, termo de que gosto muito pouco — que vai muito mais longe.

Não vou explicá-la em detalhe aqui porque, neste outro artigo, aprofundo como aplicar a metodologia agile ao marketing e as suas muitas vantagens.

E sim, começo por explicar o que é um backlog e como pode ser utilizado.

Se procura viver melhor e cumprir objetivos, dá uma vista de olhos.

A regra dos 5 minutos

Estamos quase a terminar, mas antes de fechar vou falar-te de alguns hábitos que adquiri e que funcionam comigo.

O primeiro é este: se uma tarefa demora menos de 5 minutos desde que a vejo até a terminar, faço-a naquele momento.

O motivo é duplo:

O meu cérebro não tem de processar toda a informação necessária à sua execução mais do que uma vez: a primeira vez que a revejo. Tempo que ganho.
Tiro-a da cabeça: deixa de ocupar espaço naquele grupo de “tenho de fazer”. Sim, podia apontá-la no Notion, mas reservo isso para tarefas que demoram mais.

A regra de engolir o sapo

Retirada do livro de produtividade de Brian Tracy, diz que devemos enfrentar a tarefa que exige mais esforço logo de manhã, quando estamos mais frescos depois de descansar e temos mais energia.

No meu caso, confirmo que é assim.

Mas há uma exceção: o dia em que, por qualquer motivo, não me sinto com forças para enfrentar o sapo assim que começo.

Nesses casos começo por algo mais leve e simples, que sirva de lubrificante, ponha o cérebro a funcionar, me coloque em “modo ON” e depois, sim, vou ao sapo. Como uma princesa Disney.

Como já dizia Platão:

Platão

“O começo é a parte mais importante do trabalho.”

Platón

Mas lembra-te: isto é para dias muito isolados.

Música de fundo

Consigo trabalhar sem música, sem problema. Desde que haja um silêncio relativo, claro. Como numa biblioteca, onde se ouvem alguns passos — saltos altos se estiveres na da Faculdade de Direito.

No entanto, depois de algumas horas e quando o cansaço começa a pesar, pôr de fundo uma música que me motive ajuda-me a dar mais um pouco e a continuar a “fazer coisas”.

No meu caso, tem de ser sem letra e não me pode desconcentrar.

É muito diferente da que ouço, por exemplo, para correr, mas o objetivo de levantar o ânimo é o mesmo.

Desligar

É complicado se fores trabalhador independente. Mas, com o tempo, consegue-se.

No início, quando está a começar e precisas de captar ou manter os primeiros clientes, a verdade é que, ou é um génio que despacha tudo em muito menos tempo do que faturaste, ou é difícil não pensar no trabalho enquanto treinas ou vê uma série na Netflix à noite.

Mas à medida que a sua carteira de clientes cresce e fica mais bem definida, conseguirás fazê-lo.

Já terás demonstrado o seu valor, terás um fluxo de trabalho constante e poderás definir os seus prazos.

E se definires prazos razoáveis, não será nenhuma utopia fechar o PC à hora que consideres adequada em 95% dos dias: às 5, às 6, às 7, às 12 da manhã… A que te parecer melhor.

Se te serve de alguma coisa, a minha é às 7 da tarde. E, salvo alguma sessão pontual de mentoria, estou a conseguir.

Além disso, tenho muito claro que um objetivo prioritário do próximo ano é antecipar esta hora de fecho.

Extra: vida saudável

Esta solução não é válida apenas para este problema em concreto, mas para tudo em geral.

Há certas coisas que convém fazer, tenhas a idade que tiveres:

Comer bem.
Fazer exercício.
Descansar o suficiente.

Se seguires estas três recomendações, vai acordar todos os dias com muito mais energia para enfrentar as tarefas, além de muitas outras vantagens para o seu corpo.

Hábitos, hábitos, hábitos.

Cria bons hábitos que te ajudem a aguentar os momentos em que estiveres mais em baixo.

E com isto termino o artigo.

É bastante diferente dos que escrevo habitualmente, mas penso que pode ajudar muita gente que não procura ser um deus da produtividade — para isso, os sistemas e métodos são outros —, mas quer lidar com um problema habitual: o excesso de tarefas.

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Como este.