Paralysie par excès de tâches. Pas par excès d’analyse

À peu près tout le monde connaît la célèbre paralysie par l’analyse.

Oui, celle qui nous bloque à un moment donné et nous empêche de terminer une tâche pour des raisons comme :

• La peur de la page blanche.
• Un excès d’informations pour aborder une tâche.
• L’ambition d’une exécution « parfaite ».
• Et, bien sûr, une profusion de pensées et de « pseudo-analyses » qui ne sont rien d’autre que des formes de procrastination.

Eh bien, aujourd’hui je ne vais pas tu parler de celle-là, mais de son contraire.

Je parle de la paralysie causée par un excès de tâches en attente. Elle est moins connue que la précédente, mais peut avoir le même effet néfaste.

Tu sais, ce moment où tu regarde — ou penses à — ton liste de tâches sans parvenir à en attaquer une seule. Et tu finis par ouvrir tes e-mails au cas où quelque chose d’urgent serait arrivé et tu dispenserait de prendre une décision maintenant…

Ou par tu faire un café pour voir si la caféine tu réveille. Ce qui est rarement le cas.

Alors, comme certains clients du service de mentorat me posent des questions sur la productivité et, plus précisément, sur ce problème, je vais donner mon point de vue dans cet article.

Je ne suis ni psychologue ni coach — ce n’est pas la même chose qu’un mentor, si tu tu le demandiez — mais comme cela m’est arrivé et m’arrive encore, je tu donne mes astuces pour y remédier, au cas où elles tu seraient utiles.

Causes

Mais avant les astuces, parlons un peu des raisons pour lesquelles cela arrive, car elles sont étroitement liées les unes aux autres.

Pour commencer, attaquons-nous à un grand classique.

#1. Manque d’organisation

Je ne sais pas comment tu tu organises.

Ni même si tu tu organises.

Mais que tu ayez un chef ou des clients, il est normal d’avoir plusieurs tâches à accomplir chaque jour.

Et que certaines tu prennent plusieurs jours.

Tu sais : soit elles sont très longues, soit il y a des blocages, soit tu dépends de tiers.

Peut-être les gardes-tu toutes dans ton tête. Dans ce cas, je pense que soit tu débutez dans le monde du travail, soit tu dors moins que tu ne le devriez.

Je tu le dis parce que j’ai commencé comme ça, comme presque tout le monde, j’imagine. Et je sais ce qui se passait dans ton tête avant de tu coucher si tu vouliez que tout soit organisé pour le lendemain.

Ou alors les reproches pour retard ne tu dérangent pas, ce qui est aussi possible.

Certains préfèrent également ceci :

Et oui, cela fonctionne pour certains, mais je pense qu’il existe de meilleures options.

Je tu en parlerai plus tard.

#2. Manque de priorisation

La cause suivante est plus difficile à résoudre.

Si tu as un chef compétent, il suffira de lui demander pour régler le problème.

Mais si ton chef est du genre « tout est important » ou si tu n’as pas de chef mais plusieurs clients, lequel choisis-tu ?

Tu n’as alors pas d’autre choix que d’apprendre à prioriser toi-même. Et crois-moi, c’est l’une des compétences professionnelles les plus précieuses.

#3. Manque de systèmes reproductibles

Si tu relevez chaque jour un nouveau défi, ce sera formidable et très amusant. En plus, tu apprendrez énormément.

Mais :

• Les risques de paralysie par l’analyse augmentent.
• Il est beaucoup plus difficile pour ton tête de décrocher : elle cherchera sans cesse comment résoudre des cas qu’elle n’a jamais rencontrés, tournera constamment à plein régime, et cela fatigue.

La même chose peut tu arriver si tu empruntez un chemin différent chaque fois que tu résolvez le même problème récurrent.

Dans mon cas, par exemple, cela arrive souvent lorsque je dois préparer le reporting mensuel des données analytiques d’un nouveau projet.

La première fois, je le définis et j’extrais les données. Mais si je suis pressé et que je ne documente pas correctement, le mois suivant je dois à nouveau m’arrêter pour réfléchir à la raison pour laquelle j’ai choisi cette métrique et à l’endroit où je l’ai trouvée.

Je dois répéter tout le processus et vérifier que je l’ai réalisé de la même façon, en extrayant à nouveau les métriques du premier mois pour m’assurer qu’il n’y a aucune différence dans les données.

C’est faire le travail deux fois. Tout ça parce que tu n’as pas documenté le système établi la première fois.

Avec le temps, après avoir suivi plusieurs fois le même système pour extraire les données, tu pourrez le faire les yeux fermés. Donc, plus tôt tu systématiserez tes processus, mieux ce sera.

#4. Procrastination

La loi de Parkinson dit que le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.

Et c’est très vrai.

C’est pourquoi, quand tu n’as pas de date limite ou qu’elle est éloignée, nous procrastinons bien plus que nous ne le devrions :

• Un café avec un collègue, par exemple.
• Ou aller voir le résultat du tirage de la Ligue des champions sur Marca.
• Ou ouvrir un instant sa messagerie personnelle sur son téléphone.
• Ou, pire encore, WhatsApp ou les réseaux sociaux.

Tous ces « moments » additionnés représentent beaucoup de temps.

Car, au temps consacré à ces autres activités, il faut ajouter celui du « changement de tâche » qui se produit dans ton cerveau.

Parce que si tu fais une chose et veux en faire une autre, ton cerveau doit « changer de logiciel » et restructurer tes pensées.

Et cela prend du temps. Ce n’est pas immédiat : il existe un intervalle avant qu’il puisse se consacrer à la nouvelle consigne.

Et non, il n’est pas non plus capable de faire deux choses à la fois. Du moins, consciemment.

Nous ne sommes pas faits pour le multitâche.

Tu ne peux pas lire le groupe WhatsApp de tes amis de fac tout en suivant un appel de lancement de projet.

Oublie ça. C’est du vent.

Gravez-le dans ton esprit :

« Le cerveau humain n’exécute pas plusieurs tâches à la fois. »

Il réalise une tâche après l’autre très rapidement, mais pas simultanément.

Oui, certaines tâches comme conduire, manger ou fumer sont exécutées automatiquement par le cerveau grâce à la répétition — elles passent du cortex cérébral à une zone inférieure — mais ce n’est pas le cas des travaux auxquels tu es confronté au quotidien.

#5. Interruptions

Dans le prolongement de la cause précédente, il y a celles-ci.

Une fois encore, elles coupent net le fil de nos pensées sur ce que nous étions en train de faire. Voilà pourquoi elles sont si nuisibles.

Quand tu dirigez une équipe, elles sont inévitables.

Parfois, elles le sont même sans équipe.

Quand tu travailles dans un bureau avec d’autres personnes, elles sont inévitables.

Parfois, elles le sont même lorsque tu travailles seul dans ton bureau.

#6. Réunions

Qu’elles soient :

• Avec ton service.
• Avec d’autres services.
• Avec des fournisseurs.
• Avec des clients.
• Avec ton supérieur direct.
• Avec le supérieur de ton supérieur.
• De lancement.
• De suivi.
• …

Dans toutes ces réunions, tu repoussez ce que tu dois faire.

Certaines sont indispensables, d’autres non. À tu de décider.

Dans mon cas, par exemple, je fais deux choses :

1. Je sélectionne très soigneusement les réunions avec l’équipe et leur horaire. J’évite toutes celles que je peux.
2. Je ne fais presque aucune réunion avec un client si elle n’est pas facturée.

Et oui, en procédant ainsi, je perds des clients.

Mais je gagne du temps, ce qui, dans ma situation, est plus important.

#7. Excès de tâches

Nous arrivons enfin à ce qui est, de loin, la cause la plus courante de toutes. Ce n’est pas pour rien que le problème porte son nom.

En réalité, cela se produit pour deux raisons qui semblent identiques mais ne le sont pas.

Sous-estimation du temps ou de l’effort nécessaire

De ton part ou de celle de ton chef.

Le fait est que quelqu’un pensait que tu termineriez un certain nombre de tâches en moins de temps qu’il ne tu en faut réellement.

Et bien sûr, la liste n’avance pas. Au mieux, de nouvelles tâches s’y ajoutent.

Si c’est tu qui as sous-estimé le temps ou l’effort, tu n’as d’autre choix que d’assumer ou de parler à la personne à qui tu dois livrer le travail.

Ne tu inquiétez pas, on finit toujours par s’en sortir.

Et on apprend. Ça, oui, on apprend.

Si c’est ton chef, il existe peut-être aussi une solution. Nous parlerons plus loin du backlog et de son utilité.

Mais je tu préviens déjà que, ô surprise, cela ne fonctionne pas toujours ni avec tous les chefs.

Surestimation des capacités ou de la volonté

L’autre face de la médaille : tu as correctement estimé l’effort, mais surestimé tes capacités et, surtout, la volonté de ton corps d’exécuter toutes les tâches.

Le cas typique : réviser la sociologie de première année la veille de l’examen.

Si cela ne fonctionnait pas à la fac et qu’à 3 heures du matin, après trois cafés, tu abandonniez, cela fonctionnera encore moins au travail.

Il se peut que tu fournissiez un effort supplémentaire pendant un temps. Nous l’avons tous fait.

Je me souviens encore de la première formation sur l’ecommerce que j’ai donnée en 2012. Elle durait un mois et je préparais le contenu de chaque séance la veille au soir et le week-end.

J’ai dormi en moyenne 5 heures par jour pendant ce mois.

Je crois que je ne m’en suis toujours pas remis.

Trêve de plaisanterie : au-delà de la surestimation de ses capacités, il existe un autre aspect important : évaluer l’effort.

Répéter quelque chose que tu as fait mille fois n’a rien à voir avec le fait d’affronter une nouvelle tâche.

Mais si c’est quelque chose de gros ou de compliqué, oublie.

Si cela exige de « penser et faire » — pas seulement l’une des deux activités — crois-moi, ce sera difficile. Et ton corps tu poussera à procrastiner à chaque instant.

Car, comme je le dis, lorsque tu « fais » quelque chose que tu as déjà fait — ou qui ressemble à quelque chose d’antérieur — tu tu y mets sans problème.

Ou lorsque tu commences à « réfléchir » à la manière de résoudre un problème. Ou à concevoir une campagne. Ou à définir un processus qu’un autre exécutera.

Là encore, tu tu en sortez facilement.

Mais ce qui est compliqué, ce qui demande réellement un « effort », c’est réfléchir et exécuter soi-même en même temps.

Par exemple, concevoir une mission de conseil puis réaliser TOUT ce que tu as prévu.

Ou créer une formation : définir le contenu est assez simple, surtout si, comme moi, tu aimes que tout soit bien organisé avant de tu lancer. Mais ensuite, le produire… Là, ça devient difficile.

Le fait est qu’il faut impérativement réfléchir avant d’aborder ce type de projet — formation, conseil, etc. Ne tu avisez pas de « faire » sans avoir « réfléchi » avant, car tu ne terminerez certainement pas le projet. Ou tu le réécrirez quatre fois.

À coup sûr.

En définitive, ce que je veux tu dire ici, c’est que lorsque tu estimez une tâche, il ne faut pas seulement penser en heures, mais aussi à l’effort qu’elle implique.

Solutions

Bon, nous avons recensé les causes de ce problème, qui sont clairement plus nombreuses qu’elles ne le paraissent au premier abord.

Il est temps d’y apporter une solution.

Je vais tu donner les miennes. Celles qui fonctionnent pour moi et qui m’ont permis de mener plusieurs projets de front.

Depuis que je me suis lancé dans le numérique, je ne me souviens pas m’être consacré à un seul projet, sauf à de rares moments.

Si tu es comme moi, cela pourra peut-être tu aider.

Utiliser des outils d’organisation

Ton tête ne peut pas servir d’entrepôt à tes tâches.

Car tu mobilisez de l’espace et des capacités à penser à ce que tu dois faire au lieu de tu concentrer sur l’action.

Déchargez ton cerveau de ces tâches en utilisant un outil.

Je ne recommande pas les Post-it pour de nombreuses raisons, mais c’est toujours mieux que rien.

Notion

Si tu cherches quelque chose de plus avancé sans être très complexe, je recommande une application de type Notion ou similaire, dans laquelle tu note les tâches à accomplir chaque jour et les classez selon la façon dont tu vas les exécuter :

Tu peux la consulter dans le navigateur ou télécharger son application pour mobile et PC.

L’offre gratuite est largement suffisante.

Prioriser. Apprendre à le faire

Cela peut être très facile pour tu si, comme je le disais plus haut, tu as un chef compétent, mais pas forcément dans le cas contraire.

La première chose à faire est donc d’apprendre à prioriser par toi-même.

Pour cela, définissez des critères comme :

• Date de livraison.
• Valeur apportée par la tâche.
• Durée estimée.
• Effort estimé — ce n’est pas la même chose, comme je l’expliquais plus haut.
• Espace occupé dans ton tête : penses à la manière dont l’achèvement de certaines tâches « libère » ton cerveau et le met en mode détente, tandis qu’après d’autres, tu enchaînez presque immédiatement sur la suivante.
• Besoins réels du client.

Et, sur cette base :

• Décide de ce que tu ferez chaque jour.
• Et note-le dans un outil. Comme celui qui suit.

Calendrier

Si l’ordre dans Notion suffit quand il n’y a pas énormément de tâches, en période de surabondance j’ai besoin d’un petit pas supplémentaire.

Il consiste à attribuer des heures précises à chaque tâche et les inscrire dans le calendrier, afin de « m’obliger » à ne pas dépasser le temps prévu et à avancer sur chacune :

J’utilise Google Calendar, mais tu peux employer celui qui tu semble remplir tes objectifs.

Éviter les distractions

Nous disions que c’était difficile quand on a une équipe, mais il y a toujours des choses à faire. Par exemple :

• Supprimer les notifications visuelles et sonores du téléphone.
• Et celles du PC.
• Ouvrir ses e-mails à des moments précis. Par exemple au début de la journée, à midi et juste avant de terminer. Pas question de les consulter sans arrêt. Avec le temps, on se rend compte que rien n’est si urgent.
• Utiliser un casque à réduction de bruit (le changement est réellement surprenant).
• Être assertif quand il le faut. Et dire : « Je ne peux pas maintenant, nous verrons ça plus tard. »

Oui, tu ne remporterez pas le concours du collègue le plus sympathique de l’immeuble, mais ce que tu cherches à gagner, ce n’est pas ça : c’est du temps 😉

Créer des systèmes

Essentiel.

Pour toute tâche répétitive. Consacres du temps à établir le système et répétez-le :

• Étape 1.
• Étape 2.
• Étape 3.
• …

Il arrivera un moment où ce sera aussi automatique que conduire. Ou presque.

En outre, tu n’as pas à tu arrêter à la création du système : tu peux aller un pas — ou deux — plus loin.

Automatiser. Avec l’IA et plus encore

La première étape consiste à automatiser — en dehors de ton cerveau — tout ce que tu peux :

• Le rapprochement bancaire.
• Le reporting quotidien ou mensuel.
• La gestion des campagnes.
• La publication sur différents réseaux sociaux.

Peu importe quoi.

Grâce à l’IA et à des outils comme Make et Zapier — ainsi qu’au code des développeurs sur les gros projets — tu économiserez un temps considérable.

Documenter

Et voici la deuxième étape.

Documenter le processus ou le système. Pour toi-même et pour tes collègues.

Élément indispensable de la systématisation : crée des documents Word, des fichiers Excel, des pages Notion, des cartes mentales ou des TXT, mais écrivez tes processus.

Ne confiez pas tout à ton esprit et à ton mémoire : ils servent à des choses plus importantes.

Suivre son temps de travail

Bon. Celle-ci nous plaît généralement peu.

Peut-être parce que nous pensons que c’est une perte de temps.

Peut-être parce que tu es chef et que tu la considère comme une arme pour tes employés.

Peut-être parce que nous n’aimons pas reconnaître à quel point nous estimons mal le temps et l’effort qu’exige une tâche.

Mais c’est essentiel.

Savoir combien de temps nous consacrons à terminer une tâche précise.

Et combien d’heures nous consacrons chaque semaine ou chaque mois à un certain type de tâches.

Essentiel.

Sinon, comment comptez-tu estimer correctement la prochaine fois sans savoir ce que cela tu a réellement coûté ?

Il existe différentes méthodes, mais pour moi, la meilleure en matière d’« information obtenue divisée par coût de mise en œuvre » consiste à utiliser un backlog créé dans Excel.

Tu aimes ce joli mot ? Tu veux en savoir plus ? Continue à lire.

Agile marketing

Le backlog de tâches, même s’il en a l’air, n’est pas seulement un document. C’est bien plus.

C’est la première étape d’une méthodologie agile — ou de « l’agilisme », terme que j’aime très peu — qui va beaucoup plus loin.

Je ne vais pas la détailler ici, car dans cet autre article j’explique en profondeur comment appliquer la méthodologie agile au marketing et ses nombreux avantages.

Et oui, je commence par expliquer ce qu’est un backlog et comment l’utiliser.

Si tu cherches à mieux vivre tout en atteignant tes objectifs, jetez-y un œil.

La règle des 5 minutes

Nous arrivons presque au bout, mais avant de conclure, je vais tu parler de quelques habitudes que j’ai acquises et qui fonctionnent pour moi.

La première est la suivante : si une tâche me prend moins de 5 minutes entre le moment où je la vois et celui où je la termine, je l’exécute immédiatement.

La raison est double :

1. Mon cerveau n’a pas à traiter toutes les informations nécessaires à son exécution plus d’une fois: la première fois où je l’examine. Du temps gagné.
2. Je la sors de ma tête: elle ne prend plus de place dans la catégorie « à faire ». Oui, je pourrais la noter dans Notion, mais je réserve cela aux tâches plus longues.

La règle d’avaler le crapaud

Tirée du livre de productivité de Brian Tracy, elle dit que nous devons affronter la tâche qui demande le plus d’effort dès le matin, lorsque nous sommes le plus frais après nous être reposé et que nous avons le plus d’énergie.

Dans mon cas, je confirme que c’est vrai.

Il existe toutefois une exception : les jours où, pour une raison quelconque, je ne me sens pas capable d’affronter le crapaud dès mon arrivée.

Dans ces cas-là, je commence par quelque chose de plus doux et plus simple, qui sert de lubrifiant, met mon cerveau en route, me place en « mode ON », puis je m’attaque au crapaud. Telle une princesse Disney.

Comme l’a dit Platon :

Platon

« Le commencement est la partie la plus importante du travail. »

Platón

Mais n’oublie pas : cela ne vaut que pour des jours très isolés.

Musique de fond

Je peux travailler sans musique, sans problème. À condition qu’il y ait un silence relatif, bien sûr. Comme dans une bibliothèque, où l’on entend quelques pas — des talons aiguilles si tu es dans celle de la faculté de droit.

Cependant, après plusieurs heures de travail, quand la fatigue commence à peser, mettre en fond une musique qui me motive m’aide à fournir un dernier effort et à continuer à « faire des choses ».

Dans mon cas, elle doit être sans paroles et ne pas me déconcentrer.

Elle est très différente de celle que j’écoute, par exemple, pour aller courir, mais l’objectif de remonter le moral est le même.

Déconnecter

C’est difficile si tu es indépendant. Mais avec le temps, c’est possible.

Au début, lorsque tu démarrez et dois obtenir ou conserver tes premiers clients, la vérité est que, sauf si tu es un génie qui expédie tout en bien moins de temps que tu ne facturez, il est difficile de ne pas y penser pendant ton entraînement ou en regardant une série sur Netflix le soir.

Mais à mesure que ton portefeuille de clients grandit et se précise, tu pourrez y parvenir.

Tu aurez déjà démontré ton valeur, tu disposerez d’un flux de travail constant et pourrez fixer tes délais.

Et avec des délais raisonnables, fermer le PC à l’heure qui tu convient 95 % des jours ne sera pas une utopie : 5 h, 6 h, 7 h, 12 h… À tu de choisir.

Si cela peut tu servir, la mienne est 7 h du soir. Et, sauf quelques séances ponctuelles de mentorat, j’y parviens.

En outre, je sais parfaitement qu’un objectif prioritaire de l’année prochaine est d’avancer cette heure de fin.

Bonus : une vie saine

Cette solution ne vaut pas seulement pour ce problème précis, mais pour tout en général.

Il y a certaines choses qu’il est bon de faire quel que soit ton âge :

• Bien manger.
• Faire de l’exercice.
• Se reposer suffisamment.

Si tu suivez ces trois recommandations, tu tu lèverez chaque jour avec beaucoup plus d’énergie pour affronter tes tâches, sans compter de nombreux autres bienfaits pour ton corps.

Des habitudes, des habitudes, des habitudes.

Crée de bonnes habitudes qui tu aident à tenir dans les moments où tu es plus faible.

Et c’est ainsi que je termine cet article.

Il est assez différent de ceux que j’écris habituellement, mais je pense qu’il peut aider beaucoup de personnes qui ne cherchent pas à devenir des dieux de la productivité — les systèmes et méthodes seraient alors différents — mais veulent gérer un problème courant : l’excès de tâches.

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