Lähmung durch zu viele Aufgaben. Nicht durch zu viel Analyse

Mehr oder weniger kennen wir alle die berühmte Analyseparalyse.

Ja, genau die, die uns an irgendeinem Punkt festhält und verhindert, dass wir eine Aufgabe beenden, etwa aus folgenden Gründen:

• Angst vor dem leeren Blatt.
• Zu viele Informationen, um eine Aufgabe anzugehen.
• Der Anspruch auf eine „perfekte“ Umsetzung.
• Und natürlich eine Fülle von Gedanken und „Pseudoanalysen“, die nichts anderes als Formen der Prokrastination sind.

Nun, heute geht es nicht darum, sondern um das Gegenteil.

Ich meine die Lähmung durch zu viele unerledigte Aufgaben. Sie ist weniger bekannt als die vorherige, kann aber dieselbe schädliche Wirkung haben.

Du kennst diesen Moment: Du schaust auf deine Aufgabenliste — oder denkst daran — und kannst dich nicht entscheiden, welche Aufgabe du angehen sollst. Am Ende öffnest du deine E-Mails, falls etwas Dringendes eingegangen ist, das dich gerade von einer Entscheidung befreit …

Oder du holst dir einen Kaffee, damit das Koffein dich aufweckt. Was meistens nicht passiert.

Da mich einige Kunden des Mentoring-Services nach Produktivität und speziell nach diesem Problem fragen, schildere ich in diesem Artikel meine Sicht darauf.

Ich bin weder Psychologe noch Coach — das ist nicht dasselbe wie ein Mentor, falls du dich das fragst —, aber da es mir selbst passiert ist und weiterhin passiert, verrate ich dir meine Tricks dagegen, falls sie dir helfen.

Ursachen

Bevor wir zu den Tricks kommen, sprechen wir kurz darüber, warum das passiert, denn die Gründe hängen eng miteinander zusammen.

Beginnen wir mit einem Klassiker unter den Klassikern.

#1. Mangelnde Organisation

Ich weiß nicht, wie du dich organisierst.

Oder ob du dich überhaupt organisierst.

Aber egal, ob du einen Chef oder Kunden hast: Normalerweise stehen jeden Tag mehrere Aufgaben an.

Und manche davon dauern mehrere Tage.

Du weißt schon: Entweder sind sie sehr umfangreich, es gibt Blockaden oder du bist von Dritten abhängig.

Vielleicht behältst du sie alle im Kopf. Dann denke ich, dass du entweder gerade erst ins Berufsleben startest oder weniger schläfst, als du solltest.

Ich sage das, weil ich — wie vermutlich fast alle — so angefangen habe. Und ich weiß, was vor dem Einschlafen in deinem Kopf vorging, wenn du für den nächsten Tag alles organisiert haben wolltest.

Oder es stört dich nicht, Ärger zu bekommen, weil du nicht rechtzeitig lieferst. Das wäre auch möglich.

Manche bevorzugen auch das hier:

Und ja, bei manchen funktioniert es, aber ich glaube, es gibt bessere Möglichkeiten.

Die stelle ich dir später vor.

#2. Fehlende Priorisierung

Die nächste Ursache ist schwieriger zu lösen.

Wenn du einen kompetenten Chef hast, reicht es, ihn zu fragen, und die Sache ist geklärt.

Aber wenn dein Chef zu den Leuten gehört, bei denen „alles wichtig“ ist, oder du gar keinen Chef, dafür aber mehrere Kunden hast: Für wen entscheidest du dich?

Dann bleibt dir nichts anderes übrig, als selbst priorisieren zu lernen. Und glaub mir: Das ist eine der wertvollsten beruflichen Fähigkeiten.

#3. Fehlende wiederholbare Systeme

Wenn du jeden Tag vor einer neuen Herausforderung stehst, ist das großartig und sehr spannend. Außerdem lernst du eine Menge.

Aber:

• Die Wahrscheinlichkeit einer Analyseparalyse steigt.
• Es wird viel schwerer, irgendwann abzuschalten: Dein Kopf überlegt ständig, wie er Fälle lösen kann, mit denen er noch nie zu tun hatte, läuft also permanent auf Hochtouren. Und das ist anstrengend.

Das Gleiche kann passieren, wenn du bei demselben wiederkehrenden Problem jedes Mal einen anderen Lösungsweg wählst.

Bei mir ist das zum Beispiel typisch, wenn ich das monatliche Reporting für die Analytics eines neuen Projekts vorbereite.

Beim ersten Mal definiere ich es und ziehe die Daten. Wenn ich aber unter Zeitdruck stehe und nicht sauber dokumentiere, muss ich im nächsten Monat wieder überlegen, warum ich diese Kennzahl gewählt und woher ich sie genommen habe.

Ich muss den gesamten Prozess wiederholen und prüfen, ob ich alles genauso gemacht habe, indem ich auch die Kennzahlen des ersten Monats erneut abrufe, um Unterschiede in den Daten auszuschließen.

Das ist doppelte Arbeit. Und nur, weil du das beim ersten Mal festgelegte System nicht dokumentiert hast.

Mit der Zeit und nachdem du mehrmals dasselbe System zur Datenextraktion genutzt hast, kannst du es mit geschlossenen Augen. Deshalb: Je früher du deine Prozesse systematisierst, desto besser.

#4. Prokrastination

Das Parkinsonsche Gesetz besagt: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Und das stimmt absolut.

Wenn du keine Fristen hast oder sie noch weit entfernt sind, prokrastinieren wir deshalb viel mehr, als gut wäre:

• Vielleicht ein Kaffee mit dem Kollegen.
• Vielleicht kurz das Ergebnis der Champions-League-Auslosung bei Marca anschauen.
• Vielleicht einen Moment die private E-Mail auf dem Handy öffnen.
• Oder schlimmer noch: WhatsApp oder soziale Netzwerke.

All diese „Momente“ summieren sich zu einer Menge Zeit.

Denn zusätzlich zu der Zeit, die du mit diesen anderen Dingen verbringst, musst du die Zeit für den „Aufgabenwechsel“ in deinem Gehirn hinzurechnen.

Denn wenn du eine Sache machst und zu einer anderen wechseln willst, muss dein Gehirn „umschalten“ und deine Gedanken neu strukturieren.

Und das dauert. Es passiert nicht sofort: Es gibt eine Übergangszeit, bis es sich auf die neue Vorgabe einstellen kann.

Und nein, zwei Dinge gleichzeitig kann es ebenfalls nicht. Zumindest nicht bewusst.

Wir sind nicht für Multitasking gemacht.

Du kannst nicht die WhatsApp-Gruppe deiner Freunde aus der Uni lesen und gleichzeitig einem Projekt-Kickoff-Call folgen.

Vergiss es. Das ist Unsinn.

Präg dir das ein:

„Das menschliche Gehirn betreibt kein Multitasking.“

Es erledigt eine Aufgabe nach der anderen sehr schnell, aber nicht gleichzeitig.

Ja, Tätigkeiten wie Autofahren, Essen oder Rauchen führt das Gehirn durch Wiederholung automatisch aus — sie verlagern sich von der Großhirnrinde in einen tieferen Bereich —, aber das gilt nicht für die Aufgaben, denen du im Alltag begegnest.

#5. Unterbrechungen

Eng mit der vorherigen Ursache verbunden sind diese hier.

Sie unterbrechen unseren Gedankengang zu dem, was wir gerade getan haben, abrupt. Deshalb sind sie so schädlich.

Wenn du ein Team leitest, sind sie unvermeidbar.

Manchmal auch ohne Team.

Wenn du mit anderen Menschen in einem Büro arbeitest, sind sie unvermeidbar.

Manchmal auch, wenn du allein in deinem Büro arbeitest.

#6. Besprechungen

Egal ob:

• Mit deiner Abteilung.
• Mit anderen Abteilungen.
• Mit Lieferanten.
• Mit Kunden.
• Mit deinem direkten Vorgesetzten.
• Mit dem Vorgesetzten deines Vorgesetzten.
• Kickoff-Meetings.
• Follow-up-Meetings.
• …

In all diesen Besprechungen schiebst du das auf, was du eigentlich erledigen musst.

Manche sind unverzichtbar, andere nicht. Du entscheidest.

Ich mache zum Beispiel zwei Dinge:

1. Ich wähle Teammeetings und ihre Termine sehr sorgfältig aus. Ich vermeide alle, auf die ich verzichten kann.
2. Ich führe fast keine Kundenbesprechung, für die ich nichts berechne.

Und ja, auf diese Weise verliere ich Kunden.

Aber ich gewinne Zeit, und das ist in meiner Situation wichtiger.

#7. Zu viele Aufgaben

Nun kommen wir endlich zu der mit Abstand häufigsten Ursache. Nicht umsonst trägt das Problem ihren Namen.

Tatsächlich entsteht sie aus zwei Gründen, die gleich wirken, es aber nicht sind.

Unterschätzung des Zeit- oder Arbeitsaufwands

Von dir oder von deinem Chef.

Jemand ging also davon aus, dass du eine bestimmte Anzahl von Aufgaben in weniger Zeit erledigst, als du tatsächlich brauchst.

Und natürlich bewegt sich die Liste nicht. Höchstens kommen neue Aufgaben hinzu.

Wenn du selbst Zeit oder Aufwand unterschätzt hast, bleibt dir nichts anderes übrig, als die Konsequenzen zu tragen oder mit der Person zu sprechen, der du das Ergebnis liefern musst.

Keine Sorge, aus allem gibt es einen Ausweg.

Und man lernt daraus. Und wie.

Wenn es dein Chef war, gibt es vielleicht ebenfalls eine Lösung. Später sprechen wir über das Backlog und seinen Zweck.

Allerdings sage ich dir gleich: Überraschung, es funktioniert nicht immer und nicht bei jedem Chef.

Überschätzung der eigenen Fähigkeiten oder Willenskraft

Die andere Seite derselben Medaille: Du hast den Aufwand richtig geschätzt, aber deine Fähigkeiten und vor allem die Willenskraft deines Körpers überschätzt, alle Aufgaben auszuführen.

Der Klassiker: Soziologie aus dem ersten Studienjahr in der Nacht vor der Prüfung lernen.

Wenn das an der Uni nicht funktioniert hat und du es um 3 Uhr morgens nach drei Kaffees aufgegeben hast, klappt es bei der Arbeit erst recht nicht.

Vorübergehend kannst du vielleicht eine zusätzliche Kraftanstrengung leisten. Das haben wir alle schon getan.

Ich erinnere mich noch an die erste ecommerce-Schulung, die ich 2012 gehalten habe. Sie dauerte einen Monat, und die Inhalte jeder Sitzung bereitete ich am Vorabend und an den Wochenenden vor.

In diesem Monat schlief ich durchschnittlich 5 Stunden pro Tag.

Ich glaube, ich habe mich immer noch nicht davon erholt.

Scherz beiseite: Neben der Überschätzung der eigenen Fähigkeiten gibt es einen weiteren wichtigen Aspekt, nämlich den Aufwand einzuschätzen.

Etwas zu wiederholen, das du schon tausendmal gemacht hast, ist nicht dasselbe wie eine neue Aufgabe anzugehen.

Wenn es aber etwas Großes oder Kompliziertes ist, vergiss es.

Wenn es „Denken und Handeln“ erfordert — nicht nur eine der beiden Tätigkeiten —, glaub mir: Es wird schwer. Und dein Körper wird dich bei jeder Gelegenheit zum Prokrastinieren drängen.

Denn wenn du etwas „tust“, das du schon einmal getan hast — oder das etwas Ähnlichem entspricht —, legst du problemlos los.

Oder wenn du darüber „nachdenkst“, wie du ein Problem lösen kannst. Oder eine Kampagne planst. Oder einen Prozess definierst, den jemand anderes ausführt.

Auch das geht dir leicht von der Hand.

Das Schwierige, das wirklich „Anstrengung“ kostet, ist gleichzeitig selbst zu denken und auszuführen.

Zum Beispiel ein Beratungsprojekt zu konzipieren und anschließend ALLES umzusetzen, was du geplant hast.

Oder einen Kurs zu erstellen: Die Inhalte festzulegen ist recht einfach, besonders wenn du wie ich alles gern ordentlich organisierst, bevor du beginnst. Aber sie danach auszuarbeiten … Das ist schon schwieriger.

Vor einem Projekt wie diesem — Kurs, Beratung usw. — musst du aber auf jeden Fall nachdenken. Fang bloß nicht mit dem „Machen“ an, ohne vorher „gedacht“ zu haben, denn dann beendest du das Projekt garantiert nicht. Oder du schreibst es viermal neu.

Garantiert.

Kurz gesagt: Bei der Schätzung solltest du nicht nur in Stunden denken, sondern auch an die Anstrengung, die eine Aufgabe mit sich bringt.

Lösungen

Nun haben wir die Ursachen dieses Problems aufgezählt, und es sind eindeutig mehr, als es zunächst scheint.

Jetzt ist es Zeit für Lösungen.

Ich gebe dir meine. Diejenigen, die bei mir funktionieren und mit denen ich mehrere Projekte gleichzeitig voranbringen konnte.

Seit ich mit digitalen Geschäften begonnen habe, kann ich mich — abgesehen von einzelnen Phasen — nicht daran erinnern, mich nur einem einzigen Projekt gewidmet zu haben.

Wenn es dir ähnlich geht, hilft dir das vielleicht.

Tools zur Organisation verwenden

Dein Kopf kann nicht das Lager für deine Aufgaben sein.

Denn du belegst Platz und Kapazität damit, an das zu denken, was du tun musst, statt dich darauf zu konzentrieren, es zu tun.

Entlaste dein Gehirn von diesen Aufgaben, indem du ein Tool verwendest.

Post-its empfehle ich aus vielen Gründen nicht, aber sie sind besser als nichts.

Notion

Wenn du etwas Fortgeschritteneres, aber nicht allzu Komplexes suchst, empfehle ich eine Anwendung wie Notion oder etwas Ähnliches, in der du die täglich zu erledigenden Aufgaben notierst und nach der geplanten Ausführung ordnest:

Du kannst es im Browser ansehen oder die App für Mobilgerät und PC herunterladen.

Der kostenlose Tarif reicht völlig aus.

Priorisieren. Lerne es

Das kann sehr einfach sein, wenn du — wie oben erwähnt — einen kompetenten Chef hast, andernfalls aber schwierig.

Deshalb musst du als Erstes lernen, selbst zu priorisieren.

Lege dafür Kriterien fest wie:

• Abgabetermin.
• Wert, den die Aufgabe schafft.
• Geschätzte Dauer.
• Geschätzter Aufwand — das ist nicht dasselbe, wie ich oben erklärt habe.
• Platz in deinem Kopf: Überlege, wie dein Gehirn nach Abschluss bestimmter Aufgaben „frei“ wird und in einen Entspannungsmodus wechselt, während du nach anderen fast ohne Pause mit der nächsten beginnst.
• Tatsächliche Bedürfnisse des Kunden.

Und auf dieser Grundlage:

• Entscheide, was du jeden Tag erledigst.
• Und notiere es in einem Tool. Wie diesem hier.

Kalender

Die Reihenfolge in Notion reicht, solange es nicht sehr, sehr viele Aufgaben gibt. In Zeiten des Überflusses brauche ich jedoch einen weiteren kleinen Schritt.

Er besteht darin, für jede Aufgabe konkrete Zeiten festzulegen und sie in den Kalender einzutragen, sodass ich mich „zwinge“, die Zeit nicht zu überschreiten und bei allen Aufgaben weiterzukommen:

Ich nutze Google Calendar, aber du kannst jeden Kalender verwenden, der deine Anforderungen erfüllt.

Ablenkungen vermeiden

Wir sagten, dass dies mit einem Team schwierig ist, aber es gibt immer Dinge, die man tun kann. Zum Beispiel:

• Die Benachrichtigungen mit Licht und Ton auf dem Handy ausschalten.
• Und die am PC.
• Die E-Mails nur zu bestimmten Zeiten öffnen. Zum Beispiel morgens zu Beginn, mittags und kurz vor Feierabend. Nicht ständig nachsehen. Mit der Zeit merkst du, dass nichts so dringend ist.
• Verwende Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung (der Unterschied ist wirklich erstaunlich).
• Sei durchsetzungsfähig wenn es nötig ist. Und sage: „Jetzt kann ich nicht, wir sehen es uns später an.“

Ja, du wirst nicht den Wettbewerb um den nettesten Kollegen im Gebäude gewinnen, aber du willst nicht das gewinnen, sondern Zeit 😉

Systeme schaffen

Grundlegend.

Für jede wiederkehrende Aufgabe. Nimm dir Zeit, das System festzulegen, und wiederhole es:

• Schritt 1.
• Schritt 2.
• Schritt 3.
• …

Irgendwann läuft es so automatisch wie Autofahren. Oder fast.

Außerdem musst du nicht bei der Erstellung des Systems stehen bleiben, sondern kannst einen — oder zwei — Schritte weitergehen.

Automatisieren. Mit KI und mehr

Der erste Schritt ist, alles zu automatisieren — außerhalb deines Gehirns —, was möglich ist:

• Den Bankabgleich.
• Das tägliche oder monatliche Reporting.
• Die Kampagnenverwaltung.
• Die Veröffentlichung in verschiedenen sozialen Netzwerken.

Was auch immer.

Dank KI und Tools wie Make und Zapier — sowie dem Code von Entwicklern bei großen Projekten — sparst du damit enorm viel Zeit.

Dokumentieren

Und das ist der zweite Schritt.

Dokumentiere den Prozess oder das System. Für dich selbst und deine Kollegen.

Als unverzichtbaren Teil der Systematisierung erstellst du Word-Dokumente, Excel-Dateien, Notion-Seiten, Mindmaps oder TXT-Dateien, aber schreibe deine Prozesse auf.

Verlass dich nicht bei allem auf deinen Kopf und dein Gedächtnis; sie werden für wichtigere Dinge gebraucht.

Arbeitszeit erfassen

Nun ja. Das mögen wir meistens nicht besonders.

Vielleicht, weil wir glauben, es sei Zeitverschwendung.

Vielleicht, weil du Chef bist und es als Waffe gegen deine Mitarbeiter ansiehst.

Vielleicht, weil wir nicht gern zugeben, wie schlecht wir den Zeit- und Arbeitsaufwand einer Aufgabe einschätzen.

Aber es ist grundlegend.

Zu wissen, wie viel Zeit wir benötigen, um eine bestimmte Aufgabe.

zu beenden, und wie viele Stunden wir wöchentlich oder monatlich für eine bestimmte Art von Aufgaben aufwenden.

Grundlegend.

Denn wie willst du beim nächsten Mal richtig schätzen, wenn du nicht weißt, was dich etwas tatsächlich gekostet hat?

Es gibt verschiedene Methoden, aber für mich ist das beste Verhältnis aus „gewonnener Information geteilt durch Implementierungskosten“ ein in Excel erstelltes Backlog.

Gefällt dir das schicke Wort? Möchtest du mehr darüber wissen? Dann lies weiter.

Agile Marketing

Ein Aufgaben-Backlog ist, auch wenn es so aussieht, nicht nur ein Dokument. Es ist viel mehr.

Es ist der erste Schritt einer agilen Methodik — oder des „Agilismus“, ein Begriff, den ich gar nicht mag —, die weit darüber hinausgeht.

Ich werde sie hier nicht im Einzelnen erklären, weil ich in diesem anderen Artikel ausführlich darauf eingehe, wie man die agile Methodik im Marketing anwendet und welche Vorteile sie hat.

Und ja, ich beginne damit zu erklären, was ein Backlog ist und wie es genutzt werden kann.

Wenn du besser leben und gleichzeitig deine Ziele erreichen möchtest, wirf einen Blick darauf.

Die 5-Minuten-Regel

Wir sind fast fertig, aber bevor wir zum Schluss kommen, möchte ich noch einige Gewohnheiten erwähnen, die ich mir angeeignet habe und die bei mir funktionieren.

Die erste lautet: Wenn ich für eine Aufgabe vom ersten Ansehen bis zum Abschluss weniger als 5 Minuten brauche, erledige ich sie sofort.

Der Grund ist zweifach:

1. Mein Gehirn muss alle für die Ausführung nötigen Informationen nur einmal verarbeiten: nämlich beim ersten Prüfen. Das spart Zeit.
2. Ich bekomme sie aus dem Kopf: Sie belegt keinen Platz mehr in der Gruppe „Das muss ich noch tun“. Ja, ich könnte sie in Notion eintragen, aber das reserviere ich für längere Aufgaben.

Die Eat-the-Frog-Regel

Sie stammt aus dem Produktivitätsbuch von Brian Tracy und besagt, dass wir die anstrengendste Aufgabe gleich morgens angehen sollten, wenn wir nach der Erholung am frischesten sind und die meiste Energie haben.

Bei mir kann ich bestätigen, dass es funktioniert.

Allerdings gibt es eine Ausnahme: Tage, an denen ich mich aus irgendeinem Grund beim Start nicht stark genug fühle, den Frosch anzugehen.

Dann beginne ich mit etwas Sanfterem und Einfacherem, das als Schmiermittel dient, mein Gehirn in Gang bringt, mich in den „ON-Modus“ versetzt, und erst danach geht es an den Frosch. Wie eine Disney-Prinzessin.

Wie Platon schon sagte:

Platon

„Der Anfang ist der wichtigste Teil der Arbeit.“

Platón

Aber denk daran: Das gilt nur für sehr vereinzelte Tage.

Hintergrundmusik

Ich kann problemlos ohne Musik arbeiten. Solange es relativ ruhig ist, natürlich. Wie in einer Bibliothek, wo man ein paar Schritte hört — Stilettos, wenn du in der Bibliothek der juristischen Fakultät bist.

Wenn man allerdings schon einige Stunden gearbeitet hat und die Müdigkeit spürbar wird, hilft mir Musik, die mich motiviert im Hintergrund dabei, noch etwas mehr zu leisten und weiter „Dinge zu erledigen“.

Bei mir muss sie ohne Gesang sein und darf mich nicht ablenken.

Sie ist ganz anders als die Musik, die ich etwa beim Laufen höre, aber das Ziel, die Stimmung zu heben ist dasselbe.

Abschalten

Das ist schwierig, wenn du selbstständig bist. Mit der Zeit ist es aber möglich.

Am Anfang, wenn du gerade startest und deine ersten Kunden gewinnen oder halten musst, ist es ehrlich gesagt schwer, beim Training oder abends bei einer Netflix-Serie nicht an die Arbeit zu denken — es sei denn, du bist ein Genie und erledigst alles in viel weniger Zeit, als du abrechnest.

Doch wenn dein Kundenstamm wächst und klarer definiert ist, wirst du es schaffen.

Du hast dann deinen Wert bewiesen, einen konstanten Arbeitsfluss und kannst deine eigenen Fristen setzen.

Wenn du vernünftige Fristen setzt, ist es keine Utopie, an 95 % der Tage den PC zur passenden Zeit auszuschalten: um 5, 6 oder 7 Uhr, um 12 Uhr vormittags … Wie du willst.

Falls es dir hilft: Bei mir ist es 7 Uhr abends. Und abgesehen von gelegentlichen Mentoring-Sitzungen gelingt mir das.

Außerdem ist mir völlig klar, dass ich im nächsten Jahr diese Feierabendzeit vorverlegen will..

Bonus: gesund leben

Diese Lösung gilt nicht nur für dieses konkrete Problem, sondern allgemein für alles.

Bestimmte Dinge sollte man unabhängig vom Alter tun:

• Gut essen.
• Sport treiben.
• Ausreichend schlafen.

Wenn du diese drei Empfehlungen befolgst, stehst du jeden Tag mit deutlich mehr Energie auf, um deine Aufgaben anzugehen — neben vielen weiteren Vorteilen für deinen Körper.

Gewohnheiten, Gewohnheiten, Gewohnheiten.

Schaffe gute Gewohnheiten die dir helfen, schwächere Phasen zu überstehen.

Und damit beende ich diesen Artikel.

Er unterscheidet sich deutlich von dem, was ich sonst schreibe, aber ich glaube, er kann vielen helfen, die nicht zu Produktivitätsgöttern werden wollen — dafür wären andere Systeme und Methoden nötig —, sondern ein häufiges Problem bewältigen möchten: zu viele Aufgaben.

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Wie diesen.