Paraliż od nadmiaru zadań. Nie od analizy

Wszyscy mniej więcej znamy słynny paraliż analityczny.

Tak, ten, przez który zatrzymujemy się w pewnym punkcie i nie kończymy zadania z powodów takich jak:

• Lęk przed pustą kartką.
• Nadmiar informacji potrzebnych do podjęcia zadania.
• Ambicja wykonania go „idealnie”.
• I oczywiście nadmiar myśli i „pseudoanaliz”, które są po prostu formami prokrastynacji.

Dziś jednak nie będę mówił o nim, tylko o jego przeciwieństwie.

Mam na myśli paraliż od nadmiaru zaległych zadań. Nie jest tak znany jak poprzedni, ale może wywołać równie szkodliwy efekt.

Znasz ten moment, kiedy patrzysz na listę zadań —albo o niej myślisz— i nie potrafisz zdecydować, za które się zabrać. W końcu otwierasz pocztę, sprawdzając, czy nie przyszło coś pilnego, co zwolni cię z konieczności podejmowania decyzji właśnie teraz…

Albo robisz sobie kawę, licząc, że kofeina cię pobudzi. Zwykle tak się nie dzieje.

Ponieważ jeden z klientów mojej usługi mentoringowej zapytał mnie o produktywność, a konkretnie o ten problem, w tym artykule przedstawię swój punkt widzenia.

Nie jestem psychologiem ani coachem —to nie to samo co mentor, jeśli się zastanawiasz— ale ponieważ mnie także to spotkało i nadal spotyka, opowiem o swoich sposobach na rozwiązanie problemu, jeśli mogą ci się przydać.

Przyczyny

Zanim jednak przejdziemy do sposobów, porozmawiajmy trochę o powodach, dla których to się dzieje, ponieważ są ze sobą mocno powiązane.

Na początek klasyk nad klasykami.

#1. Brak organizacji

Nie wiem, jak się organizujesz.

Ani nawet czy w ogóle się organizujesz.

Ale niezależnie od tego, czy masz szefa, czy klientów, zwykle każdego dnia masz kilka zadań do wykonania.

A niektóre zajmują ci kilka dni.

Wiesz: są bardzo długie, pojawiają się blokady albo zależysz od osób trzecich.

Być może trzymasz je wszystkie w głowie. W takim przypadku sądzę, że albo dopiero zaczynasz pracować, albo śpisz mniej, niż powinieneś.

Mówię to, bo ja, jak zapewne prawie wszyscy, też tak zaczynałem. I wiem, co działo się w twojej głowie przed snem, kiedy chciałeś mieć wszystko zorganizowane na następny dzień.

Albo nie przeszkadza ci dostawanie bur za niedostarczanie na czas. To też możliwe.

Są też tacy, którzy wolą to:

I tak, u niektórych to działa, ale uważam, że istnieją lepsze opcje.

Opowiem o nich później.

#2. Brak priorytetów

Kolejną przyczynę trudniej usunąć.

Jeżeli masz porządnego szefa, wystarczy go zapytać i sprawa będzie rozwiązana.

Ale jeśli twój szef jest z tych, dla których „wszystko jest ważne”, albo w ogóle nie masz szefa, lecz kilku klientów, którego wybierzesz?

Nie masz wtedy innego wyjścia, jak nauczyć się samodzielnie ustalać priorytety. I uwierz mi: to jedna z najcenniejszych umiejętności zawodowych.

#3. Brak powtarzalnych systemów

Jeśli codziennie stajesz przed nowym wyzwaniem, to świetnie i bardzo ciekawie. Poza tym dużo się nauczysz.

Ale:

• Ryzyko paraliżu analitycznego rośnie.
• Twojej głowie znacznie trudniej będzie się kiedykolwiek wyłączyć: stale będzie myśleć o rozwiązywaniu przypadków, z którymi wcześniej się nie zetknęła, więc cały czas będzie pracować na najwyższych obrotach. A to męczy.

To samo może się zdarzyć, jeśli za każdym razem wybierasz inną drogę rozwiązania tego samego powtarzalnego problemu.

W moim przypadku typowym przykładem jest miesięczny reporting analityczny nowego projektu.

Za pierwszym razem definiuję go i pobieram dane. Jeśli jednak się spieszę i nie dokumentuję wszystkiego właściwie, w następnym miesiącu znów muszę się zatrzymać i zastanowić, dlaczego wybrałem tę metrykę i skąd ją wziąłem.

Powtarzam cały proces i sprawdzam, czy zrobiłem wszystko tak samo, ponownie pobierając metryki z pierwszego miesiąca, aby upewnić się, że w danych nie ma różnic.

To podwójna praca. A wszystko dlatego, że nie udokumentowałeś systemu ustalonego za pierwszym razem.

Z czasem, gdy kilka razy użyjesz tego samego systemu do pobierania danych, będziesz umieć zrobić to z zamkniętymi oczami, więc, im wcześniej usystematyzujesz procesy, tym lepiej.

#4. Prokrastynacja

Jak głosi prawo Parkinsona , praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas przeznaczony na jej wykonanie.

I to jest bardzo prawdziwe.

Dlatego gdy nie mamy terminów albo są one odległe, zwlekamy znacznie bardziej, niż powinniśmy:

• Kawa z kolegą.
• Szybkie sprawdzenie w Marca wyniku losowania Champions League.
• Chwilowe otwarcie prywatnej poczty na telefonie.
• Albo, co gorsza, WhatsApp lub media społecznościowe.

Wszystkie te „chwile” razem składają się na sporo czasu.

Bo oprócz czasu poświęconego samym innym zajęciom, musisz doliczyć czas „przełączania zadań” zachodzącego w mózgu.

Jeśli robisz jedną rzecz i chcesz zacząć inną, mózg musi „przestawić się” i zreorganizować myśli.

To zajmuje czas. Nie dzieje się natychmiast: zanim będzie w stanie skupić się na nowym poleceniu, mija pewien okres.

I nie, nie potrafi też wykonywać dwóch rzeczy jednocześnie. Przynajmniej świadomie.

Nie jesteśmy stworzeni do multitaskingu.

Nie możesz czytać grupy na WhatsAppie ze znajomymi ze studiów i jednocześnie uważnie uczestniczyć w kickoff callu projektu.

Zapomnij. To bajka.

Wbij sobie do głowy:

„Ludzki mózg nie wykonuje wielu zadań jednocześnie”.

Wykonuje jedno po drugim bardzo szybko, ale nie równocześnie.

Tak, czynności takie jak prowadzenie auta, jedzenie czy palenie mózg wykonuje automatycznie dzięki powtarzalności —przenoszą się z kory mózgowej do niższych obszarów— ale nie dotyczy to zadań, z którymi mierzysz się na co dzień.

#5. Przerwy

Idą w parze z poprzednią przyczyną.

Ponownie, brutalnie przerywają tok myślenia dotyczący tego, co właśnie robiliśmy. Dlatego są tak szkodliwe.

Gdy odpowiadasz za zespół, są nieuniknione.

Czasem także bez zespołu.

Gdy pracujesz w biurze z innymi, są nieuniknione.

Czasem także wtedy, gdy pracujesz sam w swoim gabinecie.

#6. Spotkania

Niezależnie od tego, czy są:

• Z twoim działem.
• Z innymi działami.
• Z dostawcami.
• Z klientami.
• Z bezpośrednim przełożonym.
• Z szefem twojego szefa.
• Kickoffowe.
• Kontrolne.
• …

Podczas każdego z nich odkładasz to, co masz do zrobienia.

Niektóre są niezbędne, inne nie. Ty decydujesz.

Na przykład ja robię dwie rzeczy:

1. Bardzo starannie wybieram spotkania z zespołem i ich terminy. Unikam wszystkich, których mogę.
2. Nie odbywam (prawie) żadnych spotkań z klientami, za które nie pobieram opłaty.

I tak, działając w ten sposób tracę klientów.

Ale zyskuję czas, który w mojej sytuacji jest ważniejszy.

#7. Nadmiar zadań

Wreszcie dochodzimy do zdecydowanie najczęstszej przyczyny. Nie bez powodu problem nosi właśnie taką nazwę.

W rzeczywistości wynika ona z dwóch powodów, które wydają się takie same, ale takie nie są.

Niedoszacowanie czasu lub wymaganego wysiłku

Po twojej stronie albo po stronie szefa.

W każdym razie ktoś sądził, że skończysz określoną liczbę zadań w krótszym czasie, niż faktycznie ci to zajmuje.

A lista oczywiście się nie przesuwa. Co najwyżej dochodzą nowe zadania.

Jeśli to ty sam nie doszacowałeś czasu lub wysiłku, nie pozostaje ci nic innego, jak zacisnąć zęby albo porozmawiać z osobą, której masz dostarczyć rezultat.

Spokojnie, ze wszystkiego da się wyjść.

I można się nauczyć. Oj, można.

Jeśli to twój szef, również istnieje rozwiązanie —być może. Później porozmawiamy o backlogu i o tym, do czego służy.

Ale od razu mówię: niespodzianka, nie zawsze działa i nie z każdym szefem.

Przecenienie możliwości lub siły woli

Druga strona poprzedniego medalu: dobrze oceniłeś wysiłek, ale przeceniłeś swoje możliwości i —przede wszystkim— siłę woli organizmu, by wykonać wszystko.

Klasyka: nauczyć się całej socjologii z pierwszego roku w noc przed egzaminem.

Jeśli nie działało to na studiach i o 3 nad ranem po trzech kawach uznawałeś sprawę za beznadziejną, w pracy zadziała jeszcze gorzej.

Możliwe, że przez pewien czas będziesz w stanie podjąć nadzwyczajny wysiłek. Wszyscy to robiliśmy.

Wciąż pamiętam pierwsze szkolenie o ecommerce, które prowadziłem w 2012 roku. Trwało miesiąc, a treść każdego spotkania przygotowywałem poprzedniego dnia wieczorem i w weekendy.

Przez ten miesiąc spałem średnio 5 godzin dziennie.

Chyba nadal się po tym nie zregenerowałem.

A teraz już bez żartów: poza przecenianiem możliwości jest jeszcze jeden ważny aspekt, czyli ocena wysiłku.

Powtarzanie czegoś, co zrobiłeś tysiąc razy, nie jest tym samym co podejmowanie nowego zadania.

Jeśli jest małe, jeszcze pół biedy. Ale jeśli jest duże lub skomplikowane, zapomnij.

Jeśli wymaga jednocześnie „myślenia i robienia” —a nie tylko jednej z tych czynności— uwierz mi, będzie trudno. A ciało bez przerwy będzie domagać się prokrastynacji.

Bo jak mówię: kiedy „robisz” coś, co już wcześniej robiłeś —albo coś podobnego— zaczynasz bez problemu.

Tak samo, gdy zabierasz się za „myślenie” o rozwiązaniu problemu, zaplanowaniu kampanii lub zdefiniowaniu procesu, który wykona ktoś inny.

To również wychodzi łatwo.

Ale to, co trudne i naprawdę wymaga „wysiłku”, to jednoczesne myślenie i samodzielne wykonywanie.

Na przykład zaplanowanie konsultingu, a potem wykonanie WSZYSTKIEGO, co się zaplanowało.

Albo stworzenie kursu: zdefiniowanie treści jest dość proste, zwłaszcza jeśli, tak jak ja, lubisz mieć wszystko dobrze zorganizowane przed rozpoczęciem. Ale późniejsze opracowanie materiałów… Tu zaczynają się schody.

Tak czy inaczej przed podjęciem takiego projektu —kursu, konsultingu…— trzeba pomyśleć. Nawet nie próbuj „robić” bez wcześniejszego „myślenia”, bo na pewno nie ukończysz projektu. Albo przepiszesz go cztery razy.

Na pewno, na pewno.

Podsumowując: przy szacowaniu nie należy myśleć wyłącznie o godzinach, lecz także o wysiłku, jakiego wymaga zadanie.

Rozwiązania

Dobrze, wskazaliśmy już przyczyny problemu. Wyraźnie jest ich więcej, niż mogłoby się początkowo wydawać.

Czas go rozwiązać.

Podam ci moje rozwiązania. Te, które działają u mnie i pozwoliły mi realizować kilka projektów jednocześnie.

Od kiedy zacząłem zajmować się biznesem cyfrowym, poza pojedynczymi okresami nie pamiętam, żebym kiedykolwiek poświęcał się tylko jednemu projektowi.

Jeśli masz podobnie, być może to ci pomoże.

Korzystanie z narzędzi do organizacji

Twoja głowa nie może być magazynem zadań.

Zajmujesz w ten sposób przestrzeń i zdolności myśleniem o tym, co musisz zrobić, zamiast skupiać się na działaniu.

Odciąż mózg, przenosząc zadania do jakiegoś narzędzia.

Z wielu powodów nie polecam karteczek Post-it, ale są lepsze niż nic.

Notion

Jeśli szukasz czegoś bardziej zaawansowanego, ale niezbyt skomplikowanego, polecam aplikację w stylu Notion lub podobną, w której zapiszesz zadania do wykonania każdego dnia i uporządkujesz je zgodnie z planowaną kolejnością:

Możesz korzystać z niej w przeglądarce albo pobrać aplikację na telefon i komputer.

Darmowy plan w zupełności wystarczy.

Ustalanie priorytetów. Naucz się tego

Może być to dla ciebie bardzo łatwe, jeśli, jak mówiłem wcześniej, masz kompetentnego szefa. Ale bez niego może być trudno.

Wtedy przede wszystkim musisz nauczyć się robić to samodzielnie.

Ustal w tym celu kryteria takie jak:

• Termin realizacji.
• Wartość wnoszona przez zadanie.
• Szacowany czas trwania.
• Szacowany wysiłek —to nie jest to samo, jak wyjaśniałem wcześniej.
• Miejsce zajmowane w głowie: pomyśl, jak po ukończeniu niektórych zadań mózg „uwalnia się” i przechodzi w strefę relaksu, a po innych niemal bez przerwy zaczynasz kolejne.
• (Rzeczywiste) potrzeby klienta.

A na ich podstawie:

• Zdecyduj, co robisz każdego dnia.
• I zapisz to w narzędziu. Na przykład w tym poniżej.

Kalendarz

Kolejność w Notion wystarcza, gdy zadań nie jest bardzo, bardzo dużo. Ale w okresach ich nadmiaru potrzebuję jeszcze jednego kroku.

Polega on na wyznaczeniu konkretnych godzin dla każdego zadania i wpisaniu ich do kalendarza, dzięki czemu „zmuszam się”, by nie przekraczać czasu i posuwać do przodu wszystkie zadania:

Ja korzystam z Google Calendar, ale ty możesz użyć dowolnego kalendarza, który spełnia twoje potrzeby.

Unikaj rozpraszaczy

Mówiliśmy, że przy zespole jest to trudne, ale zawsze można coś zrobić. Na przykład:

• Wyłącz powiadomienia świetlne i dźwiękowe w telefonie.
• I te na komputerze.
• Otwieraj pocztę w określonych momentach. Na przykład na początku dnia, w południe i tuż przed końcem pracy. Nie zaglądaj do niej bez przerwy. Z czasem zrozumiesz, że nic nie jest aż tak pilne.
• Używaj słuchawek z redukcją szumów —zmiana jest naprawdę zaskakująca.
• Bądź asertywny kiedy trzeba. I mów: „teraz nie mogę, zajmiemy się tym później”.

Tak, nie wygrasz konkursu na najsympatyczniejszego kolegę w budynku, ale nie o ten tytuł walczysz —chodzi o czas 😉

Tworzenie systemów

Podstawa.

Dla każdego powtarzalnego zadania. Poświęć czas na stworzenie systemu i powtarzaj go:

• Krok 1.
• Krok 2.
• Krok 3.
• …

W pewnym momencie stanie się to tak automatyczne jak prowadzenie samochodu. Albo prawie.

Co więcej, nie musisz poprzestawać na stworzeniu systemu. Możesz pójść o krok —albo dwa— dalej.

Automatyzacja. Z AI i nie tylko

Pierwszy krok to automatyzowanie —poza własnym mózgiem— wszystkiego, co się da:

• Uzgadnianie operacji bankowych.
• Codzienny lub miesięczny reporting.
• Zarządzanie kampaniami.
• Publikowanie w różnych mediach społecznościowych.

Czegokolwiek.

Dzięki AI i narzędziom takim jak Make oraz Zapier –a także kodowi twórców w dużych projektach- zaoszczędzisz na tym mnóstwo czasu.

Dokumentowanie

To drugi krok.

Dokumentuj proces lub system. Dla siebie i współpracowników.

To niezbędna część systematyzacji: twórz dokumenty Word, arkusze Excel, strony Notion, mapy myśli lub pliki TXT, ale zapisuj swoje procesy.

Nie powierzaj wszystkiego swojej głowie i pamięci. Są potrzebne do ważniejszych spraw.

Kontrola czasu pracy

Dobrze. Tego zwykle nie lubimy.

Być może dlatego, że uważamy to za stratę czasu.

Być może dlatego, że jesteś szefem i postrzegasz to jako broń przeciw pracownikom.

Być może dlatego, że nie lubimy przyznawać, jak źle szacujemy czas i wysiłek związany z zadaniem.

Ale to podstawa.

Wiedzieć, ile czasu poświęcamy na zakończenie konkretnego zadania.

oraz ile godzin tygodniowo lub miesięcznie przeznaczamy na określony typ zadań.

Podstawa.

Bo jak chcesz następnym razem dobrze oszacować pracę, skoro nie wiesz, ile naprawdę kosztowało cię wykonanie czegoś?

Istnieją różne metody, ale dla mnie najlepszym rozwiązaniem pod względem „uzyskane informacje podzielone przez koszt wdrożenia” jest backlog zbudowany w Excelu.

Podoba ci się to słowo? Chcesz wiedzieć więcej? Czytaj dalej.

Agile marketing

Backlog zadań, choć może tak wyglądać, nie jest tylko dokumentem. To znacznie więcej.

To pierwszy krok metodologii agile —albo „agilizmu”, nie znoszę tego określenia— która sięga znacznie dalej.

Nie będę jej tu szczegółowo rozkładał, bo w innym artykule dokładniej wyjaśniam, jak zastosować metodologię agile w marketingu i jakie daje korzyści.

I tak, zaczynam od wyjaśnienia, czym jest backlog i jak można go wykorzystać.

Jeśli chcesz żyć lepiej i jednocześnie osiągać cele, zajrzyj.

Zasada 5 minut

Powoli kończymy, ale przed zamknięciem chcę jeszcze opowiedzieć o kilku nawykach które wyrobiłem i które u mnie działają.

Pierwszy jest taki: jeśli od chwili zobaczenia zadania do jego ukończenia potrzebuję mniej niż 5 minut, wykonuję je od razu.

Powód jest podwójny:

1. Mój mózg nie musi przetwarzać wszystkich informacji potrzebnych do wykonania więcej niż raz: robi to przy pierwszym zapoznaniu się z zadaniem. To oszczędność czasu.
2. Usuwam je z głowy: nie zajmuje miejsca w kategorii „muszę zrobić”. Owszem, mógłbym zapisać je w Notion, ale zostawiam to dla zadań wymagających więcej czasu.

Zasada zjedzenia żaby

Pochodzi z książki Briana Tracy’ego o produktywności i mówi, że powinniśmy zająć się zadaniem wymagającym największego wysiłku z samego rana, gdy jesteśmy najbardziej wypoczęci i mamy najwięcej energii.

W moim przypadku mogę potwierdzić, że tak jest.

Jest jednak wyjątek: dzień, kiedy z jakiegoś powodu po rozpoczęciu pracy nie mam siły od razu zmierzyć się z żabą.

Wtedy zaczynam od czegoś łagodniejszego i prostszego, co działa jak smar, rozrusza mózg i włączy mnie w „tryb ON”. Dopiero potem zabieram się za żabę. Niczym księżniczka Disney.

Jak powiedział Platon:

Platon

„Początek jest najważniejszą częścią pracy.”

Platón

Pamiętaj jednak: dotyczy to tylko bardzo sporadycznych dni.

Muzyka w tle

Mogę bez problemu pracować bez muzyki. O ile jest względnie cicho. Jak w bibliotece, gdzie słychać czasem kroki —szpilki, jeśli jesteś w bibliotece wydziału prawa.

Jednak po kilku godzinach, gdy zaczyna dawać o sobie znać zmęczenie, pomaga mi puszczenie w tle muzyki, która mnie motywuje i pozwala jeszcze trochę dłużej „robić rzeczy”.

W moim przypadku musi być bez słów i nie może mnie rozpraszać.

To muzyka zupełnie inna od tej, której słucham na przykład podczas biegania, ale cel — poprawa nastroju — jest ten sam.

Odłączanie się

To cholernie trudne, jeśli pracujesz na własny rachunek. Ale z czasem się da.

Na początku, gdy musisz zdobywać lub utrzymywać pierwszych klientów, trudno nie myśleć o pracy podczas treningu albo oglądania wieczorem serialu na Netflix —chyba że jesteś geniuszem, który robi wszystko znacznie szybciej, niż wynika z faktury.

Jednak wraz ze wzrostem i lepszym ukształtowaniem portfela klientów staje się to możliwe.

Udowodniłeś już swoją wartość, masz stały przepływ pracy i możesz wyznaczać własne terminy.

Jeśli ustalisz rozsądne terminy, zamykanie komputera przez 95% dni o uznanej za właściwą godzinie nie będzie utopią: o 5, 6, 7, 12 w południe… O dowolnej porze, którą uznasz za odpowiednią.

Jeśli to ci coś daje: u mnie jest to 7 wieczorem. Poza sporadyczną sesją mentoringową coraz częściej mi się udaje.

Mam też całkowitą pewność, że jednym z priorytetowych celów na przyszły rok jest przesunięcie na wcześniejszą porę tej godziny kończenia pracy.

Bonus: zdrowy tryb życia

To rozwiązanie nie dotyczy wyłącznie tego konkretnego problemu, lecz wszystkiego w ogóle.

Pewne rzeczy warto robić niezależnie od wieku:

• Dobrze się odżywiać.
• Ćwiczyć.
• Wystarczająco odpoczywać.

Jeżeli zastosujesz te trzy zalecenia, każdego dnia wstaniesz z dużo większą energią do podejmowania zadań, a twoje ciało odniesie także wiele innych korzyści.

Nawyki, nawyki, nawyki.

Twórz dobre nawyki które pomogą ci przetrwać chwile słabszej formy.

I na tym kończę ten artykuł.

Jest dość inny niż teksty, które zwykle piszę, ale może pomóc wielu osobom, które nie chcą być bogami produktywności —do tego służą inne systemy i metody— lecz chcą poradzić sobie z częstym problemem: nadmiarem zadań.

Jeśli ci się spodobał, wiesz, że możesz zapisać się tutaj i w każdy czwartek otrzymywać e-mailem artykuł o biznesie cyfrowym i wszystkim, co go otacza.

Taki jak ten.