We kennen allemaal wel de bekende analyseverlamming.
Ja, die waardoor we ergens vastlopen en een taak niet afronden om redenen als:
- Angst voor het lege vel.
- Te veel informatie om aan een taak te beginnen.
- De ambitie om het “perfect” uit te voeren.
- En natuurlijk een overvloed aan gedachten en “pseudoanalyses” die niets anders zijn dan vormen van uitstelgedrag.
Goed, vandaag ga ik het daar niet over hebben, maar over het tegenovergestelde.
Ik bedoel de verlamming door te veel openstaande taken. Die is minder bekend dan de vorige, maar kan hetzelfde schadelijke effect hebben.
Je kent het wel: je kijkt naar je takenlijst —of denkt eraan— en kunt niet beslissen welke taak je moet aanpakken. Uiteindelijk open je je e-mail, voor het geval er iets dringends is binnengekomen dat je verlost van de noodzaak om nu een beslissing te nemen…
Of je haalt koffie, in de hoop dat de cafeïne je wakker schudt. Meestal gebeurt dat niet.
Omdat een klant van mijn mentordienst me vroeg naar productiviteit en specifiek naar dit probleem, geef ik in dit artikel mijn kijk erop.
Ik ben geen psycholoog of coach —dat is niet hetzelfde als een mentor, mocht je het je afvragen— maar omdat het mij is overkomen en nog steeds overkomt, deel ik mijn trucs om het op te lossen, voor het geval je er iets aan hebt.
Oorzaken
Maar vóór de trucs kijken we eerst naar de redenen waarom dit gebeurt, want die hangen sterk met elkaar samen.
Om te beginnen nemen we een klassieker onder de klassiekers.
#1. Gebrek aan organisatie
Ik weet niet hoe jij je organiseert.
Of zelfs óf je je organiseert.
Maar of je nu een baas hebt of klanten, normaal gesproken heb je elke dag meerdere taken te doen.
En sommige kosten je meerdere dagen.
Je weet wel: ze zijn erg lang, er zijn blokkades of je bent afhankelijk van derden.
Misschien bewaar je ze allemaal in je hoofd. In dat geval denk ik dat je óf net bent begonnen met werken, óf minder slaapt dan je zou moeten.
Ik zeg dit omdat ik, net als vermoedelijk bijna iedereen, zo ben begonnen. En ik weet wat er vóór het slapengaan in je hoofd omging als je alles voor de volgende dag wilde organiseren.
Of dat, of je vindt het niet erg om op je kop te krijgen omdat je niet op tijd levert. Dat kan natuurlijk ook.
Er zijn ook mensen die dit verkiezen:
En ja, voor sommigen werkt het, maar ik denk dat er betere opties zijn.
Daar kom ik later op terug.
#2. Gebrek aan prioritering
De volgende oorzaak is moeilijker op te lossen.
Want als je een goede baas hebt, hoef je het alleen maar te vragen en is het geregeld.
Maar als je baas van het type “alles is belangrijk” is, of je hebt helemaal geen baas maar meerdere klanten, welke kies je dan?
Dan zit er niets anders op dan zelf te leren prioriteren. En geloof me: het is een van de waardevolste professionele vaardigheden.
#3. Gebrek aan herhaalbare systemen
Als je elke dag voor een nieuwe uitdaging staat, is dat fantastisch en erg leuk. Bovendien leer je enorm veel.
Maar:
- De kans op analyseverlamming neemt toe.
- Het wordt veel moeilijker om je hoofd ooit uit te schakelen: het blijft nadenken over hoe je situaties oplost die je nog nooit eerder hebt meegemaakt en draait dus voortdurend op volle toeren. Dat put uit.
Hetzelfde kan gebeuren als je voor hetzelfde terugkerende probleem telkens een andere route kiest.
In mijn geval gebeurt dat bijvoorbeeld vaak bij de maandelijkse rapportage van de analytics van een nieuw project.
De eerste keer definieer ik alles en haal ik de gegevens op. Maar als ik haast heb en niets goed documenteer, moet ik de volgende maand opnieuw stilstaan bij waarom ik die metric koos en waar ik die vandaan haalde.
Dan herhaal ik het hele proces en controleer ik of ik het op dezelfde manier heb gedaan, waarbij ik de metrics van de eerste maand opnieuw ophaal om te kijken of er geen verschillen in de gegevens zijn.
Dat is dubbel werk. Allemaal omdat je het systeem dat je de eerste keer hebt opgesteld niet hebt gedocumenteerd.
Na verloop van tijd, als je meerdere keren hetzelfde systeem gebruikt om gegevens op te halen, kun je het met je ogen dicht. Dus, hoe eerder je je processen systematiseert, hoe beter.
#4. Uitstelgedrag
De wet van Parkinson stelt dat werk uitdijt tot het alle tijd vult die voor de uitvoering beschikbaar is.
En dat klopt volledig.
Daarom stellen we veel meer uit dan goed voor ons is wanneer er geen deadlines zijn of die nog ver weg liggen:
- Even koffie drinken met een collega.
- Even op Marca kijken naar de uitslag van de Champions-loting.
- Even mijn persoonlijke e-mail op mijn telefoon openen.
- Of erger nog: WhatsApp of sociale media.
Al die “momenten” samen kosten behoorlijk wat tijd.
Want naast de tijd die je daadwerkelijk aan andere dingen besteedt, moet je ook de tijd optellen van de “taakwissel” in je hersenen.
Als je met iets bezig bent en iets anders wilt doen, moeten je hersenen “omschakelen” en je gedachten opnieuw structureren.
Dat kost tijd. Het gaat niet onmiddellijk: er zit een interval tussen voordat je hersenen zich op de nieuwe opdracht kunnen richten.
En nee, ze kunnen ook niet twee dingen tegelijk doen. Tenminste niet bewust.
We zijn niet gemaakt voor multitasking.
Je kunt niet de WhatsApp-groep van je studievrienden lezen en tegelijk aandachtig deelnemen aan een kickoff-call voor een project.
Vergeet het maar. Het is onzin.
Prent dit in je hoofd:
“Het menselijk brein multitaskt niet”.
Het voert taken heel snel na elkaar uit, maar niet tegelijkertijd.
Ja, taken als autorijden, eten of roken worden door herhaling automatisch uitgevoerd —ze verschuiven van de hersenschors naar een lager gebied— maar dat geldt niet voor het werk waarmee je dagelijks te maken hebt.
#5. Onderbrekingen
In het verlengde van het vorige punt hebben we deze.
Die opnieuw, abrupt onderbreken wat we aan het denken waren over onze taak. Daarom zijn ze zo schadelijk.
Als je een team onder je hebt, zijn ze onvermijdelijk.
Soms ook zonder team.
Als je in een kantoor met anderen werkt, zijn ze onvermijdelijk.
Soms ook als je alleen in je eigen kantoor werkt.
#6. Vergaderingen
Of ze nu zijn:
- Met je afdeling.
- Met andere afdelingen.
- Met leveranciers.
- Met klanten.
- Met je directe baas.
- Met de baas van je baas.
- Kickoffvergaderingen.
- Voortgangsvergaderingen.
- …
In al die gevallen stel je uit wat je eigenlijk moet doen.
Sommige zijn onmisbaar, andere niet. Jij beslist.
In mijn geval doe ik bijvoorbeeld twee dingen:
- Ik kies heel zorgvuldig welke vergaderingen ik met het team heb en wanneer. Ik vermijd alles wat ik kan vermijden.
- Ik doe (bijna) geen klantvergadering waarvoor ik niet betaald krijg.
En ja, daardoor verlies ik klanten.
Maar ik win tijd, en in mijn situatie is dat belangrijker.
#7. Te veel taken
Eindelijk komen we bij veruit de meest voorkomende oorzaak. Het probleem draagt niet voor niets haar naam.
In werkelijkheid ontstaat ze om twee redenen die hetzelfde lijken, maar dat niet zijn.
Onderschatting van de benodigde tijd of inspanning
Door jou of door je baas.
Iemand dacht in elk geval dat jij een bepaald aantal taken in minder tijd zou afronden dan het nu blijkt te kosten.
En natuurlijk beweegt de lijst niet. Hooguit komen er nieuwe taken bij.
Als jij zelf de tijd of inspanning hebt onderschat, zit er niets anders op dan door te zetten of te praten met degene aan wie je het resultaat moet opleveren.
Rustig maar, overal kom je doorheen.
En je leert ervan. En hoe.
Als het je baas is, is er ook een oplossing —misschien. Straks hebben we het over de backlog en waarvoor die dient.
Maar ik zeg je nu al: verrassing, het werkt niet altijd en niet bij elke baas.
Overschatting van capaciteiten of wilskracht
De andere kant van de vorige medaille: je hebt de inspanning goed ingeschat, maar je capaciteiten en —vooral— de wilskracht van je lichaam om alles uit te voeren overschat.
Het klassieke voorbeeld: de avond vóór het tentamen proberen alle Sociologie van het eerste jaar te leren.
Als dat op de universiteit om 3 uur ’s nachts en na drie koppen koffie al onmogelijk bleek, dan tijdens het werk al helemaal.
Misschien kun je tijdelijk een extra grote inspanning leveren. Dat hebben we allemaal weleens gedaan.
Ik herinner me nog de eerste ecommerce-opleiding die ik in 2012 gaf. Die duurde een maand en ik maakte de inhoud voor elke sessie de avond ervoor en in het weekend.
Die maand sliep ik gemiddeld 5 uur per dag.
Volgens mij ben ik er nog steeds niet van hersteld.
Alle gekheid op een stokje: naast het overschatten van je capaciteiten is er nog een belangrijk aspect, namelijk de inspanning waarderen.
Iets herhalen wat je al duizend keer hebt gedaan is nu eenmaal niet hetzelfde als een nieuwe taak aanpakken.
Als die klein is, prima. Maar is ze groot of ingewikkeld, vergeet het dan maar.
Als ze zowel “denken als doen” vereist —en niet slechts één van beide— geloof me, dan kost het moeite. En je lichaam zal je voortdurend aansporen om uit te stellen.
Want zoals ik al zei: wanneer je iets “doet” dat je eerder hebt gedaan —of dat erop lijkt— begin je zonder problemen.
Hetzelfde geldt wanneer je gaat “nadenken” over hoe je een probleem oplost, een campagne opzet of een proces definieert dat iemand anders gaat uitvoeren.
Ook dat krijg je gemakkelijk gedaan.
Maar het moeilijke, wat echt “inspanning” kost, is tegelijk nadenken en het zelf uitvoeren.
Bijvoorbeeld een consultancytraject ontwerpen en vervolgens ALLES uitvoeren wat je hebt bedacht.
Of een cursus maken: de inhoud bepalen is vrij eenvoudig, vooral als je, zoals ik, graag alles goed organiseert voordat je begint. Maar die inhoud daarna uitwerken… Dat kost pas moeite.
Je moet hoe dan ook nadenken voordat je aan zo’n project begint —een cursus, consultancytraject… Begin vooral niet zomaar te “doen” zonder eerst te hebben “nagedacht”, want dan maak je het project zeker niet af. Of je herschrijft het vier keer.
Echt, zeker weten.
Kortom: bij een schatting moet je niet alleen aan uren denken, maar ook aan de inspanning die de taak van je vraagt.
Oplossingen
Goed, we hebben de oorzaken van dit probleem genoemd. Het zijn er duidelijk meer dan je op het eerste gezicht zou denken.
Tijd om het op te lossen.
Ik geef je mijn oplossingen: de oplossingen die voor mij werken en waarmee ik meerdere projecten tegelijk heb kunnen voltooien.
Sinds ik met digitale ondernemingen begon, kan ik me nauwelijks herinneren dat ik me ooit uitsluitend aan één project heb gewijd, behalve op enkele momenten.
Als jij hetzelfde hebt, helpt dit misschien.
Hulpmiddelen gebruiken om je te organiseren
Je hoofd mag geen opslagplaats voor je taken zijn.
Je gebruikt dan ruimte en capaciteit om na te denken over wat je nog moet doen, in plaats van je te concentreren op het doen ervan.
Ontlast je brein door een hulpmiddel te gebruiken voor deze taken.
Om allerlei redenen raad ik Post-its niet aan, maar ze zijn beter dan niets.
Notion
Zoek je iets geavanceerders dat niet al te ingewikkeld is, dan raad ik een app aan zoals Notion of iets vergelijkbaars, waarin je de taken noteert die je elke dag moet afwerken en ze ordent volgens de volgorde waarin je ze gaat uitvoeren:
Je kunt het in de browser bekijken of de app voor mobiel en pc downloaden.
Het gratis abonnement is ruim voldoende.
Prioriteren. Leer hoe het moet
Dit kan voor jou heel eenvoudig zijn als je, zoals ik eerder zei, een competente baas hebt. Maar zonder zo’n baas kan het lastig zijn.
Dan moet je eerst leren het zelf te doen.
Stel daarvoor criteria vast zoals:
- Deadline.
- Waarde die de taak oplevert.
- Geschatte duur.
- Geschatte inspanning —dat is iets anders, zoals ik eerder uitlegde.
- De ruimte die ze in je hoofd inneemt: bedenk hoe je brein na het afronden van sommige taken “vrijkomt” en tot rust komt, terwijl je na andere taken vrijwel zonder pauze aan de volgende begint.
- De (werkelijke) behoeften van de klant.
En op basis daarvan:
- Beslis wat je elke dag doet.
- En noteer dat in een hulpmiddel. Zoals het volgende.
Agenda
De volgorde in Notion is voldoende als er niet heel, heel veel taken zijn. Maar in perioden met een overvloed aan taken heb ik nog een extra stap nodig.
Die bestaat uit concrete uren voor elke taak vastleggen en ze in de agenda zetten, zodat ik mezelf “dwing” niet uit te lopen en met al die taken vooruitgang te boeken:
Ik gebruik Google Calendar, maar jij kunt elke agenda gebruiken die volgens jou doet wat je nodig hebt.
Vermijd afleiding
We zeiden al dat dit lastig is als je een team hebt, maar je kunt altijd iets doen. Bijvoorbeeld:
- Schakel de meldingen met licht en geluid op je telefoon uit.
- En die op je pc.
- Open je e-mail op vaste momenten. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag, rond het middaguur en vlak voordat je stopt. Kijk er niet voortdurend naar. Na verloop van tijd ontdek je dat niets zo dringend is.
- Gebruik een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking —het verschil is werkelijk verbluffend.
- Wees assertief wanneer dat nodig is. En zeg: “nu kan ik niet, later kijken we ernaar”.
Ja, je wint misschien niet de wedstrijd voor aardigste collega van het gebouw, maar je wilt geen populariteit winnen: je wilt tijd winnen 😉
Systemen maken
Fundamenteel.
Voor elke terugkerende taak. Besteed tijd aan het opzetten van het systeem en herhaal het:
- Stap 1.
- Stap 2.
- Stap 3.
- …
Op een gegeven moment gaat het net zo automatisch als autorijden. Of bijna.
Bovendien hoef je niet te stoppen bij het maken van het systeem: je kunt nog een stap —of twee— verder gaan.
Automatiseren. Met AI en meer
De eerste stap is zoveel mogelijk te automatiseren —buiten je eigen brein:
- Bankafstemming.
- Dagelijkse of maandelijkse rapportage.
- Campagnebeheer.
- Publicatie op verschillende sociale netwerken.
Wat dan ook.
Dankzij AI en tools als Make en Zapier –naast code van ontwikkelaars bij grote projecten- bespaar je hiermee bergen tijd.
Documenteren
En dit is de tweede stap.
Documenteer het proces of systeem. Voor jezelf en voor je collega’s.
Als essentieel onderdeel van systematiseren maak je Word-documenten, Excel-bestanden, Notion-pagina’s, mindmaps of TXT-bestanden, maar schrijf je processen op.
Vertrouw niet alles toe aan je hoofd en geheugen; die zijn voor belangrijkere dingen.
Je tijd bijhouden
Goed. Hier zijn we meestal niet dol op.
Misschien omdat we denken dat het tijdverspilling is.
Misschien omdat je baas bent en het als een wapen tegen je werknemers beschouwt.
Misschien omdat we niet graag toegeven hoe slecht we de tijd en inspanning voor een taak inschatten.
Maar het is fundamenteel.
Weten hoeveel tijd we nodig hebben om een bepaalde taak.
af te ronden, en hoeveel uur we wekelijks of maandelijks besteden aan een bepaald type taken.
Fundamenteel.
Want hoe wil je de volgende keer correct schatten als je niet weet hoeveel iets je werkelijk heeft gekost?
Er zijn verschillende methoden, maar voor mij is de beste verhouding tussen “verkregen informatie en implementatiekosten” een backlog in Excel.
Vind je het een mooi woord? Wil je er meer over weten? Lees dan verder.
Agile marketing
Hoewel het misschien zo lijkt, is een takenbacklog niet alleen een document. Het is veel meer.
Het is de eerste stap van een methodologie: agile —of “agilisme”, een term waar ik bepaald niet dol op ben— die veel verder gaat.
Ik ga die hier niet volledig uiteenzetten, omdat ik in dit andere artikel dieper inga op hoe je de agile-methodologie op marketing toepast en op de vele voordelen ervan.
En ja, ik begin met uit te leggen wat een backlog is en hoe je die kunt gebruiken.
Wil je beter leven en tegelijk je doelen halen, bekijk het dan eens.
De 5-minutenregel
We zijn bijna klaar, maar voordat ik afsluit wil ik nog enkele gewoonten bespreken die ik heb aangeleerd en die voor mij werken.
De eerste is deze: als ik vanaf het moment dat ik een taak zie tot de afronding minder dan 5 minuten nodig heb, voer ik haar meteen uit.
Daar zijn twee redenen voor:
- Mijn brein hoeft alle informatie voor de uitvoering maar één keer te verwerken: de eerste keer dat ik de taak bekijk. Dat bespaart tijd.
- Ik haal haar uit mijn hoofd: ze neemt geen ruimte meer in binnen de categorie “nog te doen”. Ja, ik zou haar in Notion kunnen noteren, maar dat reserveer ik voor taken die meer tijd kosten.
De eat-that-frog-regel
Deze komt uit het productiviteitsboek van Brian Tracy en zegt dat we de taak die de meeste inspanning vraagt vroeg in de ochtend moeten aanpakken, wanneer we na onze rust het frisst zijn en de meeste energie hebben.
Ik kan bevestigen dat dit voor mij zo werkt.
Er is wel één uitzondering: dagen waarop ik om wat voor reden dan ook bij binnenkomst niet de kracht voel om meteen die kikker aan te pakken.
Dan begin ik met iets lichters en eenvoudigers dat als smeermiddel werkt, mijn brein op gang brengt en me in “ON-modus” zet. Daarna ga ik alsnog achter die kikker aan. Als een Disney-prinses.
Zoals Plato al zei:
Plato
“Het begin is het belangrijkste deel van het werk.”
PlatónMaar onthoud: dit geldt alleen voor heel uitzonderlijke dagen.
Achtergrondmuziek
Ik kan zonder problemen zonder muziek werken. Zolang het relatief stil is, uiteraard. Zoals in een bibliotheek, waar je af en toe voetstappen hoort —naaldhakken als je in de bibliotheek van de rechtenfaculteit zit.
Maar als je al enkele uren bezig bent en de vermoeidheid begint toe te slaan, helpt het me om op de achtergrond muziek te zetten die me motiveert zodat ik nog wat langer kan doorgaan met “dingen doen”.
Voor mij moet die muziek instrumentaal zijn en me niet afleiden.
Heel anders dan wat ik bijvoorbeeld tijdens het hardlopen luister, maar het doel om mijn humeur op te krikken is hetzelfde.
Loskoppelen
Dat is verdomd lastig als je zelfstandig ondernemer bent. Maar na verloop van tijd kan het.
In het begin, wanneer je je eerste klanten nog moet aantrekken of behouden, is het eerlijk gezegd moeilijk om er niet aan te denken tijdens het sporten of ’s avonds wanneer je een serie op Netflix kijkt —tenzij je een genie bent dat alles in veel minder tijd afwerkt dan je factureert.
Maar naarmate je klantenportefeuille groeit en beter afgebakend raakt, kun je dat wel.
Je hebt dan je waarde bewezen, een constante werkstroom en de mogelijkheid om je eigen deadlines te bepalen.
Als je redelijke deadlines stelt, is het geen utopie om op 95% van de dagen je pc te sluiten op het tijdstip dat jij geschikt vindt: 5 uur, 6 uur, 7 uur, 12 uur ’s middags… Wat jij passend vindt.
Voor wat het waard is: mijn tijdstip is 7 uur ’s avonds. Afgezien van een incidentele mentorsessie lukt dat steeds beter.
Bovendien weet ik heel zeker dat een belangrijke doelstelling voor volgend jaar het vervroegen is van dit afsluitmoment.
Bonus: gezond leven
Deze oplossing geldt niet alleen voor dit specifieke probleem, maar voor alles in het algemeen.
Er zijn nu eenmaal bepaalde dingen die je beter kunt doen, ongeacht je leeftijd:
- Goed eten.
- Bewegen.
- Voldoende rusten.
Volg je deze drie aanbevelingen, dan sta je elke dag met veel meer energie op om je taken aan te pakken, naast allerlei andere voordelen voor je lichaam.
Gewoonten, gewoonten, gewoonten.
Creëer goede gewoonten die je door de momenten heen helpen waarop je minder sterk bent.
En daarmee sluit ik dit artikel af.
Het is behoorlijk anders dan wat ik gewoonlijk schrijf, maar ik denk dat het nuttig kan zijn voor veel mensen die geen productiviteitsgod willen worden —daarvoor bestaan andere systemen en methoden— maar wel willen omgaan met een veelvoorkomend probleem: te veel taken.
Vond je het interessant, dan weet je dat je je hier kunt abonneren en elke donderdag per e-mail een artikel over digitaal ondernemen en alles daaromheen ontvangt.
Zoals dit.
Geef een reactie