Automatización y optimización de  procesos 

Llevo optimizando procesos desde que me puse en serio con esto del marketing, hace ya 20 años.

¿Lo hice porque me lo sugiriera algún jefe?

No.

Empecé a hacerlo porque simplemente me di cuenta de que los procesos repetitivos -como lanzar una newsletter semanal o crear la ficha de un producto de un ecommerce- me llevaban más tiempo si cada vez que me ponía con uno tenía que pensar qué pasos seguir.

Y, además, si me confiaba por haberlo hecho mil veces antes y no estaba con la cabeza a tope, podía cometer errores.

Desde entonces, por estos dos motivos –ahorrar tiempo y evitar errores– trato de optimizar cada proceso que sé que voy a repetir.

Esta optimización:

1. A veces consiste en automatizar completa o parcialmente, otras veces en mejorar el flujo y otras en conseguir herramientas que mejoren alguna parte del proceso, como ahora veremos.
2. Sirve para cualquier tipo de proceso:
   1. De negocio
   2. De ventas
   3. De marketing
   4. Técnicos
   5. Analíticos
   6. Logísticos
3. Y siempre la consigo siguiendo los mismos pasos.

Estos siete que te cuento a continuación.

#1. Decidir qué proceso optimizar

Esto es lo primero. Antes de optimizar nada, tienes que saber qué conviene optimizar. Yo lo hago en base a una fórmula muy sencilla, considerando estas variables:

• Tiempo que se tarda en ejecutar un proceso.
• Número de veces que se ejecuta al mes.
• Tiempo estimado que se tardará tras las optimización.
• Coste del desarrollo de la optimización.

En base a esto, creo una matriz de prioridad de optimización de procesos.

Y arranco con el primero.

#2. Repetir el proceso manual varias veces

Es decir, aunque sepa que es un proceso que voy a repetir en el futuro varias veces, la primera vez que me enfrento a él no trato de automatizarlo u optimizarlo.

No, porque sé que si lo hago de primeras se me van a pasar cosas. Es imposible caer en todo si antes no lo he ejecutado.

Por eso, lo primero trato de “masterizar” el proceso. Es decir, de convertirme en un maestro del mismo, repitiéndolo unas cuantas veces. Las suficientes para encontrarme con diferentes posibilidades o variaciones que se pueden presentar, que luego tendré en cuenta a la hora de optimizar.

Cuando ya tengo claro cómo encarar cada caso es cuando empieza la optimización.

#3. Definir el proceso

El segundo punto es quizá el más importante. Porque, si se define mal, es completamente imposible optimizar y mucho menos automatizar cualquier proceso. 

Nos faltarán conexiones. 

Los datos no viajarán cómo o cuándo necesitamos.

En definitiva, nos frustraremos en fases más avanzadas porque la base no es correcta.

Cómo definir un proceso

Pues, en realidad, yo creo que es muy sencillo. Básicamente es anotar en un mapa mental o en un Excel -al final casi siempre acabaremos en Excel, no importa cómo empecemos- todas y cada una de las acciones que implica un proceso. 

Sin agrupar.

Por simples que parezcan. 

Algo así:

Porque el típico “descargar los datos de venta del mes”, de cara a automatizar no es lo mismo que:

1. Ir a esta URL: xxxxxx
2. Loguearse.
3. Entrar en el informe de ventas.
4. Filtrar por el último mes.
5. Exportar.

¿Ves la diferencia, verdad?

El primer caso (“descargar los datos de venta del mes”) un humano lo sabrá interpretar y hacer, si se lo explican.

Un agente de IA probablemente también.

Pero una herramienta de automatización tipo N8N, no. Y no siempre es necesario y/o útil que lo haga un agente. 

#4. Pensar cómo podría mejorar cada paso, evaluando diferentes soluciones

Y es que, siguiendo con la idea anterior, en muchos casos meter un agente es:

1. Quemar tokens a lo tonto.
2. Confiar en que realice el proceso correctamente.

Cuando hay APIs que se conectan con plataformas y nos devuelven el dato que necesitamos tan solo metiendo unos datos en un nodo del flujo.

Este tipo de decisiones son las que tendremos que tomar aquí:

• Qué puntos se pueden automatizar.
• Cuáles son mejor que realice un humano de forma manual.
• Analizar si y dónde debería entrar la IA.
• Si el resultado de la IA lo debe evaluar una persona o no antes de seguir con el proceso.
• Si es mejor un desarrollo clásico (una funcionalidad para el CMS en PHP o Python) o uno con N8N y/o IA.
• Qué herramientas son las más adecuadas, en función de:
  • El resultado.
  • La complejidad del desarrollo.
  • El coste.

Cuando evalúas todo esto, obtienes algo como esto:

Donde se deja claro qué puntos se quieren dejar manuales, si se pueden automatizar los otros o son “IAbles”, es decir, ejecutables con IA. Además, se ven las herramientas a valorar.

En el ejemplo de arriba, yo he porpueso tres posibles vías de solución:

1. Una primera en la que el proceso es fundamentalmente humano, ayudándose de la IA en ciertos puntos del proceso. Ésta funcionará seguro y mejora lo actual, sin casi necesidad de desarrollo.
2. Una segunda vía donde automatizamos mucha parte del proceso, pero lo hacemos con N8N, dejando a la IA para algunos puntos solamente y metiendo validaciones humanas. La IA cambia, dado que en la vía 1 propongo Notebook ML cuya API no es adecuada para esta vía 2 y hay que cambiar de herramienta.
3. Una vía agéntica, donde se desarrollarán agentes que llevarán a cabo la mayor parte del proceso, dejando ciertos puntos de validación humana.

Finalmente, en este caso nos decantamos por la vía intermedia, porque era la que mejor encaje tenía con respecto a los objetivos del proyecto.

#5. Desarrollar e implementar la solución

Ya con este mapa, es cuestión de ponerse uno mismo o la persona que sea a desarrollar la solución.

Es, sin lugar a dudas, el punto más largo y complejo del proceso. Donde más horas se nos irán, pero es el precio a pagar por ahorrarnos más después.

Y aquí, insisto, las vías serán:

1. Optimizar vía mejora en la ejecución humana, uso de herramientas facilitadoras. Por ejemplo, macros en Excel o en Photoshop. O integrar un CRM para la ATC. O una herramienta de seguimiento de incidencias.
2. Automatizar con herramientas para ello: N8N, Make, Zappier…
3. Automatizar con desarrollos -generalmente web- a medida (módulos para el CMS).
4. Añadir una capa de IA, de forma puntual en algún punto o derivando toda la carga del proceso en uno o varios agentes.

En cada caso se podrá optar por una de estas vías o por la combinación de varias.

Éste es un ejemplo de cómo gestionábamos las campañas en Yo pongo el hielo:

Desde esta URL del backoffice generábamos:

• Landing con los productos de la promo.
• Newsletter en 3 idiomas, con selección de los productos promocionados que se enviaban por email y fecha de envío programada.
• Hero banner de la promo.
• Módulo de productos destacados en portada.
• Sello en los productos promocionados.
• Faldón con banner promocional.

Todo desde esa misma y única URL.

Un desarrollo a medida que nos permitió una automatización brutal y un ahorro de horas considerable: empezamos a dedicar una hora frente a las ocho anteriores.

Importante aquí que el sector de la automatización y la IA evoluciona constantemente por lo que es probable que en un mes algún punto del proceso se pueda ejecutar más fácilmente.

El punto ahí será decidir si merece la pena estar evolucionando el proceso continuamente o es más productivo dejarlo estable durante 3 o 6 meses y, llegado el momento, ver si merece la pena realizar varias mejoras de golpe, que, en general, es mi opción preferida.

Por cierto, es muy probable que, al desarrollar la solución veamos la necesidad de hacer cambios sobre lo planteado. Algunos cambios es normal. Muchos cambios significa que no hemos ejecutado bien el punto anterior (la evaluación) y deberemos tenerlo en cuenta para futuros procesos.

Eso sí, no confundamos cambios con posibles mejoras que se quedan para una posterior fase 2. Son cosas diferentes y esta posible fase 2 es normal y positiva para empezar a mejorar el proceso cuanto antes.

#6. Probar y ajustar. Y fase 2

Aunque se van haciendo pruebas durante el desarrollo de la solución, una vez que te pones manos a la obra a trabajar con la nueva solución puede que todo vaya como se esperaba o puede que no y haya que hacer algún ajuste.

El caso es que, si hay buena comunicación entre la persona o equipo que desarrolla la solución y la persona o equipo que la utiliza, los ajustes serán menores y rápidos, y desde ese primer momento notaremos el ahorro de tiempo. 

Si no es así, algo hemos hecho mal.

Siguiendo el ejemplo anterior, en Yo pongo el hielo vimos que podíamos darle todavía una mayor optimización al sistema de creación de landings, cambiando la forma de añadir los productos.

En una fase 2, pasamos de hacerlo en la landing anterior a un módulo que importaba Excels con todos los datos de la oferta del producto (atributos, precio en oferta, precio anterior, duración de la oferta, límite por cantidad):

De esta forma, trabajábamos los productos mejor con Compras en un Excel compartido, que luego marketing importaba a la landing, evitando la selección uno a uno de cada producto.

La ganancia de tiempo fue significativa, sobre todo porque había campañas como las de Black Friday con varios cientos de referencias.

#7. Documentar

Ésta es opcional, pero recomendable, si la automatización la va a gestionar otra persona o si la automatización la vas a gestionar tú, pero quieres replicarla en el futuro.

Por ejemplo, puede ser una automatización que quieres replicar con cada cliente: documenta cómo se replica.

Y es que, conviene saber qué pasos hay que seguir para no estar tirando de memoria, que ya hemos visto que es más lento y conlleva errores.

Un simple Doc de Google es más que suficiente para explicar los puntos clave.

Si es para otra persona, quizá tengas que añadir más detalles o pantallazos. así lo hago yo en Disruptivos, cuando creo automatizaciones que luego otras personas replicarán.

O para mí, con procesos complejos como la creación de web de membresía, en que, aunque no las vaya a automatizar, conviene seguir siempre el mismo orden para ir rápido. O, también, subir cursos a la web, que tiene varios pasos y lleva un ratito, así que mucho mejor tenerlo por escrito e ir siguiendo el paso a paso:

Ya está. 

Con estos siete pasos tienes un sistema mejorado y documentado, de forma que cualquiera que tenga que hacerlo en tu lugar (contratación nueva, vacaciones, cambio de trabajo, tu yo del futuro que no recuerda cómo se hacía…) pueda ejecutarlo sin mayor problema.

No es poca cosa: con el tiempo, me he dado cuenta de que tener los procesos optimizados y automatizados es un clarísimo signo de robustez del negocio o empresa.

Casos reales de procesos optimizados y/o automatizados

Y para que no creas que me quedo en la teoría, te voy a dejar varios ejemplos de procesos optimizados, para darte algunas ideas.

Ya te he mencionamos antes cómo mejoramos el tiempo necesario para la creación de campañas en Yo pongo el hielo, pero en este proyecto hicimos muchas otras cosas, como:

• Sistema de automatización de facturas.
• Creación de fichas de producto en lote.
• Creación de imágenes de producto con IA.
• Analizar las facturas logísticas con IA.

Y me estoy dejando algún caso interesante más seguro.

En breve te enlazaré aquí un artículo con el sistema de creación de artículos con ayuda de la IA que estoy preparando para mi web (esta web).

Más tarde, cuando lo tenga operativo, un gran proyecto que estoy montando en disruptivos: un SaaS de consultoría, con el que queremos agilizar los procesos de auditoría y propuesta estratégica de los proyectos digitales nuevos que nos entren.

Conclusiones

Optimizar procesos no va de automatizarlo todo, sino de pensar profundo.

Porque el mayor error es meter herramientas, IA o automatizaciones sobre procesos que no están bien definidos. 

El sistema que te acabo de enseñar tiene una ventaja clara:

Siempre partes del proceso manual, de entenderlo a fondo. Y solo después decides qué optimizar, si hay que automatizar y con qué (no siempre es con IA).

Eso reduce errores, evita desarrollos innecesarios y te obliga a aplicar criterio a tus decisiones.

Otra idea importante:

No todo se debe automatizar.

Hay pasos donde:

• Es más barato hacerlo manual
• Es más seguro (por ejemplo, el acceso al banco)
• O simplemente no compensa el esfuerzo de crear la automatización (en horas) o el coste de que lo hiciera la IA.

Y hablando de la IA, habrá casos donde encaje perfecto, mientras que en otros, meterla será más caro, más inestable o directamente innecesario.

En definitiva, quédate con esto:

Optimizar procesos es básico para que un proyecto avance. Para ello, prioriza aquellos con mayor impacto real, define correctamente antes de ponerte a automatizar y mide siempre el ahorro frente al coste.

Porque al final, esto no va de añadir tecnología, sino de construir un proyecto que funcione sin depender de tu memoria para todo.

Un proyecto sin procesos definidos no escala. Uno con procesos optimizados, puede hacerlo.