Automatisation et optimisation des processus

J’optimise des processus depuis que je me suis mis sérieusement au marketing, il y a déjà 20 ans.

Est-ce que je l’ai fait parce qu’un chef me l’avait suggéré ?

Non.

J’ai commencé à le faire parce que je me suis simplement rendu compte que les processus répétitifs — comme lancer une newsletter hebdomadaire ou créer la fiche d’un produit ecommerce — me prenaient plus de temps si, chaque fois que je m’y mettais, je devais réfléchir aux étapes à suivre.

Et, en plus, si je me reposais trop sur le fait de l’avoir déjà fait mille fois et que je n’étais pas totalement concentré, je pouvais commettre des erreurs.

Depuis, pour ces deux raisons — gagner du temps et éviter les erreurs — j’essaie d’optimiser chaque processus que je sais que je vais répéter.

Cette optimisation :

1. Parfois elle consiste à automatiser totalement ou partiellement, parfois à améliorer le flux, et parfois à trouver des outils qui améliorent une partie du processus, comme nous allons le voir.
2. Elle sert pour n’importe quel type de processus :
1. Business
2. Ventes
3. Marketing
4. Techniques
5. Analytiques
6. Logistiques
3. Et je l’obtiens toujours en suivant les mêmes étapes.

Ces sept étapes que je t’explique ci-dessous.

#1. Décider quel processus optimiser

C’est la première chose. Avant d’optimiser quoi que ce soit, tu dois savoir ce qu’il vaut la peine d’optimiser. Je le fais à partir d’une formule très simple, en tenant compte de ces variables :

• Temps nécessaire pour exécuter un processus.
• Nombre de fois où il est exécuté par mois.
• Temps estimé après l’optimisation.
• Coût du développement de l’optimisation.

À partir de cela, je crée une matrice de priorité d’optimisation des processus.

Et je commence par le premier.

#2. Répéter le processus manuellement plusieurs fois

Autrement dit, même si je sais que c’est un processus que je vais répéter plusieurs fois à l’avenir, la première fois que je m’y confronte, je n’essaie pas de l’automatiser ni de l’optimiser.

Non, parce que je sais que si je le fais d’entrée, je vais passer à côté de choses. Il est impossible de penser à tout si je ne l’ai pas exécuté auparavant.

C’est pour cela que, d’abord, j’essaie de “masteriser” le processus. C’est-à-dire d’en devenir un maître en le répétant quelques fois. Suffisamment pour tomber sur différentes possibilités ou variations qui peuvent se présenter, que je prendrai ensuite en compte au moment de l’optimiser.

Quand je sais déjà clairement comment aborder chaque cas, c’est là que commence l’optimisation.

#3. Définir le processus

Le deuxième point est peut-être le plus important. Parce que, s’il est mal défini, il est complètement impossible d’optimiser, et encore moins d’automatiser, n’importe quel processus.  

Il nous manquera des connexions.

Les données ne circuleront pas comme ou quand nous en avons besoin.

Bref, nous nous frustrerons dans les phases plus avancées parce que la base n’est pas correcte.

Comment définir un processus

En réalité, je pense que c’est très simple. En gros, il s’agit de noter, dans une carte mentale ou dans un Excel — au final, on finit presque toujours dans Excel, peu importe comment on commence — toutes les actions qu’implique un processus, une par une. 

Sans regrouper.

Aussi simples qu’elles puissent paraître.

Quelque chose comme ça :

Parce que le classique “télécharger les données de vente du mois”, en vue d’automatiser, ce n’est pas la même chose que :

1. Aller à cette URL : xxxxxx
2. Se connecter.
3. Entrer dans le rapport de ventes.
4. Filtrer sur le dernier mois.
5. Exporter.

Tu vois la différence, n’est-ce pas ?

Dans le premier cas (“télécharger les données de vente du mois”), un humain saura l’interpréter et le faire si on le lui explique.

Un agent IA aussi, probablement.

Mais pas un outil d’automatisation du type N8N. Et il n’est pas toujours nécessaire et/ou utile qu’un agent le fasse.

#4. Réfléchir à la manière d’améliorer chaque étape, en évaluant différentes solutions

Et c’est que, dans la logique précédente, dans beaucoup de cas, mettre un agent, c’est:

1. Brûler des tokens bêtement.
2. Faire confiance au fait qu’il réalisera correctement le processus.

Quand il existe des APIs qui se connectent aux plateformes et nous renvoient la donnée dont nous avons besoin simplement en entrant quelques données dans un nœud du flux.

C’est ce type de décisions que nous devrons prendre ici :

• Quels points peuvent être automatisés.
• Lesquels il vaut mieux faire réaliser par un humain manuellement.
• Analyser si et où doit entrer l’ IA.
• Si le résultat de l’IA doit être évalué par une personne ou non avant de poursuivre le processus.
• S’il vaut mieux un développement classique (une fonctionnalité pour le CMS en PHP ou Python) ou une solution avec N8N et/ou IA.
• Quels outils sont les plus adaptés, en fonction de :
• Le résultat.
• La complexité du développement.
• Le coût.

Quand tu évalues tout cela, tu obtiens quelque chose comme ceci :

On y voit clairement quels points doivent rester manuels, lesquels peuvent être automatisés ou confiés à l’IA, et quels outils méritent d’être évalués.

Dans l’exemple ci-dessus, j’ai proposé trois voies possibles de solution:

1. Une première où le processus est fondamentalement humain, avec l’aide de l’IA sur certains points du processus. Celle-ci fonctionnera à coup sûr et améliore l’existant, avec presque aucun besoin de développement.
2. Une deuxième voie où nous automatisons une grande partie du processus, mais nous le faisons avec N8N, en réservant l’IA à quelques points seulement et en ajoutant des validations humaines. L’outil d’IA change aussi : dans la voie 1 je propose NotebookLM, dont l’API n’est pas adaptée à cette voie 2, et il faut donc changer d’outil.
3. Une voie agentique, où l’on développera des agents qui réaliseront la plus grande partie du processus, en laissant certains points de validation humaine.

Finalement, dans ce cas, nous avons choisi la voie intermédiaire, parce que c’était celle qui s’adaptait le mieux aux objectifs du projet.

#5. Développer et mettre en œuvre la solution

Avec cette carte en main, il s’agit de se mettre soi-même, ou la personne concernée, à développer la solution.

C’est, sans aucun doute, le point le plus long et le plus complexe du processus. Celui où nous passerons le plus d’heures, mais c’est le prix à payer pour en économiser davantage ensuite.

Et ici, j’insiste, les voies seront :

1. Optimiser via l’amélioration de l’exécution humaine, l’utilisation d’outils facilitateurs. Par exemple, des macros dans Excel ou Photoshop. Ou intégrer un CRM pour le service client. Ou un outil de suivi des incidents.
2. Automatiser avec des outils pour cela : N8N, Make, Zapier…
3. Automatiser avec des développements — généralement web — sur mesure (modules pour le CMS).
4. Ajouter une couche d’IA, ponctuellement à un endroit ou en dérivant toute la charge du processus vers un ou plusieurs agents.

Dans chaque cas, on pourra opter pour l’une de ces voies ou pour la combinaison de plusieurs.

Voici un exemple de la façon dont nous gérions les campagnes chez Yo pongo el hielo :

Depuis cette URL du backoffice, nous générions :

• Landing page avec les produits de la promo.
• Newsletter en 3 langues, avec sélection des produits en promotion envoyés par email et date d’envoi programmée.
• Hero banner de la promo.
• Module de produits mis en avant en page d’accueil.
• Badge sur les produits en promotion.
• Bandeau avec bannière promotionnelle.

Tout depuis cette seule et même URL.

Un développement sur mesure qui nous a permis une automatisation brutale et un gain d’heures considérable : nous sommes passés à une heure au lieu des huit précédentes.

Point important ici : le secteur de l’automatisation et de l’IA évolue constamment, il est donc probable que, dans un mois, un point du processus puisse être exécuté plus facilement.

La question sera alors de décider s’il vaut la peine de faire évoluer le processus en permanence ou s’il est plus productif de le laisser stable pendant 3 ou 6 mois puis, le moment venu, de voir s’il vaut la peine de réaliser plusieurs améliorations d’un coup, ce qui, en général, est mon option préférée.

Au passage, il est très probable qu’en développant la solution, nous voyions la nécessité d’apporter des changements à ce qui avait été prévu. Quelques changements, c’est normal. Beaucoup de changements signifie que nous n’avons pas bien exécuté le point précédent (l’évaluation) et nous devrons en tenir compte pour de futurs processus.

Cela dit, ne confondons pas les changements avec de possibles améliorations qui restent pour une phase 2. Ce sont des choses différentes et cette possible phase 2 est normale et positive pour commencer à améliorer le processus le plus tôt possible.

#6. Tester et ajuster. Et phase 2

Même si des tests sont réalisés pendant le développement de la solution, une fois que tu te mets concrètement au travail avec la nouvelle solution, tout peut se passer comme prévu, ou non, et il peut falloir quelques ajustements.

Le fait est que, s’il y a une bonne communication entre la personne ou l’équipe qui développe la solution et la personne ou l’équipe qui l’utilise, les ajustements seront mineurs et rapides, et dès ce premier moment nous remarquerons le gain de temps.  

Si ce n’est pas le cas, nous avons mal fait quelque chose.

En suivant l’exemple précédent, chez Yo pongo el hielo nous avons vu que nous pouvions encore optimiser davantage le système de création de landings, en changeant la manière d’ajouter les produits.

Dans une phase 2, nous sommes passés de la landing précédente à un module qui importait des Excels avec toutes les données de l’offre produit (attributs, prix en promotion, prix précédent, durée de l’offre, limite par quantité) :

De cette façon, nous travaillions mieux les produits avec Achats dans un Excel partagé, que marketing importait ensuite dans la landing, en évitant la sélection produit par produit.

Le gain de temps a été significatif, surtout parce qu’il y avait des campagnes comme celles du Black Friday avec plusieurs centaines de références.

#7. Documenter

Celle-ci est facultative, mais recommandée, si l’automatisation va être gérée par une autre personne ou si tu vas la gérer toi-même mais que tu veux la répliquer à l’avenir.

Par exemple, cela peut être une automatisation que tu veux répliquer avec chaque client : documente comment elle se réplique.

Et c’est qu’il est utile de savoir quelles étapes suivre pour ne pas dépendre de la mémoire, dont on a déjà vu qu’elle est plus lente et entraîne des erreurs.

Un simple Google Doc est plus que suffisant pour expliquer les points clés.

Si c’est pour quelqu’un d’autre, tu devras peut-être ajouter plus de détails ou des captures d’écran. C’est comme ça que je fais chez Disruptivos, quand je crée des automatisations que d’autres personnes répliqueront ensuite.

Ou pour moi-même, avec des processus complexes comme la création d’un site de membership, où, même si je ne vais pas les automatiser, il vaut mieux toujours suivre le même ordre pour aller vite. Ou encore, mettre des cours en ligne sur le site, ce qui comporte plusieurs étapes et prend un petit moment, donc c’est bien mieux de l’avoir par écrit et de suivre le pas-à-pas :

C’est tout.

Avec ces sept étapes, tu as un système amélioré et documenté, de sorte que toute personne devant le faire à ta place (nouvelle embauche, vacances, changement de travail, ton toi du futur qui ne se souvient plus comment on faisait…) puisse l’exécuter sans grand problème.

Ce n’est pas rien : avec le temps, je me suis rendu compte qu’avoir des processus optimisés et automatisés est un signe très clair de robustesse du business ou de l’entreprise.

Cas réels de processus optimisés et/ou automatisés

Et pour que tu ne penses pas que je reste dans la théorie, je vais te laisser plusieurs exemples de processus optimisés, pour te donner quelques idées.

Je t’ai déjà mentionné comment nous avons réduit le temps nécessaire à la création de campagnes chez Yo pongo el hielo, mais dans ce projet nous avons fait beaucoup d’autres choses, comme :

• Système d’automatisation des factures.
• Création de fiches produit en lot.
• Création d’images produit avec IA.
• Analyse des factures logistiques avec IA.

Et je suis sûr que j’oublie encore un cas intéressant.

Bientôt, je te mettrai ici un lien vers un article avec le système de création d’articles avec l’aide de l’IA que je prépare pour mon site (ce site).

Plus tard, quand il sera opérationnel, un grand projet que je monte chez Disruptivos : un SaaS de conseil, avec lequel nous voulons accélérer les processus d’audit et de proposition stratégique pour les nouveaux projets digitaux qui nous arrivent.

Conclusions

Optimiser les processus ne consiste pas à tout automatiser, mais à réfléchir en profondeur.

Parce que la plus grosse erreur est de mettre des outils, de l’IA ou des automatisations sur des processus qui ne sont pas bien définis.

Le système que je viens de te montrer a un avantage clair :

Tu pars toujours du processus manuel, de sa compréhension en profondeur. Et seulement ensuite tu décides quoi optimiser, s’il faut automatiser et avec quoi (pas toujours avec l’IA).

Cela réduit les erreurs, évite les développements inutiles et t’oblige à appliquer du jugement à tes décisions.

Autre idée importante :

Tout ne doit pas être automatisé.

Il y a des étapes où :

• C’est moins cher de le faire manuellement
• C’est plus sûr (par exemple, l’accès à la banque)
• Ou tout simplement, l’effort de créer l’automatisation (en heures) ou le coût de le faire faire par l’IA ne compense pas.

Et en parlant d’IA, il y aura des cas où elle s’intègre parfaitement, tandis que dans d’autres, l’ajouter sera plus cher, plus instable ou carrément inutile.

En définitive, retiens ceci :

Optimiser les processus est essentiel pour qu’un projet avance. Pour cela, priorise ceux qui ont le plus grand impact réel, définis-les correctement avant de commencer à automatiser et mesure toujours le gain face au coût.

Parce qu’au final, il ne s’agit pas d’ajouter de la technologie, mais de construire un projet qui fonctionne sans dépendre de ta mémoire pour tout.

Un projet sans processus définis ne passe pas à l’échelle. Un projet avec des processus optimisés peut le faire.