Automazione e ottimizzazione dei processi

Ottimizzo processi da quando ho iniziato a prendere sul serio il marketing, ormai 20 anni fa.

L’ho fatto perché me lo aveva suggerito qualche capo?

No.

Ho iniziato a farlo perché mi sono semplicemente reso conto che i processi ripetitivi — come lanciare una newsletter settimanale o creare la scheda di un prodotto ecommerce — mi portavano via più tempo se ogni volta che mi mettevo a farne uno dovevo pensare a quali passi seguire.

E, inoltre, se mi fidavo troppo per averlo fatto mille volte prima e non ero completamente concentrato, potevo commettere errori.

Da allora, per questi due motivi — risparmiare tempo ed evitare errori — cerco di ottimizzare ogni processo che so che ripeterò.

Questa ottimizzazione:

1. A volte consiste nell’automatizzare completamente o in parte, altre volte nel migliorare il flusso e altre ancora nel trovare strumenti che migliorino una parte del processo, come vedremo ora.
2. Serve per qualsiasi tipo di processo:
1. Di business
2. Di vendita
3. Di marketing
4. Tecnici
5. Analitici
6. Logistici
3. E la ottengo sempre seguendo gli stessi passaggi.

Questi sette che ti racconto qui sotto.

#1. Decidere quale processo ottimizzare

Questa è la prima cosa. Prima di ottimizzare qualcosa, devi sapere cosa conviene ottimizzare. Io lo faccio in base a una formula molto semplice, considerando queste variabili:

• Tempo necessario per eseguire un processo.
• Numero di volte in cui viene eseguito al mese.
• Tempo stimato dopo l’ottimizzazione.
• Costo dello sviluppo dell’ottimizzazione.

In base a questo, creo una matrice di priorità per l’ottimizzazione dei processi.

E parto dal primo.

#2. Ripetere manualmente il processo più volte

Cioè, anche se so che è un processo che ripeterò più volte in futuro, la prima volta che lo affronto non provo ad automatizzarlo o ottimizzarlo.

No, perché so che se lo faccio subito mi sfuggiranno delle cose. È impossibile accorgersi di tutto se prima non l’ho eseguito.

Per questo, per prima cosa cerco di “masterizzare” il processo. Cioè, di diventarne un maestro, ripetendolo alcune volte. Abbastanza da incontrare diverse possibilità o variazioni che possono presentarsi, che poi terrò in conto quando lo ottimizzerò.

Quando ho chiaro come affrontare ogni caso, allora inizia l’ottimizzazione.

#3. Definire il processo

Il secondo punto è forse il più importante. Perché, se viene definito male, è completamente impossibile ottimizzare e ancora meno automatizzare qualsiasi processo.  

Mancheranno connessioni.

I dati non viaggeranno come o quando ci servono.

In definitiva, ci frustreremo nelle fasi più avanzate perché la base non è corretta.

Come definire un processo

In realtà, credo che sia molto semplice. In sostanza si tratta di annotare in una mappa mentale o in un Excel — alla fine quasi sempre finiamo in Excel, non importa da dove partiamo — tutte e ciascuna delle azioni che un processo implica. 

Senza raggruppare.

Per quanto possano sembrare semplici.

Qualcosa del genere:

Perché il classico “scaricare i dati di vendita del mese”, in ottica di automazione, non è la stessa cosa di:

1. Andare a questo URL: xxxxxx
2. Fare login.
3. Entrare nel report di vendita.
4. Filtrare per l’ultimo mese.
5. Esportare.

Vedi la differenza, vero?

Nel primo caso (“scaricare i dati di vendita del mese”) un essere umano saprà interpretarlo e farlo, se glielo spiegano.

Probabilmente anche un agente IA.

Ma uno strumento di automazione tipo N8N no. E non sempre è necessario e/o utile che lo faccia un agente.

#4. Pensare come ogni passaggio potrebbe migliorare, valutando diverse soluzioni

Ed è che, seguendo l’idea precedente, in molti casi inserire un agente significa:

1. Bruciare token a caso.
2. Fidarsi che esegua correttamente il processo.

Quando esistono APIs che si collegano alle piattaforme e ci restituiscono il dato di cui abbiamo bisogno inserendo soltanto alcuni dati in un nodo del flusso.

Questo è il tipo di decisioni che dovremo prendere qui:

• Quali punti si possono automatizzare.
• Quali è meglio che li svolga un essere umano manualmente.
• Analizzare se e dove dovrebbe entrare la IA.
• Se il risultato dell’IA deve essere valutato da una persona oppure no prima di continuare con il processo.
• Se è meglio uno sviluppo classico (una funzionalità per il CMS in PHP o Python) o uno con N8N e/o IA.
• Quali strumenti sono i più adatti, in funzione di:
• Il risultato.
• La complessità dello sviluppo.
• Il costo.

Quando valuti tutto questo, ottieni qualcosa del genere:

Qui diventa chiaro quali punti lasciare manuali, quali automatizzare o affidare all’IA, e quali strumenti vale la pena valutare.

Nell’esempio sopra, io ho proposto tre possibili vie di soluzione:

1. Una prima in cui il processo è fondamentalmente umano, aiutandosi con l’IA in certi punti del processo. Questa funzionerà di sicuro e migliora l’attuale, quasi senza necessità di sviluppo.
2. Una seconda via in cui automatizziamo gran parte del processo, ma lo facciamo con N8N, lasciando l’IA solo per alcuni punti e inserendo validazioni umane. Cambia anche lo strumento di IA: nella via 1 propongo NotebookLM, la cui API non è adatta a questa via 2, e bisogna cambiare strumento.
3. Una via agentica, in cui si svilupperanno agenti che svolgeranno la maggior parte del processo, lasciando alcuni punti di validazione umana.

Alla fine, in questo caso abbiamo scelto la via intermedia, perché era quella più in linea con gli obiettivi del progetto.

#5. Sviluppare e implementare la soluzione

Con questa mappa pronta, è questione di mettersi, tu o chi per te, a sviluppare la soluzione.

È, senza dubbio, il punto più lungo e complesso del processo. Dove se ne andranno più ore, ma è il prezzo da pagare per risparmiarne di più dopo.

E qui, insisto, le vie saranno:

1. Ottimizzare tramite miglioramento dell’esecuzione umana, uso di strumenti facilitatori. Per esempio, macro in Excel o in Photoshop. Oppure integrare un CRM per l’assistenza clienti. O uno strumento di tracciamento delle segnalazioni.
2. Automatizzare con strumenti per questo: N8N, Make, Zapier…
3. Automatizzare con sviluppi — generalmente web — su misura (moduli per il CMS).
4. Aggiungere uno strato di IA, in modo puntuale in qualche punto o spostando tutto il carico del processo su uno o più agenti.

In ogni caso si potrà optare per una di queste vie o per la combinazione di più vie.

Questo è un esempio di come gestivamo le campagne in Yo pongo el hielo:

Da questo URL del backoffice generavamo:

• Landing con i prodotti della promo.
• Newsletter in 3 lingue, con selezione dei prodotti promozionati che venivano inviati via email e data di invio programmata.
• Hero banner della promo.
• Modulo di prodotti in evidenza in homepage.
• Bollino sui prodotti promozionati.
• Fascia con banner promozionale.

Tutto da quello stesso e unico URL.

Uno sviluppo su misura che ci ha permesso un’automazione brutale e un notevole risparmio di ore: abbiamo iniziato a dedicare un’ora contro le otto precedenti.

Qui è importante che il settore dell’automazione e dell’IA evolve costantemente, quindi è probabile che tra un mese qualche punto del processo possa essere eseguito più facilmente.

Il punto lì sarà decidere se vale la pena far evolvere continuamente il processo o se è più produttivo lasciarlo stabile per 3 o 6 mesi e, quando arriverà il momento, vedere se vale la pena realizzare diverse migliorie tutte insieme, che in generale è la mia opzione preferita.

A proposito, è molto probabile che, sviluppando la soluzione, vedremo la necessità di fare cambiamenti rispetto a quanto pianificato. Alcuni cambiamenti sono normali. Molti cambiamenti significano che non abbiamo eseguito bene il punto precedente (la valutazione) e dovremo tenerlo presente per processi futuri.

Detto questo, non confondiamo i cambiamenti con possibili migliorie che restano per una successiva fase 2. Sono cose diverse e questa possibile fase 2 è normale e positiva per iniziare a migliorare il processo quanto prima.

#6. Testare e regolare. E fase 2

Anche se durante lo sviluppo della soluzione si fanno test, una volta che ti metti davvero a lavorare con la nuova soluzione può darsi che tutto vada come previsto, oppure no, e che serva qualche regolazione.

Il punto è che, se c’è buona comunicazione tra la persona o il team che sviluppa la soluzione e la persona o il team che la utilizza, le regolazioni saranno minori e rapide, e fin da quel primo momento noteremo il risparmio di tempo.  

Se non è così, qualcosa l’abbiamo fatta male.

Seguendo l’esempio precedente, in Yo pongo el hielo abbiamo visto che potevamo ottimizzare ancora di più il sistema di creazione delle landing, cambiando il modo di aggiungere i prodotti.

In una fase 2, siamo passati dal farlo nella landing precedente a un modulo che importava Excel con tutti i dati dell’offerta del prodotto (attributi, prezzo in offerta, prezzo precedente, durata dell’offerta, limite per quantità):

In questo modo lavoravamo meglio i prodotti con Acquisti in un Excel condiviso, che poi marketing importava nella landing, evitando la selezione uno a uno di ogni prodotto.

Il guadagno di tempo è stato significativo, soprattutto perché c’erano campagne come quelle del Black Friday con diverse centinaia di referenze.

#7. Documentare

Questa è opzionale, ma consigliabile, se l’automazione la gestirà un’altra persona o se la gestirai tu, ma vuoi replicarla in futuro.

Per esempio, può essere un’automazione che vuoi replicare con ogni cliente: documenta come si replica.

E infatti conviene sapere quali passi bisogna seguire per non andare a memoria, che abbiamo già visto essere più lenta e portare errori.

Un semplice Google Doc è più che sufficiente per spiegare i punti chiave.

Se è per un’altra persona, magari dovrai aggiungere più dettagli o screenshot. Così faccio io in Disruptivos, quando creo automazioni che poi altre persone replicheranno.

Oppure per me, con processi complessi come la creazione di un sito di membership, in cui, anche se non li automatizzerò, conviene seguire sempre lo stesso ordine per andare veloci. Oppure anche caricare corsi sul sito, che ha vari passaggi e richiede un po’, quindi è molto meglio averlo scritto e seguire il passo per passo:

Ecco fatto.

Con questi sette passaggi hai un sistema migliorato e documentato, in modo che chiunque debba farlo al posto tuo (nuova assunzione, ferie, cambio di lavoro, il tuo io del futuro che non ricorda più come si faceva…) possa eseguirlo senza grandi problemi.

Non è poco: col tempo mi sono reso conto che avere processi ottimizzati e automatizzati è un chiarissimo segno di robustezza del business o dell’azienda.

Casi reali di processi ottimizzati e/o automatizzati

E perché tu non pensi che resti sulla teoria, ti lascio diversi esempi di processi ottimizzati, per darti qualche idea.

Ti ho già raccontato come abbiamo ridotto il tempo necessario per creare campagne in Yo pongo el hielo, ma in questo progetto abbiamo fatto molte altre cose, come:

• Sistema di automazione delle fatture.
• Creazione di schede prodotto in lotto.
• Creazione di immagini prodotto con IA.
• Analisi delle fatture logistiche con IA.

E di sicuro sto lasciando fuori qualche altro caso interessante.

A breve ti linkerò qui un articolo con il sistema di creazione di articoli con l’aiuto dell’IA che sto preparando per il mio sito (questo sito).

Più avanti, quando lo avrò operativo, un grande progetto che sto montando in Disruptivos: un SaaS di consulenza, con cui vogliamo snellire i processi di audit e proposta strategica dei nuovi progetti digitali che ci arriveranno.

Conclusioni

Ottimizzare processi non significa automatizzare tutto, ma pensare a fondo.

Perché l’errore più grande è mettere strumenti, IA o automazioni sopra processi che non sono ben definiti.

Il sistema che ti ho appena mostrato ha un vantaggio chiaro:

Parti sempre dal processo manuale, dal capirlo a fondo. E solo dopo decidi cosa ottimizzare, se bisogna automatizzare e con cosa (non sempre con IA).

Questo riduce errori, evita sviluppi inutili e ti obbliga ad applicare criterio alle tue decisioni.

Un’altra idea importante:

Non tutto deve essere automatizzato.

Ci sono passaggi in cui:

• È più economico farlo manualmente
• È più sicuro (per esempio, l’accesso alla banca)
• O semplicemente non compensa lo sforzo di creare l’automazione (in ore) o il costo di farlo fare all’IA.

E parlando di IA, ci saranno casi in cui si incastra perfettamente, mentre in altri inserirla sarà più costoso, più instabile o direttamente inutile.

In definitiva, tieni a mente questo:

Ottimizzare processi è fondamentale perché un progetto avanzi. Per farlo, dai priorità a quelli con maggiore impatto reale, definiscili correttamente prima di automatizzare e misura sempre il risparmio rispetto al costo.

Perché alla fine non si tratta di aggiungere tecnologia, ma di costruire un progetto che funzioni senza dipendere dalla tua memoria per tutto.

Un progetto senza processi definiti non scala. Uno con processi ottimizzati può farlo.