Automatisierung und Optimierung von Prozessen

Ich optimiere Prozesse, seit ich das mit dem Marketing ernsthaft angegangen bin, also seit gut 20 Jahren.

Habe ich das gemacht, weil irgendein Chef es mir vorgeschlagen hat?

Nein.

Ich habe damit angefangen, weil mir schlicht klar wurde, dass wiederkehrende Prozesse — wie einen wöchentlichen Newsletter zu versenden oder ein Produktdatenblatt für einen Ecommerce zu erstellen — mich mehr Zeit kosteten, wenn ich jedes Mal erst überlegen musste, welche Schritte zu folgen sind.

Und außerdem konnte ich Fehler machen, wenn ich mich darauf verließ, es schon tausendmal gemacht zu haben, und nicht voll bei der Sache war.

Seitdem versuche ich aus diesen zwei Gründen — Zeit sparen und Fehler vermeiden — jeden Prozess zu optimieren, von dem ich weiß, dass ich ihn wiederholen werde.

Diese Optimierung:

1. Manchmal besteht sie darin, vollständig oder teilweise zu automatisieren, manchmal darin, den Ablauf zu verbessern, und manchmal darin, Werkzeuge zu finden, die einen Teil des Prozesses verbessern, wie wir gleich sehen werden.
2. Sie funktioniert für jede Art von Prozess:
1. Geschäftlich
2. Vertrieb
3. Marketing
4. Technisch
5. Analytisch
6. Logistisch
3. Und ich erreiche sie immer mit denselben Schritten.

Diese sieben, die ich dir jetzt erkläre.

#1. Entscheiden, welchen Prozess man optimiert

Das ist das Erste. Bevor du irgendetwas optimierst, musst du wissen, was sich zu optimieren lohnt. Ich mache das anhand einer sehr einfachen Formel und berücksichtige diese Variablen:

• Zeit, die für die Ausführung eines Prozesses benötigt wird.
• Anzahl der Male, die er pro Monat ausgeführt wird.
• Geschätzte Zeit nach der Optimierung.
• Kosten für die Entwicklung der Optimierung.

Auf dieser Grundlage erstelle ich eine Prioritätsmatrix zur Prozessoptimierung.

Und ich starte mit dem ersten.

#2. Den Prozess mehrmals manuell wiederholen

Das heißt: Auch wenn ich weiß, dass ich einen Prozess in Zukunft mehrmals wiederholen werde, versuche ich beim ersten Mal, wenn ich mich damit beschäftige, nicht, ihn zu automatisieren oder zu optimieren.

Nein, denn ich weiß: wenn ich es direkt am Anfang mache, werden mir Dinge entgehen. Es ist unmöglich, an alles zu denken, wenn ich ihn vorher nicht ausgeführt habe.

Deshalb versuche ich zuerst, den Prozess zu “meistern”. Also wirklich zum Meister darin zu werden, indem ich ihn einige Male wiederhole. Oft genug, um auf verschiedene Möglichkeiten oder Varianten zu stoßen, die auftreten können, und die ich später bei der Optimierung berücksichtigen werde.

Wenn mir klar ist, wie ich jeden Fall angehen muss, beginnt die Optimierung.

#3. Den Prozess definieren

Der zweite Punkt ist vielleicht der wichtigste. Denn wenn er schlecht definiert ist, ist es völlig unmöglich irgendeinen Prozess zu optimieren, geschweige denn zu automatisieren.  

Es werden Verbindungen fehlen.

Die Daten werden nicht so oder dann fließen, wie wir es brauchen.

Kurz gesagt: Wir werden in späteren Phasen frustriert sein, weil die Grundlage nicht stimmt.

Wie man einen Prozess definiert

Eigentlich glaube ich, dass es sehr einfach ist. Im Grunde bedeutet es, in einer Mindmap oder in Excel — am Ende landen wir fast immer in Excel, egal wie wir anfangen — jede einzelne Aktion aufzuschreiben, die ein Prozess umfasst. 

Ohne zu gruppieren.

So einfach sie auch erscheinen mögen.

Etwa so:

Denn das typische “die Verkaufsdaten des Monats herunterladen” ist für die Automatisierung nicht dasselbe wie:

1. Zu dieser URL gehen: xxxxxx
2. Einloggen.
3. Den Verkaufsbericht öffnen.
4. Nach dem letzten Monat filtern.
5. Exportieren.

Du siehst den Unterschied, oder?

Den ersten Fall (“die Verkaufsdaten des Monats herunterladen”) wird ein Mensch interpretieren und ausführen können, wenn man es ihm erklärt.

Ein KI-Agent wahrscheinlich auch.

Aber ein Automatisierungstool wie N8N nicht. Und es ist nicht immer notwendig und/oder sinnvoll, dass ein Agent das macht.

#4. Überlegen, wie jeder Schritt verbessert werden könnte, und verschiedene Lösungen bewerten

Denn, wenn man der vorherigen Idee folgt, bedeutet in vielen Fällen, einen Agenten einzubauen,:

1. Tokens sinnlos zu verbrennen.
2. Darauf zu vertrauen, dass er den Prozess korrekt ausführt.

Wenn es APIs gibt, die sich mit Plattformen verbinden und uns die benötigten Daten zurückgeben, indem wir nur ein paar Daten in einen Workflow-Knoten eingeben.

Diese Art von Entscheidungen müssen wir hier treffen:

• Welche Punkte automatisiert werden können.
• Welche besser von einem Menschen manuell erledigt werden.
• Analysieren, ob und wo die KI.
• Ob das Ergebnis der KI von einer Person bewertet werden muss oder nicht bevor es mit dem Prozess weitergeht.
• Ob eine klassische Entwicklung (eine Funktion für das CMS in PHP oder Python) besser ist oder eine mit N8N und/oder KI.
• Welche Werkzeuge am geeignetsten sind, abhängig von:
• Dem Ergebnis.
• Der Komplexität der Entwicklung.
• Den Kosten.

Wenn du all das bewertest, erhältst du so etwas:

Dabei wird klar, welche Punkte manuell bleiben sollen, welche automatisiert oder von KI übernommen werden können und welche Werkzeuge man prüfen sollte.

Im obigen Beispiel habe ich drei mögliche Lösungswege:

1. Einen ersten, bei dem der Prozess im Wesentlichen menschlich ist, unterstützt durch KI an bestimmten Punkten des Prozesses. Das wird sicher funktionieren und verbessert den aktuellen Stand, fast ohne Entwicklungsaufwand.
2. Einen zweiten Weg, bei dem wir einen großen Teil des Prozesses automatisieren, dies aber mit N8N tun, die KI nur für einige Punkte einsetzen und menschliche Prüfungen einbauen. Auch das KI-Tool ändert sich: In Weg 1 schlage ich NotebookLM vor, dessen API für diesen Weg 2 nicht geeignet ist, sodass das Tool gewechselt werden muss.
3. Einen agentischen Weg, bei dem Agenten entwickelt werden, die den Großteil des Prozesses ausführen, mit einigen Punkten für menschliche Validierung.

Am Ende haben wir uns in diesem Fall für den mittleren Weg entschieden, weil er am besten zu den Zielen des Projekts passte.

#5. Die Lösung entwickeln und implementieren

Mit dieser Karte ist es dann eine Frage, sich selbst oder wen auch immer an die Entwicklung der Lösung zu setzen.

Das ist ohne Zweifel der längste und komplexeste Punkt des Prozesses. Hier werden die meisten Stunden draufgehen, aber das ist der Preis, den man zahlt, um später mehr zu sparen.

Und hier, ich betone es, sind die Wege:

1. Optimieren über Verbesserung der menschlichen Ausführung, Nutzung unterstützender Werkzeuge. Zum Beispiel Makros in Excel oder Photoshop. Oder ein CRM für den Kundendienst integrieren. Oder ein Tool zur Nachverfolgung von Vorfällen.
2. Automatisieren mit Werkzeugen dafür: N8N, Make, Zapier…
3. Automatisieren mit Entwicklungen — in der Regel webbezogen — nach Maß (Module für das CMS).
4. Eine KI-Schicht hinzufügen, punktuell an einer Stelle oder indem die gesamte Last des Prozesses an einen oder mehrere Agenten übergeben wird.

In jedem Fall kann man einen dieser Wege oder eine Kombination mehrerer wählen.

Dies ist ein Beispiel dafür, wie wir bei Yo pongo el hielo Kampagnen verwaltet haben:

Über diese Backoffice-URL generierten wir:

• Landingpage mit den Promo-Produkten.
• Newsletter in 3 Sprachen, mit Auswahl der beworbenen Produkte, die per E-Mail verschickt wurden, und geplantem Versanddatum.
• Hero-Banner der Promo.
• Modul mit hervorgehobenen Produkten auf der Startseite.
• Siegel auf den beworbenen Produkten.
• Leiste mit Werbebanner.

Alles über dieselbe einzige URL.

Eine Maßentwicklung, die uns eine brutale Automatisierung und eine erhebliche Zeitersparnis ermöglichte: Wir begannen nur noch eine Stunde statt der vorherigen acht.

Wichtig ist hier, dass sich der Bereich Automatisierung und KI ständig weiterentwickelt, sodass es wahrscheinlich ist, dass in einem Monat irgendein Punkt des Prozesses einfacher ausgeführt werden kann.

Die Frage wird dann sein, ob es sich lohnt, den Prozess ständig weiterzuentwickeln, oder ob es produktiver ist, ihn 3 oder 6 Monate stabil zu lassen und dann, wenn der Moment gekommen ist, zu sehen, ob es sich lohnt, mehrere Verbesserungen auf einmal umzusetzen, was im Allgemeinen meine bevorzugte Option ist.

Übrigens ist es sehr wahrscheinlich, dass wir bei der Entwicklung der Lösung die Notwendigkeit sehen, Änderungen an dem Geplanten vorzunehmen. Einige Änderungen sind normal. Viele Änderungen bedeuten, dass wir den vorherigen Punkt (die Bewertung) nicht gut ausgeführt haben und dass wir das für zukünftige Prozesse berücksichtigen sollten.

Allerdings sollten wir Änderungen nicht mit möglichen Verbesserungen verwechseln, die für eine spätere Phase 2übrig bleiben. Das sind verschiedene Dinge, und diese mögliche Phase 2 ist normal und positiv, um den Prozess so früh wie möglich weiter zu verbessern.

#6. Testen und anpassen. Und Phase 2

Auch wenn während der Entwicklung der Lösung Tests durchgeführt werden, kann, sobald du mit der neuen Lösung wirklich arbeitest, alles wie erwartet laufen oder eben nicht, und es kann eine Anpassung nötig sein.

Wenn es eine gute Kommunikation zwischen der Person oder dem Team gibt, das die Lösung entwickelt, und der Person oder dem Team, das sie nutzt, werden die Anpassungen klein und schnell sein, und ab diesem ersten Moment werden wir die Zeitersparnis bemerken.  

Wenn nicht, haben wir etwas falsch gemacht.

Dem vorherigen Beispiel folgend sahen wir bei Yo pongo el hielo, dass wir das System zur Erstellung von Landings noch weiter optimieren konnten, indem wir die Art änderten, wie Produkte hinzugefügt wurden.

In einer Phase 2 wechselten wir von der vorherigen Landing zu einem Modul, das Excel-Dateien mit allen Angebotsdaten des Produkts importierte (Attribute, Angebotspreis, vorheriger Preis, Angebotsdauer, Mengenlimit):

So arbeiteten wir die Produkte besser mit Einkauf in einem geteilten Excel aus, das Marketing anschließend in die Landing importierte, und vermieden die einzelne Auswahl jedes Produkts.

Der Zeitgewinn war erheblich, vor allem, weil es Kampagnen wie Black Friday mit mehreren hundert Referenzen gab.

#7. Dokumentieren

Dies ist optional, aber empfehlenswert, wenn die Automatisierung von jemand anderem verwaltet wird oder wenn du sie selbst verwaltest, sie aber in Zukunft replizieren möchtest.

Zum Beispiel kann es eine Automatisierung sein, die du mit jedem Kunden replizieren willst: dokumentiere, wie sie repliziert wird.

Denn es ist sinnvoll zu wissen, welche Schritte zu folgen sind, damit man nicht aus dem Gedächtnis arbeitet, was, wie wir gesehen haben, langsamer ist und Fehler mit sich bringt.

Ein einfaches Google Doc reicht mehr als aus um die wichtigsten Punkte zu erklären.

Wenn es für jemand anderen ist, musst du vielleicht mehr Details oder Screenshots hinzufügen. So mache ich es bei Disruptivos, wenn ich Automatisierungen erstelle, die später andere Personen replizieren werden.

Oder für mich, mit komplexen Prozessen wie der Erstellung einer Membership-Website, bei denen es, auch wenn ich sie nicht automatisieren werde, sinnvoll ist, immer dieselbe Reihenfolge einzuhalten, um schnell zu sein. Oder auch Kurse auf die Website hochzuladen, was mehrere Schritte hat und ein bisschen dauert; viel besser also, es schriftlich zu haben und Schritt für Schritt zu folgen:

Fertig.

Mit diesen sieben Schritten hast du ein verbessertes und dokumentiertes System, sodass jeder, der es an deiner Stelle tun muss (Neueinstellung, Urlaub, Jobwechsel, dein zukünftiges Ich, das nicht mehr weiß, wie es ging…), es ohne größere Probleme ausführen kann.

Das ist nicht wenig: Mit der Zeit habe ich festgestellt, dass optimierte und automatisierte Prozesse ein sehr klares Zeichen für Robustheit des Geschäfts oder Unternehmens.

Reale Fälle optimierter und/oder automatisierter Prozesse

Und damit du nicht denkst, ich bleibe bei der Theorie, lasse ich dir mehrere Beispiele optimierter Prozesse da, um dir ein paar Ideen zu geben.

Ich habe dir bereits erzählt, wie wir die nötige Zeit für die Kampagnenerstellung bei Yo pongo el hielo reduziert haben, aber in diesem Projekt haben wir viele andere Dinge gemacht, wie:

• System zur Automatisierung von Rechnungen.
• Massenerstellung von Produktseiten.
• Erstellung von Produktbildern mit KI.
• Logistikrechnungen mit KI analysieren.

Und sicher lasse ich noch irgendeinen interessanten Fall aus.

In Kürze verlinke ich hier einen Artikel mit dem System zur Erstellung von Artikeln mit Hilfe von KI das ich für meine Website (diese Website) vorbereite.

Später, wenn ich es betriebsbereit habe, ein großes Projekt, das ich bei Disruptivos aufbaue: ein Beratungs-SaaS, mit dem wir die Audit- und Strategieangebotsprozesse für neue digitale Projekte beschleunigen wollen, die bei uns eingehen.

Schlussfolgerungen

Prozesse zu optimieren bedeutet nicht, alles zu automatisieren, sondern tief nachzudenken.

Denn der größte Fehler ist, Werkzeuge, KI oder Automatisierungen auf Prozesse zu setzen, die nicht gut definiert sind.

Das System, das ich dir gerade gezeigt habe, hat einen klaren Vorteil:

Du gehst immer vom manuellen Prozess aus, davon, ihn gründlich zu verstehen. Und erst danach entscheidest du, was optimiert werden soll, ob automatisiert werden muss und womit (nicht immer mit KI).

Das reduziert Fehler, vermeidet unnötige Entwicklungen und zwingt dich, Urteilsvermögen anzuwenden bei deinen Entscheidungen.

Eine weitere wichtige Idee:

Nicht alles sollte automatisiert werden.

Es gibt Schritte, bei denen:

• Es billiger ist, es manuell zu machen
• Es sicherer ist (zum Beispiel der Bankzugang)
• Oder sich der Aufwand, die Automatisierung zu erstellen (in Stunden), oder die Kosten, es von der KI machen zu lassen, einfach nicht lohnt.

Und wenn wir von KI sprechen: Es wird Fälle geben, in denen sie perfekt passt, während sie in anderen teurer, instabiler oder direkt unnötig ist.

Kurz gesagt, merk dir das:

Prozessoptimierung ist grundlegend, damit ein Projekt vorankommt. Priorisiere dafür die mit dem größten realen Einfluss, definiere sie korrekt, bevor du automatisierst, und miss immer die Einsparung gegen die Kosten.

Denn am Ende geht es nicht darum, Technologie hinzuzufügen, sondern ein Projekt aufzubauen, das funktioniert, ohne für alles von deinem Gedächtnis abhängig zu sein.

Ein Projekt ohne definierte Prozesse skaliert nicht. Eines mit optimierten Prozessen kann es.