Automatização e otimização de processos

Otimizo processos desde que comecei a levar o marketing a sério, há já 20 anos.

Fiz isso porque algum chefe me sugeriu?

Não.

Comecei a fazê-lo porque simplesmente percebi que os processos repetitivos — como lançar uma newsletter semanal ou criar a ficha de um produto de ecommerce — me levavam mais tempo se, cada vez que pegava num deles, tivesse de pensar em que passos seguir.

E, além disso, se eu me confiasse por já o ter feito mil vezes antes e não estivesse com a cabeça a 100%, podia cometer erros.

Desde então, por estes dois motivos — poupar tempo e evitar erros — tento otimizar cada processo que sei que vou repetir.

Esta otimização:

1. Às vezes consiste em automatizar total ou parcialmente, outras vezes em melhorar o fluxo e outras em encontrar ferramentas que melhorem alguma parte do processo, como veremos agora.
2. Serve para qualquer tipo de processo:
1. De negócio
2. De vendas
3. De marketing
4. Técnicos
5. Analíticos
6. Logísticos
3. E consigo sempre seguindo os mesmos passos.

Estes sete que te conto a seguir.

#1. Decidir que processo otimizar

Isto é o primeiro. Antes de otimizar qualquer coisa, tens de saber o que vale a pena otimizar. Eu faço-o com base numa fórmula muito simples, considerando estas variáveis:

• Tempo que demora a executar um processo.
• Número de vezes que é executado por mês.
• Tempo estimado que demorará após a otimização.
• Custo do desenvolvimento da otimização.

Com base nisto, crio uma matriz de prioridade de otimização de processos.

E começo pelo primeiro.

#2. Repetir o processo manualmente várias vezes

Ou seja, mesmo sabendo que é um processo que vou repetir várias vezes no futuro, da primeira vez que o enfrento não tento automatizá-lo nem otimizá-lo.

Não, porque sei que se o fizer logo à primeira, vou deixar escapar coisas. É impossível perceber tudo se antes não o tiver executado.

Por isso, primeiro tento “masterizar” o processo. Isto é, tornar-me mestre nele, repetindo-o algumas vezes. As suficientes para me deparar com diferentes possibilidades ou variações que podem surgir, que depois terei em conta na hora de otimizar.

Quando já tenho claro como encarar cada caso, é então que começa a otimização.

#3. Definir o processo

O segundo ponto é talvez o mais importante. Porque, se for mal definido, é completamente impossível otimizar e muito menos automatizar qualquer processo.  

Faltarão ligações.

Os dados não circularão como ou quando precisamos.

Em suma, ficaremos frustrados em fases mais avançadas porque a base não está correta.

Como definir um processo

Na verdade, acho que é muito simples. Basicamente é anotar num mapa mental ou num Excel — no fim quase sempre acabamos no Excel, não importa como começamos — todas e cada uma das ações que um processo implica. 

Sem agrupar.

Por mais simples que pareçam.

Algo assim:

Porque o típico “descarregar os dados de vendas do mês”, para automatizar, não é o mesmo que:

1. Ir a este URL: xxxxxx
2. Fazer login.
3. Entrar no relatório de vendas.
4. Filtrar pelo último mês.
5. Exportar.

Vês a diferença, certo?

No primeiro caso (“descarregar os dados de vendas do mês”), um humano saberá interpretar e fazer, se lhe for explicado.

Um agente de IA provavelmente também.

Mas uma ferramenta de automatização tipo N8N, não. E nem sempre é necessário e/ou útil que o faça um agente.

#4. Pensar como cada passo poderia melhorar, avaliando diferentes soluções

E é que, seguindo a ideia anterior, em muitos casos meter um agente é:

1. Queimar tokens à toa.
2. Confiar que ele execute o processo corretamente.

Quando há APIs que se ligam a plataformas e nos devolvem o dado de que precisamos apenas introduzindo alguns dados num nó do fluxo.

Este tipo de decisões é o que teremos de tomar aqui:

• Que pontos podem ser automatizados.
• Quais é melhor serem realizados por um humano manualmente.
• Analisar se e onde deve entrar a IA.
• Se o resultado da IA deve ser avaliado por uma pessoa ou não antes de continuar com o processo.
• Se é melhor um desenvolvimento clássico (uma funcionalidade para o CMS em PHP ou Python) ou um com N8N e/ou IA.
• Que ferramentas são as mais adequadas, em função de:
• O resultado.
• A complexidade do desenvolvimento.
• O custo.

Quando avalias tudo isto, obténs algo como isto:

Aqui fica claro que pontos devem ficar manuais, quais podem ser automatizados ou tratados com IA, e que ferramentas vale a pena avaliar.

No exemplo acima, propus três possíveis vias de solução:

1. Uma primeira em que o processo é fundamentalmente humano, com ajuda da IA em certos pontos do processo. Esta funcionará de certeza e melhora o atual, quase sem necessidade de desenvolvimento.
2. Uma segunda via em que automatizamos grande parte do processo, mas fazemos isso com N8N, deixando a IA apenas para alguns pontos e colocando validações humanas. A ferramenta de IA também muda: na via 1 proponho NotebookLM, cuja API não é adequada para esta via 2, e é preciso mudar de ferramenta.
3. Uma via agêntica, em que serão desenvolvidos agentes que executarão a maior parte do processo, deixando certos pontos de validação humana.

Finalmente, neste caso optámos pela via intermédia, porque era a que melhor encaixava nos objetivos do projeto.

#5. Desenvolver e implementar a solução

Com este mapa pronto, é uma questão de eu próprio, ou quem for, pôr mãos à obra e desenvolver a solução.

É, sem dúvida, o ponto mais longo e complexo do processo. Onde mais horas se irão, mas é o preço a pagar para poupar mais depois.

E aqui, insisto, as vias serão:

1. Otimizar via melhoria na execução humana, uso de ferramentas facilitadoras. Por exemplo, macros no Excel ou no Photoshop. Ou integrar um CRM para o atendimento ao cliente. Ou uma ferramenta de acompanhamento de incidências.
2. Automatizar com ferramentas para isso: N8N, Make, Zapier…
3. Automatizar com desenvolvimentos — geralmente web — à medida (módulos para o CMS).
4. Adicionar uma camada de IA, de forma pontual em algum ponto ou derivando toda a carga do processo para um ou vários agentes.

Em cada caso poder-se-á optar por uma destas vias ou pela combinação de várias.

Este é um exemplo de como geríamos as campanhas na Yo pongo el hielo:

A partir deste URL do backoffice gerávamos:

• Landing com os produtos da promoção.
• Newsletter em 3 idiomas, com seleção dos produtos promovidos que eram enviados por email e data de envio programada.
• Hero banner da promoção.
• Módulo de produtos destacados na página inicial.
• Selo nos produtos promovidos.
• Faixa com banner promocional.

Tudo a partir desse mesmo e único URL.

Um desenvolvimento à medida que nos permitiu uma automatização brutal e uma poupança de horas considerável: passámos a dedicar uma hora em vez das oito anteriores.

Importante aqui: o setor da automatização e da IA evolui constantemente, pelo que é provável que daqui a um mês algum ponto do processo possa ser executado mais facilmente.

O ponto aí será decidir se vale a pena estar a evoluir o processo continuamente ou se é mais produtivo deixá-lo estável durante 3 ou 6 meses e, chegado o momento, ver se vale a pena realizar várias melhorias de uma só vez, o que, em geral, é a minha opção preferida.

Aliás, é muito provável que, ao desenvolver a solução, vejamos a necessidade de fazer alterações ao que foi planeado. Algumas alterações são normais. Muitas alterações significam que não executámos bem o ponto anterior (a avaliação) e deveremos ter isso em conta para processos futuros.

Dito isto, não confundamos alterações com possíveis melhorias que ficam para uma posterior fase 2. São coisas diferentes e esta possível fase 2 é normal e positiva para começar a melhorar o processo quanto antes.

#6. Testar e ajustar. E fase 2

Embora se façam testes durante o desenvolvimento da solução, quando começas efetivamente a trabalhar com a nova solução, tudo pode correr como esperado ou pode não correr e ser preciso algum ajuste.

O caso é que, se houver boa comunicação entre a pessoa ou equipa que desenvolve a solução e a pessoa ou equipa que a utiliza, os ajustes serão menores e rápidos, e desde esse primeiro momento notaremos a poupança de tempo.  

Se não for assim, fizemos algo mal.

Seguindo o exemplo anterior, na Yo pongo el hielo vimos que podíamos otimizar ainda mais o sistema de criação de landings, alterando a forma de adicionar os produtos.

Numa fase 2, passámos de o fazer na landing anterior para um módulo que importava Excels com todos os dados da oferta do produto (atributos, preço em promoção, preço anterior, duração da oferta, limite por quantidade):

Desta forma, trabalhávamos melhor os produtos com Compras num Excel partilhado, que depois o marketing importava para a landing, evitando a seleção um a um de cada produto.

O ganho de tempo foi significativo, sobretudo porque havia campanhas como as da Black Friday com várias centenas de referências.

#7. Documentar

Esta é opcional, mas recomendável, se a automatização for gerida por outra pessoa ou se fores tu a geri-la, mas quiseres replicá-la no futuro.

Por exemplo, pode ser uma automatização que queres replicar com cada cliente: documenta como se replica.

E é que convém saber que passos há a seguir para não depender da memória, que já vimos que é mais lenta e traz erros.

Um simples Google Doc é mais do que suficiente para explicar os pontos-chave.

Se for para outra pessoa, talvez tenhas de acrescentar mais detalhes ou capturas de ecrã. É assim que faço na Disruptivos quando crio automatizações que depois outras pessoas replicarão.

Ou para mim, com processos complexos como a criação de sites de membership, em que, mesmo que não os vá automatizar, convém seguir sempre a mesma ordem para ir rápido. Ou também subir cursos para o site, que tem vários passos e demora um bocadinho, por isso é muito melhor tê-lo por escrito e ir seguindo o passo a passo:

Já está.

Com estes sete passos tens um sistema melhorado e documentado, de modo que qualquer pessoa que tenha de o fazer no teu lugar (nova contratação, férias, mudança de trabalho, o teu eu do futuro que já não se lembra de como se fazia…) possa executá-lo sem grande problema.

Não é pouca coisa: com o tempo, percebi que ter os processos otimizados e automatizados é um sinal claríssimo de robustez do negócio ou da empresa.

Casos reais de processos otimizados e/ou automatizados

E para que não penses que fico pela teoria, vou deixar-te vários exemplos de processos otimizados, para te dar algumas ideias.

Já te mencionei antes como melhorámos o tempo necessário para a criação de campanhas na Yo pongo el hielo, mas neste projeto fizemos muitas outras coisas, como:

• Sistema de automatização de faturas.
• Criação de fichas de produto em lote.
• Criação de imagens de produto com IA.
• Analisar as faturas logísticas com IA.

E de certeza que estou a deixar de fora algum caso interessante.

Em breve vou deixar aqui o link para um artigo com o sistema de criação de artigos com ajuda da IA que estou a preparar para o meu site (este site).

Mais tarde, quando o tiver operacional, um grande projeto que estou a montar na Disruptivos: um SaaS de consultoria, com o qual queremos agilizar os processos de auditoria e proposta estratégica dos novos projetos digitais que nos chegarem.

Conclusões

Otimizar processos não é automatizar tudo, mas pensar a fundo.

Porque o maior erro é meter ferramentas, IA ou automatizações em cima de processos que não estão bem definidos.

O sistema que acabei de te mostrar tem uma vantagem clara:

Partes sempre do processo manual, de o compreender a fundo. E só depois decides o que otimizar, se é preciso automatizar e com quê (nem sempre é com IA).

Isso reduz erros, evita desenvolvimentos desnecessários e obriga-te a aplicar critério às tuas decisões.

Outra ideia importante:

Nem tudo deve ser automatizado.

Há passos em que:

• É mais barato fazê-lo manualmente
• É mais seguro (por exemplo, o acesso ao banco)
• Ou simplesmente não compensa o esforço de criar a automatização (em horas) ou o custo de o fazer com IA.

E falando da IA, haverá casos em que encaixa perfeitamente, enquanto noutros metê-la será mais caro, mais instável ou diretamente desnecessário.

Em suma, fica com isto:

Otimizar processos é básico para que um projeto avance. Para isso, prioriza aqueles com maior impacto real, define corretamente antes de começar a automatizar e mede sempre a poupança face ao custo.

Porque no fim, isto não é sobre acrescentar tecnologia, mas sobre construir um projeto que funcione sem depender da tua memória para tudo.

Um projeto sem processos definidos não escala. Um com processos otimizados pode fazê-lo.