Como migrar seu e-mail gratuitamente para o Zoho Mail

Este fim de semana tive de migrar uma conta de email que estava alojada há anos juntamente com o respectivo site. 

O meu espaço em disco no hospedagem é de 5GB e esta única caixa de correio ocupava quase 1,5 GB, por isso não havia alternativa: ou a limpava ou a tirava dali.

Como é o email profissional da minha companheira e sabia que, se lhe pedisse para o limpar, ia demorar vários dias, comecei a analisar a opção da migração.

Há algum tempo já expliquei como obter uma caixa de correio gratuita de 5GB no Zoho Mail, que é o que uso em cada projeto novo.  

Fazer isso desde o início é simples. No entanto, o problema aqui era o que fazer com todas as mensagens guardadas. Não bastava alterar os registros do domínio para que os novos emails começassem a chegar à nova conta do Zoho.

Além disso, queria levar a conta para o Zoho Mail utilizando exclusivamente o plano gratuito evitando contratar um plano pago durante um mês só para fazer a migração ou ativar um período de teste Premium e cancelá-lo depois.

Já adianto que é possível e não é especialmente complicado. Porém, se sua caixa de correio estiver tão cheia quanto a minha, o processo levará algum tempo.

No meu caso concreto, a conta original estava alojada na Webempresa e os DNS do domínio eram geridos através da Cloudflare, mas o método que vou explicar se aplica a praticamente qualquer provedor de e-mail que permita acessar a caixa postal por IMAP.

Alguns menus vão mudar, obviamente. Na Webempresa, os dados IMAP e certas configurações ficam em um lugar; em outra hospedagem, estarão em outro. Mas a lógica da migração será a mesma, sobretudo se seu provedor usar cPanel para gerenciar a hospedagem.

Além disso, e por segurança, não vamos alterar os servidores de email até termos uma cópia completa da caixa de correio antiga dentro do Zoho. 

Assim, enquanto trabalhamos e até concluir todas as alterações, a conta atual continuará enviando e recebendo mensagens exatamente como antes.

A propósito, antes que eu me esqueça: se você gerencia seu e-mail profissional no Gmail, fica a saber que a Google avisou que vai encerrar este serviço no final de 2026, esta alternativa que estou explicando pode ser muito útil.

Antes de começar: o que oferece o Zoho Mail gratuitamente e quais são os seus limites

A primeira coisa é confirmar se o plano gratuito do Zoho atende às suas necessidades, pois ele tem uma limitação importante que convém conhecer antes de transferir qualquer coisa.

À data de hoje, o Zoho Mail Free permite alojar um domínio, criar até cinco usuárioes e oferece 5 GB de email a cada um. Para uma conta normal de uma pequena empresa, de um profissional ou de um site pessoal, 5 GB podem render muito, sobretudo se adotares boas práticas ao partilhar documentos anexos.  

A principal desvantagem está no acesso: o plano gratuito não inclui IMAP, POP nem ActiveSync. Isso significa que, depois da migração, você não poderá configurar a conta Zoho Free no Thunderbird ou Outlook via IMAP como faria em um plano pago. Terá que usar o webmail ou os aplicativos do Zoho.

Isso pode ser uma desvantagem importante, dependendo da sua forma de trabalhar. No meu caso, não era, porque minha companheira já usava o webmail da hospedagem; portanto, a mudança é simples.

Por outro lado, o Zoho permite importar emails guardados em formato EML e agrupá-los em arquivos ZIP de até 500 MB cada. É precisamente esta a função que vamos aproveitar para transferir todo o histórico sem pagar.

Como vamos migrar o email sem interromper o serviço

Antes de começar com os passos, vale a pena saber o que vamos fazer, porque assim é muito mais fácil perceber cada etapa.

O percurso será este:

Provedor atual > Configurar no Thunderbird > Exportar arquivos EML > Importar no Zoho Mail Free

1. Primeiro vamos ligar o Thunderbird ao servidor atual por meio de IMAP e baixar uma cópia completa da caixa de correio para o computador. 
2. Depois vamos exportar as mensagens como arquivos EML, que são simplesmente arquivos que contêm cada email com as respectivas informações e anexos.
3. A seguir vamos criar a nova caixa de correio no Zoho e importar esses arquivos. 
4. Durante todo este tempo, os registros MX do domínio continuarão a apontar para o provedor antigo, por isso os novos emails continuarão a chegar lá normalmente.
5. Só quando tivermos confirmado que todo o histórico está corretamente dentro do Zoho é que vamos alterar os MX. 

A partir desse momento, a caixa de correio antiga deixará de ser o destino das novas mensagens e o Zoho assumirá o controlo.

É um processo um pouco longo, mas bastante seguro.

Passo 1. Limpa a caixa de correio e confirma quanto email tem realmente

Isto é opcional, mas MUITO recomendável.

Antes de baixar vários gigabytes, faz sentido excluir aquilo que você já sabe que não deseja conservar.

Comece entrando no webmail do seu provedor atual e verifique principalmente Spam e Lixo. Se tem a certeza de que não há nada importante, esvazia-os antes de continuar.  

Não faz sentido perder tempo baixando, exportando, compactando e reenviando 500 mensagens que você já tinha decidido excluir.

No meu caso, a caixa de correio ocupava inicialmente 1.353 MB. Depois de esvaziar estas duas pastas, o email que era realmente necessário migrar ficou em cerca de 1.150 MB, por isso eliminei cerca de 200 MB de trabalho desnecessário com dois clique.

Também recomendo verificar quais são as maiores mensagens que tem guardadas. Muitos webmails permitem ordenar a Caixa de entrada por tamanho e alguns hospedagens também têm ferramentas para localizar os arquivos que ocupam mais espaço.

Encontrei cerca de dez mensagens com mais de 10 MB e a maior rondava os 37 MB. Não tive de apagar nenhuma e todas acabaram por ser migradas corretamente, mas convém saber antecipadamente se tem algum email excecionalmente grande que possa causar problemas.

Como referência adicional, o Zoho estabelece atualmente em 40 MB o tamanho máximo de uma mensagem que a caixa recebe normalmente. Este limite não deve ser confundido com o dos ZIP que vamos usar para importar o histórico, que é de 500 MB.

Passo 2. Configura a conta antiga no Thunderbird por meio de IMAP

Agora precisamos de uma ferramenta que consiga:

1. Ligar-se ao servidor antigo.
2. Baixar todas as mensagens.
3. Exportá-las como EML.

Mozilla Thunderbird, é gratuito e está disponível para Windows, macOS e Linux.

Depois de baixar e instalar o Thunderbird normalmente, adicione a conta que deseja migrar e informe os dados de conexão fornecidos pelo seu provedor:

• Endereço de email.
• Senha.
• O nome do servidor IMAP e SMTP.
• A porta e o tipo de encriptação em ambos os casos.

Aqui é importante escolher IMAP e não POP. O IMAP permite trabalhar com as pastas e mensagens existentes no servidor, preservando sua estrutura. É exatamente o que precisamos para obter uma cópia fiel da caixa de correio.

Na Webempresa, os dados aparecem na configuração da própria conta de email. Se usares outro hospedagem, procura uma opção semelhante a «Configurar cliente de email», «Configuração manual», «IMAP» ou «Dados de conexão».

Ao terminar, o Thunderbird deverá mostrar as mesmas pastas que aparecem no seu webmail: Caixa de entrada, Enviados, Arquivo e quaisquer outras que você tenha criado ao longo dos anos.

Ainda não exportes nada. Primeiro temos de garantir que o Thunderbird descarregou realmente todo o conteúdo.

Passo 3. Descarrega todas as mensagens e os respectivos anexos para o computador

O IMAP tem uma particularidade: conseguir ver um e-mail no Thunderbird não significa que todo o conteúdo esteja armazenado localmente. O programa pode baixar determinadas partes quando precisa delas.

Para uma migração queremos exatamente o contrário. Precisamos de uma cópia completa da mensagem, incluindo os anexos, porque daqui a pouco teremos de a exportar.

Para isso, no Thunderbird entra em:

Configurações da conta > Sincronização e armazenamento

e confirma que tem ativada a opção “Manter as mensagens desta conta neste computador”.

Nas opções avançadas, você também pode conferir quais pastas serão sincronizadas. Selecione todas as que deseja transferir para o Zoho, como Caixa de entrada, Enviados e Rascunhos.

Depois de fazeres isto, pode forçar o download em:

Arquivo > Offline > Baixar/Sincronizar agora

Importante: na minha versão do Thunderbird, o menu superior com a opção Arquivo estava oculto. Basta pressionar Alt para que a barra de menus habitual apareça temporariamente.

Depois que a sincronização terminar, ainda podemos fazer um teste simples para confirmar que temos uma cópia local completa.

Selecione Arquivo > Offline > Trabalhar offline e abre várias mensagens.  

Não testes apenas com o email que recebeste ontem: procura um de há alguns anos e, sobretudo, abre uma mensagem que tenha um anexo de bom tamanho.

Se você conseguir ler o e-mail e abrir o anexo com o Thunderbird offline, isso significa que as informações já estão salvas no computador e não estão sendo solicitadas ao servidor.

Quando terminar a verificação, lembre-se de voltar a ativar “Trabalhar online”. 

É algo bastante óbvio, mas eu esqueci. Se acontecer com você, não se preocupe: mais adiante, o Thunderbird me lembrou com muita educação e eu reativei a opção.

Passo 4. Exporta as mensagens para o formato EML

Já temos a caixa de correio descarregada no nosso PC, o que é um excelente backup. Agora precisamos de a transformar num formato que o Zoho consiga importar.

O formato que vamos utilizar é EML, um padrão habitual parsalvar mensagens de email. O Zoho permite importar diretamente estes arquivos, mantendo toda a informação da mensagem e os respectivos anexos.

Se tem poucas pastas, como no meu caso, nem sequer precisa de instalar extensões no Thunderbird. Se tem muitas pastas, usa ImportExportTools NG.

Entre em Caixa de entrada, prime Ctrl + A para selecionar todas as mensagens e depois:

Clique direito > Salvar como

Crie uma pasta no computador chamada, por exemplo, entrada, e salve-as lá. O Thunderbird vai gerar um .eml por cada email selecionado.

Depois pode repetir o processo com Enviados , Arquivo ou qualquer outra pasta que queiras conservar.

O que acontece se o Thunderbird encontrar dois nomes iguais?

Foi aqui que apareceu um dos poucos problemas de toda a minha migração.

O Thunderbird gera automaticamente os nomes dos EML e, em duas mensagens, acabou por tentar salvar dois arquivos exatamente com o mesmo nome. O Windows avisou-me de que o arquivo já existia e perguntou se queria substituí-lo.

Não o substitua, porque eliminarias da cópia uma das duas mensagens.

No meu caso só aconteceu duas vezes e consegui resolver manualmente alterando o nome de um dos arquivos. 

Se tem dezenas de milhares de mensagens ou muitas pastas e encontras bastantes conflitos, então pode valer a pena instalar uma extensão como ImportExportTools NG, que oferece mais opções para exportações em massa.

Para uma caixa de correio simples com duas ou três pastas, o método nativo do Thunderbird é mais prático.

Passo 5. Confirme que exportaste realmente todos os emails

Antes de carregar seja o que for para o Zoho, dedica um minuto a confirmar que os números batem certo.

No Thunderbird selecione todas as mensagens da Caixa de entrada e vê quantas existem. Depois abre a pasta entrada que acabaste de criar no Windows e confirma quantos arquivos EML contém.

Faz o mesmo com Enviados e com as restantes pastas.

Uma coisa: o tamanho em MB da pasta local não será igual ao que o hospedagem mostrava, porque a forma de armazenar a informação pode variar. O importante é o número de mensagens.

Se tem 665 emails no Thunderbird e 665 EML na pasta Caixa de entrada, pode continuar.

Passo 6. Crie a conta gratuita do Zoho e verifique seu domínio

Agora é altura de preparar o novo webmail.

Siga o que explico aqui e cadastre-se gratuitamente no Zoho Mail.

Adicione o domínio que vai utilizar e cria o endereço de email correspondente. 

Se você está migrando nombre@tudominio.com, o meu conselho é criar a conta com esse mesmo endereço no Zoho. Porque, embora a conta usada para administrar o Zoho não precise ser a mesma conta de e-mail que você vai importar -uma coisa é a conta Zoho (mais acima na hierarquia) e outra é a conta de email em si- será mais prático de gerir.

Depois de criar a conta, o Zoho precisa verificar se o domínio realmente pertence a você. Para isso, solicitará que adicione um registro DNS de verificação. Siga as instruções exibidas no painel, pois elas podem variar conforme o local em que você gerencia o domínio.

Importante: se você usa o Cloudflare para gerenciar seu domínio, é muito mais prático. Basta entrar na sua conta e aceitar; as alterações técnicas serão feitas automaticamente.

Aqui vem uma das partes mais importantes de todo o procedimento:

Ainda não altere os registros MX.

Os registros MX indicam quais servidores devem receber os e-mails do seu domínio. Enquanto continuarem apontando para o provedor antigo, você continuará recebendo as mensagens corretamente. Por isso, só vamos alterá-los quase no final da migração.

Passo 7. Comprime os EML em arquivos ZIP com menos de 500 MB

É possível importar os EML individualmente, mas com centenas ou milhares de mensagens é perder tempo. É muito melhor comprimi-los em ZIP.

O Zoho permite incluir vários EML no mesmo arquivo e estabelece atualmente 500 MB como tamanho máximo por ZIP importado. Se, ao comprimir os EML exportados de cada pasta, algum ocupar mais de 500MB, só tem de os dividir em vários ZIP com menos desse tamanho.

No meu caso, os EML da Caixa de entrada ocupavam aproximadamente 300 MB e os de Enviados cerca de 700 MB. Acabei por preparar três ZIP: um para Caixa de entrada e dois para Enviados.

Não há problema em usar quatro, cinco ou dez arquivos se sua conta for maior. O importante é que cada arquivo individual fique abaixo do limite.

Além disso, é recomendável manter Caixa de entrada e Enviados separados mesmo que, pelo tamanho, coubessem todos num único ZIP. Dentro do Zoho vamos importar cada grupo para a respectiva pasta e assim evitamos enganos.

Passo 8. Importa os ZIP a partir do Zoho Mail

Este é o passo que permite realizar todo o procedimento sem contratar o Zoho Premium.

Entre no webmail do Zoho (atenção ao webmail, não à área de gestão da conta) e vai a:

Configurações > Importar/exportar emails > Importar de EML

A partir daí pode selecionar tanto arquivos .eml como ZIP que os contenham. 

Ao importá-los, presta atenção porque o Zoho também permite escolher a pasta onde quer salvar as mensagens ou manter a estrutura incluída dentro do ZIP.

Assim, você poderá reproduzir a estrutura de pastas da sua conta de e-mail anterior.

Primeiro importa:

entrada.ZIP > Caixa de entrada

Espera que termine e entra no Histórico de importação para confirmar que não existem erros.  

O Zoho avisa quando alguma mensagem não pôde ser processada e mostra o motivo da falha.

Depois abre vários emails importados. Confirme um antigo, um recente e algum que inclua anexos.

Se estiver tudo correto, repete a operação com Enviados:

enviados-1.ZIP > Enviados

E depois com os restantes pacotes que tenha.

No meu caso, os três ZIP foram importados corretamente e os emails de até 37 MB que tinha identificado no início também foram carregados com os respectivos anexos.

Passo 9. Confirme se chegaram novas mensagens durante a migração

Até este momento, o provedor antigo continuou a gerir o email, que era precisamente o que queríamos.

Isso tem uma consequência: se alguém escreveu para você durante o tempo que levamos para baixar, exportar e importar a caixa, a nova mensagem ainda estará apenas no servidor de origem.

Por isso, volte agora ao Thunderbird, confirme que o modo offline está desativado e atualize a Caixa de entrada.

Se houver mensagens posteriores à exportação original, selecione-as, salve-as como EML e faz uma última importação para o Zoho. Pode fazer exatamente o mesmo com Enviados se utilizaste a conta durante o processo.

É uma pequena sincronização manual final que nos permite chegar ao momento da mudança com as duas caixas praticamente iguais.

Passo 10. Altera os registros MX para que o novo email chegue ao Zoho

Agora sim.

Já temos todo o histórico dentro do Zoho, confirmámos que as mensagens abrem corretamente e sabemos que não ficou nenhum email novo apenas no servidor antigo. Chegou o momento de dizer à Internet que entregue ao Zoho as mensagens que recebermos a partir de agora.

Para isso tem de alterar os registros MX do domínio no provedor que gerencia seus DNS.

Entre na painel do Zoho e utiliza os valores indicados especificamente para seu domínio, pois eles podem variar de acordo com o data center em que sua conta está hospedada.

De novo, se os DNS forem geridos através da Cloudflare, o processo é muito simples. O Zoho deteta o provedor e oferece-se para fazer as alterações por meio de uma autorização pontual: mostra os registros que vai adicionar e os que vai substituir antes de executar.

Se você gerencia os DNS pela hospedagem, pelo registrador do domínio ou por outro serviço, terá que criar os registros manualmente. Não é difícil, mas demora um pouco mais. Se não souber fazer, peça ajuda ao suporte, pois na primeira vez pode parecer confuso.

 Faça como fizer, o resultado é o mesmo: os MX antigos têm de ser eliminados e devem ficar configurados os fornecidos pelo Zoho.

Passo 11. Revise o roteamento da hospedagem se alguns e-mails continuarem chegando à caixa antiga

Bem, este passo não será necessário em todos os provedores, mas vale a pena explicá-lo porque foi o único problema real que apareceu depois de alterar os MX.

Assim que fiz a alteração, enviei uma mensagem do Gmail para a conta recém-migrada.

Chegou corretamente ao Zoho.

Depois fiz o mesmo teste a partir de outro endereço pertencente a um domínio também alojado na Webempresa e a mensagem apareceu no Thunderbird, dentro da caixa antiga.

Os MX tinham falhado? Não, porque o Gmail deixava claro que não.

O que acontecia era o próprio hospedagem continuar a considerar que o email desse domínio era gerido localmente. Quando outro dos seus servidores tentava entregar uma mensagem, depositava-a diretamente na caixa antiga sem chegar a consultar os novos MX externos.

Na Webempresa resolve-se alterando o encaminhamento do email para servidor remoto. Noutro hospedagem pode existir uma opção equivalente ou pode ser que não tenha de fazer absolutamente nada.  

Mais uma vez, se isso acontecer e você não souber como resolver, peça ao suporte para explicar o procedimento.

Como vês, a forma de detetar o problema é bastante simples: se os e-mails enviados pelo Gmail, Outlook ou outros provedores externos chegam ao Zoho, mas os gerados na hospedagem antiga continuam aparecendo na caixa anterior, verifique a configuração de roteamento local.

Depois de alterares esta opção, repete o teste e todas as mensagens chegarão corretamente ao Zoho.

Passo 12. Configure SPF e DKIM e revise o DMARC já existente

Alterar os MX faz com que recebamos os emails no Zoho, mas ainda temos de garantir que as mensagens que enviamos a partir daí conseguem demonstrar que estão realmente autorizadas a utilizar o nosso domínio.

Isso consegue-se com as seguintes siglas: SPF, DKIM e DMARC.

• O SPF indica que servidores estão autorizados a enviar email utilizando o nosso domínio. 
• O DKIM adiciona uma assinatura criptográfica à mensagem para permitir confirmar a sua autenticidade. 
• O DMARC utiliza estas verificações para indicar aos servidores recetores o que devem fazer quando uma mensagem não passa corretamente a autenticação.

O Zoho fornece os registros que você precisa adicionar aos seus DNS e permite verificá-los no próprio painel.

Aqui tem de prestar especial atenção ao SPF se já utilizas outros serviços para enviar emails. 

Por exemplo, uma ferramenta de e-mail marketing, um CRM ou algum sistema transacional também podem estar autorizados a usar seu domínio. Não elimine esses remetentes simplesmente para adicionar o Zoho nem crie vários registros SPF independentes. Revise sua configuração atual e combine corretamente os serviços autorizados.

Mais uma vez, a integração do Zoho com a Cloudflare deteta o SPF existente e gera um novo que mantém os remetentes anteriores e adiciona o Zoho.

Com o DMARC é parecido, embora no meu caso não tenha usado o que o Zoho propunha, porque o domínio já tinha configurada uma política semelhante, mas não igual, que me servia.

Importante: não deve publicar dois registros DMARC diferentes para o mesmo domínio.

Passo 13. Envie um e-mail ao Gmail e verifique de verdade SPF, DKIM e DMARC

A painel do Zoho permite verificar os registros DNS, mas há uma verificação final ainda melhor: enviar um email real e observar o que aconteceu.

Envie uma mensagem da nova conta Zoho para uma conta sua do Gmail.

Depois abre a mensagem recebida, carrega nos três pontos no canto superior direito e selecione Mostrar original.

O Gmail vai mostrar os resultados de autenticação do email.

O que quer encontrar é:

• SPF: PASS
• DKIM: PASS
• DMARC: PASS

Este teste permite confirmar, não um registro TXT, mas que uma mensagem real enviada a partir do Zoho chegou ao destino e que o servidor recetor considera válidas as três principais verificações de autenticação.

Outro ponto importante: é possível que os primeiros emails que envies com a conta acabem na pasta de spam dos destinatários. Por isso é importante avisá-los ou pedir uma resposta ou, pelo menos, confirmação de receção.

Normalmente, depois de alguns e-mails comuns, todos os ESP percebem que sua conta não é spam e deixam suas mensagens passar pelos filtros.

Verificação final: como saber se a migração terminou

É simples: envie um e-mail do Gmail, Yahoo, Outlook ou outro provedor externo para o Zoho, responda pelo Zoho e teste também com algum endereço da hospedagem anterior, se possível.

Confirme também que consegue consultar mensagens antigas da Caixa de entrada e de Enviados, que os anexos continuam disponíveis e que não aparece nenhum email novo exclusivamente na caixa anterior.

Se tudo funcionar, a migração está terminada.

Mesmo assim, eu não apagaria imediatamente duas coisas:

1. A conta antiga do hospedagem. Mantenha-na disponível durante um ou dois dias enquanto confirmas que nenhum servidor continua a entregar lá mensagens devido a alguma configuração pendente ou a um efeito temporário relacionado com DNS.
2. Os arquivos EML baixados nseu PC durante algum tempo prudencial, caso exista algum email grande que não tenha entrado e precises de o recuperar.

Quando tiver a certeza de que está tudo no Zoho e que as novas mensagens chegam bem, poderá eliminar ambos os backups.

Conclusões. Um caminho longo, mas não difícil

Migrar mais de 1 GB de email pode parecer à primeira vista muito mais complicado do que realmente é.

A chave é encará-lo como dois processos separados:

1. Migrar tudo corretamente.
2. Alterar os MX para começar a receber no novo provedor de email.

Mantendo backup de tudo.

Desta forma, pode fazer toda a parte delicada da migração sem pressão:

• Se um ZIP falhar, voltas a gerá-lo. 
• Se faltar uma mensagem, voltas ao Thunderbird ou aseu PC. 
• Se descobrir uma pasta esquecida, basta exportá-la e importá-la. 

Entretanto, o email real continua a chegar ao servidor de sempre. E, quando finalmente fizer a mudança, o Zoho já contém tudo aquilo de que precisa.

Se começar do zero (sem Thunderbird nem conta Zoho), em cerca de uma hora de trabalho deverás ter tudo pronto, dependendo, claro, da quantidade de GB e de pastas que tem de migrar.

O bom é que a hora investida na migração fará com que os 5GB gratuitos durem alguns anos. Visto assim, o ROI é indiscutivelmente positivo.