Como adicionar novas contas de e-mail ao Zoho Mail gratuitamente

Se você já tem hospedagem gratuita para sua conta de e-mail no Zoho Mail e já migrou seus e-mails, provavelmente, mais cedo ou mais tarde, vai precisar criar outro endereço.

Por exemplo, talvez você tenha começado apenas com tunombre@tudominio.com e depois queira adicionar info@, contacto@ ou uma conta independente para outra pessoa.

No Zoho, isso é feito criando um novo usuário dentro da organização. E o conceito é importante, porque criar outro usuário não é o mesmo que:

• Criar outra conta Zoho para este novo e-mail.
• Ou adicionar um alias ou endereço secundário à sua conta atual.

É outra coisa: um novo e-mail sob o mesmo domínio.

Com isso, você terá outra caixa de entrada independente, com senha própria, Caixa de entrada, Enviados e espaço de armazenamento.  

Por outro lado, caso você não saiba, um alias apenas faz com que vários endereços levem à mesma caixa de entrada.

Se você usa o Zoho Mail Free como recomendo, atualmente pode ter até cinco usuários dentro de uma organização, com 5 GB de armazenamento para cada um e um único domínio.

Vamos ver como fazer, porque a estrutura organizacional e hierárquica do Zoho pode ser um pouco confusa no início.

Passo 1. Entre no console de administração do Zoho Mail

Primeiro, acesse o Admin Console do Zoho Mail, que não deve ser confundido com o Zoho Accounts nem com o próprio webmail. São três ambientes diferentes, criados quando você configurou a primeira conta.

O endereço para as contas europeias é:

https://mailadmin.zoho.eu

Nesse console, você pode gerenciar o domínio, os usuários, os grupos e boa parte das configurações gerais de e-mail.

Depois de entrar, procure no menu lateral a opção Usuários.

Ali aparecerão todas as contas de e-mail já criadas dentro da organização. 

O Zoho permite que os administradores (você precisa conceder essas permissões manualmente a um usuário) e os superadministradores (por padrão, a primeira conta criada) criem usuários individualmente nessa seção.

Passo 2. Clique em «Adicionar usuário»

Dentro de Usuários, clique no botão Adicionar usuário.

O Zoho abrirá um formulário no qual você deverá inserir os dados básicos da nova conta.

Os principais campos são:

• Nome.
• Sobrenome.
• Nome de usuário.
• Senha.
• Função.

O campo importante do ponto de vista do e-mail é Nome de usuário, porque será o texto que aparece antes do sinal @.

Por exemplo, se o seu domínio for tudominio.com e você digitar info o Zoho criará info@tudominio.com.

Importante: se você tiver vários domínios associados, também terá de selecionar o correto no menu suspenso ao lado do nome de usuário.

Passo 3. Defina uma senha para o novo usuário

O campo seguinte permite criar a senha inicial.

Você pode digitá-la ou usar a opção do Zoho para gerá-la automaticamente. Se a conta pertencer a outra pessoa, uma boa opção é criar uma senha temporária e marcar Forçar o usuário a alterar a senha no primeiro acesso.

Assim, você não precisa conhecer a senha definitiva.

Você também pode usar Enviar credenciais por e-mail se quiser que o Zoho envie automaticamente os dados de acesso ao novo usuário, desde que tenha um endereço alternativo no qual ele possa recebê-los.

Se a conta for para você e você for gerenciá-la pessoalmente, basta definir a senha e administrá-la como faz com as demais.

Passo 4. Decida qual será a função da nova conta

O Zoho permite atribuir diferentes níveis de permissão aos usuários da organização.

Para uma conta de e-mail comum, não é preciso torná-la administradora. O normal é criá-la como Usuário e reservar as permissões de administrador para quem realmente precisa gerenciar domínios, contas ou configurações gerais.

Um administrador poderá acessar o Admin Console e fazer alterações na organização, enquanto um usuário comum apenas usará sua caixa de entrada.

Por isso, não é recomendável transformar automaticamente todas as novas contas em administradoras por conveniência. Por exemplo, se ventas@tudominio.com apenas envia e recebe e-mails, não precisa de permissão para alterar a configuração de todo o domínio.

Passo 5. Crie o usuário

Quando todos os campos estiverem preenchidos, salve o novo usuário.

A partir desse momento, o endereço deverá aparecer em Admin Console > Usuários e terá sua própria caixa de entrada independente.

Se você criou, por exemplo, info@tudominio.com as mensagens recebidas chegarão à própria Caixa de entrada, enquanto as enviadas para nombre@ continuarão chegando à conta original.

É exatamente isso que diferencia um usuário de um alias.

Se quiser que dois endereços recebam tudo na mesma Caixa de entrada, você não precisa criar um novo usuário: pode adicionar um alias nas configurações da caixa de entrada existente.  

O Zoho permite criar e gerenciar esses aliases de forma independente.

Passo 6. Acesse a nova conta

Agora é preciso confirmar se o usuário funciona de verdade.

Abra uma janela privativa ou anônima no navegador e acesse https://mail.zoho.eu/.

Use o novo endereço (info@tudominio.com) como nome de usuário e a senha que acabou de definir.

Se tudo estiver correto, o Zoho abrirá uma caixa de entrada totalmente independente, com suas próprias pastas Entrada, Enviados, Rascunhos, Spam e Lixeira.

Lembre-se de que, no plano gratuito, esse usuário também terá até 5 GB de espaço próprio para e-mails, separado do usado pelas outras contas da organização.

Passo 7. Faça um teste de envio e recebimento

Só falta uma coisa: utilize uma conta externa, como Gmail ou Outlook, e envie uma mensagem para o novo endereço.

Confirme que aparece no Zoho.

Depois, responda pela nova caixa de entrada e confirme se a mensagem chega corretamente à conta externa.

Se ambos os testes funcionarem, o novo endereço já está totalmente operacional.

Você não precisa alterar novamente os registros MX, SPF, DKIM ou DMARC apenas por ter adicionado um usuário, como fizemos quando criamos a conta ou migramos de provedor de e-mail. 

Esses registros são configurados no nível do domínio. Portanto, se o domínio já funcionava corretamente com o Zoho, as novas contas usam a mesma infraestrutura.

Por isso antes de migrar os registros MX do domínio do provedor original, é fundamental ter migrado todas as contas de e-mail desse provedor, como estou explicando aqui. 

Se você alterar os MX sem fazer isso, poderá perder seus e-mails antigos.

O que fazer se o Zoho disser que o endereço já existe

Há um erro que merece uma secção própria porque pode ser bastante confuso.

Ao tentar criar o usuário, você pode encontrar uma mensagem semelhante a:

«Email Address already exists or associated in another Organisation»

Nesse caso, o problema geralmente não está no domínio nem nos DNS. O Zoho está dizendo que esse endereço já está associado a outra identidade em seu ecossistema.

Isso pode acontecer, por exemplo, porque esse endereço:

• Já foi utilizado anteriormente para criar uma conta Zoho.
• Está associado como endereço secundário de outra conta.
• Ou pertence a outra organização Zoho.

O Zoho não permite usar em uma nova conta um endereço já vinculado a outra conta até que ele seja desvinculado da anterior.

Se isso acontecer, entre em https://accounts.zoho.eu/ com a conta à qual esse endereço está associado e consulte Perfil > Meus endereços de e-mail.

Se o endereço que você quer transformar em usuário aparecer como secundário de outra conta e não for mais necessário ali, remova-o.

Espere alguns minutos e depois volte a Zoho Mail Admin Console > Usuários > Adicionar usuário e tente novamente.

Mas antes de eliminar qualquer endereço utilizado para iniciar sessão no Zoho, confirme que você tem outro endereço de acesso válido e consegue entrar com ele. 

Assim, você evita transformar uma simples alteração de e-mail em uma sessão de recuperação de senhas que não estava nos seus planos.

Conclusão

Se quiser confirmar que tudo foi configurado corretamente, o resultado deverá ser parecido com isto:

Usuário 1: nombre@tudominio.com.

• Caixa de entrada independente.
• Senha própria.
• Entrada e Enviados próprios.

Usuário 2: info@tudominio.com.

• Caixa de entrada independente.
• Senha própria.
• Entrada e Enviados próprios.

Ambos pertencem à mesma organização e usam o mesmo domínio, mas são duas contas de e-mail diferentes.

E a primeira que criou é a superadmin por padrão.

Essa também é uma das vantagens do plano gratuito do Zoho Mail para projetos pequenos: você pode começar com um único endereço e adicionar até cinco usuários. 

Se ultrapassar esse limite, talvez seu projeto já não seja tão pequeno.