Comment ajouter gratuitement de nouveaux comptes e-mail à Zoho Mail

Si tu as déjà hébergé gratuitement ton compte e-mail avec Zoho Mail et que tu as déjà migré tes e-mails, il est probable que tu doives tôt ou tard créer une adresse supplémentaire.

Par exemple, tu as peut-être commencé uniquement avec tunombre@tudominio.com avant de vouloir ajouter info@, contacto@ ou un compte indépendant pour quelqu’un d’autre.

Dans Zoho, cela se fait en créant un nouvel utilisateur au sein de l’organisation. Et la distinction est importante, car créer un autre utilisateur n’est pas la même chose que :

• Créer un autre compte Zoho pour cette nouvelle adresse e-mail.
• Ou ajouter un alias ou une adresse secondaire à ton compte actuel.

C’est autre chose : un nouveau compte e-mail sous le même domaine.

Tu disposeras ainsi d’ une autre boîte aux lettres indépendante, avec son propre mot de passe, sa boîte de réception, ses éléments envoyés et son espace de stockage.  

À l’inverse, au cas où tu ne le saurais pas, un alias fait simplement arriver plusieurs adresses dans la même boîte aux lettres.

Si tu utilises Zoho Mail Free comme je le recommande, tu peux actuellement avoir jusqu’à cinq utilisateurs au sein d’une organisation, avec 5 GB de stockage chacun et un seul domaine.

Voyons comment faire, car la structure organisationnelle et hiérarchique de Zoho peut être un peu déroutante au début.

Étape 1. Accède à la console d’administration de Zoho Mail

Commence par accéder à l’ Admin Console de Zoho Mail, à ne pas confondre avec Zoho Accounts ni avec le webmail lui-même. Ce sont trois espaces différents, créés lorsque tu as configuré ton premier compte.

L’adresse pour les comptes européens est :

https://mailadmin.zoho.eu

Dans cette console, tu peux gérer le domaine, les utilisateurs, les groupes et une grande partie de la configuration générale de la messagerie.

Une fois dedans, cherche dans le menu latéral l’option Utilisateurs.

Tu y verras tous les comptes e-mail déjà créés dans l’organisation. 

Zoho permet aux administrateurs (tu dois accorder manuellement ces autorisations à un utilisateur) et aux superadministrateurs (par défaut, le premier compte que tu as créé) de créer individuellement des utilisateurs depuis cette section.

Étape 2. Clique sur « Ajouter un utilisateur »

Dans Utilisateurs, clique sur le bouton Ajouter un utilisateur.

Zoho ouvrira un formulaire dans lequel tu devras saisir les informations de base du nouveau compte.

Les principaux champs sont :

• Prénom.
• Nom.
• Nom d’utilisateur.
• Mot de passe.
• Rôle.

Le champ important du point de vue de la messagerie est Nom d’utilisateur, car c’est le texte qui apparaîtra avant le signe @.

Par exemple, si ton domaine est tudominio.com et que tu saisis info Zoho créera info@tudominio.com.

Important: si plusieurs domaines sont associés, tu devras aussi sélectionner le bon dans la liste déroulante située à côté du nom d’utilisateur.

Étape 3. Attribue un mot de passe au nouvel utilisateur

Le champ suivant permet de créer le mot de passe initial.

Tu peux le saisir toi-même ou utiliser l’option de Zoho pour le générer automatiquement. Si le compte appartient à quelqu’un d’autre, une bonne solution consiste à créer un mot de passe temporaire et à cocher Forcer l’utilisateur à modifier son mot de passe lors de la première connexion.

Ainsi, tu n’as pas besoin de connaître son mot de passe définitif.

Tu peux aussi utiliser Envoyer les identifiants par e-mail si tu veux que Zoho envoie automatiquement les informations de connexion au nouvel utilisateur, à condition de disposer d’une autre adresse où il puisse les recevoir.

Si le compte est pour toi et que tu vas le gérer personnellement, tu peux simplement définir son mot de passe et le gérer comme les autres.

Étape 4. Choisis le rôle du nouveau compte

Zoho permet d’attribuer différents niveaux d’autorisation aux utilisateurs de l’organisation.

Pour un compte e-mail normal, il n’est pas nécessaire d’en faire un administrateur. Le plus courant est de le créer comme Utilisateur et de réserver les droits d’administration aux personnes qui doivent réellement gérer les domaines, les comptes ou les paramètres généraux.

Un administrateur pourra accéder à l’ Admin Console et modifier l’organisation, tandis qu’un utilisateur standard se contentera d’utiliser sa boîte aux lettres.

Évite donc de désigner automatiquement tous les nouveaux comptes comme administrateurs par commodité. Par exemple, si ventas@tudominio.com sert uniquement à envoyer et recevoir des e-mails, ce compte n’a pas besoin de pouvoir modifier la configuration de tout le domaine.

Étape 5. Crée l’utilisateur

Une fois tous les champs remplis, enregistre le nouvel utilisateur.

À partir de ce moment, l’adresse devrait apparaître dans Admin Console > Utilisateurs et disposera de sa propre boîte aux lettres indépendante.

Si tu as créé, par exemple, info@tudominio.com les messages reçus arriveront dans sa propre boîte de réception, tandis que ceux envoyés à nombre@ continueront d’arriver au compte d’origine.

C’est précisément ce qui distingue un utilisateur d’un alias.

Si tu veux que deux adresses reçoivent tout dans la même boîte de réception, tu n’as pas besoin de créer un nouvel utilisateur: tu peux ajouter un alias depuis les paramètres de la boîte aux lettres existante.  

Zoho permet de créer et de gérer ces alias indépendamment.

Étape 6. Connecte-toi avec le nouveau compte

Il faut maintenant vérifier que l’utilisateur fonctionne réellement.

Ouvre une fenêtre privée ou de navigation incognito et accède à https://mail.zoho.eu/.

Utilise la nouvelle adresse (info@tudominio.com) comme nom d’utilisateur et le mot de passe que tu viens de définir.

Si tout est correct, Zoho ouvrira une boîte aux lettres totalement indépendante avec ses propres dossiers Réception, Envoyés, Brouillons, Spam et Corbeille.

N’oubliez pas qu’avec le forfait gratuit, cet utilisateur disposera également de jusqu’à 5 GB d’espace e-mail propre, indépendant de celui utilisé par les autres comptes de l’organisation.

Étape 7. Teste l’envoi et la réception

Il ne reste plus qu’une chose : utilise un compte externe, comme Gmail ou Outlook, et envoie un message à la nouvelle adresse.

Vérifiez qu’il apparaît dans Zoho.

Répondez ensuite depuis la nouvelle boîte aux lettres et vérifiez que le message arrive correctement sur le compte externe.

Si les deux tests fonctionnent, ta nouvelle adresse est entièrement opérationnelle.

Tu n’as pas besoin de modifier à nouveau les enregistrements MX, SPF, DKIM ou DMARC simplement parce que tu as ajouté un utilisateur, comme nous l’avons fait lorsque nous avons créé le compte ou nous avons migré depuis un autre fournisseur de messagerie. 

Ces enregistrements sont configurés au niveau du domaine ; si celui-ci fonctionnait déjà correctement avec Zoho, les nouveaux comptes utilisent la même infrastructure.

C’est pourquoi avant de migrer les enregistrements MX du domaine depuis le fournisseur d’origine, il est essentiel d’avoir migré tous les comptes e-mail de ce fournisseur comme je l’explique ici. 

Si tu modifies les MX sans l’avoir fait, tu risques de perdre tes anciens e-mails.

Que faire si Zoho indique que l’adresse existe déjà

Une erreur mérite sa propre section, car elle peut être assez déroutante.

Lorsque tu essaies de créer l’utilisateur, tu peux voir un message du type :

«Email Address already exists or associated in another Organisation»

Dans ce cas, le problème ne vient généralement ni du domaine ni des DNS. Zoho t’indique que cette adresse est déjà associée à une autre identité dans son écosystème.

Cela peut arriver, par exemple, parce que cette adresse :

• A déjà été utilisée pour créer un compte Zoho.
• Est associée comme adresse secondaire à un autre compte.
• Ou appartient à une autre organisation Zoho.

Zoho ne permet pas d’utiliser une adresse déjà liée à un autre compte pour un nouveau compte tant qu’elle n’a pas été libérée de l’ancien.

Si cela t’arrive, accède à https://accounts.zoho.eu/ avec le compte auquel cette adresse est associée, puis consulte Profil > Mes adresses e-mail.

Si l’adresse que tu souhaites convertir en utilisateur apparaît comme adresse secondaire d’un autre compte et que tu n’en as plus besoin ainsi, supprime-la.

Attendez quelques minutes, puis revenez à Zoho Mail Admin Console > Utilisateurs > Ajouter un utilisateur et réessayez.

Mais avant de supprimer une adresse utilisée pour se connecter à Zoho, vérifie que tu disposes d’une autre adresse de connexion valide et que tu peux te connecter avec elle. 

Tu éviteras ainsi de transformer un simple changement d’adresse e-mail en une séance de récupération de mot de passe imprévue.

Conclusion

Si tu veux confirmer que tout est correctement configuré, le résultat devrait ressembler à ceci :

Utilisateur 1: nombre@tudominio.com.

• Boîte aux lettres indépendante.
• Mot de passe propre.
• Propres dossiers Réception et Envoyés.

Utilisateur 2: info@tudominio.com.

• Boîte aux lettres indépendante.
• Mot de passe propre.
• Propres dossiers Réception et Envoyés.

Les deux appartiennent à la même organisation et utilisent le même domaine, mais ce sont deux comptes e-mail différents.

Et le premier que tu as créé est le superadmin par défaut.

C’est aussi l’un des avantages du forfait gratuit de Zoho Mail pour les petits projets : tu peux commencer avec une seule adresse et ajouter jusqu’à cinq utilisateurs. 

Si tu dépasses cette limite, ton projet n’est peut-être déjà plus si petit.