Så lägger du till nya e-postkonton i Zoho Mail gratis

Om du redan har ditt kostnadsfria e-postkonto hos Zoho Mail och redan har migrerat dina e-postmeddelanden, är det sannolikt att du förr eller senare behöver skapa en extra adress.

Du kanske till exempel började enbart med tunombre@tudominio.com och senare vill lägga till info@, contacto@ eller ett separat konto för någon annan.

I Zoho gör du detta genom att skapa en ny användare inom organisationen. Och skillnaden är viktig, eftersom att skapa en annan användare inte är samma sak som att:

• Skapa ett annat Zoho-konto för den här nya e-postadressen.
• Eller lägga till ett alias eller en sekundär adress i ditt nuvarande konto.

Det är något annat: ett nytt e-postkonto under samma domän.

Med det här får du en annan fristående brevlåda, med eget lösenord, Inkorg, Skickat och lagringsutrymme.  

Ett alias däremot gör, om du inte redan visste det, bara att flera adresser hamnar i samma brevlåda.

Om du använder Zoho Mail Free som jag rekommenderar kan du för närvarande ha upp till fem användare inom en organisation, med 5 GB lagring för var och en och en enda domän.

Vi går igenom hur du gör, eftersom Zohos organisatoriska och hierarkiska struktur kan vara lite förvirrande i början.

Steg 1. Öppna Zoho Mails administratörskonsol

Det första du behöver göra är att öppna Zoho Mail Admin Console, som du inte ska förväxla med Zoho Accounts eller själva webbmailen. Det är tre olika platser som skapades när du satte upp ditt första konto.

Adressen för europeiska konton är:

https://mailadmin.zoho.eu

I den här konsolen kan du hantera domänen, användare, grupper och en stor del av den allmänna e-postkonfigurationen.

När du är inne letar du i sidomenyn efter alternativet Användare.

Där visas alla e-postkonton som du redan har skapat inom organisationen. 

Zoho låter administratörer (du måste ge dessa behörigheter manuellt till en användare) och superadministratörer (som standard det första kontot du skapade) skapa enskilda användare från den här delen.

Steg 2. Klicka på «Lägg till användare»

Under Användare, klickar du på knappen Lägg till användare.

Zoho öppnar ett formulär där du behöver ange grunduppgifterna för det nya kontot.

De viktigaste fälten är:

• Förnamn.
• Efternamn.
• Användarnamn.
• Lösenord.
• Roll.

Det viktiga fältet ur e-postsynpunkt är Användarnamn, eftersom det är texten som kommer att stå före @-tecknet.

Om din domän till exempel är tudominio.com och du skriver info skapar Zoho info@tudominio.com.

Viktigt: om du har flera kopplade domäner måste du också välja rätt domän i rullgardinsmenyn bredvid användarnamnet.

Steg 3. Tilldela den nya användaren ett lösenord

I nästa fält skapar du det första lösenordet.

Du kan skriva det själv eller använda Zohos alternativ för att generera det automatiskt. Om kontot tillhör någon annan är ett bra alternativ att skapa ett tillfälligt lösenord och markera Tvinga användaren att ändra lösenord vid första inloggningen.

På så sätt behöver du inte känna till personens slutliga lösenord.

Du kan också använda Skicka inloggningsuppgifter via e-post om du vill att Zoho automatiskt ska skicka inloggningsuppgifterna till den nya användaren, förutsatt att du har en alternativ adress där de kan ta emot dem.

Om kontot är ditt och du ska hantera det själv kan du helt enkelt ange lösenordet och sköta det som dina övriga konton.

Steg 4. Bestäm vilken roll det nya kontot ska ha

Zoho låter dig tilldela olika behörighetsnivåer till organisationens användare.

För ett vanligt e-postkonto behöver du inte göra det till administratör. Det normala är att skapa det som Användare och reservera administratörsbehörigheter för personer som faktiskt behöver hantera domäner, konton eller allmänna inställningar.

En administratör kan komma åt Admin Console och göra ändringar i organisationen, medan en vanlig användare bara använder sin brevlåda.

Därför är det ingen bra idé att av bekvämlighet automatiskt göra alla nya konton till administratörer. Exempel: om ventas@tudominio.com bara skickar och tar emot e-post behöver kontot ingen rättighet att ändra hela domänens konfiguration.

Steg 5. Skapa användaren

När du har fyllt i alla fält sparar du den nya användaren.

Från och med då bör adressen visas under Admin Console > Användare och den får en egen fristående brevlåda.

Om du till exempel har skapat info@tudominio.com kommer mottagna meddelanden till den egna Inkorgen, medan meddelanden som skickas till nombre@ fortsätter att komma till det ursprungliga kontot.

Det är precis detta som skiljer en användare från ett alias.

Om du vill att två adresser ska ta emot allt i samma Inkorg behöver du alltså inte skapa en ny användare: du kan lägga till ett alias i inställningarna för den befintliga brevlådan.  

Zoho låter dig skapa och hantera dessa alias separat.

Steg 6. Logga in med det nya kontot

Nu behöver du kontrollera att användaren faktiskt fungerar.

Öppna ett privat eller inkognitofönster i webbläsaren och gå till https://mail.zoho.eu/.

Använd den nya adressen (info@tudominio.com) som användarnamn och lösenordet du just har angett.

Om allt stämmer öppnar Zoho en helt fristående brevlåda med egna mappar för Inkorg, Skickat, Utkast, Skräppost och Papperskorg.

Kom ihåg att den här användaren i gratisplanen dessutom får upp till 5 GB eget e-postutrymme, separat från det som organisationens övriga konton använder.

Steg 7. Testa att skicka och ta emot

Det återstår bara en sak: använd ett externt konto, som Gmail eller Outlook, och skicka ett meddelande till den nya adressen.

Kontrollera att det visas i Zoho.

Svara sedan från den nya brevlådan och kontrollera att meddelandet kommer fram korrekt till det externa kontot.

Om båda testerna fungerar är den nya adressen helt klar att använda.

Du behöver inte ändra MX-, SPF-, DKIM- eller DMARC-posterna igen bara för att du har lagt till en användare, som vi gjorde när vi skapade kontot eller vi migrerade från en annan e-postleverantör. 

Dessa poster konfigureras på domännivå, så om domänen redan fungerade korrekt med Zoho använder nya konton samma infrastruktur.

Därför är det viktigt att du innan du migrerar domänens MX-poster från den ursprungliga leverantören har migrerat alla e-postkonton hos samma leverantör, som jag förklarar här. 

Om du ändrar MX-posterna utan att göra det kan du förlora dina gamla e-postmeddelanden.

Vad du gör om Zoho säger att adressen redan finns

Det finns ett felmeddelande som förtjänar ett eget avsnitt eftersom det kan vara ganska förvirrande.

När du försöker skapa användaren kan du få ett meddelande som:

«Email Address already exists or associated in another Organisation»

I det fallet ligger problemet vanligtvis inte i domänen eller DNS. Zoho talar om att adressen redan är kopplad till en annan identitet i dess ekosystem.

Det kan till exempel bero på att adressen:

• redan har använts tidigare för att skapa ett Zoho-konto.
• är kopplad som sekundär adress till ett annat konto.
• eller tillhör en annan Zoho-organisation.

Zoho tillåter inte att en adress som redan är kopplad till ett annat konto används för ett nytt konto förrän den har frigjorts från det tidigare kontot.

Om detta händer går du till https://accounts.zoho.eu/ med kontot som adressen är kopplad till och kontrollerar Profil > Mina e-postadresser.

Om adressen du vill göra till en användare visas som sekundär adress för ett annat konto och du inte längre behöver den där, tar du bort den.

Vänta några minuter och gå sedan tillbaka till Zoho Mail Admin Console > Användare > Lägg till användare och försök igen.

Men innan du tar bort en adress som används för att logga in på Zoho, kontrollera att du har en annan giltig inloggningsadress och att du kan logga in med den. 

På så sätt slipper du förvandla en enkel e-poständring till en oplanerad session för återställning av lösenord.

Slutsats

Om du vill kontrollera att allt är korrekt konfigurerat bör resultatet se ungefär ut så här:

Användare 1: nombre@tudominio.com.

• Fristående brevlåda.
• Eget lösenord.
• Egen Inkorg och Skickat.

Användare 2: info@tudominio.com.

• Fristående brevlåda.
• Eget lösenord.
• Egen Inkorg och Skickat.

Båda tillhör samma organisation och använder samma domän, men de är två olika e-postkonton.

Och det första du skapade är superadmin som standard.

Det här är också en av fördelarna med Zoho Mails gratisplan för små projekt: du kan börja med en enda adress och lägga till upp till fem användare. 

Om du passerar den gränsen är ditt projekt kanske inte längre så litet.