Come aggiungere gratuitamente nuovi account email a Zoho Mail

Se hai già l’hosting gratuito del tuo account email con Zoho Mail e hai già migrato le tue email, è probabile che prima o poi tu debba creare qualche indirizzo aggiuntivo.

Per esempio, potresti aver iniziato soltanto con tunombre@tudominio.com e voler poi aggiungere info@, contacto@ o un account indipendente per un’altra persona.

In Zoho questo si fa creando un nuovo utente all’interno dell’organizzazione. E il concetto è importante, perché creare un altro utente non è la stessa cosa che:

• Creare un altro account Zoho per questa nuova email.
• Oppure aggiungere un alias o un indirizzo secondario al tuo account attuale.

È un’altra cosa: una nuova email sotto lo stesso dominio.

Con questa nuova configurazione avrai un’altra casella di posta indipendente, con la propria password, Posta in arrivo, Posta inviata e spazio di archiviazione.  

Al contrario, nel caso non lo sapessi, un alias fa semplicemente arrivare più indirizzi nella stessa casella di posta.

Se usi Zoho Mail Free come ti consiglio, attualmente puoi avere fino a cinque utenti all’interno di un’organizzazione, con 5 GB di spazio per ciascuno e un unico dominio.

Vediamo come si fa, perché la struttura organizzativa e gerarchica di Zoho può risultare un po’ confusa all’inizio.

Passaggio 1. Entra nella console di amministrazione di Zoho Mail

La prima cosa da fare è accedere alla Admin Console di Zoho Mail, che non devi confondere con Zoho Accounts né con la webmail stessa. Sono tre ambienti diversi, creati quando hai configurato il primo account.

L’indirizzo per gli account europei è:

https://mailadmin.zoho.eu

Da questa console puoi gestire il dominio, gli utenti, i gruppi e buona parte della configurazione generale della posta.

Una volta dentro, cerca nel menu laterale l’opzione Utenti.

Lì compariranno tutti gli account email che hai già creato all’interno dell’organizzazione. 

Zoho consente agli amministratori (devi concedere manualmente questi permessi a un utente) e ai superamministratori (per impostazione predefinita, il primo account che hai creato) di creare singoli utenti da questa sezione.

Passaggio 2. Fai clic su «Aggiungi utente»

Dentro Utenti, fai clic sul pulsante Aggiungi utente.

Zoho aprirà un modulo in cui dovrai inserire i dati di base del nuovo account.

I campi principali sono:

• Nome.
• Cognome.
• Nome utente.
• Password.
• Ruolo.

Il campo importante dal punto di vista della posta è Nome utente, perché sarà il testo che comparirà prima del simbolo @.

Per esempio, se il tuo dominio è tudominio.com e scrivi info Zoho creerà info@tudominio.com.

Importante: se hai più domini associati, dovrai anche selezionare quello corretto dal menu a discesa accanto al nome utente.

Passaggio 3. Assegna una password al nuovo utente

Il campo successivo permette di creare la password iniziale.

Puoi scriverla tu oppure usare l’opzione di Zoho per generarla automaticamente. Se l’account appartiene a un’altra persona, una buona soluzione è creare una password temporanea e selezionare Forza l’utente a cambiare password al primo accesso.

In questo modo non devi conoscere la sua password definitiva.

Puoi anche usare Invia credenziali via email se vuoi che Zoho invii automaticamente i dati di accesso al nuovo utente, purché tu abbia un indirizzo alternativo dove possa riceverli.

Se l’account è per te e lo gestirai personalmente, puoi semplicemente impostare la password e gestirlo come fai con gli altri.

Passaggio 4. Decidi quale ruolo avrà il nuovo account

Zoho permette di assegnare diversi livelli di autorizzazione agli utenti dell’organizzazione.

Per un normale account email non serve renderlo amministratore. Di solito lo creerai come Utente e riserverai i permessi di amministrazione a chi deve davvero gestire domini, account o impostazioni generali.

Un amministratore potrà accedere alla Admin Console e apportare modifiche all’organizzazione, mentre un utente normale userà semplicemente la propria casella di posta.

Per questo non conviene rendere automaticamente amministratori tutti i nuovi account per comodità. Esempio: se ventas@tudominio.com invia e riceve soltanto email, non ha bisogno del permesso di modificare la configurazione dell’intero dominio.

Passaggio 5. Crea l’utente

Quando hai completato tutti i campi, salva il nuovo utente.

Da quel momento, l’indirizzo dovrebbe comparire in Admin Console > Utenti e avrà la propria casella di posta indipendente.

Se hai creato per esempio info@tudominio.com i messaggi ricevuti arriveranno nella sua Posta in arrivo, mentre quelli inviati a nombre@ continueranno ad arrivare all’account originale.

È proprio questo che distingue un utente da un alias.

Se vuoi che due indirizzi ricevano tutto nella stessa Posta in arrivo, non devi creare un nuovo utente: puoi aggiungere un alias dalle impostazioni della casella di posta esistente.  

Zoho permette di creare e gestire questi alias in modo indipendente.

Passaggio 6. Accedi con il nuovo account

Ora bisogna verificare che l’utente funzioni davvero.

Apri una finestra privata o in incognito nel browser e vai su https://mail.zoho.eu/.

Usa il nuovo indirizzo (info@tudominio.com) come nome utente e la password che hai appena impostato.

Se tutto è corretto, Zoho aprirà una casella di posta completamente indipendente con le proprie cartelle Posta in arrivo, Inviata, Bozze, Spam e Cestino.

Ricorda che con il piano gratuito questo utente avrà inoltre fino a 5 GB di spazio email proprio, indipendente da quello usato dagli altri account dell’organizzazione.

Passaggio 7. Fai una prova di invio e ricezione

Manca solo una cosa: usa un account esterno, come Gmail o Outlook, e invia un messaggio al nuovo indirizzo.

Controlla che compaia in Zoho.

Poi rispondi dalla nuova casella e verifica che il messaggio arrivi correttamente all’account esterno.

Se entrambe le prove funzionano, il nuovo indirizzo è completamente operativo.

Non devi modificare di nuovo i record MX, SPF, DKIM o DMARC solo perché hai aggiunto un utente, come abbiamo fatto quando abbiamo creato l’account o abbiamo migrato da un altro provider email. 

Questi record si configurano a livello di dominio, quindi se il dominio funzionava già correttamente con Zoho, i nuovi account usano la stessa infrastruttura.

Per questo prima di migrare i record MX del dominio dal provider originale, è fondamentale aver migrato tutti gli account email dello stesso provider come ti sto spiegando qui. 

Se cambi gli MX senza averlo fatto, potresti perdere le tue vecchie email.

Cosa fare se Zoho dice che l’indirizzo esiste già

C’è un errore che merita una sezione a parte perché può risultare piuttosto confuso.

Quando provi a creare l’utente, potresti vedere un messaggio simile a:

«Email Address already exists or associated in another Organisation»

In quel caso, il problema di solito non riguarda il dominio né i DNS. Zoho ti sta dicendo che quell’indirizzo è già associato a un’altra identità nel suo ecosistema.

Può succedere, per esempio, perché quell’indirizzo:

• È già stato usato in precedenza per creare un account Zoho.
• È associato come indirizzo secondario a un altro account.
• Oppure appartiene a un’altra organizzazione Zoho.

Zoho non consente di usare in un nuovo account un indirizzo già collegato a un altro account finché non viene liberato da quello precedente.

Se ti succede, entra in https://accounts.zoho.eu/ con l’account a cui è associato quell’indirizzo e controlla Profilo > I miei indirizzi email.

Se l’indirizzo che vuoi trasformare in utente compare come secondario di un altro account e non ti serve più in quel ruolo, rimuovilo.

Aspetta qualche minuto e poi torna a Zoho Mail Admin Console > Utenti > Aggiungi utente e riprova.

Prima però di eliminare qualsiasi indirizzo usato per accedere a Zoho, verifica di avere un altro indirizzo di accesso valido e di riuscire a entrare con quello. 

In questo modo eviti di trasformare una semplice modifica dell’email in una sessione di recupero password che non avevi previsto.

Conclusione

Se vuoi confermare che tutto sia configurato correttamente, il risultato dovrebbe essere più o meno questo:

Utente 1: nombre@tudominio.com.

• Casella di posta indipendente.
• Password propria.
• Posta in arrivo e Inviata proprie.

Utente 2: info@tudominio.com.

• Casella di posta indipendente.
• Password propria.
• Posta in arrivo e Inviata proprie.

Entrambi appartengono alla stessa organizzazione e usano lo stesso dominio, ma sono due account email diversi.

E il primo che hai creato è il superadmin predefinito.

Questo è anche uno dei vantaggi del piano gratuito di Zoho Mail per i piccoli progetti: puoi iniziare con un solo indirizzo e aggiungere fino a cinque utenti. 

Se superi questo limite, forse il tuo progetto non è più così piccolo.