Hvis du allerede har den gratis e-postkontoen din hos Zoho Mail og allerede har migrert e-postene dine, er det sannsynlig at du før eller siden må opprette en ekstra adresse.
Du kan for eksempel ha startet bare med tunombre@tudominio.com og senere ønske å legge til info@, contacto@ eller en separat konto for en annen person.
I Zoho gjør du dette ved å opprette en ny bruker i organisasjonen. Og forskjellen er viktig, for å opprette en ny bruker er ikke det samme som å:
- Opprette en ny Zoho-konto for denne nye e-postadressen.
- Eller legge til et alias eller en sekundær adresse i den nåværende kontoen.
Det er noe annet: en ny e-postkonto under samme domene.
Med dette får du en annen uavhengig postkasse, med eget passord, Innboks, Sendt og lagringsplass.
Et alias derimot gjør, hvis du ikke visste det, bare at flere adresser ender opp i den samme postkassen.
Hvis du bruker Zoho Mail Free slik jeg anbefaler, kan du for øyeblikket ha opptil fem brukere i én organisasjon, med 5 GB lagringsplass for hver og ett enkelt domene.
La oss se hvordan du gjør det, for Zohos organisatoriske og hierarkiske struktur kan være litt forvirrende i starten.
Trinn 1. Åpne administrasjonskonsollen for Zoho Mail
Det første du må gjøre er å gå til Zoho Mail Admin Console, som du ikke må forveksle med Zoho Accounts eller selve nettmailen. Det er tre forskjellige steder, som ble opprettet da du satte opp den første kontoen.
Adressen for europeiske kontoer er:
I denne konsollen kan du administrere domenet, brukere, grupper og en stor del av den generelle e-postkonfigurasjonen.
Når du er inne, finner du alternativet i sidemenyen Brukere.
Der vises alle e-postkontoene du allerede har opprettet i organisasjonen.
Zoho lar administratorer (du må gi disse tillatelsene manuelt til en bruker) og superadministratorer (som standard den første kontoen du opprettet) opprette enkeltbrukere fra denne delen.
Trinn 2. Klikk på «Legg til bruker»
Under Brukere, klikker du på knappen Legg til bruker.
Zoho åpner et skjema der du må fylle inn grunnopplysningene for den nye kontoen.
De viktigste feltene er:
- Fornavn.
- Etternavn.
- Brukernavn.
- Passord.
- Rolle.
Det viktige feltet fra e-postens ståsted er Brukernavn, fordi dette er teksten som vil stå foran @-tegnet.
Hvis domenet ditt for eksempel er tudominio.com og du skriver info oppretter Zoho info@tudominio.com.
Viktig: hvis du har flere tilknyttede domener, må du også velge riktig domene i rullegardinlisten ved siden av brukernavnet.
Trinn 3. Gi den nye brukeren et passord
I det neste feltet kan du opprette det første passordet.
Du kan skrive det selv eller bruke Zohos alternativ for å generere det automatisk. Hvis kontoen tilhører en annen person, er det lurt å opprette et midlertidig passord og merke av for Tving brukeren til å endre passord ved første innlogging.
På denne måten trenger du ikke å kjenne det endelige passordet deres.
Du kan også bruke Send påloggingsinformasjon via e-post hvis du vil at Zoho automatisk skal sende tilgangsopplysningene til den nye brukeren, så lenge du har en alternativ adresse der vedkommende kan motta dem.
Hvis kontoen er din og du skal administrere den selv, kan du ganske enkelt angi passordet og håndtere den som de andre kontoene dine.
Trinn 4. Bestem hvilken rolle den nye kontoen skal ha
Zoho lar deg tildele ulike tillatelsesnivåer til brukerne i organisasjonen.
For en vanlig e-postkonto trenger du ikke å gjøre den til administrator. Det vanlige er å opprette den som Bruker og reservere administratorrettigheter for personer som faktisk må administrere domener, kontoer eller generelle innstillinger.
En administrator kan få tilgang til Admin Console og gjøre endringer i organisasjonen, mens en vanlig bruker bare bruker sin egen postkasse.
Derfor bør du ikke automatisk gjøre alle nye kontoer til administratorer bare av bekvemmelighet. Eksempel: Hvis ventas@tudominio.com bare sender og mottar e-post, trenger kontoen ingen tillatelse til å endre konfigurasjonen for hele domenet.
Trinn 5. Opprett brukeren
Når alle feltene er fylt ut, lagrer du den nye brukeren.
Fra da av skal adressen vises under Admin Console > Brukere og den får sin egen uavhengige postkasse.
Hvis du for eksempel har opprettet info@tudominio.com vil mottatte meldinger komme til brukerens egen Innboks, mens meldinger sendt til nombre@ fortsatt kommer til den opprinnelige kontoen.
Det er nettopp dette som skiller en bruker fra et alias.
Hvis du vil at to adresser skal motta alt i den samme Innboksen, trenger du altså ikke å opprette en ny bruker: du kan legge til et alias fra innstillingene for den eksisterende postkassen.
Zoho lar deg opprette og administrere disse aliasene separat.
Trinn 6. Logg inn med den nye kontoen
Nå må du kontrollere at brukeren faktisk fungerer.
Åpne et privat- eller inkognitovindu i nettleseren og gå til https://mail.zoho.eu/.
Bruk den nye adressen (info@tudominio.com) som brukernavn og passordet du nettopp har angitt.
Hvis alt er riktig, åpner Zoho en helt uavhengig postkasse med egne mapper for Innboks, Sendt, Utkast, Søppelpost og Papirkurv.
Husk at denne brukeren med gratisplanen også får opptil 5 GB egen e-postlagring, uavhengig av plassen som brukes av de andre kontoene i organisasjonen.
Trinn 7. Test sending og mottak
Det gjenstår bare én ting: bruk en ekstern konto, som Gmail eller Outlook, og send en melding til den nye adressen.
Kontroller at den vises i Zoho.
Svar deretter fra den nye postkassen og kontroller at meldingen kommer riktig frem til den eksterne kontoen.
Hvis begge testene fungerer, er den nye adressen fullt operativ.
Du trenger ikke å endre MX-, SPF-, DKIM- eller DMARC-postene på nytt bare fordi du har lagt til en bruker, slik vi gjorde da vi opprettet kontoen eller vi migrerte fra en annen e-postleverandør.
Disse postene konfigureres på domenenivå, så hvis domenet allerede fungerte riktig med Zoho, bruker nye kontoer den samme infrastrukturen.
Derfor er det avgjørende at du før du migrerer domenets MX-poster fra den opprinnelige leverandøren, har migrert alle e-postkontoene hos samme leverandør slik jeg forklarer her.
Hvis du endrer MX-postene uten å gjøre dette, kan du miste de gamle e-postene dine.
Hva du gjør hvis Zoho sier at adressen allerede finnes
Det finnes én feil som fortjener et eget avsnitt fordi den kan være ganske forvirrende.
Når du prøver å opprette brukeren, kan du få en melding som:
«Email Address already exists or associated in another Organisation»
I så fall ligger problemet vanligvis ikke i domenet eller DNS. Zoho forteller deg at adressen allerede er knyttet til en annen identitet i økosystemet.
Dette kan for eksempel skje fordi adressen:
- allerede har blitt brukt tidligere til å opprette en Zoho-konto.
- er knyttet som en sekundær adresse til en annen konto.
- eller tilhører en annen Zoho-organisasjon.
Zoho tillater ikke at en adresse som allerede er knyttet til en annen konto, brukes til en ny konto før den er frigjort fra den forrige.
Hvis dette skjer, går du til https://accounts.zoho.eu/ med kontoen som adressen er knyttet til, og sjekker Profil > Mine e-postadresser.
Hvis adressen du vil gjøre om til en bruker vises som sekundær adresse for en annen konto og du ikke lenger trenger den der, fjerner du den.
Vent noen minutter og gå deretter tilbake til Zoho Mail Admin Console > Brukere > Legg til bruker og prøv på nytt.
Men før du fjerner en adresse som brukes til å logge inn på Zoho, må du kontrollere at du har en annen gyldig innloggingsadresse og kan logge inn med den.
Slik unngår du at en enkel e-postendring blir til en uplanlagt økt for gjenoppretting av passord.
Konklusjon
Hvis du vil bekrefte at alt er riktig konfigurert, bør resultatet se omtrent slik ut:
Bruker 1: nombre@tudominio.com.
- Uavhengig postkasse.
- Eget passord.
- Egen Innboks og Sendt.
Bruker 2: info@tudominio.com.
- Uavhengig postkasse.
- Eget passord.
- Egen Innboks og Sendt.
Begge tilhører den samme organisasjonen og bruker det samme domenet, men de er to forskjellige e-postkontoer.
Og den første du opprettet er superadmin som standard.
Dette er også en av fordelene med gratisplanen til Zoho Mail for små prosjekter: du kan starte med én adresse og legge til opptil fem brukere.
Hvis du overskrider denne grensen, er prosjektet ditt kanskje ikke så lite lenger.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan oppretter jeg en ny e-postadresse i Zoho Mail?
Du må åpne Zoho Mail Admin Console, gå tilBrukereog klikke påLegg til bruker. Derfra kan du opprette en ny konto under domenet ditt.
Er det å opprette en ny bruker i Zoho Mail det samme som å opprette et alias?
Nei. En bruker har sin egen postkasse, passord og mapper, mens et alias bare mottar meldinger i postkassen til en annen konto.
Hvor mange brukere kan jeg ha i Zoho Mail Free?
Gratisplanen tillater opptil fem brukere i én organisasjon, med 5 GB lagring for hver og ett enkelt domene.
Har hver Zoho Mail-bruker sitt eget passord?
Ja. Hver bruker har separate påloggingsopplysninger og kan få tilgang til sin egen postkasse uten å dele passord med andre kontoer.
Må jeg endre MX-postene når jeg oppretter en ny bruker?
Nei. Hvis domenet allerede fungerer riktig med Zoho Mail, bruker nye brukere de samme MX-, SPF-, DKIM- og DMARC-postene.
Hvorfor sier Zoho at e-postadressen allerede finnes?
Det betyr vanligvis at adressen allerede er knyttet til en annen konto, en annen Zoho-organisasjon eller står som sekundær e-postadresse for en annen bruker.
Hvordan løser jeg feilen “Email Address already exists or associated in another Organisation”?
Du må finne Zoho-kontoen adressen er knyttet til og fjerne koblingen før du prøver å opprette den som en ny bruker.
Må jeg gjøre hver nye bruker til administrator?
Nei. For en vanlig e-postkonto holder det å gi rollen Bruker. Administratorrettigheter bør reserveres for dem som faktisk må administrere organisasjonen.
Legg igjen en kommentar