Als je al je gratis e-mailaccount bij Zoho Mail host en al je e-mails hebt gemigreerd, is de kans groot dat je vroeg of laat een extra adres moet aanmaken.
Je bent bijvoorbeeld misschien begonnen met alleen tunombre@tudominio.com en wilt later info@, contacto@ of een apart account voor iemand anders toevoegen.
In Zoho doe je dit door het aanmaken van een nieuwe gebruiker binnen de organisatie. En dat onderscheid is belangrijk, want een andere gebruiker aanmaken is niet hetzelfde als:
- Nog een Zoho-account aanmaken voor dit nieuwe e-mailadres.
- Of een alias of secundair adres toevoegen aan je huidige account.
Het is iets anders: een nieuw e-mailaccount onder hetzelfde domein.
Daarmee krijg je nog een onafhankelijke mailbox, met een eigen wachtwoord, Postvak IN, Verzonden en opslagruimte.
Een alias daarentegen zorgt er, mocht je dat nog niet weten, alleen voor dat meerdere adressen in dezelfde mailbox terechtkomen.
Als je Zoho Mail Free gebruikt zoals ik aanraad, kun je momenteel tot vijf gebruikers binnen één organisatie hebben, met 5 GB opslag per gebruiker en één domein.
Laten we bekijken hoe dat werkt, want de organisatorische en hiërarchische structuur van Zoho kan in het begin wat verwarrend zijn.
Stap 1. Open de beheerconsole van Zoho Mail
Het eerste wat je moet doen is toegang krijgen tot de Zoho Mail Admin Console, die je niet moet verwarren met Zoho Accounts of met de webmail zelf. Het zijn drie verschillende plekken, die zijn ontstaan toen je je eerste account aanmaakte.
Het adres voor Europese accounts is:
In deze console kun je het domein, gebruikers, groepen en een groot deel van de algemene e-mailconfiguratie beheren.
Zoek eenmaal binnen in het zijmenu naar de optie Gebruikers.
Daar verschijnen alle e-mailaccounts die je al binnen de organisatie hebt aangemaakt.
Zoho staat toe dat beheerders (deze rechten moet je handmatig aan een gebruiker toekennen) en superbeheerders (standaard het eerste account dat je hebt aangemaakt) vanuit dit gedeelte afzonderlijke gebruikers aanmaken.
Stap 2. Klik op «Gebruiker toevoegen»
Ga binnen Gebruikers, naar de knop Gebruiker toevoegen.
Zoho opent een formulier waarin je de basisgegevens van het nieuwe account moet invullen.
De belangrijkste velden zijn:
- Voornaam.
- Achternaam.
- Gebruikersnaam.
- Wachtwoord.
- Rol.
Het belangrijkste veld vanuit e-mailoogpunt is Gebruikersnaam, omdat dit de tekst is die vóór het @-teken komt te staan.
Als je domein bijvoorbeeld dit is tudominio.com en je invoert info Zoho maakt info@tudominio.com.
Belangrijk: als je meerdere gekoppelde domeinen hebt, moet je ook het juiste domein selecteren in de keuzelijst naast de gebruikersnaam.
Stap 3. Geef de nieuwe gebruiker een wachtwoord
In het volgende veld maak je het eerste wachtwoord aan.
Je kunt het zelf invoeren of Zoho het automatisch laten genereren. Als het account van iemand anders is, kun je het beste een tijdelijk wachtwoord maken en de optie aanvinken Gebruiker dwingen wachtwoord te wijzigen bij eerste aanmelding.
Zo hoef je het uiteindelijke wachtwoord niet te kennen.
Je kunt ook de volgende optie gebruiken Inloggegevens per e-mail verzenden als je wilt dat Zoho de toegangsgegevens automatisch naar de nieuwe gebruiker stuurt, zolang je een alternatief adres hebt waarop diegene ze kan ontvangen.
Als het account voor jezelf is en je het persoonlijk gaat beheren, kun je gewoon het wachtwoord instellen en het verder behandelen zoals je andere accounts.
Stap 4. Bepaal welke rol het nieuwe account krijgt
Zoho laat je verschillende machtigingsniveaus toekennen aan gebruikers binnen de organisatie.
Voor een normaal e-mailaccount hoef je het niet tot beheerder te maken. Meestal maak je het aan als Gebruiker en reserveer je beheerdersrechten voor mensen die daadwerkelijk domeinen, accounts of algemene instellingen moeten beheren.
Een beheerder kan toegang krijgen tot de Admin Console en wijzigingen in de organisatie aanbrengen, terwijl een gewone gebruiker alleen zijn mailbox gebruikt.
Daarom is het niet verstandig om uit gemak automatisch alle nieuwe accounts beheerder te maken. Voorbeeld: als ventas@tudominio.com alleen e-mails verstuurt en ontvangt, heeft het geen toestemming nodig om de configuratie van het hele domein te wijzigen.
Stap 5. Maak de gebruiker aan
Als alle velden zijn ingevuld, sla je de nieuwe gebruiker op.
Vanaf dat moment zou het adres moeten verschijnen onder Admin Console > Gebruikers en krijgt het een eigen onafhankelijke mailbox.
Als je bijvoorbeeld het volgende adres hebt aangemaakt info@tudominio.com ontvangen berichten komen in de eigen Inbox terecht, terwijl berichten aan nombre@ naar het oorspronkelijke account blijven gaan.
Dat is precies het verschil tussen een gebruiker en een alias.
Als je wilt dat twee adressen alles in dezelfde Inbox ontvangen, hoef je dus geen nieuwe gebruiker aan te maken: je kunt vanuit de instellingen van de bestaande mailbox een alias toevoegen.
Zoho laat je zulke aliassen afzonderlijk aanmaken en beheren.
Stap 6. Meld je aan met het nieuwe account
Nu moet je controleren of de gebruiker echt werkt.
Open een privé- of incognitovenster in je browser en ga naar https://mail.zoho.eu/.
Gebruik het nieuwe adres (info@tudominio.com) als gebruikersnaam en het wachtwoord dat je zojuist hebt ingesteld.
Als alles klopt, opent Zoho een volledig onafhankelijke mailbox met eigen mappen voor Inbox, Verzonden, Concepten, Spam en Prullenbak.
Vergeet niet dat deze gebruiker in het gratis abonnement bovendien tot 5 GB eigen e-mailopslag krijgt, los van de ruimte die de andere accounts in de organisatie gebruiken.
Stap 7. Test verzenden en ontvangen
Er rest nog maar één ding: gebruik een extern account, zoals Gmail of Outlook, en stuur een bericht naar het nieuwe adres.
Controleer of het in Zoho verschijnt.
Beantwoord het daarna vanuit de nieuwe mailbox en controleer of het bericht correct bij het externe account aankomt.
Als beide tests werken, is het nieuwe adres volledig operationeel.
Je hoeft de MX-, SPF-, DKIM- of DMARC-records niet opnieuw aan te passen alleen omdat je een gebruiker hebt toegevoegd, zoals we deden toen we het account aanmaakten of we van e-mailprovider migreerden.
Deze records worden op domeinniveau ingesteld. Als het domein al correct met Zoho werkte, gebruiken nieuwe accounts dezelfde infrastructuur.
Daarom is het essentieel dat je vóór het migreren van de MX-records van het domein bij de oorspronkelijke provider alle e-mailaccounts van die provider hebt gemigreerd zoals ik hier uitleg.
Als je de MX-records wijzigt zonder dat te doen, kun je je oude e-mails kwijtraken.
Wat te doen als Zoho zegt dat het adres al bestaat
Er is één foutmelding die een eigen onderdeel verdient, omdat die behoorlijk verwarrend kan zijn.
Wanneer je de gebruiker probeert aan te maken, kun je een melding zien zoals:
«Email Address already exists or associated in another Organisation»
In dat geval ligt het probleem meestal niet bij het domein of DNS. Zoho vertelt je dat dit adres al aan een andere identiteit binnen zijn ecosysteem is gekoppeld.
Dat kan bijvoorbeeld gebeuren omdat het adres:
- eerder al is gebruikt om een Zoho-account aan te maken.
- als secundair adres aan een ander account is gekoppeld.
- of bij een andere Zoho-organisatie hoort.
Zoho staat niet toe dat een adres dat al aan een ander account is gekoppeld voor een nieuw account wordt gebruikt totdat het van het eerdere account is losgemaakt.
Als dit bij jou gebeurt, ga dan naar https://accounts.zoho.eu/ met het account waaraan dit adres is gekoppeld en controleer Profiel > Mijn e-mailadressen.
Als het adres dat je tot gebruiker wilt maken als secundair adres van een ander account staat en je het daar niet meer nodig hebt, verwijder het dan.
Wacht een paar minuten en ga daarna terug naar Zoho Mail Admin Console > Gebruikers > Gebruiker toevoegen en probeer het opnieuw.
Controleer echter, voordat je een adres verwijdert dat wordt gebruikt om bij Zoho in te loggen, of je een ander geldig aanmeldadres hebt en daarmee kunt inloggen.
Zo voorkom je dat een eenvoudige wijziging van een e-mailadres verandert in een onverwachte sessie voor wachtwoordherstel.
Conclusie
Als je wilt controleren of alles goed is ingesteld, zou het resultaat er ongeveer zo uit moeten zien:
Gebruiker 1: nombre@tudominio.com.
- Onafhankelijke mailbox.
- Eigen wachtwoord.
- Eigen Inbox en Verzonden.
Gebruiker 2: info@tudominio.com.
- Onafhankelijke mailbox.
- Eigen wachtwoord.
- Eigen Inbox en Verzonden.
Beide horen bij dezelfde organisatie en gebruiken hetzelfde domein, maar het zijn twee verschillende e-mailaccounts.
En het eerste account dat je aanmaakte is de superadmin standaard.
Dit is ook een van de voordelen van het gratis Zoho Mail-abonnement voor kleine projecten: je kunt met één adres beginnen en tot vijf gebruikers toevoegen.
Als je die limiet overschrijdt, is je project misschien al niet meer zo klein.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een nieuw e-mailadres aan in Zoho Mail?
Je moet Zoho Mail Admin Console openen en gaan naarGebruikersen klikken opGebruiker toevoegen. Van daaruit kun je een nieuw account onder je domein aanmaken.
Is een nieuwe gebruiker aanmaken in Zoho Mail hetzelfde als een alias aanmaken?
Nee. Een gebruiker heeft een eigen mailbox, wachtwoord en mappen, terwijl een alias berichten alleen in de mailbox van een ander account ontvangt.
Hoeveel gebruikers kan ik hebben met Zoho Mail Free?
Het gratis abonnement staat maximaal vijf gebruikers binnen één organisatie toe, met 5 GB opslag per gebruiker en één domein.
Heeft elke Zoho Mail-gebruiker een eigen wachtwoord?
Ja. Elke gebruiker heeft aparte inloggegevens en kan zijn eigen mailbox openen zonder het wachtwoord met andere accounts te delen.
Moet ik de MX-records wijzigen wanneer ik een extra gebruiker aanmaak?
Nee. Als het domein al correct met Zoho Mail werkt, gebruiken nieuwe gebruikers dezelfde MX-, SPF-, DKIM- en DMARC-records.
Waarom zegt Zoho dat het e-mailadres al bestaat?
Meestal betekent dit dat het adres al is gekoppeld aan een ander account, een andere Zoho-organisatie of als secundair e-mailadres bij een andere gebruiker staat.
Hoe los ik de fout “Email Address already exists or associated in another Organisation” op?
Je moet het Zoho-account vinden waaraan dit adres is gekoppeld en de koppeling verwijderen voordat je het als nieuwe gebruiker probeert aan te maken.
Moet ik elke nieuwe gebruiker beheerder maken?
Nee. Voor een normaal e-mailaccount is de rol Gebruiker voldoende. Beheerdersrechten horen alleen bij mensen die de organisatie moeten beheren.
Geef een reactie