Jak bezpłatnie dodać nowe konta e-mail do Zoho Mail

Jeśli masz już bezpłatne konto e-mail hostowane w Zoho Mail i już przeniosłeś swoje wiadomości, prawdopodobnie prędzej czy później będziesz musiał utworzyć dodatkowy adres.

Na przykład mogłeś zacząć tylko od tunombre@tudominio.com, a później zechcieć dodać info@, contacto@ lub osobne konto dla innej osoby.

W Zoho robi się to, tworząc nowego użytkownika w ramach organizacji. To rozróżnienie jest ważne, ponieważ utworzenie kolejnego użytkownika to nie to samo co:

• Utworzenie kolejnego konta Zoho dla tego nowego adresu e-mail.
• Albo dodanie aliasu lub adresu dodatkowego do obecnego konta.

To coś innego: nowe konto e-mail w tej samej domenie.

Dzięki temu otrzymasz kolejną niezależną skrzynkę pocztową, z własnym hasłem, Odebranymi, Wysłanymi i własną przestrzenią dyskową.  

Alias natomiast, jeśli o tym nie wiedziałeś, sprawia po prostu, że wiadomości kierowane na kilka adresów trafiają do tej samej skrzynki.

Jeśli korzystasz z Zoho Mail Free, tak jak polecam, obecnie możesz mieć do pięciu użytkowników w jednej organizacji, po 5 GB przestrzeni dla każdego i jedną domenę.

Zobaczmy, jak to zrobić, bo struktura organizacyjna i hierarchiczna Zoho może na początku być nieco myląca.

Krok 1. Wejdź do konsoli administracyjnej Zoho Mail

Najpierw musisz wejść do Zoho Mail Admin Console, której nie należy mylić z Zoho Accounts ani z samym webmailem. To trzy różne miejsca, utworzone podczas zakładania pierwszego konta.

Adres dla kont europejskich to:

https://mailadmin.zoho.eu

W tej konsoli możesz zarządzać domeną, użytkownikami, grupami i dużą częścią ogólnej konfiguracji poczty.

Po wejściu znajdź w menu bocznym opcję Użytkownicy.

Zobaczysz tam wszystkie konta e-mail utworzone już w ramach organizacji. 

Zoho pozwala administratorom (te uprawnienia trzeba ręcznie nadać użytkownikowi) oraz superadministratorom (domyślnie jest nim pierwsze utworzone konto) tworzyć pojedynczych użytkowników z tej sekcji.

Krok 2. Kliknij «Dodaj użytkownika»

W sekcji Użytkownicy, kliknij przycisk Dodaj użytkownika.

Zoho otworzy formularz, w którym trzeba podać podstawowe dane nowego konta.

Główne pola to:

• Imię.
• Nazwisko.
• Nazwa użytkownika.
• Hasło.
• Rola.

Najważniejsze z punktu widzenia poczty jest pole Nazwa użytkownika, ponieważ będzie to tekst widoczny przed znakiem @.

Jeśli na przykład twoja domena to tudominio.com i wpiszesz info Zoho utworzy info@tudominio.com.

Ważne: jeśli masz kilka powiązanych domen, musisz również wybrać właściwą z listy rozwijanej obok nazwy użytkownika.

Krok 3. Ustaw hasło dla nowego użytkownika

W kolejnym polu możesz utworzyć hasło początkowe.

Możesz wpisać je samodzielnie albo skorzystać z opcji Zoho, aby wygenerować je automatycznie. Jeśli konto należy do innej osoby, dobrym rozwiązaniem jest utworzenie hasła tymczasowego i zaznaczenie Wymuś zmianę hasła przy pierwszym logowaniu.

Dzięki temu nie musisz znać ostatecznego hasła tej osoby.

Możesz też użyć opcji Wyślij dane logowania e-mailem jeśli chcesz, aby Zoho automatycznie wysłało dane dostępowe nowemu użytkownikowi, o ile masz alternatywny adres, na który może je otrzymać.

Jeśli konto jest dla ciebie i będziesz nim zarządzać samodzielnie, możesz po prostu ustawić hasło i obsługiwać je tak jak pozostałe.

Krok 4. Zdecyduj, jaką rolę będzie mieć nowe konto

Zoho pozwala przypisywać użytkownikom organizacji różne poziomy uprawnień.

Dla zwykłego konta e-mail nie trzeba nadawać uprawnień administratora. Najczęściej utworzysz je jako Użytkownik a uprawnienia administratora zostawisz osobom, które rzeczywiście muszą zarządzać domenami, kontami lub ustawieniami ogólnymi.

Administrator może uzyskać dostęp do Admin Console i wprowadzać zmiany w organizacji, natomiast zwykły użytkownik po prostu korzysta ze swojej skrzynki.

Dlatego dla wygody nie warto automatycznie nadawać wszystkim nowym kontom uprawnień administratora. Przykład: jeśli ventas@tudominio.com tylko wysyła i odbiera wiadomości, nie potrzebuje prawa do zmiany konfiguracji całej domeny.

Krok 5. Utwórz użytkownika

Po wypełnieniu wszystkich pól zapisz nowego użytkownika.

Od tej chwili adres powinien pojawić się w Admin Console > Użytkownicy i będzie mieć własną, niezależną skrzynkę.

Jeśli utworzyłeś na przykład info@tudominio.com odebrane wiadomości będą trafiać do jego własnej skrzynki Odebrane, a wiadomości wysłane na nombre@ nadal będą docierać do pierwotnego konta.

Właśnie to odróżnia użytkownika od aliasu.

Jeśli chcesz, aby dwa adresy odbierały wszystko w tej samej skrzynce Odebrane, nie musisz tworzyć nowego użytkownika: możesz dodać alias w ustawieniach istniejącej skrzynki.  

Zoho pozwala tworzyć i zarządzać tymi aliasami niezależnie.

Krok 6. Zaloguj się na nowe konto

Teraz trzeba sprawdzić, czy użytkownik rzeczywiście działa.

Otwórz prywatne lub incognito okno przeglądarki i wejdź na https://mail.zoho.eu/.

Jako nazwę użytkownika podaj nowy adres (info@tudominio.com) i ustawione przed chwilą hasło.

Jeśli wszystko jest poprawnie, Zoho otworzy całkowicie niezależną skrzynkę z własnymi folderami Odebrane, Wysłane, Wersje robocze, Spam i Kosz.

Pamiętaj, że w planie bezpłatnym ten użytkownik otrzyma też do 5 GB własnej przestrzeni na pocztę, niezależnej od miejsca używanego przez inne konta organizacji.

Krok 7. Przetestuj wysyłanie i odbieranie

Została jeszcze jedna rzecz: użyj zewnętrznego konta, na przykład Gmail lub Outlook, i wyślij wiadomość na nowy adres.

Sprawdź, czy pojawi się w Zoho.

Następnie odpowiedz z nowej skrzynki i sprawdź, czy wiadomość poprawnie dociera na konto zewnętrzne.

Jeśli oba testy działają, nowy adres jest w pełni gotowy do użytku.

Nie musisz ponownie zmieniać rekordów MX, SPF, DKIM ani DMARC tylko dlatego, że dodałeś użytkownika, tak jak robiliśmy to, gdy tworzyliśmy konto lub migrowaliśmy od innego dostawcy poczty. 

Te rekordy konfiguruje się na poziomie domeny, więc jeśli domena działała już poprawnie z Zoho, nowe konta korzystają z tej samej infrastruktury.

Dlatego przed migracją rekordów MX domeny od pierwotnego dostawcy koniecznie trzeba przenieść wszystkie konta e-mail u tego dostawcy, tak jak wyjaśniam tutaj. 

Jeśli zmienisz rekordy MX bez tego, możesz stracić stare wiadomości.

Co zrobić, jeśli Zoho twierdzi, że adres już istnieje

Jest jeden błąd, który zasługuje na osobną sekcję, bo może być dość mylący.

Podczas próby utworzenia użytkownika możesz zobaczyć komunikat podobny do:

«Email Address already exists or associated in another Organisation»

W takim przypadku problem zwykle nie leży w domenie ani DNS. Zoho informuje, że ten adres jest już powiązany z inną tożsamością w jego ekosystemie.

Może się tak zdarzyć na przykład dlatego, że ten adres:

• został wcześniej użyty do utworzenia konta Zoho.
• jest powiązany jako adres dodatkowy z innym kontem.
• lub należy do innej organizacji Zoho.

Zoho nie pozwala użyć adresu już powiązanego z innym kontem do utworzenia nowego, dopóki nie zostanie odłączony od poprzedniego konta.

Jeśli ci się to przydarzy, wejdź na https://accounts.zoho.eu/ z konta, z którym powiązany jest ten adres, i sprawdź Profil > Moje adresy e-mail.

Jeśli adres, który chcesz przekształcić w użytkownika, widnieje jako dodatkowy adres innego konta i nie jest już tam potrzebny, usuń go.

Odczekaj kilka minut, a potem wróć do Zoho Mail Admin Console > Użytkownicy > Dodaj użytkownika i spróbuj ponownie.

Zanim jednak usuniesz adres używany do logowania do Zoho, sprawdź, czy masz inny prawidłowy adres logowania i czy możesz za jego pomocą wejść na konto. 

W ten sposób nie zamienisz prostej zmiany adresu e-mail w nieplanowaną sesję odzyskiwania hasła.

Podsumowanie

Jeśli chcesz potwierdzić, że wszystko zostało poprawnie skonfigurowane, wynik powinien wyglądać mniej więcej tak:

Użytkownik 1: nombre@tudominio.com.

• Niezależna skrzynka.
• Własne hasło.
• Własne Odebrane i Wysłane.

Użytkownik 2: info@tudominio.com.

• Niezależna skrzynka.
• Własne hasło.
• Własne Odebrane i Wysłane.

Oba należą do tej samej organizacji i korzystają z tej samej domeny, ale są dwoma różnymi kontami e-mail.

A pierwsze utworzone konto jest superadmin domyślnie.

To także jedna z zalet bezpłatnego planu Zoho Mail dla małych projektów: możesz zacząć od jednego adresu i stopniowo dodać do pięciu użytkowników. 

Jeśli przekroczysz ten limit, być może twój projekt nie jest już taki mały.