So fügst du kostenlos neue E-Mail-Konten zu Zoho Mail hinzu

Wenn du bereits dein kostenloses E-Mail-Konto bei Zoho Mail hostest und bereits deine E-Mails migriert hast, wirst du früher oder später wahrscheinlich eine zusätzliche Adresse anlegen müssen.

Zum Beispiel hast du vielleicht nur mit tunombre@tudominio.com begonnen und möchtest später info@, contacto@ oder ein separates Konto für eine andere Person hinzufügen.

Bei Zoho geschieht das durch das Erstellen von einem neuen Nutzer innerhalb der Organisation. Und der Unterschied ist wichtig, denn einen weiteren Nutzer anzulegen ist nicht dasselbe wie:

• Ein weiteres Zoho-Konto für diese neue E-Mail-Adresse anzulegen.
• Oder deinem aktuellen Konto einen Alias oder eine sekundäre Adresse hinzuzufügen.

Es ist etwas anderes: ein neues E-Mail-Konto unter derselben Domain.

Damit erhältst du ein weiteres unabhängiges Postfach, mit eigenem Passwort, Posteingang, Gesendet-Ordner und Speicherplatz.  

Ein Alias dagegen sorgt, falls du das noch nicht wusstest, lediglich dafür, dass mehrere Adressen im selben Postfach landen.

Wenn du Zoho Mail Free wie von mir empfohlen nutzt, kannst du aktuell bis zu fünf Nutzer innerhalb einer Organisation haben, mit jeweils 5 GB Speicher und einer einzigen Domain.

Schauen wir uns an, wie das geht, denn die Organisations- und Hierarchiestruktur von Zoho kann anfangs etwas verwirrend sein.

Schritt 1. Öffne die Zoho Mail Admin Console

Als Erstes musst du Zugriff erhalten auf die Zoho Mail Admin Console, die du nicht mit Zoho Accounts oder dem eigentlichen Webmail verwechseln solltest. Es sind drei verschiedene Bereiche, die beim Anlegen deines ersten Kontos entstanden sind.

Die Adresse für europäische Konten lautet:

https://mailadmin.zoho.eu

In dieser Konsole kannst du die Domain, Nutzer, Gruppen und einen großen Teil der allgemeinen E-Mail-Konfiguration verwalten.

Suche nach dem Anmelden im Seitenmenü nach der Option Nutzer.

Dort erscheinen alle E-Mail-Konten, die du bereits innerhalb der Organisation angelegt hast. 

Zoho erlaubt Administratoren (diese Rechte musst du einem Nutzer manuell zuweisen) und Superadministratoren (standardmäßig das erste Konto, das du angelegt hast), in diesem Bereich einzelne Nutzer zu erstellen.

Schritt 2. Klicke auf «Nutzer hinzufügen»

Unter Nutzer, klicke auf die Schaltfläche Nutzer hinzufügen.

Zoho öffnet ein Formular, in das du die grundlegenden Daten des neuen Kontos eingeben musst.

Die wichtigsten Felder sind:

• Vorname.
• Nachname.
• Benutzername.
• Passwort.
• Rolle.

Aus E-Mail-Sicht ist das wichtige Feld Benutzername, denn dieser Text steht später vor dem @-Zeichen.

Zum Beispiel, wenn deine Domain die folgende ist tudominio.com und du eingibst info erstellt Zoho info@tudominio.com.

Wichtig: wenn du mehrere verknüpfte Domains hast, musst du zusätzlich im Dropdown neben dem Benutzernamen die richtige auswählen.

Schritt 3. Weise dem neuen Nutzer ein Passwort zu

Im nächsten Feld legst du das anfängliche Passwort fest.

Du kannst es selbst eingeben oder von Zoho automatisch erzeugen lassen. Gehört das Konto jemand anderem, ist es sinnvoll, ein temporäres Passwort zu erstellen und die Option zu aktivieren Nutzer bei der ersten Anmeldung zum Ändern des Passworts zwingen.

So musst du das endgültige Passwort der Person nicht kennen.

Du kannst außerdem Folgendes verwenden Anmeldedaten per E-Mail senden wenn Zoho die Zugangsdaten automatisch an den neuen Nutzer senden soll, sofern du eine alternative Adresse hast, an die sie geschickt werden können.

Wenn das Konto für dich selbst ist und du es persönlich verwaltest, kannst du einfach das Passwort festlegen und es wie deine übrigen Konten behandeln.

Schritt 4. Lege fest, welche Rolle das neue Konto erhält

Zoho erlaubt verschiedene Berechtigungsstufen für Nutzer der Organisation.

Für ein normales E-Mail-Konto musst du es nicht zum Administrator machen. Üblicherweise erstellst du es mit der Rolle Nutzer und reservierst Adminrechte für Personen, die wirklich Domains, Konten oder allgemeine Einstellungen verwalten müssen.

Ein Administrator kann Folgendes aufrufen Admin Console und Änderungen an der Organisation vornehmen, während ein normaler Nutzer lediglich sein Postfach verwendet.

Deshalb solltest du nicht aus Bequemlichkeit automatisch jedes neue Konto zum Administrator machen. Beispiel: Wenn ventas@tudominio.com nur E-Mails sendet und empfängt, braucht es keine Berechtigung, die Konfiguration der gesamten Domain zu ändern.

Schritt 5. Erstelle den Nutzer

Wenn alle Felder ausgefüllt sind, speichere den neuen Nutzer.

Ab diesem Zeitpunkt sollte die Adresse erscheinen unter Admin Console > Nutzer und ein eigenes unabhängiges Postfach besitzen.

Wenn du zum Beispiel folgende Adresse erstellt hast info@tudominio.com werden eingehende Nachrichten im eigenen Posteingang landen, während an nombre@ gesendete Nachrichten weiterhin beim ursprünglichen Konto ankommen.

Genau das unterscheidet einen Nutzer von einem Alias.

Wenn zwei Adressen alles im selben Posteingang empfangen sollen, musst du keinen neuen Nutzer anlegen: du kannst in den Einstellungen des bestehenden Postfachs einen Alias hinzufügen.  

Zoho erlaubt es, solche Aliase unabhängig zu erstellen und zu verwalten.

Schritt 6. Melde dich mit dem neuen Konto an

Jetzt musst du prüfen, ob der Nutzer tatsächlich funktioniert.

Öffne ein privates oder Inkognito-Fenster im Browser und rufe auf https://mail.zoho.eu/.

Verwende die neue Adresse (info@tudominio.com) als Benutzernamen und das gerade festgelegte Passwort.

Wenn alles korrekt ist, öffnet Zoho ein vollständig unabhängiges Postfach mit eigenen Ordnern für Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam und Papierkorb.

Denk daran, dass dieser Nutzer im kostenlosen Tarif außerdem bis zu 5 GB eigenen E-Mail-Speicher erhält, unabhängig vom Speicher der übrigen Konten der Organisation.

Schritt 7. Teste Senden und Empfangen

Jetzt fehlt nur noch eines: Nutze ein externes Konto wie Gmail oder Outlook und sende eine Nachricht an die neue Adresse.

Prüfe, ob sie in Zoho erscheint.

Antworte anschließend aus dem neuen Postfach und prüfe, ob die Nachricht korrekt beim externen Konto ankommt.

Wenn beide Tests funktionieren, ist die neue Adresse vollständig einsatzbereit.

Du musst die MX-, SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge nicht erneut ändern, nur weil du einen Nutzer hinzugefügt hast, wie wir es getan haben, als wir das Konto erstellt haben oder wir von einem anderen E-Mail-Anbieter migriert sind. 

Diese Einträge werden auf Domainebene konfiguriert. Wenn die Domain bereits korrekt mit Zoho funktioniert, nutzen neue Konten dieselbe Infrastruktur.

Deshalb ist es entscheidend, dass du vor der Migration der MX-Einträge der Domain vom ursprünglichen Anbieter alle E-Mail-Konten dieses Anbieters migriert hast, wie ich es hier erkläre. 

Wenn du die MX-Einträge vorher änderst, könntest du deine alten E-Mails verlieren.

Was tun, wenn Zoho sagt, dass die Adresse bereits existiert

Ein Fehler verdient einen eigenen Abschnitt, weil er ziemlich verwirrend sein kann.

Beim Versuch, den Nutzer anzulegen, kann eine Meldung wie diese erscheinen:

«Email Address already exists or associated in another Organisation»

In diesem Fall liegt das Problem normalerweise weder an der Domain noch am DNS. Zoho teilt dir mit, dass diese Adresse bereits mit einer anderen Identität in seinem System verknüpft ist.

Das kann zum Beispiel passieren, weil diese Adresse:

• bereits früher zum Erstellen eines Zoho-Kontos verwendet wurde.
• als sekundäre Adresse mit einem anderen Konto verknüpft ist.
• oder zu einer anderen Zoho-Organisation gehört.

Zoho erlaubt nicht, eine bereits mit einem anderen Konto verknüpfte Adresse für ein neues Konto zu verwenden, bevor sie vom bisherigen Konto gelöst wurde.

Wenn dir das passiert, gehe zu https://accounts.zoho.eu/ mit dem Konto, dem diese Adresse zugeordnet ist, und prüfe Profil > Meine E-Mail-Adressen.

Wenn die Adresse, die du in einen Nutzer umwandeln möchtest, als sekundäre Adresse eines anderen Kontos erscheint und dort nicht mehr benötigt wird, entferne sie.

Warte einige Minuten und gehe anschließend zurück zu Zoho Mail Admin Console > Nutzer > Nutzer hinzufügen und versuche es erneut.

Bevor du jedoch eine Adresse löschst, die zur Anmeldung bei Zoho verwendet wird, prüfe, ob du eine andere gültige Anmeldeadresse hast und dich damit einloggen kannst. 

So verhinderst du, dass aus einer einfachen E-Mail-Änderung plötzlich eine ungeplante Passwort-Wiederherstellung wird.

Fazit

Wenn du prüfen möchtest, ob alles korrekt eingerichtet ist, sollte das Ergebnis ungefähr so aussehen:

Nutzer 1: nombre@tudominio.com.

• Unabhängiges Postfach.
• Eigenes Passwort.
• Eigener Posteingang und Gesendet-Ordner.

Nutzer 2: info@tudominio.com.

• Unabhängiges Postfach.
• Eigenes Passwort.
• Eigener Posteingang und Gesendet-Ordner.

Beide gehören zur selben Organisation und verwenden dieselbe Domain, aber es sind zwei verschiedene E-Mail-Konten.

Und das erste, das du angelegt hast, ist der superadmin in der Standardeinstellung.

Das ist außerdem einer der Vorteile des kostenlosen Zoho-Mail-Tarifs für kleine Projekte: Du kannst mit einer einzigen Adresse starten und bis zu fünf Nutzer hinzufügen. 

Wenn du dieses Limit überschreitest, ist dein Projekt vielleicht gar nicht mehr so klein.