So migrierst du deine E-Mails kostenlos zu Zoho Mail

Dieses Wochenende musste ich ein E-Mail-Konto migrieren, das seit Jahren zusammen mit der dazugehörigen Website gehostet wurde. 

Mein Speicherplatz beim Hosting beträgt 5GB und allein dieses Postfach belegte fast 1,5 GB. Also blieb nichts anderes übrig, als es aufzuräumen oder aus dem Hosting herauszunehmen.

Da es die geschäftliche E-Mail-Adresse meiner Partnerin ist und ich wusste, dass sie mehrere Tage zum Aufräumen brauchen würde, wenn ich sie darum bitte, habe ich mir die Migrationsmöglichkeit angesehen.

Vor einiger Zeit habe ich bereits erklärt, wie du bei Zoho Mail kostenlos ein Postfach mit 5GB bekommst, und genau das nutze ich für jedes neue Projekt.  

Von Anfang an ist das einfach. Das Problem war hier allerdings, was mit all den gespeicherten Nachrichten geschehen sollte. Es reichte nicht, einfach die Domain-Einträge zu ändern, damit neue E-Mails im neuen Zoho-Konto ankommen.

Außerdem wollte ich das Konto zu Zoho Mail ausschließlich mit dem kostenlosen Tarif umziehen, ohne für die Migration einen Monat lang einen kostenpflichtigen Tarif zu buchen oder eine Premium-Testphase zu aktivieren und anschließend wieder zu kündigen.

Ich kann vorwegnehmen: Es geht und ist auch nicht besonders kompliziert. Wenn dein Postfach allerdings so voll ist wie in meinem Fall, brauchst du etwas Zeit.

In meinem konkreten Fall lag das ursprüngliche Konto bei Webempresa und die DNS-Einträge der Domain verwaltete ich über Cloudflare, aber die Methode, die ich erkläre, lässt sich auf praktisch jeden E-Mail-Anbieter anwenden, der den Zugriff auf das Postfach per IMAP ermöglicht.

Einige Menüs sehen natürlich anders aus. Bei Webempresa stehen die IMAP-Daten und bestimmte Einstellungen an einer Stelle, bei einem anderen Hoster an einer anderen. Die Logik der Migration bleibt aber gleich. Besonders dann, wenn dein Anbieter cPanel zur Hosting-Verwaltung verwendet.

Außerdem und aus Sicherheitsgründen, die Mailserver erst ändern, wenn sich eine vollständige Kopie des alten Postfachs in Zoho befindet. 

So wird das aktuelle Konto während der Arbeit und bis zur vollständigen Umstellung weiterhin Nachrichten genau wie zuvor senden und empfangen.

Übrigens, bevor ich es vergesse: Wenn du deine geschäftlichen E-Mails in Gmail verwaltest, solltest du wissen, dass Google angekündigt hat, diesen Dienst Ende 2026 einzustellen, weshalb diese Alternative für dich sehr nützlich sein kann.

Bevor du beginnst: Was Zoho Mail kostenlos bietet und wo die Grenzen liegen

Als Erstes solltest du prüfen, ob der kostenlose Zoho-Tarif für dich geeignet ist, denn er hat eine wichtige Einschränkung, die du kennen solltest, bevor du irgendetwas verschiebst.

Zum heutigen Stand, Zoho Mail Free ermöglicht das Hosten einer Domain, bis zu fünf Benutzer und bietet jedem davon 5 GB E-Mail-Speicher. Für ein normales Konto eines kleinen Unternehmens, eines Selbstständigen oder einer privaten Website können 5 GB lange reichen, besonders wenn du beim Teilen von Anhängen vernünftige Gewohnheiten pflegst.  

Der größte Haken betrifft den Zugriff: Der kostenlose Tarif enthält weder IMAP noch POP oder ActiveSync. Das bedeutet: Nach der Migration kannst du dieses Zoho-Free-Konto nicht wie bei einem kostenpflichtigen Tarif per IMAP in Thunderbird oder Outlook einrichten. Du musst das Zoho-Webmail oder die Zoho-Apps verwenden.

Je nachdem, wie du arbeitest, kann das ein erheblicher Nachteil sein. In meinem Fall war es keiner, weil meine Partnerin ohnehin das Webmail des Hosters nutzte. Der Wechsel war also unkompliziert.

Andererseits kann Zoho E-Mails im EML-Format importieren und sie in ZIP-Dateien von jeweils bis zu 500 MB. Genau diese Funktion nutzen wir, um den gesamten Verlauf zu übertragen, ohne dafür zu bezahlen.

So migrieren wir die E-Mails ohne Unterbrechung des Dienstes

Bevor wir mit den einzelnen Schritten anfangen, lohnt es sich zu verstehen, was wir tun werden. Dann ist jeder Schritt viel leichter nachzuvollziehen.

Der Ablauf sieht so aus:

Aktueller Anbieter > In Thunderbird einrichten > EML-Dateien exportieren > In Zoho Mail Free importieren

1. Zuerst verbinden wir Thunderbird per IMAP mit dem aktuellen Server und laden eine vollständige Kopie des Postfachs auf den Computer herunter. 
2. Danach exportieren wir die Nachrichten als EML-Dateien. Das sind einfach Dateien, die jeweils eine E-Mail mit ihren Informationen und Anhängen enthalten.
3. Anschließend erstellen wir das neue Postfach in Zoho und importieren diese Dateien. 
4. Währenddessen zeigen die MX-Einträge der Domain weiterhin auf den alten Anbieter, sodass neue E-Mails dort ganz normal ankommen.
5. Erst wenn wir geprüft haben, dass der gesamte Verlauf korrekt in Zoho liegt, ändern wir die MX-Einträge. 

Ab diesem Zeitpunkt ist das alte Postfach nicht mehr das Ziel neuer Nachrichten und Zoho übernimmt.

Der Prozess ist etwas lang, aber ziemlich sicher.

Schritt 1. Räume das Postfach auf und prüfe, wie viele E-Mails du tatsächlich hast

Das ist optional, aber SEHR empfehlenswert.

Bevor du mehrere Gigabyte herunterlädst, solltest du alles löschen, von dem du ohnehin weißt, dass du es nicht behalten willst.

Öffne zunächst das Webmail deines aktuellen Anbieters und prüfe besonders Spam und Papierkorb. Wenn du sicher bist, dass dort nichts Wichtiges liegt, leere beide Ordner, bevor du weitermachst.  

Es ergibt wenig Sinn, Zeit dafür zu verschwenden, 500 Nachrichten herunterzuladen, zu exportieren, zu komprimieren und wieder hochzuladen, die du ohnehin löschen wolltest.

In meinem Fall belegte das Postfach anfangs 1.353 MB. Nachdem ich diese beiden Ordner geleert hatte, blieben für die eigentliche Migration ungefähr 1.150 MB, sodass ich mit ein paar Klicks rund 200 MB unnötige Arbeit loswurde.

Ich empfehle außerdem, zu prüfen, welche deiner gespeicherten Nachrichten am größten sind. Viele Webmail-Oberflächen können den Posteingang nach Größe sortieren, und manche Hosting-Anbieter haben zusätzlich Werkzeuge, mit denen du die Dateien findest, die am meisten Speicher belegen.

Ich fand ungefähr zehn Nachrichten mit mehr als 10 MB; die größte lag bei rund 37 MB. Ich musste keine löschen und alle wurden korrekt migriert. Trotzdem solltest du vorher wissen, ob außergewöhnlich große E-Mails vorhanden sind, die Probleme verursachen könnten.

Als zusätzliche Orientierung legt Zoho derzeit 40 MB als maximale Größe einer Nachricht fest, die das Postfach normalerweise empfängt. Diese Grenze darf nicht mit der 500-MB-Grenze der ZIP-Dateien verwechselt werden, die wir zum Import des Verlaufs verwenden.

Schritt 2. Richte das alte Konto in Thunderbird per IMAP ein

Jetzt brauchen wir ein Werkzeug, das:

1. Eine Verbindung zum alten Server herstellt.
2. Alle Nachrichten herunterlädt.
3. Sie als EML exportiert.

Mozilla Thunderbird, ist kostenlos und für Windows, macOS und Linux verfügbar.

Nachdem du es normal heruntergeladen und installiert hast, fügst du das zu migrierende Konto hinzu und gibst die Verbindungsdaten deines Anbieters ein:

• E-Mail-Adresse.
• Passwort.
• Name des IMAP- und SMTP-Servers.
• Port und Verschlüsselungsart in beiden Fällen.

Hier ist wichtig, IMAP und nicht POP. IMAP ermöglicht es uns, mit den vorhandenen Ordnern und Nachrichten auf dem Server zu arbeiten und ihre Struktur beizubehalten. Genau das brauchen wir für eine originalgetreue Kopie des Postfachs.

Bei Webempresa findest du die Daten in den Einstellungen des jeweiligen E-Mail-Kontos. Wenn du einen anderen Hoster nutzt, suche nach einer Option wie „E-Mail-Client einrichten“, „Manuelle Konfiguration“, „IMAP“ oder „Verbindungsdaten“.

Wenn du fertig bist, sollte Thunderbird dieselben Ordner anzeigen, die du derzeit im Webmail siehst: Posteingang, Gesendet, Archiv und alle weiteren, die du im Lauf der Jahre angelegt hast.

Exportiere noch nichts. Zuerst müssen wir sicherstellen, dass Thunderbird tatsächlich den vollständigen Inhalt heruntergeladen hat.

Schritt 3. Lade alle Nachrichten und Anhänge auf den Computer herunter

IMAP hat eine Besonderheit: Nur weil du eine E-Mail in Thunderbird sehen kannst, heißt das nicht, dass ihr gesamter Inhalt lokal gespeichert ist. Das Programm kann bestimmte Teile erst herunterladen, wenn du sie brauchst.

Für eine Migration wollen wir genau das Gegenteil. Wir brauchen eine vollständige Kopie der Nachricht einschließlich Anhängen, weil wir sie gleich exportieren müssen.

Gehe dazu in Thunderbird zu:

Konten-Einstellungen > Synchronisation & Speicherplatz

und prüfe, ob folgende Option aktiviert ist: “Nachrichten dieses Kontos auf diesem Computer bereithalten”.

In den erweiterten Optionen kannst du außerdem prüfen, welche Ordner synchronisiert werden. Wähle alle aus, die du zu Zoho übertragen willst (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, falls gewünscht…).

Danach kannst du den Download erzwingen über:

Datei > Offline > Jetzt herunterladen/synchronisieren

Wichtig: In meiner Thunderbird-Version war das obere Menü mit der Option Datei ausgeblendet. Drücke einfach Alt und die normale Menüleiste erscheint vorübergehend.

Nach Abschluss der Synchronisierung können wir mit einem sehr einfachen Test prüfen, ob wirklich eine vollständige lokale Kopie vorhanden ist.

Wähle Datei > Offline > Offline arbeiten und öffne mehrere Nachrichten.  

Teste nicht nur die E-Mail von gestern: Suche eine Nachricht von vor einigen Jahren und öffne vor allem eine mit einem größeren Anhang.

Wenn du die E-Mail lesen und den Anhang öffnen kannst, während Thunderbird offline ist, sind diese Daten bereits auf dem Computer gespeichert und werden nicht vom Server angefordert.

Wenn du mit der Prüfung fertig bist, denk daran, “Online arbeiten” wieder zu aktivieren”. 

Das ist eigentlich offensichtlich, aber ich habe es vergessen. Falls dir dasselbe passiert: Zum Glück hat Thunderbird mich später im Prozess sehr freundlich daran erinnert, und ich habe es wieder aktiviert.

Schritt 4. Exportiere die Nachrichten ins EML-Format

Jetzt liegt das Postfach auf unserem PC, was bereits ein hervorragendes Backup ist. Nun müssen wir es in ein Format umwandeln, das Zoho importieren kann.

Das verwendete Format ist EML, ein gängiger Standard zum Speichern von E-Mail-Nachrichten. Zoho kann diese Dateien direkt importieren und dabei alle Nachrichteninformationen und Anhänge erhalten.

Wenn du wie ich nur wenige Ordner hast, musst du nicht einmal Erweiterungen in Thunderbird installieren. Bei vielen Ordnern kannst du ImportExportTools NG.

verwenden. Öffne Posteingang, drücke Ctrl + A, um alle Nachrichten auszuwählen, und anschließend:

Rechtsklick > Speichern unter

Erstelle auf dem Computer einen Ordner, zum Beispiel eingang, und speichere sie dort. Thunderbird erzeugt für jede ausgewählte E-Mail eine .eml-Datei.

Danach kannst du den Vorgang wiederholen mit Gesendet , Archiv oder jedem anderen Ordner, den du behalten möchtest.

Was passiert, wenn Thunderbird zwei identische Namen findet?

Hier trat eines der wenigen Probleme meiner gesamten Migration auf.

Thunderbird erzeugt die Namen der EML-Dateien automatisch und versuchte bei zwei Nachrichten schließlich, zwei Dateien mit exakt demselben Namen zu speichern. Windows warnte mich, dass die Datei bereits existiert, und fragte, ob ich sie ersetzen möchte.

Ersetze sie nicht, denn dadurch würdest du eine der beiden Nachrichten aus der Kopie löschen.

Bei mir passierte das nur zweimal, und ich konnte es manuell lösen, indem ich eine der Dateien umbenannte. 

Wenn du Zehntausende Nachrichten oder viele Ordner hast und häufig Konflikte auftreten, kann sich eine Erweiterung wie ImportExportTools NG lohnen, die mehr Möglichkeiten für Massenexporte bietet.

Für ein einfaches Postfach mit zwei oder drei Ordnern ist die integrierte Thunderbird-Methode bequemer.

Schritt 5. Prüfe, ob du wirklich alle E-Mails exportiert hast

Bevor du irgendetwas zu Zoho hochlädst, nimm dir eine Minute und kontrolliere, ob die Zahlen stimmen.

Wähle in Thunderbird alle Nachrichten im Posteingang aus und prüfe ihre Anzahl. Öffne dann den Ordner eingang, den du gerade in Windows erstellt hast, und kontrolliere, wie viele EML-Dateien er enthält.

Mach dasselbe mit Gesendet und den übrigen Ordnern.

Ein Hinweis: Die Größe des lokalen Ordners in MB entspricht nicht unbedingt der beim Hoster angezeigten Größe, weil die Informationen unterschiedlich gespeichert werden können. Entscheidend ist die Anzahl der Nachrichten.

Wenn du 665 E-Mails in Thunderbird und 665 EML-Dateien im Ordner Posteingang, kannst du weitermachen.

Schritt 6. Erstelle das kostenlose Zoho-Konto und verifiziere deine Domain

Jetzt bereiten wir das neue Webmail vor.

Mach, was ich hier beschreibe, und registriere dich kostenlos bei Zoho Mail.

Füge die Domain hinzu, die du verwenden möchtest, und erstelle die entsprechende E-Mail-Adresse. 

Wenn du nombre@tudominio.com, empfehle ich, das Konto bei Zoho mit genau dieser Adresse anzulegen. Denn obwohl das Konto, das die Administration in Zoho verwaltet, nicht dasselbe E-Mail-Konto sein muss, das du importierst -das Zoho-Konto (hierarchisch darüber) ist eine Sache und das eigentliche E-Mail-Konto eine andere- lässt es sich so bequemer verwalten.

Nachdem du dein Konto erstellt hast, muss Zoho zunächst prüfen, ob dir die Domain tatsächlich gehört. Dazu wirst du aufgefordert, einen DNS-Verifizierungseintrag. Folge den Anweisungen in der Konsole, denn sie können je nachdem variieren, wo du die Domain verwaltest.

Wichtig: Wenn du Cloudflare zur Verwaltung deiner Domain nutzt, ist das deutlich bequemer. Du musst dich dort nur in dein Konto einloggen und zustimmen. Die technischen Änderungen werden automatisch durchgeführt.

Jetzt kommt einer der wichtigsten Teile des gesamten Verfahrens:

Ändere die MX-Einträge noch nicht.

MX-Einträge sind DNS-Einträge, die festlegen, welche Server E-Mails für deine Domain empfangen sollen. Solange sie weiterhin auf den alten Anbieter zeigen, empfängst du deine E-Mails korrekt. Deshalb ändern wir sie erst fast ganz am Ende der Migration.

Schritt 7. Komprimiere die EML-Dateien in ZIP-Dateien unter 500 MB

EML-Dateien lassen sich einzeln importieren, aber bei Hunderten oder Tausenden Nachrichten ist das Zeitverschwendung. Viel besser ist es, sie in ZIP-Dateien zu packen.

Zoho erlaubt mehrere EML-Dateien in einer einzigen Datei und legt derzeit 500 MB als maximale Größe pro importierter ZIP-Datei. Wenn beim Komprimieren der aus jedem Ordner exportierten EML-Dateien ein Archiv größer als 500MB wird, musst du es lediglich auf mehrere kleinere ZIP-Dateien aufteilen.

Bei mir belegten die EML-Dateien des Posteingangs ungefähr 300 MB, die aus Gesendet rund 700 MB. Am Ende bereitete ich drei ZIP-Dateien vor: eine für Posteingang und zwei für Gesendet.

Wenn dein Konto größer ist, kannst du problemlos vier, fünf oder zehn verwenden. Wichtig ist nur, dass jede einzelne Datei unter der Grenze bleibt.

Außerdem ist es empfehlenswert, Posteingang und Gesendet getrennt zu halten selbst wenn von der Größe her alles in eine einzige ZIP-Datei passen würde. In Zoho importieren wir jede Gruppe in den passenden Ordner und vermeiden so Fehler.

Schritt 8. Importiere die ZIP-Dateien über Zoho Mail

Dieser Schritt ermöglicht uns den gesamten Vorgang ohne Zoho Premium zu buchen.

Öffne das Zoho-Webmail (wirklich das Webmail, nicht den Bereich zur Kontoverwaltung) und gehe zu:

Einstellungen > E-Mails importieren/exportieren > Aus EML importieren

Dort kannst du sowohl .eml-Dateien als auch ZIP-Dateien auswählen, die solche Dateien enthalten. 

Achte beim Import genau darauf, denn Zoho lässt dich auch den Ordner auswählen, in dem die Nachrichten gespeichert werden sollen oder die im ZIP enthaltene Ordnerstruktur beibehalten.

So kannst du die Ordnerstruktur deines bisherigen E-Mail-Kontos nachbilden

Importiere zuerst:

entrada.ZIP > Posteingang

Warte, bis der Vorgang abgeschlossen ist, und öffne anschließend den Importverlauf um zu prüfen, ob Fehler aufgetreten sind.  

Zoho weist darauf hin, wenn eine Nachricht nicht verarbeitet werden konnte, und zeigt den Grund für den Fehler.

Öffne danach mehrere importierte E-Mails. Prüfe eine alte, eine aktuelle und eine mit Anhängen.

Wenn alles stimmt, wiederhole den Vorgang mit Gesendet:

enviados-1.ZIP > Gesendet

Danach machst du dasselbe mit allen weiteren Paketen.

Bei mir wurden alle drei ZIP-Dateien korrekt importiert. Auch die E-Mails mit bis zu 37 MB, die ich am Anfang gefunden hatte, wurden samt Anhängen hochgeladen.

Schritt 9. Prüfe, ob während der Migration neue Nachrichten eingetroffen sind

Bis zu diesem Zeitpunkt hat der alte Anbieter die E-Mails weiter verwaltet, genau wie gewünscht.

Das hat eine Folge: Wenn dir jemand während des Herunterladens, Exportierens und Importierens des Postfachs geschrieben hat, liegt diese neue Nachricht noch ausschließlich auf dem Ursprungsserver.

Gehe deshalb jetzt zurück zu Thunderbird, stelle sicher, dass der Offline-Modus deaktiviert ist, und aktualisiere den Posteingang.

Wenn Nachrichten nach dem ursprünglichen Export eingetroffen sind, wähle sie aus, speichere sie als EML und führe einen letzten Import in Zoho durch. Dasselbe kannst du mit Gesendet machen, falls du das Konto während des Vorgangs verwendet hast.

Das ist eine kleine abschließende manuelle Synchronisierung, mit der beide Postfächer zum Zeitpunkt der Umstellung praktisch identisch sind.

Schritt 10. Ändere die MX-Einträge, damit neue E-Mails bei Zoho ankommen

Jetzt wirklich.

Der vollständige Verlauf befindet sich jetzt in Zoho, wir haben geprüft, dass die Nachrichten korrekt geöffnet werden, und wissen, dass keine neue E-Mail ausschließlich auf dem alten Server liegt. Jetzt müssen wir dem Internet mitteilen, dass neue Nachrichten ab sofort an Zoho zugestellt werden sollen.

Dazu musst du die MX-Einträge der Domain bei dem Anbieter ändern, der deine DNS verwaltet.

Öffne die Zoho-Konsole und verwende die Werte, die speziell für deine Domain angegeben werden, denn sie können je nach Rechenzentrum, in dem dein Konto liegt, unterschiedlich sein.

Wenn deine DNS erneut über Cloudflare verwaltet werden, ist der Vorgang sehr einfach. Zoho erkennt den Anbieter und bietet an, die Änderungen über eine einmalige Autorisierung vorzunehmen: Vor der Ausführung zeigt es, welche Einträge hinzugefügt und welche ersetzt werden.

Wenn du die DNS über deinen Hoster, den Domain-Registrar oder einen anderen Dienst verwaltest, musst du die Einträge manuell erstellen. Das ist nicht schwierig, dauert aber etwas länger. Wenn du nicht weißt wie, bitte den Support um Hilfe, denn beim ersten Mal kann es etwas verwirrend wirken.

 Wie auch immer du es machst, das Ergebnis ist dasselbe: Die alten MX-Einträge müssen entfernt und die von Zoho bereitgestellten eingetragen werden.

Schritt 11. Prüfe das Mail-Routing des Hostings, wenn einige E-Mails weiterhin im alten Postfach landen

Okay, dieser Schritt ist nicht bei jedem Anbieter nötig, aber er ist erwähnenswert, weil genau hier das einzige echte Problem nach der Änderung der MX-Einträge auftauchte.

Direkt nach der Änderung schickte ich eine Nachricht von Gmail an das gerade migrierte Konto.

Sie kam korrekt bei Zoho an.

Danach machte ich denselben Test von einer anderen Adresse einer Domain, die ebenfalls bei Webempresa gehostet war. Die Nachricht erschien in Thunderbird im alten Postfach.

Waren die MX-Einträge fehlgeschlagen? Nein, denn Gmail zeigte klar, dass sie funktionierten.

Der Grund war, dass das Hosting selbst die E-Mails dieser Domain weiterhin als lokal verwaltet betrachtete. Wenn einer seiner anderen Server eine Nachricht zustellen wollte, legte er sie direkt im alten Postfach ab, ohne die neuen externen MX-Einträge abzufragen.

Bei Webempresa löst du das, indem du das Mail-Routing auf Remote-Server. Bei einem anderen Hoster kann es eine entsprechende Option geben oder du musst überhaupt nichts tun.  

Wenn dir das passiert und du nicht weißt, wie du es lösen sollst, wende dich erneut an den Support und lass es dir erklären.

Wie du siehst, lässt sich das Problem ziemlich einfach erkennen: Wenn E-Mails von Gmail, Outlook oder anderen externen Anbietern bei Zoho ankommen, Nachrichten aus deinem alten Hosting aber weiterhin im früheren Postfach landen, solltest du die lokale Routing-Konfiguration prüfen.

Sobald du diese Option änderst, wiederholst du den Test und alle Nachrichten sollten korrekt bei Zoho ankommen.

Schritt 12. Konfiguriere SPF und DKIM und prüfe dein bestehendes DMARC

Durch die Änderung der MX-Einträge empfangen wir E-Mails bei Zoho, aber wir müssen noch sicherstellen, dass Nachrichten, die wir von dort senden, nachweisen können, dass sie wirklich zur Verwendung unserer Domain berechtigt sind.

Dafür gibt es folgende Kürzel: SPF, DKIM und DMARC.

• SPF legt fest, welche Server E-Mails über unsere Domain senden dürfen. 
• DKIM versieht die Nachricht mit einer kryptografischen Signatur, mit der ihre Echtheit überprüft werden kann. 
• DMARC nutzt diese Prüfungen, um empfangenden Servern mitzuteilen, was sie tun sollen, wenn eine Nachricht die Authentifizierung nicht besteht.

Zoho stellt die DNS-Einträge bereit, die du hinzufügen musst, und erlaubt dir, sie direkt in der eigenen Konsole zu überprüfen.

Hier musst du besonders auf SPF achten, wenn du bereits andere Dienste zum Versenden von E-Mails verwendest. 

Zum Beispiel können auch ein E-Mail-Marketing-Tool, ein CRM oder ein Transaktionssystem dazu berechtigt sein, deine Domain zu verwenden. Entferne diese Absender nicht einfach, um Zoho hinzuzufügen, und erstelle auch nicht mehrere separate SPF-Einträge. Prüfe deine bestehende Konfiguration und kombiniere die autorisierten Dienste korrekt.

Auch hier erkennt die Zoho-Integration mit Cloudflare den vorhandenen SPF-Eintrag und erzeugt einen neuen, der die bisherigen Absender beibehält und Zoho ergänzt.

Bei DMARC ist es ähnlich, wobei ich in meinem Fall nicht den Vorschlag von Zoho verwendet habe, weil für die Domain bereits eine ähnliche, wenn auch nicht identische, passende Richtlinie eingerichtet war.

Wichtig: Du darfst nicht zwei verschiedene DMARC-Einträge für dieselbe Domain veröffentlichen.

Schritt 13. Sende eine E-Mail an Gmail und prüfe SPF, DKIM und DMARC in der Praxis

Die Zoho-Konsole kann die DNS-Einträge überprüfen, aber es gibt einen noch besseren Abschlusstest: eine echte E-Mail senden und prüfen, was damit passiert.

Sende vom neuen Zoho-Konto eine Nachricht an eines deiner Gmail-Konten.

Öffne anschließend die empfangene Nachricht, klicke oben rechts auf die drei Punkte und wähle Original anzeigen.

Gmail zeigt dir die Ergebnisse der E-Mail-Authentifizierung.

Du möchtest Folgendes sehen:

• SPF: PASS
• DKIM: PASS
• DMARC: PASS

Mit diesem Test prüfst du nicht bloß einen TXT-Eintrag, sondern ob eine echte, von Zoho gesendete Nachricht ihr Ziel erreicht und der empfangende Server alle drei wichtigsten Authentifizierungsprüfungen als gültig einstuft.

Noch ein wichtiger Punkt: Möglicherweise landen die ersten E-Mails, die du mit dem Konto sendest, im Spam-Ordner der Empfänger. Deshalb solltest du sie warnen oder um eine Antwort beziehungsweise zumindest eine Empfangsbestätigung bitten.

Normalerweise erkennen alle ESP nach einigen normalen versendeten E-Mails, dass dein Konto kein Spam ist, und lassen deine Nachrichten durch ihre Filter.

Abschließende Prüfung: So weißt du, dass die Migration abgeschlossen ist

Ganz einfach: Sende eine E-Mail von Gmail, Yahoo, Outlook oder einem anderen externen Anbieter an Zoho, antworte aus Zoho und teste, wenn möglich, auch mit einer Adresse, die zum früheren Hosting gehört.

Prüfe außerdem, ob du alte Nachrichten im Posteingang und in Gesendet öffnen kannst, ob ihre Anhänge noch vorhanden sind und ob keine neue E-Mail ausschließlich im alten Postfach auftaucht.

Wenn alles funktioniert, ist die Migration abgeschlossen.

Trotzdem, würde ich zwei Dinge nicht sofort löschen:

1. Das alte Konto beim Hoster. Lass es ein oder zwei Tage verfügbar, während du prüfst, ob nicht doch noch ein Server wegen einer ausstehenden Einstellung oder eines vorübergehenden DNS-Effekts Nachrichten dorthin zustellt.
2. Die auf deinen PC heruntergeladenen EML-Dateien für eine angemessene Zeit, falls eine große E-Mail nicht importiert wurde und du sie wiederherstellen musst.

Wenn du sicher bist, dass alles in Zoho liegt und neue Nachrichten korrekt ankommen, kannst du beide Backups löschen.

Fazit. Ein langer Weg, aber kein schwieriger

Mehr als 1 GB E-Mails zu migrieren wirkt zunächst deutlich komplizierter, als es tatsächlich ist.

Der Schlüssel besteht darin, das Ganze als zwei getrennte Prozesse zu betrachten:

1. Alles korrekt migrieren.
2. Die MX-Einträge ändern, damit der neue E-Mail-Anbieter die Nachrichten empfängt.

Dabei von allem ein Backup behalten.

So kannst du den heiklen Teil der Migration ohne Druck erledigen:

• Wenn eine ZIP-Datei fehlschlägt, erstellst du sie neu. 
• Wenn eine Nachricht fehlt, gehst du zurück zu Thunderbird oder deinem PC. 
• Wenn du einen vergessenen Ordner entdeckst, exportierst und importierst du ihn. 

Die echte E-Mail-Kommunikation läuft währenddessen weiter über den bisherigen Server. Und wenn du schließlich umstellst, enthält Zoho bereits alles, was du brauchst.

Wenn du bei null anfängst (also weder Thunderbird noch ein Zoho-Konto hast), solltest du in ungefähr einer Stunde fertig sein, abhängig natürlich von der Anzahl der zu migrierenden GB und Ordner.

Das Gute daran: Die in die Migration investierte Stunde sorgt dafür, dass die kostenlosen 5GB einige Jahre reichen. So betrachtet ist der ROI zweifellos positiv.