Så migrerar du din e-post gratis till Zoho Mail

I helgen behövde jag migrera ett e-postkonto som hade varit hostat tillsammans med sin webbplats i flera år. 

Mitt diskutrymme hos webbhotellet är 5GB och just den här enda brevlådan tog upp nästan 1,5 GB, så det fanns inget annat att göra än att rensa den eller flytta bort den.

Eftersom det är min partners jobbmejl och jag visste att det skulle ta henne flera dagar att rensa den om jag bad henne, började jag undersöka möjligheten att migrera den.

För ett tag sedan förklarade jag redan hur du får en gratis brevlåda på 5GB med Zoho Mail, vilket är det jag använder för varje nytt projekt.  

Att göra det från början är enkelt. Problemet här var däremot vad man skulle göra med alla redan sparade meddelanden. Det räckte inte att ändra domänens poster så att nya mejl började komma till det nya Zoho-kontot.

Dessutom ville jag flytta kontot till Zoho Mail och enbart använda gratisplanen utan att betala för en månad med en betalplan bara för att göra migreringen eller aktivera en Premium-provperiod och sedan avsluta den.

Jag kan redan nu säga att det går och att det inte heller är särskilt komplicerat. Men om din brevlåda är proppfull, som min var, tar det en stund.

I mitt konkreta fall låg det ursprungliga kontot hos Webempresa och domänens DNS hanterades via Cloudflare, men metoden jag ska beskriva fungerar med praktiskt taget vilken e-postleverantör som helst som låter dig komma åt brevlådan via IMAP.

Vissa menyer kommer förstås att skilja sig åt. Hos Webempresa finns IMAP-uppgifterna och vissa inställningar på ett ställe, hos ett annat webbhotell på ett annat, men logiken i migreringen är densamma. Särskilt om din leverantör använder cPanel för att hantera webbhotellet.

Dessutom, och för säkerhets skull, kommer vi inte att ändra e-postservrarna förrän vi har en fullständig kopia av den gamla brevlådan inne i Zoho. 

På så sätt fortsätter det nuvarande kontot att skicka och ta emot meddelanden precis som tidigare medan vi arbetar och fram till att allt har ändrats.

Förresten, innan jag glömmer det: om du hanterar din företagsmejl i Gmail, bör du veta att Google har meddelat att tjänsten ska stängas i slutet av 2026, så det här alternativet jag beskriver kommer att vara mycket användbart för dig.

Innan du börjar: vad Zoho Mail erbjuder gratis och vilka begränsningar som finns

Det första är att kontrollera att Zohos gratisplan passar dig, eftersom den har en viktig begränsning som du bör känna till innan du flyttar någonting alls.

I dagsläget, låter Zoho Mail Free dig hosta en domän, skapa upp till fem användare och ger var och en 5 GB e-postutrymme. För ett normalt konto hos ett litet företag, en yrkesperson eller en privat webbplats kan 5 GB räcka långt, särskilt om du har bra rutiner för att dela bilagor.  

Den största nackdelen gäller åtkomsten: gratisplanen innehåller inte IMAP, POP eller ActiveSync. Det innebär att du efter migreringen inte kan konfigurera Zoho Free-kontot i Thunderbird eller Outlook via IMAP som med en betalplan. Du måste använda Zohos webbmejl eller appar.

Det kan vara en stor nackdel beroende på hur du arbetar. I mitt fall var det inget problem, eftersom min partner använde webbhotellets webbmejl, så bytet är enkelt.

Å andra sidan kan Zoho importera mejl som sparats i EML-format och samla dem i ZIP-filer på upp till 500 MB vardera. Det är just den funktionen vi ska utnyttja för att flytta hela historiken utan att betala.

Så migrerar vi e-posten utan att avbryta tjänsten

Innan vi börjar med stegen är det bra att veta vad vi faktiskt ska göra, eftersom varje steg då blir mycket lättare att förstå.

Flödet blir så här:

Nuvarande leverantör > Konfigurera i Thunderbird > Exportera EML-filer > Importera i Zoho Mail Free

1. Först ansluter vi Thunderbird till den nuvarande servern via IMAP och laddar ner en fullständig kopia av brevlådan till datorn. 
2. Sedan exporterar vi meddelandena som EML-filer, som helt enkelt är filer som innehåller varje mejl med information och bilagor.
3. Därefter skapar vi den nya brevlådan i Zoho och importerar filerna. 
4. Under hela den här tiden fortsätter domänens MX-poster att peka mot den gamla leverantören, så nya mejl fortsätter att komma dit som vanligt.
5. Först när vi har kontrollerat att hela historiken finns korrekt i Zoho ändrar vi MX-posterna. 

Från och med då slutar den gamla brevlådan att vara destination för nya meddelanden och Zoho tar över.

Det är en lite lång process, men ganska säker.

Steg 1. Rensa brevlådan och kontrollera hur mycket e-post du faktiskt har

Det här är valfritt men MYCKET rekommenderat.

Innan du laddar ner flera gigabyte är det rimligt att ta bort sådant som du redan vet att du inte vill spara.

Börja med att logga in på din nuvarande leverantörs webbmejl och kontrollera särskilt Skräppost och Papperskorg. Om du är säker på att inget viktigt finns där, töm dem innan du fortsätter.  

Det är inte särskilt meningsfullt att lägga tid på att ladda ner, exportera, komprimera och ladda upp 500 meddelanden igen när du redan hade bestämt dig för att kasta dem.

I mitt fall tog brevlådan från början upp 1.353 MB. Efter att jag tömt de två mapparna var mängden e-post som faktiskt behövde migreras ungefär 1.150 MB, så jag sparade runt 200 MB onödigt arbete med ett par klick.

Jag rekommenderar också att du kontrollerar vilka av dina sparade meddelanden som är störst. Många webbmejl låter dig sortera Inkorgen efter storlek och vissa webbhotell har dessutom verktyg för att hitta de filer som tar mest utrymme.

Jag hittade ungefär tio meddelanden större än 10 MB och det största låg runt 37 MB. Jag behövde inte radera något och alla migrerades korrekt, men det är bra att i förväg veta om du har något ovanligt stort mejl som kan orsaka problem.

Som extra referens sätter Zoho för närvarande 40 MB som maximal storlek på ett meddelande som brevlådan normalt tar emot. Den gränsen ska inte blandas ihop med gränsen på 500 MB för ZIP-filerna vi använder för att importera historiken.

Steg 2. Konfigurera det gamla kontot i Thunderbird via IMAP

Nu behöver vi ett verktyg som kan:

1. Ansluta till den gamla servern.
2. Ladda ner alla meddelanden.
3. Exportera dem som EML.

Mozilla Thunderbird, är gratis och finns för Windows, macOS och Linux.

När du har laddat ner och installerat det på vanligt sätt lägger du till kontot du vill migrera och anger anslutningsuppgifterna från din leverantör:

• E-postadress.
• Lösenord.
• Namnet på IMAP- och SMTP-servern.
• Porten och krypteringstypen i båda fallen.

Här är det viktigt att välja IMAP och inte POP. Med IMAP kan vi arbeta med mapparna och meddelandena som redan finns på servern och behålla deras struktur, vilket är precis vad vi behöver för att få en trogen kopia av brevlådan.

Hos Webempresa finns uppgifterna i inställningarna för själva e-postkontot. Om du använder ett annat webbhotell, leta efter ett alternativ som ”Konfigurera e-postklient”, ”Manuell konfiguration”, ”IMAP” eller ”Anslutningsuppgifter”.

När du är klar bör Thunderbird börja visa samma mappar som du ser i webbmejlen: Inkorg, Skickat, Arkiv och alla andra som du har skapat genom åren.

Exportera ingenting ännu. Först måste vi se till att Thunderbird faktiskt har laddat ner hela innehållet.

Steg 3. Ladda ner alla meddelanden och bilagor till datorn

IMAP har en egenhet: att du kan se ett mejl i Thunderbird betyder inte att hela innehållet är lagrat lokalt. Programmet kan ladda ner vissa delar först när du behöver dem.

Vid en migrering vill vi precis tvärtom. Vi behöver en komplett kopia av meddelandet, inklusive bilagor, eftersom vi snart ska exportera det.

Gå därför i Thunderbird till:

Kontoinställningar > Synkronisering och lagring

och kontrollera att följande alternativ är aktiverat “Behåll meddelanden för det här kontot på den här datorn”.

I de avancerade alternativen kan du också kontrollera vilka mappar som ska synkroniseras. Välj alla du vill flytta till Zoho (Inkorg, Skickat, Utkast om du vill…).

När det är gjort kan du tvinga fram nedladdningen via:

Arkiv > Offline > Ladda ner/Synkronisera nu

Viktigt: i min version av Thunderbird var den övre menyn med alternativet Arkiv dold. Det räcker att trycka Alt så visas den vanliga menyraden tillfälligt.

När synkroniseringen är klar kan vi fortfarande göra ett mycket enkelt test för att kontrollera att vi verkligen har en komplett lokal kopia.

Välj Arkiv > Offline > Arbeta offline och öppna flera meddelanden.  

Testa inte bara mejlet du fick i går: leta efter ett från några år tillbaka och öppna framför allt ett meddelande med en ganska stor bilaga.

Om du kan läsa mejlet och öppna bilagan när Thunderbird är offline betyder det att informationen redan finns lagrad på datorn och inte hämtas från servern.

När du är klar med kontrollen kom ihåg att återaktivera “Arbeta online”. 

Det är ganska uppenbart, men jag glömde det. Om samma sak händer dig kan jag säga att Thunderbird lyckligtvis påminde mig väldigt artigt senare i processen och jag slog på det igen.

Steg 4. Exportera meddelandena till EML-format

Nu har vi laddat ner brevlådan till vår PC, vilket är en utmärkt backup. Nu behöver vi omvandla den till ett format som Zoho kan importera.

Formatet vi ska använda är EML, en vanlig standard för att spara e-postmeddelanden. Zoho kan importera dessa filer direkt och behålla all information i meddelandet och dess bilagor.

Om du har få mappar, som jag, behöver du inte ens installera några tillägg i Thunderbird. Om du har många mappar kan du använda ImportExportTools NG.

Gå till Inkorg, tryck Ctrl + A för att markera alla meddelanden och sedan:

Högerklick > Spara som

Skapa en mapp på datorn som till exempel heter inkorg och spara dem där. Thunderbird skapar en .eml-fil för varje markerat mejl.

Sedan kan du upprepa processen med Skickat , Arkiv eller någon annan mapp som du vill behålla.

Vad händer om Thunderbird hittar två identiska namn?

Här dök ett av de få problemen i hela min migrering upp.

Thunderbird skapar automatiskt namnen på EML-filerna och försökte i ett par fall spara två filer med exakt samma namn. Windows varnade mig att filen redan fanns och frågade om jag ville ersätta den.

Ersätt den inte, eftersom du då skulle ta bort ett av de två meddelandena från kopian.

I mitt fall hände det bara två gånger och jag kunde lösa det manuellt genom att byta namn på en av filerna. 

Om du har tiotusentals meddelanden eller många mappar och stöter på många konflikter kan det vara värt att installera ett tillägg som ImportExportTools NG, som ger fler alternativ för massexport.

För en enkel brevlåda med två eller tre mappar är Thunderbirds inbyggda metod smidigare.

Steg 5. Kontrollera att du verkligen har exporterat alla mejl

Innan du laddar upp något till Zoho, lägg en minut på att kontrollera att siffrorna stämmer.

Markera alla meddelanden i Inkorg i Thunderbird och kontrollera hur många det är. Öppna sedan mappen inkorg som du nyss skapade i Windows och kontrollera hur många EML-filer den innehåller.

Gör samma sak med Skickat och resten av mapparna.

En sak: storleken i MB på den lokala mappen kommer inte att vara samma som den som webbhotellet visade, eftersom informationen kan lagras på olika sätt. Det viktiga är antalet meddelanden.

Om du har 665 mejl i Thunderbird och 665 EML-filer i mappen Inkorg, kan du fortsätta.

Steg 6. Skapa det kostnadsfria Zoho-kontot och verifiera din domän

Nu är det dags att förbereda den nya webbmejlen.

Gör som jag beskriver här och registrera dig gratis på Zoho Mail.

Lägg till domänen du ska använda och skapa motsvarande e-postadress. 

Om du migrerar nombre@tudominio.com, rekommenderar jag att du skapar kontot med samma adress i Zoho. För även om kontot som hanterar administrationen i Zoho inte behöver vara samma e-postkonto som du importerar -Zoho-kontot (högre upp i hierarkin) är en sak och själva e-postkontot en annan- blir det enklare att hantera.

När kontot är skapat måste Zoho först verifiera att domänen verkligen tillhör dig. Det görs genom att be dig lägga till en DNS-post för verifiering. Följ instruktionerna i konsolen, eftersom de kan variera beroende på var du hanterar domänen.

Viktigt: om du använder Cloudflare för att hantera din domän är det mycket smidigare och du behöver bara logga in på ditt konto där och godkänna. De tekniska ändringarna görs automatiskt.

Här kommer en av de viktigaste delarna av hela proceduren:

Ändra inte MX-posterna ännu.

MX-poster är DNS-poster som anger vilka servrar som ska ta emot e-post för din domän. Så länge de fortsätter att peka mot den gamla leverantören kommer du att fortsätta få mejlen korrekt. Därför ändrar vi dem först nästan i det sista steget av migreringen.

Steg 7. Komprimera EML-filerna i ZIP-filer på mindre än 500 MB

Det går att importera EML-filerna en och en, men med hundratals eller tusentals meddelanden är det slöseri med tid. Det är mycket bättre att komprimera dem i ZIP-filer.

Zoho låter dig lägga flera EML-filer i samma fil och sätter för närvarande 500 MB som maximal storlek per importerad ZIP. Om någon fil blir större än 500MB när du komprimerar EML-filerna som exporterats från varje mapp behöver du bara dela upp dem i flera mindre ZIP-filer.

I mitt fall tog EML-filerna från Inkorg upp ungefär 300 MB och de från Skickat omkring 700 MB. Jag slutade med tre ZIP-filer: en för Inkorg och två för Skickat.

Det är inga problem att använda fyra, fem eller tio om ditt konto är större. Det enda viktiga är att varje enskild fil håller sig under gränsen.

Dessutom är det klokt att hålla Inkorg och Skickat åtskilda även om allt storleksmässigt skulle få plats i en enda ZIP. I Zoho ska vi importera varje grupp till rätt mapp, och då slipper vi onödiga misstag.

Steg 8. Importera ZIP-filerna från Zoho Mail

Det här är steget som gör att vi kan genomföra hela processen utan att skaffa Zoho Premium.

Öppna Zohos webbmejl (observera: webbmejlen, inte området för kontohantering) och gå till:

Inställningar > Importera/exportera e-post > Importera från EML

Därifrån kan du välja både .eml-filer och ZIP-filer som innehåller dem. 

Var noga när du importerar, eftersom Zoho också låter dig välja den mapp där du vill lagra meddelandena eller behålla mappstrukturen som finns i ZIP-filen.

På så sätt kan du återskapa mappstrukturen du hade i ditt tidigare e-postkonto

Importera först:

entrada.ZIP > Inkorg

Vänta tills det är klart och öppna Importhistorik för att kontrollera att inga fel har uppstått.  

Zoho varnar när ett meddelande inte har kunnat behandlas och visar orsaken till felet.

Öppna sedan flera importerade mejl. Kontrollera ett gammalt, ett nytt och ett med bilagor.

Om allt är korrekt upprepar du processen med Skickat:

enviados-1.ZIP > Skickat

Och därefter med resten av paketen du har.

I mitt fall importerades alla tre ZIP-filer korrekt och även mejlen på upp till 37 MB som jag hade hittat i början laddades upp med sina bilagor.

Steg 9. Kontrollera om nya meddelanden kom in under migreringen

Fram till den här punkten har den gamla leverantören fortsatt hantera e-posten, vilket var precis vad vi ville.

Det får en följd: om någon har skrivit till dig under tiden vi har laddat ner, exporterat och importerat brevlådan finns det nya meddelandet fortfarande bara på ursprungsservern.

Gå därför tillbaka till Thunderbird nu, kontrollera att du har stängt av offlineläget och uppdatera Inkorg.

Om det finns meddelanden som kommit in efter den ursprungliga exporten markerar du dem, sparar dem som EML och gör en sista import till Zoho. Du kan göra exakt samma sak med Skickat om du har använt kontot under processen.

Det är en liten avslutande manuell synkronisering som gör att vi kan nå själva bytet med två praktiskt taget identiska brevlådor.

Steg 10. Ändra MX-posterna så att ny e-post kommer till Zoho

Nu är det dags.

Nu finns hela historiken i Zoho, vi har kontrollerat att meddelandena öppnas korrekt och vi vet att ingen ny e-post finns enbart på den gamla servern. Det är dags att tala om för internet att de meddelanden vi tar emot framöver ska levereras till Zoho.

För att göra det måste du ändra domänens MX-poster hos leverantören som hanterar din DNS.

Öppna Zoho-konsolen och använd de värden som anges specifikt för din domän, eftersom de kan variera beroende på vilket datacenter ditt konto ligger i.

Även här är processen mycket enkel om din DNS hanteras via Cloudflare. Zoho identifierar leverantören och erbjuder sig att göra ändringarna med en engångsauktorisering: innan det genomförs visas vilka poster som ska läggas till och vilka som ska ersättas.

Om du hanterar DNS via webbhotellet, domänregistratorn eller någon annan tjänst måste du skapa posterna manuellt. Det är inte svårt, men tar lite längre tid. Om du inte vet hur, be supporten om hjälp, eftersom det kan verka lite rörigt första gången.

 Oavsett hur du gör blir resultatet detsamma: de gamla MX-posterna måste tas bort och de som Zoho har tillhandahållit ska vara konfigurerade.

Steg 11. Kontrollera webbhotellets e-postrouting om vissa mejl fortfarande kommer till den gamla brevlådan

Okej, det här steget behövs inte hos alla leverantörer, men det är värt att förklara eftersom det var det enda riktiga problemet som dök upp efter att MX-posterna ändrades.

Direkt efter ändringen skickade jag ett meddelande från Gmail till det nyss migrerade kontot.

Det kom fram korrekt till Zoho.

Sedan gjorde jag samma test från en annan adress som tillhörde en domän som också låg hos Webempresa, och meddelandet dök upp i Thunderbird, i den gamla brevlådan.

Hade MX-posterna misslyckats? Nej, eftersom Gmail visade tydligt att de fungerade.

Det som hände var att själva webbhotellet fortfarande ansåg att e-posten för domänen hanterades lokalt. När en av dess andra servrar försökte leverera ett meddelande lade den det direkt i den gamla brevlådan utan att ens kontrollera de nya externa MX-posterna.

Hos Webempresa löser du det genom att ändra e-postroutingen till fjärrserver. Hos ett annat webbhotell kan det finnas ett motsvarande alternativ, eller så behöver du kanske inte göra någonting alls.  

Återigen: om det händer dig och du inte vet hur du löser det, kontakta supporten och be dem förklara.

Som du ser är det ganska enkelt att upptäcka problemet: om mejl som skickas från Gmail, Outlook eller andra externa leverantörer kommer till Zoho, men de som genereras inne hos ditt gamla webbhotell fortsätter att dyka upp i den tidigare brevlådan, kontrollera den lokala routingkonfigurationen.

När du har ändrat det här alternativet upprepar du testet och då ska alla meddelanden komma fram korrekt till Zoho.

Steg 12. Konfigurera SPF och DKIM och kontrollera den DMARC du redan har

När vi ändrar MX-posterna börjar vi ta emot e-post i Zoho, men vi måste fortfarande se till att meddelanden som skickas därifrån kan visa att de faktiskt har rätt att använda vår domän.

Det görs med följande förkortningar: SPF, DKIM och DMARC.

• SPF anger vilka servrar som får skicka e-post med vår domän. 
• DKIM lägger till en kryptografisk signatur i meddelandet så att dess äkthet kan verifieras. 
• DMARC använder dessa kontroller för att tala om för mottagande servrar vad de ska göra när ett meddelande inte klarar autentiseringen korrekt.

Zoho tillhandahåller posterna du behöver lägga till i din DNS och låter dig verifiera dem från sin egen konsol.

Här måste du vara extra uppmärksam på SPF om du redan använder andra tjänster för att skicka mejl. 

Till exempel kan ett verktyg för e-postmarknadsföring, ett CRM eller ett transaktionssystem också ha rätt att använda din domän. Ta inte bort de avsändarna bara för att lägga till Zoho och skapa inte flera separata SPF-poster. Kontrollera den konfiguration du redan har och kombinera de godkända tjänsterna korrekt.

Även här upptäcker Zohos integration med Cloudflare den befintliga SPF-posten och skapar en ny som behåller tidigare avsändare och lägger till Zoho.

Med DMARC är det liknande, även om jag i mitt fall inte använde det Zoho föreslog eftersom domänen redan hade en liknande, men inte identisk, policy som fungerade för mig.

Viktigt: du ska inte publicera två olika DMARC-poster för samma domän.

Steg 13. Skicka ett mejl till Gmail och kontrollera SPF, DKIM och DMARC på riktigt

Zoho-konsolen kan verifiera DNS-posterna, men det finns en ännu bättre slutkontroll: skicka ett riktigt mejl och se vad som faktiskt hände med det.

Skicka ett meddelande från det nya Zoho-kontot till ett eget Gmail-konto.

Öppna sedan det mottagna meddelandet, klicka på de tre punkterna uppe till höger och välj Visa original.

Gmail visar resultaten för e-postautentiseringen.

Det du vill hitta är:

• SPF: PASS
• DKIM: PASS
• DMARC: PASS

Med det här testet kontrollerar du inte en TXT-post, utan att ett verkligt meddelande som skickats från Zoho har nått sin destination och att den mottagande servern anser att alla tre huvudkontrollerna för autentisering är giltiga.

En annan viktig punkt: de första mejlen du skickar från kontot kan hamna i mottagarnas skräppostmapp . Därför är det viktigt att varna dem eller be om svar, eller åtminstone en bekräftelse på att de har fått meddelandet.

Normalt har alla ESP efter några vanliga skickade mejl förstått att ditt konto inte är spam och då passerar du deras filter.

Slutkontroll: så vet du att migreringen är klar

Mycket enkelt: skicka e-post från Gmail, Yahoo, Outlook eller någon annan extern leverantör till Zoho, svara från Zoho och testa även med en adress som tillhör det tidigare webbhotellet om du har den möjligheten.

Kontrollera dessutom att du kan läsa gamla meddelanden i Inkorg och Skickat, att bilagorna fortfarande finns kvar och att inga nya mejl dyker upp enbart i den gamla brevlådan.

Om allt fungerar är migreringen klar.

Trots det, skulle jag inte ta bort två saker direkt:

1. Det gamla kontot hos webbhotellet. Låt det vara tillgängligt i en eller två dagar medan du kontrollerar att ingen server fortfarande levererar meddelanden dit på grund av en väntande inställning eller någon tillfällig DNS-effekt.
2. EML-filerna som laddats ner till din PC under en rimlig tid, ifall ett stort mejl inte har kommit med och du behöver återställa det.

När du är säker på att allt finns i Zoho och att ny e-post kommer in korrekt kan du ta bort båda backupkopiorna.

Slutsatser. En lång väg, men inte en svår

Att migrera mer än 1 GB e-post kan först verka betydligt mer komplicerat än det faktiskt är.

Nyckeln är att se det som två separata processer:

1. Migrera allt korrekt.
2. Ändra MX-posterna så att mottagningen börjar hos den nya e-postleverantören.

Med backup av allt.

På så sätt kan du göra hela den känsliga delen av migreringen utan press:

• Om en ZIP misslyckas skapar du den igen. 
• Om ett meddelande saknas går du tillbaka till Thunderbird eller din PC. 
• Om du hittar en mapp du glömt exporterar och importerar du den. 

Den riktiga e-posten fortsätter under tiden att komma till den vanliga servern. Och när du slutligen gör bytet innehåller Zoho redan allt du behöver.

Om du börjar från noll (utan Thunderbird eller Zoho-konto) bör du ha allt klart på ungefär en timmes arbete, beroende förstås på hur många GB och mappar du behöver migrera.

Det fina är att timmen du lägger på migreringen gör att de kostnadsfria 5GB räcker i flera år. Sett så är ROI utan tvekan positiv.