Zo migreer je je e-mail gratis naar Zoho Mail

Dit weekend moest ik een e-mailaccount migreren dat al jaren samen met de bijbehorende website werd gehost. 

Mijn schijfruimte bij de hosting is 5GB en deze ene mailbox nam bijna 1,5 GB in beslag, dus er zat niets anders op dan hem op te schonen of weg te halen.

Omdat het het zakelijke e-mailadres van mijn partner is en ik wist dat het haar meerdere dagen zou kosten als ik haar vroeg het op te ruimen, ben ik de migratiemogelijkheid gaan onderzoeken.

Een tijd geleden heb ik al uitgelegd hoe je gratis een mailbox van 5GB krijgt bij Zoho Mail, en dat is wat ik voor elk nieuw project gebruik.  

Vanaf nul beginnen is eenvoudig. Het probleem hier was echter wat te doen met alle opgeslagen berichten. Alleen de domeinrecords wijzigen zodat nieuwe e-mails bij het nieuwe Zoho-account binnenkomen, was niet genoeg.

Daarnaast wilde ik het account naar Zoho Mail verhuizen met uitsluitend het gratis abonnement zonder een maand lang een betaald abonnement te nemen voor de migratie of een Premium-proefperiode te activeren en daarna weer op te zeggen.

Ik kan alvast verklappen dat het kan en ook niet bijzonder ingewikkeld is. Als je mailbox net zo vol zit als die van mij, kost het wel even tijd.

In mijn specifieke geval stond het oorspronkelijke account bij Webempresa en beheerde ik de DNS van het domein via Cloudflare, maar de methode die ik ga uitleggen werkt bij vrijwel elke e-mailprovider die toegang tot de mailbox via IMAP biedt.

Sommige menu’s zullen natuurlijk anders zijn. Bij Webempresa staan de IMAP-gegevens en bepaalde instellingen op één plek, bij een andere host weer ergens anders, maar de logica van de migratie blijft hetzelfde. Zeker als je provider cPanel gebruikt voor het hostingbeheer.

Daarnaast, en voor de zekerheid, gaan we de mailservers pas wijzigen als we een volledige kopie van de oude mailbox in Zoho hebben. 

Op die manier blijft het huidige account tijdens ons werk en totdat alles is omgezet precies zoals voorheen berichten verzenden en ontvangen.

Trouwens, voordat ik het vergeet: als je je zakelijke e-mail in Gmail beheert, moet je weten dat Google heeft aangekondigd dat het deze dienst eind 2026 zal sluiten, waardoor dit alternatief dat ik beschrijf erg nuttig voor je kan zijn.

Voordat je begint: wat Zoho Mail gratis biedt en wat de beperkingen zijn

Controleer eerst of het gratis abonnement van Zoho voor jou geschikt is, want het heeft een belangrijke beperking die je moet kennen voordat je ook maar iets verplaatst.

Op dit moment, kun je met Zoho Mail Free één domein hosten, maximaal vijf gebruikers aanmaken en krijgt ieder van hen 5 GB e-mailopslag. Voor een normaal account van een klein bedrijf, een professional of een persoonlijke website kan 5 GB lang meegaan, vooral als je verstandig omgaat met bijlagen.  

Het grootste nadeel zit in de toegang: het gratis abonnement bevat geen IMAP, POP of ActiveSync. Dat betekent dat je na de migratie dat Zoho Free-account niet via IMAP in Thunderbird of Outlook kunt instellen zoals bij een betaald abonnement. Je zult Zoho-webmail of de apps moeten gebruiken.

Afhankelijk van hoe je werkt, kan dat een belangrijk nadeel zijn. In mijn geval was dat niet zo, omdat mijn partner de webmail van de hosting gebruikte. De overstap is dus eenvoudig.

Aan de andere kant kan Zoho e-mails in EML-formaat importeren en ze groeperen in ZIP-bestanden van maximaal 500 MB per stuk. Precies die functie gaan we gebruiken om de hele historie over te zetten zonder te betalen.

Zo migreren we de e-mail zonder de dienst te onderbreken

Voordat we met de stappen beginnen, is het handig om te weten wat we gaan doen, omdat elke stap dan veel makkelijker te begrijpen is.

Het traject ziet er zo uit:

Huidige provider > Instellen in Thunderbird > EML-bestanden exporteren > Importeren in Zoho Mail Free

1. Eerst verbinden we Thunderbird via IMAP met de huidige server en downloaden we een volledige kopie van de mailbox naar de computer. 
2. Daarna exporteren we de berichten als EML-bestanden. Dat zijn simpelweg bestanden waarin elke e-mail met zijn gegevens en bijlagen is opgeslagen.
3. Vervolgens maken we de nieuwe mailbox in Zoho aan en importeren we die bestanden. 
4. Gedurende deze hele periode blijven de MX-records van het domein naar de oude provider wijzen, waardoor nieuwe e-mails daar gewoon blijven binnenkomen.
5. Pas wanneer we hebben gecontroleerd dat de volledige historie correct in Zoho staat, wijzigen we de MX-records. 

Vanaf dat moment is de oude mailbox niet langer de bestemming voor nieuwe berichten en neemt Zoho het over.

Het is een wat lang proces, maar behoorlijk veilig.

Stap 1. Ruim de mailbox op en controleer hoeveel e-mail je werkelijk hebt

Dit is optioneel maar ZEER aan te raden.

Voordat je meerdere gigabytes downloadt, is het logisch om te verwijderen wat je vooraf al weet niet te willen bewaren.

Log eerst in op de webmail van je huidige provider en controleer vooral Spam en Prullenbak. Als je zeker weet dat daar niets belangrijks staat, leeg je ze voordat je verdergaat.  

Het heeft weinig zin tijd te besteden aan het downloaden, exporteren, comprimeren en opnieuw uploaden van 500 berichten die je toch al wilde weggooien.

In mijn geval nam de mailbox aanvankelijk 1.353 MB. Nadat ik deze twee mappen had geleegd, bleef de e-mail die echt gemigreerd moest worden op ongeveer 1.150 MB, waardoor ik met een paar klikken ongeveer 200 MB onnodig werk bespaarde.

Ik raad je ook aan te controleren welke opgeslagen berichten het grootst zijn. Veel webmaildiensten laten je de Inbox op grootte sorteren en sommige hostingproviders hebben bovendien tools om bestanden te vinden die de meeste ruimte innemen.

Ik vond ongeveer tien berichten groter dan 10 MB en de grootste was rond de 37 MB. Ik hoefde er geen te verwijderen en ze zijn allemaal correct gemigreerd, maar het is verstandig vooraf te weten of je uitzonderlijk grote e-mails hebt die problemen kunnen geven.

Ter extra referentie stelt Zoho momenteel 40 MB als maximale grootte voor een bericht dat de mailbox normaal ontvangt. Deze limiet moet je niet verwarren met de limiet van 500 MB voor de ZIP-bestanden waarmee we de historie importeren.

Stap 2. Stel het oude account in Thunderbird in via IMAP

Nu hebben we een hulpmiddel nodig dat:

1. Verbinding kan maken met de oude server.
2. Alle berichten kan downloaden.
3. Ze als EML kan exporteren.

Mozilla Thunderbird, is gratis en beschikbaar voor Windows, macOS en Linux.

Nadat je het normaal hebt gedownload en geïnstalleerd, voeg je het account toe dat je wilt migreren en vul je de verbindingsgegevens van je provider in:

• E-mailadres.
• Wachtwoord.
• De naam van de IMAP- en SMTP-server.
• De poort en het type versleuteling in beide gevallen.

Hier is het belangrijk om IMAP en niet POP. Met IMAP kunnen we met de bestaande mappen en berichten op de server werken terwijl de structuur behouden blijft, precies wat we nodig hebben voor een getrouwe kopie van de mailbox.

Bij Webempresa staan de gegevens in de instellingen van het e-mailaccount zelf. Gebruik je een andere host, zoek dan naar een optie als ‘E-mailclient instellen’, ‘Handmatige configuratie’, ‘IMAP’ of ‘Verbindingsgegevens’.

Als je klaar bent, zou Thunderbird dezelfde mappen moeten tonen die je nu in je webmail ziet: Inbox, Verzonden, Archief en alle andere die je in de loop der jaren hebt aangemaakt.

Exporteer nog niets. Eerst moeten we zeker weten dat Thunderbird daadwerkelijk alle inhoud heeft gedownload.

Stap 3. Download alle berichten en bijlagen naar de computer

IMAP heeft één bijzonderheid: dat je een e-mail in Thunderbird kunt zien, betekent niet dat alle inhoud lokaal is opgeslagen. Het programma kan bepaalde onderdelen pas downloaden wanneer je ze nodig hebt.

Voor een migratie willen we precies het tegenovergestelde. We hebben een volledige kopie van het bericht nodig, inclusief bijlagen, omdat we het zo meteen moeten exporteren.

Ga hiervoor in Thunderbird naar:

Accountinstellingen > Synchronisatie en opslag

en controleer of de volgende optie is ingeschakeld: “Berichten voor dit account op deze computer bewaren”.

In de geavanceerde opties kun je bovendien controleren welke mappen worden gesynchroniseerd. Selecteer alle mappen die je naar Zoho wilt overzetten (Inbox, Verzonden, Concepten als je wilt…).

Daarna kun je het downloaden forceren via:

Bestand > Offline > Nu downloaden/synchroniseren

Belangrijk: in mijn versie van Thunderbird was het bovenste menu met de optie Bestand verborgen. Druk gewoon op Alt om de gewone menubalk tijdelijk te tonen.

Wanneer de synchronisatie klaar is, kunnen we nog een heel eenvoudige test uitvoeren om te controleren of we echt een volledige lokale kopie hebben.

Selecteer Bestand > Offline > Offline werken en open verschillende berichten.  

Test niet alleen de e-mail die je gisteren ontving: zoek er eentje van een paar jaar geleden en open vooral een bericht met een redelijk grote bijlage.

Als je de e-mail kunt lezen en de bijlage kunt openen terwijl Thunderbird offline is, betekent dat dat de informatie al op de computer staat en niet van de server wordt opgehaald.

Wanneer je klaar bent met controleren vergeet dan niet opnieuw “Online werken”. 

Het is vrij vanzelfsprekend, maar ik vergat het. Als jou hetzelfde gebeurt: gelukkig herinnerde Thunderbird me er later in het proces heel vriendelijk aan en heb ik het weer aangezet.

Stap 4. Exporteer de berichten naar EML-formaat

We hebben de mailbox nu op onze PC gedownload, wat een uitstekende backup is. Nu moeten we hem omzetten naar een formaat dat Zoho kan importeren.

Het formaat dat we gaan gebruiken is EML, een gangbare standaard voor het opslaan van e-mailberichten. Zoho kan deze bestanden direct importeren terwijl alle berichtgegevens en bijlagen behouden blijven.

Als je maar een paar mappen hebt, zoals ik, hoef je niet eens extensies in Thunderbird te installeren. Heb je veel mappen, gebruik dan ImportExportTools NG.

Ga naar Inbox, druk op Ctrl + A om alle berichten te selecteren en vervolgens:

Rechtermuisknop > Opslaan als

Maak op de computer een map aan met bijvoorbeeld de naam inbox en sla ze daar op. Thunderbird maakt voor elke geselecteerde e-mail één .eml-bestand.

Daarna kun je hetzelfde doen met Verzonden , Archief of elke andere map die je wilt bewaren.

Wat gebeurt er als Thunderbird twee gelijke namen vindt?

Hier dook een van de weinige problemen van mijn hele migratie op.

Thunderbird genereert de namen van de EML-bestanden automatisch en probeerde bij twee berichten uiteindelijk twee bestanden met exact dezelfde naam op te slaan. Windows waarschuwde dat het bestand al bestond en vroeg of ik het wilde vervangen.

Vervang het niet, want dan zou je één van de twee berichten uit de kopie verwijderen.

Bij mij gebeurde het maar twee keer en kon ik het handmatig oplossen door één bestand een andere naam te geven. 

Als je tienduizenden berichten of veel mappen hebt en veel conflicten tegenkomt, kan het de moeite waard zijn een extensie als ImportExportTools NG te installeren, die meer opties voor bulkexport biedt.

Voor een eenvoudige mailbox met twee of drie mappen is de ingebouwde methode van Thunderbird handiger.

Stap 5. Controleer of je echt alle e-mails hebt geëxporteerd

Neem voordat je iets naar Zoho uploadt een minuut om te controleren of de aantallen kloppen.

Selecteer in Thunderbird alle berichten in Inbox en kijk hoeveel het er zijn. Open daarna de map inbox die je net in Windows hebt gemaakt en controleer hoeveel EML-bestanden erin staan.

Doe hetzelfde met Verzonden en de andere mappen.

Eén ding: de grootte in MB van de lokale map zal niet gelijk zijn aan wat de hosting liet zien, omdat de manier waarop informatie wordt opgeslagen kan verschillen. Het aantal berichten is wat telt.

Als je 665 e-mails in Thunderbird en 665 EML-bestanden in de map Inbox, kunt je verdergaan.

Stap 6. Maak het gratis Zoho-account aan en verifieer je domein

Nu gaan we de nieuwe webmail voorbereiden.

Volg wat ik hier uitleg en meld je gratis aan bij Zoho Mail.

Voeg het domein toe dat je gaat gebruiken en maak het bijbehorende e-mailadres aan. 

Als je nombre@tudominio.com, migreert, raad ik aan het account in Zoho met hetzelfde adres aan te maken. Want hoewel het account waarmee je het beheer in Zoho doet niet hetzelfde e-mailaccount hoeft te zijn als het account dat je importeert -het Zoho-account (hoger in de hiërarchie) is iets anders dan het e-mailaccount zelf- is het zo makkelijker te beheren.

Nadat je je account hebt aangemaakt, moet Zoho eerst controleren of het domein echt van jou is. Daarvoor vraagt het je een DNS-verificatierecord. Volg de instructies die in de console verschijnen, want die kunnen verschillen afhankelijk van waar je het domein beheert.

Belangrijk: als je Cloudflare gebruikt om je domein te beheren, is dat veel makkelijker en hoef je daar alleen maar in te loggen en akkoord te gaan. De technische wijzigingen worden automatisch uitgevoerd.

Hier komt een van de belangrijkste onderdelen van de hele procedure:

Wijzig de MX-records nog niet.

MX-records zijn de DNS-records die aangeven welke servers de e-mail voor je domein moeten ontvangen. Zolang ze naar de oude provider blijven wijzen, blijf je de e-mails correct ontvangen. Daarom wijzigen we ze pas bijna aan het einde van de migratie.

Stap 7. Comprimeer de EML-bestanden in ZIP-bestanden van minder dan 500 MB

Je kunt de EML-bestanden afzonderlijk importeren, maar met honderden of duizenden berichten is dat tijdverspilling. Het is veel beter ze in ZIP-bestanden te comprimeren.

Zoho staat toe dat je meerdere EML-bestanden in één bestand plaatst en hanteert momenteel 500 MB als maximale grootte per geïmporteerd ZIP-bestand. Als een bestand na het comprimeren van de uit elke map geëxporteerde EML-bestanden groter is dan 500MB, hoef je het alleen maar op te splitsen in meerdere ZIP-bestanden die kleiner zijn.

Bij mij namen de EML-bestanden van Inbox ongeveer 300 MB in beslag en die van Verzonden rond de 700 MB. Uiteindelijk maakte ik drie ZIP-bestanden: één voor Inbox en twee voor Verzonden.

Het is geen enkel probleem om er vier, vijf of tien te gebruiken als je account groter is. Het enige dat telt is dat elk afzonderlijk bestand onder de limiet blijft.

Daarnaast is het aan te raden Inbox en Verzonden gescheiden te houden zelfs als ze qua omvang allemaal in één ZIP-bestand zouden passen. In Zoho importeren we elke groep in de bijbehorende map en zo voorkomen we vergissingen.

Stap 8. Importeer de ZIP-bestanden vanuit Zoho Mail

Dit is de stap waarmee we de hele procedure kunnen uitvoeren zonder Zoho Premium af te nemen.

Ga naar de Zoho-webmail (let op: de webmail, niet het beheergebied van het account) en ga naar:

Instellingen > E-mails importeren/exporteren > Importeren uit EML

Daar kun je zowel .eml-bestanden als ZIP-bestanden met die bestanden selecteren. 

Let bij het importeren goed op, want Zoho laat je ook de map kiezen waarin je de berichten wilt opslaan of de mapstructuur in het ZIP-bestand behouden.

Zo kun je de mapstructuur van je vorige e-mailaccount nabootsen

Importeer eerst:

entrada.ZIP > Inbox

Wacht tot het klaar is en open de Importgeschiedenis om te controleren of er geen fouten zijn.  

Zoho waarschuwt wanneer een bericht niet kon worden verwerkt en laat de reden voor de fout zien.

Open daarna verschillende geïmporteerde e-mails. Controleer een oude, een recente en een met bijlagen.

Als alles klopt, herhaal je de handeling met Verzonden:

enviados-1.ZIP > Verzonden

En daarna met de rest van je pakketten.

Bij mij werden alle drie de ZIP-bestanden correct geïmporteerd en ook de e-mails tot 37 MB die ik aan het begin had gevonden, werden met hun bijlagen geüpload.

Stap 9. Controleer of er tijdens de migratie nieuwe berichten zijn binnengekomen

Tot nu toe heeft de oude provider de e-mail blijven afhandelen, precies zoals we wilden.

Dat heeft één gevolg: als iemand je een bericht heeft gestuurd in de tijd dat we de mailbox aan het downloaden, exporteren en importeren waren, staat dat nieuwe bericht nog alleen op de bronserver.

Ga daarom nu terug naar Thunderbird, zorg dat je de offlinemodus hebt uitgeschakeld en vernieuw de Inbox.

Als er berichten zijn die na de oorspronkelijke export zijn binnengekomen, selecteer ze dan, sla ze op als EML en voer nog één laatste import in Zoho uit. Je kunt precies hetzelfde doen met Verzonden als je het account tijdens het proces hebt gebruikt.

Het is een kleine laatste handmatige synchronisatie waarmee we het omschakelmoment bereiken met twee praktisch identieke mailboxen.

Stap 10. Wijzig de MX-records zodat nieuwe e-mail bij Zoho aankomt

Nu wel.

We hebben nu de volledige historie in Zoho, we hebben gecontroleerd dat de berichten correct openen en we weten dat er geen nieuwe e-mail alleen op de oude server staat. Het is tijd om het internet te vertellen dat het de berichten die we vanaf nu ontvangen bij Zoho moet afleveren.

Daarvoor moet je de MX-records van het domein wijzigen bij de provider die je DNS beheert.

Open de Zoho-console en gebruik de waarden die specifiek voor jouw domein worden aangegeven, omdat ze kunnen verschillen afhankelijk van het datacenter waarin je account staat.

Ook hier is het proces heel eenvoudig als je DNS via Cloudflare wordt beheerd. Zoho herkent de provider en biedt aan de wijzigingen via een eenmalige autorisatie uit te voeren: voordat het ze toepast, laat het zien welke records worden toegevoegd en welke vervangen.

Beheer je de DNS via je hostingprovider, domeinregistrar of een andere dienst, dan moet je de records handmatig aanmaken. Dat is niet moeilijk, maar kost iets meer tijd. Weet je niet hoe, vraag dan support om hulp, want de eerste keer kan het wat verwarrend lijken.

 Hoe je het ook doet, het resultaat is hetzelfde: de oude MX-records moeten worden verwijderd en de records die Zoho heeft geleverd moeten blijven staan.

Stap 11. Controleer de mailrouting van de hosting als sommige e-mails nog in de oude mailbox aankomen

Goed, deze stap is niet bij elke provider nodig, maar het is de moeite waard hem uit te leggen omdat dit het enige echte probleem was dat na het wijzigen van de MX-records verscheen.

Direct na de wijziging stuurde ik vanuit Gmail een bericht naar het zojuist gemigreerde account.

Het kwam correct aan in Zoho.

Daarna deed ik dezelfde test vanaf een ander adres van een domein dat ook bij Webempresa werd gehost, en het bericht verscheen in Thunderbird in de oude mailbox.

Waren de MX-records mislukt? Nee, want Gmail maakte duidelijk dat ze werkten.

Wat er gebeurde, was dat de hostingprovider zelf de e-mail voor dat domein nog steeds als lokaal beheerd beschouwde. Wanneer een van zijn andere servers een bericht probeerde af te leveren, plaatste die het rechtstreeks in de oude mailbox zonder de nieuwe externe MX-records te raadplegen.

Bij Webempresa los je dit op door de mailrouting naar een externe server. Bij een andere hostingprovider kan er een vergelijkbare optie zijn of hoef je helemaal niets te doen.  

Nogmaals: gebeurt dit bij jou en weet je niet hoe je het oplost, neem dan contact op met support en laat het uitleggen.

Zoals je ziet, is het probleem vrij eenvoudig te herkennen: als e-mails van Gmail, Outlook of andere externe providers bij Zoho aankomen, maar berichten die binnen je oude hosting worden gegenereerd nog in de vorige mailbox terechtkomen, controleer dan de lokale routinginstellingen.

Nadat je deze optie hebt gewijzigd, herhaal je de test en zouden alle berichten correct bij Zoho moeten aankomen.

Stap 12. Configureer SPF en DKIM en controleer je bestaande DMARC

Door de MX-records te wijzigen ontvangen we de e-mails in Zoho, maar we moeten nog zorgen dat berichten die we vanaf daar versturen kunnen aantonen dat ze daadwerkelijk gemachtigd zijn om ons domein te gebruiken.

Dat gebeurt met de volgende afkortingen: SPF, DKIM en DMARC.

• SPF geeft aan welke servers e-mail mogen verzenden met ons domein. 
• DKIM voegt een cryptografische handtekening aan het bericht toe waarmee de echtheid kan worden gecontroleerd. 
• DMARC gebruikt deze controles om ontvangende servers te vertellen wat ze moeten doen wanneer een bericht de authenticatie niet correct doorstaat.

Zoho levert de records die je aan je DNS moet toevoegen en laat je ze vanuit de eigen console verifiëren.

Hier moet je extra op SPF letten als je al andere diensten gebruikt om e-mails te verzenden. 

Een e-mailmarketingtool, CRM of transactiesysteem kan bijvoorbeeld ook gemachtigd zijn om je domein te gebruiken. Verwijder die afzenders niet simpelweg om Zoho toe te voegen en maak ook niet meerdere afzonderlijke SPF-records aan. Controleer je bestaande configuratie en combineer de gemachtigde diensten correct.

Ook hier herkent de Zoho-integratie met Cloudflare het bestaande SPF-record en maakt een nieuw record dat de eerdere afzenders behoudt en Zoho toevoegt.

Met DMARC is het vergelijkbaar, hoewel ik in mijn geval niet gebruikte wat Zoho voorstelde omdat het domein al een vergelijkbaar, maar niet identiek, beleid had dat voor mij voldeed.

Belangrijk: je moet niet twee verschillende DMARC-records voor hetzelfde domein publiceren.

Stap 13. Stuur een e-mail naar Gmail en controleer SPF, DKIM en DMARC echt

De Zoho-console kan de DNS-records controleren, maar er is nog een betere laatste controle: een echte e-mail versturen en zien wat ermee is gebeurd.

Stuur vanuit het nieuwe Zoho-account een bericht naar een Gmail-account van jezelf.

Open daarna het ontvangen bericht, klik rechtsboven op de drie puntjes en selecteer Origineel weergeven.

Gmail laat je de resultaten van de e-mailauthenticatie zien.

Wat je wilt zien is:

• SPF: PASS
• DKIM: PASS
• DMARC: PASS

Met deze test controleer je niet een TXT-record, maar of een echt vanuit Zoho verzonden bericht zijn bestemming heeft bereikt en de ontvangende server de drie belangrijkste authenticatiecontroles als geldig beschouwt.

Nog een belangrijk punt: het kan zijn dat de eerste e-mails die je met het account verzendt in de spammap van de ontvangers terechtkomen. Daarom is het belangrijk hen te waarschuwen of om een antwoord, of ten minste een ontvangstbevestiging, te vragen.

Normaal gesproken hebben alle ESP’s na een paar gewone verzonden e-mails door dat je account geen spam is en kom je door hun filters.

Eindcontrole: zo weet je dat de migratie voltooid is

Heel eenvoudig: stuur e-mail vanuit Gmail, Yahoo, Outlook of een andere externe provider naar Zoho, antwoord vanuit Zoho en test indien mogelijk ook met een adres dat bij de vorige hostingprovider hoort.

Controleer bovendien dat je oude berichten in Inbox en Verzonden kunt bekijken, dat de bijlagen nog beschikbaar zijn en dat er geen nieuwe e-mail uitsluitend in de vorige mailbox verschijnt.

Als alles werkt, is de migratie voltooid.

Toch, zou ik twee dingen niet meteen verwijderen:

1. Het oude hostingaccount. Laat het één of twee dagen beschikbaar terwijl je controleert dat geen enkele server daar nog berichten aflevert vanwege een openstaande instelling of een tijdelijk DNS-effect.
2. De EML-bestanden die je op je PC hebt gedownload gedurende een redelijke tijd, voor het geval een grote e-mail niet is geïmporteerd en je die moet herstellen.

Wanneer je zeker weet dat alles in Zoho staat en nieuwe e-mail goed binnenkomt, kun je beide backups verwijderen.

Conclusies. Een lange weg, maar niet moeilijk

Meer dan 1 GB e-mail migreren kan in eerste instantie veel ingewikkelder lijken dan het werkelijk is.

De sleutel is het als twee afzonderlijke processen te behandelen:

1. Alles correct migreren.
2. De MX-records wijzigen zodat nieuwe mail bij de nieuwe e-mailprovider binnenkomt.

Met een backup van alles.

Zo kun je het delicate deel van de migratie zonder druk uitvoeren:

• Als een ZIP mislukt, maak je hem opnieuw. 
• Als een bericht ontbreekt, ga je terug naar Thunderbird of je PC. 
• Als je een vergeten map ontdekt, exporteer en importeer je die. 

De echte e-mail blijft ondertussen gewoon op de vertrouwde server aankomen. En wanneer je uiteindelijk omschakelt, bevat Zoho al alles wat je nodig hebt.

Als je vanaf nul begint (zonder Thunderbird en zonder Zoho-account), heb je het in ongeveer een uur werk klaar, afhankelijk natuurlijk van het aantal GB en mappen dat je moet migreren.

Het mooie is dat het uur dat je in de migratie investeert ervoor zorgt dat de gratis 5GB een paar jaar meegaan. Zo bekeken is de ROI zonder twijfel positief.