Come migrare gratuitamente la tua email su Zoho Mail

Questo fine settimana ho dovuto migrare un account email che da anni era ospitato insieme al relativo sito web. 

Lo spazio su disco del mio hosting è di 5GB e questa singola casella occupava quasi 1,5 GB, quindi non c’erano alternative: o la ripulivo o la spostavo da lì.

Dato che è l’email professionale della mia compagna e sapevo che, se le avessi chiesto di ripulirla, ci avrebbe messo diversi giorni, ho iniziato ad analizzare la strada della migrazione.

Tempo fa ti avevo già spiegato come ottenere gratuitamente una casella email da 5GB con Zoho Mail, che è quello che uso per ogni nuovo progetto.  

Farlo fin dall’inizio è semplice. Qui, però, il problema era cosa fare con tutti i messaggi già salvati. Non bastava cambiare i record del dominio perché le nuove email iniziassero ad arrivare al nuovo account Zoho.

Inoltre volevo portare l’account su Zoho Mail utilizzando esclusivamente il suo piano gratuito evitando di sottoscrivere per un mese un piano a pagamento solo per fare la migrazione o di attivare una prova Premium per poi annullarla.

Ti anticipo che si può fare e non è nemmeno particolarmente complicato. Certo, se la casella è piena come nel mio caso, ti porterà via un po’ di tempo.

Nel mio caso specifico, l’account originale era ospitato su Webempresa e i DNS del dominio li gestivo con Cloudflare, ma il metodo che spiegherò è applicabile praticamente a qualsiasi provider di posta che consenta di accedere alla casella tramite IMAP.

Alcuni menu cambieranno, ovviamente. In Webempresa i dati IMAP e determinate impostazioni si trovano in un punto, in un altro hosting saranno altrove, ma la logica della migrazione resta la stessa. Soprattutto se il tuo provider usa cPanel per gestire l’hosting.

Inoltre, per sicurezza, non cambieremo i server di posta finché non avremo una copia completa della vecchia casella dentro Zoho. 

In questo modo, mentre lavoriamo e finché non avremo cambiato tutto, l’account attuale continuerà a inviare e ricevere messaggi esattamente come prima.

A proposito, prima che me ne dimentichi, se gestisci la tua email aziendale in Gmail, sappi che Google ha avvertito che chiuderà questo servizio alla fine del 2026, quindi questa alternativa che ti sto spiegando ti sarà molto utile.

Prima di iniziare: cosa offre gratuitamente Zoho Mail e quali sono i suoi limiti

La prima cosa da fare è verificare che il piano gratuito di Zoho faccia al caso tuo, perché ha una limitazione importante che conviene conoscere prima di spostare qualsiasi cosa.

Ad oggi, Zoho Mail Free consente di ospitare un dominio, creare fino a cinque utenti e offre 5 GB di posta a ciascuno di essi. Per un normale account di una piccola impresa, di un professionista o di un sito personale, 5 GB possono durare molto, soprattutto se adotti buone pratiche quando condividi allegati.  

Il principale limite riguarda l’accesso: il piano gratuito non include IMAP, POP né ActiveSync. Questo significa che, una volta terminata la migrazione, non potrai configurare quell’account Zoho Free in Thunderbird o Outlook tramite IMAP come faresti con un piano a pagamento. Dovrai usare la webmail di Zoho o le sue applicazioni.

A seconda di come lavori, questo può essere un inconveniente importante. Nel mio caso non lo era, perché la mia compagna usava la webmail dell’hosting, quindi il cambiamento è semplice.

D’altra parte, Zoho permette di importare email salvate in formato EML e raggrupparle in file ZIP da fino a 500 MB ciascuno. È proprio questa la funzione che sfrutteremo per trasferire tutto lo storico senza pagare.

Come migrare la posta senza interrompere il servizio

Prima di iniziare con i vari passaggi, vale la pena sapere cosa faremo, perché così è molto più semplice capire ogni fase.

Il percorso sarà questo:

Provider attuale > Configurare in Thunderbird > Esportare file EML > Importare in Zoho Mail Free

1. Per prima cosa collegheremo Thunderbird al server attuale tramite IMAP e scaricheremo sul computer una copia completa della casella. 
2. Poi esporteremo i messaggi come file EML, che altro non sono che file contenenti ogni email con le relative informazioni e gli allegati.
3. Successivamente creeremo la nuova casella in Zoho e importeremo quei file. 
4. Per tutto questo tempo, i record MX del dominio continueranno a puntare al vecchio provider, quindi le nuove email continueranno ad arrivare lì normalmente.
5. Solo dopo aver verificato che tutto lo storico sia correttamente dentro Zoho cambieremo gli MX. 

Da quel momento, la vecchia casella smetterà di essere la destinazione dei nuovi messaggi e Zoho prenderà il suo posto.

È un processo un po’ lungo, ma piuttosto sicuro.

Passaggio 1. Pulisci la casella e controlla quanta posta hai davvero

È facoltativo ma MOLTO consigliato.

Prima di scaricare diversi gigabyte, ha senso eliminare quello che sai già di non voler conservare.

Inizia entrando nella webmail del provider attuale e controlla soprattutto Spam e Cestino. Se sei sicuro che non ci sia nulla di importante, svuotali prima di continuare.  

Non ha molto senso perdere tempo a scaricare, esportare, comprimere e ricaricare 500 messaggi che avevi già deciso di buttare.

Nel mio caso, la casella occupava inizialmente 1.353 MB. Dopo aver svuotato queste due cartelle, la posta che doveva davvero essere migrata si è ridotta a circa 1.150 MB, quindi con un paio di clic ho eliminato circa 200 MB di lavoro inutile.

Ti consiglio anche di controllare quali sono i messaggi più grandi che hai archiviato. Molte webmail permettono di ordinare la Posta in arrivo per dimensione e alcuni hosting dispongono anche di strumenti per individuare i file che occupano più spazio.

Ho trovato circa dieci messaggi superiori a 10 MB e il più grande era intorno ai 37 MB. Non ho dovuto eliminarne nessuno e sono stati tutti migrati correttamente, ma vale la pena sapere in anticipo se hai qualche email eccezionalmente grande che potrebbe creare problemi.

Come ulteriore riferimento, Zoho attualmente fissa a 40 MB la dimensione massima di un messaggio normalmente ricevuto dalla casella. Questo limite non va confuso con quello dei file ZIP che useremo per importare lo storico, che è di 500 MB.

Passaggio 2. Configura il vecchio account in Thunderbird tramite IMAP

Ora ci serve uno strumento che possa:

1. Collegarsi al vecchio server.
2. Scaricare tutti i messaggi.
3. Esportarli come EML.

Mozilla Thunderbird, è gratuito e disponibile per Windows, macOS e Linux.

Dopo averlo scaricato e installato normalmente, aggiungi l’account che vuoi migrare e inserisci i dati di connessione forniti dal tuo provider:

• Indirizzo email.
• Password.
• Il nome del server IMAP e SMTP.
• La porta e il tipo di crittografia in entrambi i casi.

Qui è importante scegliere IMAP e non POP. IMAP ci permette di lavorare con le cartelle e i messaggi esistenti sul server mantenendone la struttura, ed è esattamente ciò che ci serve per ottenere una copia fedele della casella.

In Webempresa i dati compaiono nelle impostazioni del relativo account email. Se usi un altro hosting, cerca un’opzione simile a «Configura client di posta», «Configurazione manuale», «IMAP» o «Dati di connessione».

Quando hai finito, Thunderbird dovrebbe iniziare a mostrare le stesse cartelle che vedi attualmente nella webmail: Posta in arrivo, Inviati, Archivio e qualsiasi altra tu abbia creato nel corso degli anni.

Non esportare ancora nulla. Prima dobbiamo assicurarci che Thunderbird abbia davvero scaricato tutto il contenuto.

Passaggio 3. Scarica tutti i messaggi e i relativi allegati sul computer

IMAP ha una particolarità: il fatto che tu possa vedere un’email in Thunderbird non significa che tutto il suo contenuto sia archiviato localmente. Il programma può scaricare determinate parti solo quando ne hai bisogno.

Per una migrazione vogliamo esattamente il contrario. Ci serve una copia completa del messaggio, allegati compresi, perché tra poco dovremo esportarlo.

Per farlo, in Thunderbird vai su:

Impostazioni account > Sincronizzazione e archiviazione

e verifica di avere attivato l’opzione “Conserva i messaggi di questo account su questo computer”.

Nelle opzioni avanzate puoi inoltre controllare quali cartelle verranno sincronizzate. Assicurati di selezionare tutte quelle che vuoi trasferire su Zoho (Posta in arrivo, Inviati, Bozze se vuoi…).

Fatto questo, puoi forzare il download da:

File > Non in linea > Scarica/Sincronizza adesso

Importante: nella mia versione di Thunderbird, il menu superiore con l’opzione File era nascosto. Basta premere Alt per far comparire temporaneamente la classica barra dei menu.

Una volta terminata la sincronizzazione, possiamo ancora fare una prova molto semplice per verificare di avere davvero una copia locale completa.

Seleziona File > Non in linea > Lavora non in linea e apri diversi messaggi.  

Non provare solo con l’email che hai ricevuto ieri: cercane una di qualche anno fa e, soprattutto, apri un messaggio con un allegato abbastanza grande.

Se riesci a leggere l’email e ad aprire l’allegato mentre Thunderbird è offline, significa che quelle informazioni sono già memorizzate sul computer e non vengono richieste al server.

Quando hai finito il controllo ricordati di riattivare “Lavora in linea”. 

È una cosa piuttosto ovvia, ma io me ne sono dimenticato. Se succede anche a te, sappi che fortunatamente più avanti Thunderbird me lo ha ricordato molto gentilmente e l’ho riattivato.

Passaggio 4. Esporta i messaggi in formato EML

Ora abbiamo la casella scaricata sul nostro PC, il che è già un ottimo backup. Adesso dobbiamo trasformarla in un formato che Zoho possa importare.

Il formato che useremo è EML, uno standard comune per salvare i messaggi email. Zoho permette di importare direttamente questi file mantenendo tutte le informazioni del messaggio e i relativi allegati.

Se hai poche cartelle, come nel mio caso, non devi nemmeno installare estensioni in Thunderbird. Se ne hai molte, usa ImportExportTools NG.

Vai in Posta in arrivo, premi Ctrl + A per selezionare tutti i messaggi e poi:

Clic destro > Salva con nome

Crea sul computer una cartella chiamata, per esempio, arrivo, e salvali lì. Thunderbird genererà un file .eml per ciascuna email selezionata.

Poi puoi ripetere il processo con Inviati , Archivio o qualsiasi altra cartella che desideri conservare.

Cosa succede se Thunderbird trova due nomi uguali?

Qui è comparso uno dei pochi problemi di tutta la mia migrazione.

Thunderbird genera automaticamente i nomi degli EML e, in un paio di messaggi, ha finito per tentare di salvare due file con esattamente lo stesso nome. Windows mi ha avvisato che il file esisteva già e mi ha chiesto se volessi sostituirlo.

Non sostituirlo, perché elimineresti dalla copia uno dei due messaggi.

Nel mio caso è successo solo due volte e ho potuto risolvere manualmente cambiando il nome di uno dei file. 

Se hai decine di migliaia di messaggi o molte cartelle e incontri parecchi conflitti, allora può valere la pena installare un’estensione come ImportExportTools NG, che offre più opzioni per le esportazioni massive.

Per una casella semplice con due o tre cartelle, il metodo nativo di Thunderbird è più comodo.

Passaggio 5. Verifica di aver davvero esportato tutte le email

Prima di caricare qualsiasi cosa su Zoho, dedica un minuto a controllare che i numeri tornino.

In Thunderbird seleziona tutti i messaggi di Posta in arrivo e controlla quanti sono. Poi apri la cartella arrivo che hai appena creato in Windows e verifica quanti file EML contiene.

Fai lo stesso con Inviati e con le altre cartelle.

Una cosa: la dimensione in MB della cartella locale non sarà uguale a quella mostrata dall’hosting, perché il modo in cui le informazioni vengono archiviate può variare. Ciò che conta è il numero di messaggi.

Se hai 665 email in Thunderbird e 665 EML nella cartella Posta in arrivo, puoi continuare.

Passaggio 6. Crea l’account Zoho gratuito e verifica il tuo dominio

Ora dobbiamo preparare la nuova webmail.

Fai quello che ti spiego qui e registrati gratuitamente a Zoho Mail.

Aggiungi il dominio che userai e crea il relativo indirizzo email. 

Se stai migrando nombre@tudominio.com, ti consiglio di creare l’account in Zoho con lo stesso indirizzo. Perché, anche se l’account che gestisce l’amministrazione in Zoho non deve necessariamente essere lo stesso account email che importi -una cosa è l’account Zoho (più in alto nella gerarchia), un’altra è l’account email vero e proprio- così sarà più comodo da gestire.

Una volta creato l’account, Zoho dovrà prima verificare che il dominio appartenga davvero a te. Ti chiederà quindi di aggiungere un record DNS di verifica. Segui le istruzioni che compaiono nella console, perché possono cambiare a seconda di dove gestisci il dominio.

Importante: se usi Cloudflare per gestire il dominio, è molto più comodo e dovrai soltanto accedere al tuo account e accettare. Le modifiche tecniche verranno effettuate automaticamente.

Qui arriva una delle parti più importanti dell’intera procedura:

Non modificare ancora i record MX.

Gli MX sono i record DNS che indicano quali server devono ricevere la posta del tuo dominio. Finché continueranno a puntare al vecchio provider, continuerai a ricevere le email correttamente. Per questo non li cambieremo fino quasi al passaggio finale della migrazione.

Passaggio 7. Comprimi gli EML in file ZIP da meno di 500 MB

Gli EML si possono importare singolarmente, ma con centinaia o migliaia di messaggi è una perdita di tempo. È molto meglio comprimerli in ZIP.

Zoho permette di inserire diversi EML nello stesso file e attualmente stabilisce 500 MB come dimensione massima per ogni ZIP importato. Se, comprimendo gli EML esportati da ogni cartella, uno supera 500MB, non devi fare altro che dividerli in più ZIP di dimensione inferiore.

Nel mio caso gli EML di Posta in arrivo occupavano circa 300 MB e quelli di Inviati circa 700 MB. Alla fine ho preparato tre ZIP: uno per Posta in arrivo e due per Inviati.

Non c’è alcun problema a usarne quattro, cinque o dieci se il tuo account è più grande. L’unica cosa importante è che ogni singolo file resti sotto il limite.

Inoltre, è consigliabile tenere separati Posta in arrivo e Inviati anche se per dimensioni entrassero tutti in un unico ZIP. Dentro Zoho importeremo ogni gruppo nella cartella corrispondente e così eviteremo errori.

Passaggio 8. Importa gli ZIP da Zoho Mail

Questo è il passaggio che permette di completare l’intera procedura senza sottoscrivere Zoho Premium.

Entra nella webmail di Zoho (attenzione: la webmail, non l’area di gestione dell’account) e vai su:

Impostazioni > Importa/esporta email > Importa da EML

Da lì puoi selezionare sia file .eml sia ZIP che li contengono. 

Durante l’importazione fai attenzione perché Zoho permette anche di scegliere la cartella in cui vuoi archiviare i messaggi oppure di mantenere la struttura inclusa nello ZIP.

In questo modo potrai replicare la struttura di cartelle che avevi nel precedente account email

Per prima cosa importa:

entrada.ZIP > Posta in arrivo

Aspetta che finisca e apri la Cronologia importazioni per controllare che non ci siano errori.  

Zoho avvisa quando un messaggio non è stato elaborato e mostra il motivo dell’errore.

Poi apri diverse email importate. Controllane una vecchia, una recente e una con allegati.

Se è tutto corretto, ripeti l’operazione con Inviati:

enviados-1.ZIP > Inviati

Poi fai lo stesso con gli altri pacchetti che hai.

Nel mio caso, tutti e tre gli ZIP sono stati importati correttamente e anche le email fino a 37 MB che avevo individuato all’inizio sono state caricate con i relativi allegati.

Passaggio 9. Controlla se sono arrivati nuovi messaggi durante la migrazione

Fino a questo momento il vecchio provider ha continuato a gestire la posta, che era esattamente ciò che volevamo.

Questo comporta una conseguenza: se qualcuno ti ha scritto durante il tempo impiegato per scaricare, esportare e importare la casella, quel nuovo messaggio sarà ancora presente soltanto sul server di origine.

Quindi torna ora in Thunderbird, assicurati di aver disattivato la modalità offline e aggiorna Posta in arrivo.

Se ci sono messaggi successivi all’esportazione originale, selezionali, salvali come EML e fai un’ultima importazione in Zoho. Puoi fare esattamente lo stesso con Inviati se hai utilizzato l’account durante il processo.

È una piccola sincronizzazione manuale finale che ci permette di arrivare al momento del cambio con le due caselle praticamente identiche.

Passaggio 10. Modifica i record MX affinché la nuova posta arrivi a Zoho

Adesso sì.

Abbiamo già tutto lo storico dentro Zoho, abbiamo verificato che i messaggi si aprano correttamente e sappiamo che non è rimasta nuova posta esclusivamente sul vecchio server. È il momento di dire a Internet di consegnare a Zoho i messaggi che riceveremo d’ora in poi.

Per farlo devi modificare i record MX del dominio presso il provider che gestisce i tuoi DNS.

Entra nella console Zoho e usa i valori che ti indica specificamente per il tuo dominio, perché possono cambiare a seconda del data center in cui si trova il tuo account.

Anche in questo caso, se i DNS sono gestiti con Cloudflare, la procedura è molto semplice. Zoho rileva il provider e ti propone di effettuare le modifiche tramite un’autorizzazione una tantum: prima di eseguirle ti mostra quali record aggiungerà e quali sostituirà.

Se gestisci i DNS dal tuo hosting, dal registrar del dominio o da un altro servizio, dovrai creare i record manualmente. Non è difficile, ma richiede un po’ più di tempo. Se non sai come fare, chiedi aiuto all’assistenza perché la prima volta può sembrare un po’ macchinoso.

 In qualunque modo tu lo faccia, il risultato è lo stesso: i vecchi MX devono essere eliminati e devono restare configurati quelli forniti da Zoho.

Passaggio 11. Controlla l’instradamento dell’hosting se alcune email continuano ad arrivare nella vecchia casella

Va bene, questo passaggio non sarà necessario con tutti i provider, ma vale la pena spiegarlo perché è stato l’unico vero problema comparso dopo aver modificato gli MX.

Appena fatto il cambio, ho inviato un messaggio da Gmail all’account appena migrato.

È arrivato correttamente a Zoho.

Poi ho fatto lo stesso test da un altro indirizzo appartenente a un dominio anch’esso ospitato su Webempresa e il messaggio è comparso in Thunderbird, dentro la vecchia casella.

Gli MX avevano fallito? No, perché Gmail dimostrava chiaramente il contrario.

Il problema era che lo stesso hosting continuava a considerare la posta di quel dominio come gestita localmente. Quando un altro dei suoi server provava a consegnare un messaggio, lo depositava direttamente nella vecchia casella senza consultare i nuovi MX esterni.

In Webempresa si risolve cambiando l’instradamento della posta verso un server remoto. In un altro hosting può esistere un’opzione equivalente oppure potresti non dover fare assolutamente nulla.  

Ancora una volta, se ti succede e non sai come risolverlo, contatta l’assistenza e fatti spiegare cosa fare.

Come vedi, il modo per individuare il problema è piuttosto semplice: se le email inviate da Gmail, Outlook o altri provider esterni arrivano a Zoho, ma quelle generate dal tuo vecchio hosting continuano a comparire nella casella precedente, controlla la configurazione dell’instradamento locale.

Una volta modificata questa opzione, ripeti il test e tutti i messaggi arriveranno correttamente a Zoho.

Passaggio 12. Configura SPF e DKIM e controlla il DMARC che hai già

Cambiare gli MX fa sì che riceviamo le email in Zoho, ma dobbiamo ancora assicurarci che i messaggi inviati da lì possano dimostrare di essere davvero autorizzati a usare il nostro dominio.

Questo si ottiene con le seguenti sigle: SPF, DKIM e DMARC.

• SPF indica quali server sono autorizzati a inviare posta usando il nostro dominio. 
• DKIM aggiunge al messaggio una firma crittografica per poterne verificare l’autenticità. 
• DMARC utilizza questi controlli per indicare ai server destinatari cosa fare quando un messaggio non supera correttamente l’autenticazione.

Zoho fornisce i record che devi aggiungere ai tuoi DNS e consente di verificarli dalla propria console.

Qui devi prestare particolare attenzione a SPF se utilizzi già altri servizi per inviare email. 

Per esempio, uno strumento di email marketing, un CRM o un sistema transazionale possono anch’essi essere autorizzati a usare il tuo dominio. Non eliminare quei mittenti soltanto per aggiungere Zoho e non creare più record SPF indipendenti. Controlla la configurazione che hai già e combina correttamente i servizi autorizzati.

Ancora una volta, l’integrazione di Zoho con Cloudflare rileva l’SPF esistente e ne genera uno nuovo che conserva i mittenti precedenti e aggiunge Zoho.

Con DMARC è simile, anche se nel mio caso non ho usato quello che Zoho proponeva perché il dominio aveva già una politica simile, ma non identica, che andava bene.

Importante: non devi pubblicare due record DMARC diversi per lo stesso dominio.

Passaggio 13. Invia un’email a Gmail e verifica davvero SPF, DKIM e DMARC

La console di Zoho permette di verificare i record DNS, ma c’è un controllo finale ancora migliore: inviare una vera email e vedere cosa è successo.

Invia un messaggio dal nuovo account Zoho a un tuo account Gmail.

Poi apri il messaggio ricevuto, fai clic sui tre puntini in alto a destra e seleziona Mostra originale.

Gmail ti mostrerà i risultati dell’autenticazione dell’email.

Quello che vuoi trovare è:

• SPF: PASS
• DKIM: PASS
• DMARC: PASS

Questo test ti permette di verificare non un record TXT, ma che un messaggio reale inviato da Zoho sia arrivato a destinazione e che il server destinatario consideri valide tutte e tre le principali verifiche di autenticazione.

Altro punto importante: è possibile che le prime email che invii con l’account finiscano nella cartella spam dei destinatari. Per questo è importante avvisarli o chiedere una risposta o almeno una conferma di ricezione.

Di solito, dopo alcune normali email inviate, tutti gli ESP capiscono che il tuo account non è spam e i messaggi superano i loro filtri.

Controllo finale: come sapere che la migrazione è terminata

Molto semplice: invia email da Gmail, Yahoo, Outlook o un altro provider esterno verso Zoho, rispondi da Zoho e prova anche con un indirizzo appartenente al vecchio hosting, se ne hai la possibilità.

Controlla inoltre di poter consultare i vecchi messaggi di Posta in arrivo e Inviati, che i relativi allegati siano ancora disponibili e che nessuna nuova email compaia esclusivamente nella vecchia casella.

Se tutto funziona, la migrazione è terminata.

Anche così, non cancellerei immediatamente due cose:

1. Il vecchio account dell’hosting. Lascialo disponibile per uno o due giorni mentre controlli che nessun server continui a consegnare lì messaggi a causa di una configurazione ancora pendente o di qualche effetto temporaneo legato ai DNS.
2. I file EML scaricati sul tuo PC per un periodo ragionevole, nel caso in cui qualche email grande non sia stata importata e tu debba recuperarla.

Quando sarai certo che tutto è dentro Zoho e che la nuova posta arriva correttamente, potrai eliminare entrambi i backup.

Conclusioni. Un percorso lungo, ma non difficile

Migrare più di 1 GB di posta può sembrare all’inizio molto più complicato di quanto sia davvero.

La chiave è considerarlo come due processi separati:

1. Migrare tutto correttamente.
2. Cambiare gli MX per iniziare a ricevere la posta presso il nuovo provider email.

Mantenendo un backup di tutto.

In questo modo puoi svolgere tutta la parte delicata della migrazione senza pressione:

• Se uno ZIP non funziona, lo generi di nuovo. 
• Se manca un messaggio, torni a Thunderbird o al tuo PC. 
• Se scopri una cartella che avevi dimenticato, la esporti e la importi. 

Nel frattempo, la posta reale continua ad arrivare al server di sempre. E quando finalmente fai il cambio, Zoho contiene già tutto ciò che ti serve.

Se parti da zero (senza Thunderbird né account Zoho), in circa un’ora di lavoro dovresti avere tutto pronto, a seconda, naturalmente, della quantità di GB e delle cartelle da migrare.

La cosa positiva è che l’ora investita nella migrazione farà durare i 5GB gratuiti per qualche anno. Vista così, il ROI è indubbiamente positivo.