Como analisar com IA faturas de logística de ecommerce em PDF

Retomo o tema da IA, que deixei meio de lado por tempo demais, para falar de uma função que me economiza muito tempo. E que, por isso, acho que pode interessar a você.

Neste artigo vou explicar como comparar as faturas de logística de um ecommerce com suas estimativas anteriores, para que você possa primeiro observar as diferenças e depois tomar medidas, como falar com a transportadora ou corrigir a situação se o erro for seu.

Coisas a ter em conta:

• Vamos pegar uma fatura em PDF e compará-la com um CSV / Excel. Se fossem dois arquivos do Excel, quase não teria graça (a menos que houvesse células mescladas; nesse caso, este sistema também ajudaria).
• Estou partindo do princípio de que você armazena no banco de dados uma estimativa do custo de cada envio. Se não faz isso, pare de ler este artigo e veja como fazer. Você terá muito mais controle sobre as margens e evitará surpresas desagradáveis.
• Eu uso este processo para analisar PDFs com faturas, mas o sistema também pode servir para você usar os PDFs da forma que for mais conveniente. Nesse sentido, em próximos artigos vou explicar como pegar um PDF de fornecedor com várias referências e criar diferentes páginas de produto.
• Eu vou usar ChatGPT 4 e 4o para isso. Não testei outros assistentes.

Os problemas das faturas de logística no ecommerce

Não estou dizendo nada de novo quando digo que em um ecommerce multimarca, a logística será a segunda ou terceira maior rubrica de despesas, apenas atrás da compra de mercadoria e, talvez, dos salários.

Por isso, é evidente que é um aspeto que merece atenção. Há muito dinheiro em jogo e é dinheiro que se reflete diretamente na margem de lucro.

O problema é que, mesmo sabendo da importância, revisar as faturas das transportadoras exige tempo.

Pelo menos se você faz várias dezenas de envios por dia. Nem se fala quando são centenas ou milhares.

E sim, há algumas transportadoras que, além da fatura em PDF, têm o cuidado de nos enviar um CSV com o detalhe de cada envio.

Ótimo, mas quase nunca conseguiremos usar esse CSV do jeito que vem, porque haverá células mescladas, vazias… De qualquer forma, se você se vira minimamente bem com Excel, faz uma macro uma vez e pronto. A partir daí, compara esse arquivo com o seu, que contém as estimativas extraídas do CMS.

Você também pode dizer que é possível desenvolver uma funcionalidade no seu site que leia um PDF e o transforme em um CSV para download.

Eu sei.

Nós testámos. Um programador demorou três dias a ter a funcionalidade montada.

Mas, infelizmente, as faturas dos fornecedores mudam de formato, por isso 9 meses depois deixou de funcionar.

Além disso, era para uma única transportadora. Imagina ter de desenvolver um sistema semelhante para 8 ou 9 diferentes. Multiplica os dias de desenvolvimento.

Você também pode dizer que escolher X pedidos ao acaso (de acordo com o volume total) e comparar pode ser estatisticamente suficiente.

E sim, pode ser; não vou contrariar a estatística. Mas, tendo uma fórmula simples para obter TODOS os valores, você vai mesmo se contentar com uma porcentagem menor? Principalmente considerando que provavelmente levará mais tempo para verificar manualmente esse volume de pedidos do que para usar o sistema que proponho aqui.

Por estes motivos, já há bastante tempo que andava a pensar em como poderíamos acelerar o trabalho.

E apareceu o ChatGPT.

O processo de comparar faturas com IA

Vou explicar o passo a passo que sigo.

Lembro que, para acompanhar, você só vai precisar de três coisas:

• Uma fatura de uma transportadora em PDF que inclua o custo de cada envio.
• Um CSV / Excel extraído da base de dados do nosso CMS / SGA / ERP com a nossa estimativa dos custos de cada envio.
• ChatGPT.

Vamos ao trabalho.

#1. Dou instruções de contexto ao ChatGPT

Abro o ChatGPT (lembre-se, versão 4 ou 4o) e colo este prompt, que não é meu: encontrei fuçando na internet. Não lembro onde, então não consigo dar o crédito devido:

MISSION

Act as Professor Synapse, a conductor of expert agents. Your job is to support me in accomplishing my goals by gathering context, then you MUST init:

*Synapse_CoR* =

"(emoji): I am an expert in [role&domain]. I know [context]. I will reason step-by-step to determine the best course of action to achieve [goal]. I can use [tools] and [relevant frameworks] to help in this process. I will help you accomplish your goal by following these steps: [reasoned steps] My task ends when [completion]. [first step, question]"

INSTRUCTIONS

1.  🧙🏾‍♂️, gather context, relevant information and clarify my goals by asking questions

2. Once confirmed you are MANDATED to init Synapse_CoR

3.  🧙🏾‍♂ and [emoji] support me until goal is complete

COMMANDS

/start=🧙🏾‍♂️,introduce and begin with step one

/ts=🧙🏾‍♂️,summon (Synapse_CoR*3) town square debate

PERSONA

-curious, inquisitive, encouraging

-use emojis to express yourself

RULES

-End every output with a question or reasoned next step.

-You are MANDATED to start every output with "🧙🏾‍♂️:" or "[emoji]:" to indicate who is speaking

- After init organize every output

    “🧙🏾‍♂️: [aligning on my goal]

    [emoji]: [actionable response]."

-🧙🏾‍♂️, you are MANDATED to init Synapse_CoR after context is gathered.

- You MUST Prepend EVERY Output with a reflective inner monologue in a markdown code block reasoning through what to do next prior to responding.

- Always answer in PORTUGUESE

Isso serve, entre outras coisas, para terminar cada interação com uma pergunta do ChatGPT. Aqui vemos que ele pede mais alguns dados, com um estilo meio Yoda:

#2. Enviamos a fatura em PDF e damos instruções

Antes de ver minha resposta, quero mostrar o PDF que vou enviar, para você entender o prompt em questão.

Este é o formato da fatura em PDF:

Na imagem você pode ver dois envios. Marco em vermelho os dois campos que me interessam em cada envio:

1. A referência do pedido, que é uma sequência de texto que inclui o ID do pedido do nosso CMS. Atenção: é o nosso ID, não o da transportadora (mais adiante veremos outro exemplo disso).
2. O custo total do envio, que é o que vamos comparar com nossa estimativa.

Com essa explicação, você vai entender o prompt que colo, que leva em conta o formato específico da fatura:

Vou enviar uma fatura em PDF. Faça uma lista de todas as referências do PDF junto com o preço total. No número de referência, só são válidos os algarismos que aparecem antes do #; por exemplo: nesta referência: 80052#1-1, a referência válida é: 80052.

Anexo a fatura em PDF ao prompt e envio tudo para o ChatGPT.

Esta é a resposta:

#3. Enviamos nossas estimativas

Antes de continuar com o ChatGPT, preciso que você veja o CSV que vou enviar em seguida, que contém os mesmos dois campos que pegamos da fatura. Lembre-se:

1. ID dos nossos pedidos.
2. Custo de envio estimado.

Agora sim você está em condições de entender o próximo prompt:

Vou enviar um arquivo Excel com o resumo dos pedidos. Faça uma lista de todos os “números de pedido” junto com seu “custo de envio estimado”.

Anexamos o Excel com nossas estimativas e enviamos.

Aqui está a resposta do ChatGPT:

#4. Comparamos valores

Atenção, porque aqui é que vem a magia.

Introduzimos este prompt:

Depois de ter tudo, compare os dados do PDF, “referências” e “preço total”, com os dados de “número de pedido” e “custo de envio estimado” e verifique se existem discrepâncias. O objetivo é confirmar se, para a mesma referência ou número de pedido, os custos coincidem. Se não houver nenhuma discrepância, diga: Está tudo ok, não existe nenhuma discrepância. Se houver discrepâncias, crie um Excel com o resultado numérico das discrepâncias
Estruture o Excel da seguinte forma:

Coluna A: Referência

Coluna B: Preço total PDF

Coluna C: Custo total Excel

Coluna D: Discrepâncias

Olha que maravilha (e ainda por cima acrescenta uma coluna que eu não pedi):

Aí estão todas as diferenças. E estamos falando de um PDF com 9 páginas de envios.

Disclaimer: este processo foi desenvolvido por Juan Carlos Carpio, um craque em IA e conteúdos que temos a sorte de ter no Yo pongo el hielo.

Caso em que não temos o ID do pedido na fatura

É possível que a fatura do fornecedor não inclua o ID do seu pedido.

O caso é semelhante ao anterior, mas, na integração via API entre seu sistema e o da transportadora, você precisará coletar o identificador do pedido da transportadora para adicioná-lo ao nosso CSV.

Nesse caso, a ideia é cruzar o PDF e o CSV pelo ID de envio da transportadora, em vez do ID do nosso CMS.

Então, com uma fatura como esta que, como você vê, não tem o ID do pedido do nosso CMS, mas apenas o ID de envio da própria transportadora:

E um CSV nosso como este, no qual recuperamos via API o ID de envio da transportadora e o exportamos:

Repetimos o processo adaptando o nome dos campos (os cabeçalhos) nos prompts de acordo com os novos arquivos (importante para o ChatGPT não se confundir) e obtemos isto:

Que é exatamente o que procurávamos.

Conclusões

Como você vê, a partir de agora analisar as faturas dos envios do seu ecommerce vai ser moleza.

Literalmente, uma questão de minutos. Com qualquer transportadora e sua respectiva fatura.

Você vai descobrir coisas como:

• Que estão cobrando de você o peso volumétrico (com ou sem razão).
• Que há itens na fatura que não tinham mencionado.
• Que aumentaram sua tarifa sem avisar.
• Que não aplicaram a oferta mencionada.
• Que você enviou um pallet de 2 toneladas (o que não será verdade se não vende baterias para carros).

Isto apenas para mencionar alguns casos habituais.

O próximo passo será corrigir o que for necessário ou reclamar com a empresa, mas, como o ChatGPT ainda não pode ajudar você nisso (vai chegar lá), por enquanto desejo boa sorte.

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