Tutorial do Trello

Quando você gerencia projetos digitais, seja pelo lado da tecnologia ou do marketing, há certas ferramentas que facilitam a tarefa.

O Trello é uma delas. E, na minha opinião, uma das mais adequadas para equipes de 3 a 5 pessoas.

Isso significa que não pode ser usado individualmente ou por duas pessoas?

Não, dá para usar. O que acontece é que considero que há opções melhores para isso. Mais ágeis (Notion, por exemplo).

Da mesma forma, também há opções mais práticas (pelo menos para mim) para equipes maiores (como Jira, também da Atlassian).).

Mas afinal, o que é o Trello?

O que é o Trello

Definição da própria empresa:

“O Trello é a forma gratuita, flexível e visual de organizar tudo com qualquer pessoa.”

Vamos esclarecer por partes:

• Gratuito: o plano gratuito é mais do que suficiente em muitas situações e é nele que este módulo se vai concentrar, embora a ferramenta tenha vários planos pagos que serão detalhados no ponto correspondente.
• Flexível: pode ser aplicado a todo o tipo de projetos, tanto pessoais como profissionais, e a todo o tipo de organizações (individuais ou em grupo, com as nuances assinaladas anteriormente).
• Visual: é uma ferramenta baseada em quadros, listas e cartões. É aqui que reside grande parte do seu potencial, já que a informação fica muito clara com um simples olhar.
• Organização: o ponto-chave. Serve para ajudar a organizar aquilo de que for preciso.
• Com qualquer pessoa: permite convidar para o quadro todas as pessoas necessárias

Esta é a visão geral da ferramenta:

E esta é a visão de um quadro de projeto:

Para que serve

Para facilitar a gestão e organização de todo o tipo de projetos, equipes e fluxos de trabalho.

Repito: todo o tipo de projetos.

Não apenas projetos profissionais e / ou digitais.

Por exemplo:

Casamentos

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Férias

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Procura de emprego

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

E, claro, também para projetos profissionais como estes:

Calendário editorial

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Gestão de projetos com metodologia agile

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Como vês, a parte de "todo o tipo de projetos" é mesmo verdade.

Acha que pode se encaixar no seu fluxo de trabalho? Então está na hora de experimentar, porque há um plano gratuito.

Transferir o Trello

Bom, se você quiser testar um pouco a ferramenta enquanto acompanha este tutorial, a primeira coisa é baixá-la em um destes lugares.

Trello para Windows

Você pode baixá-lo pela Microsoft Store, especificamente aqui:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello para Mac

Da mesma forma, você pode baixá-lo pela App Store no seu Mac:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

App Trello para Android

Está disponível para Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

App Trello para iOS

E também para iPhone:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Por fim, se você não tem certeza de que vai usá-lo, recomendo começar pela versão web, sem precisar baixar nada.

Mais tarde você terá tempo de baixar a versão de que precisar, caso a ferramenta acabe convencendo você.

Para acessar o site e criar sua conta, basta entrar aqui:

https://trello.com/

Como utilizar o Trello

Grande parte do sucesso do Trello está na sua simplicidade e facilidade de uso. A verdade é que, depois de entender dois ou três conceitos, tudo funciona de forma muito intuitiva.

Conceitos prévios

Antes de mais, vamos esclarecer estes conceitos.

Quadros

Os diferentes quadros que a pessoa ou a equipe vai utilizar.

Podemos trabalhar com um único quadro para projetos pessoais ou pequenos, ou repartir as listas e tarefas por vários.

Cada bloco azul é um quadro:

Como vês, na Yo pongo el hielo temos vários quadros:

• Sprint atual: para as tarefas que precisam ser realizadas neste sprint. Um sprint, caso você nunca tenha ouvido falar, é um ciclo de desenvolvimento de produto digital que costuma durar entre uma e três semanas, após as quais é feita uma passagem para produção com as alterações realizadas.
• Tarefas periódicas: nome bastante descritivo. Tarefas de reporting, conciliação bancária, pagamento de salários etc., realizadas diariamente, semanalmente ou mensalmente. Elas ficam aqui junto com a respectiva documentação para que, se alguém novo tiver de assumir alguma, saiba por onde começar.
• Ideias e tarefas futuras: as boas ideias não se perdem, são anotadas. E este é o quadro para isso. Além disso, adicionamos o que já aparece no horizonte, como "Desativação do Universal Analytics e implementação do GA4" ou "Alteração da legislação do IVA e entrada do balcão único". Coisas que não são urgentes agora, mas que mais cedo ou mais tarde terão de ser feitas.
• Bugs / Incidentes: também não quebramos muito a cabeça com esse nome. Coisas que detectamos no site e que precisam ser corrigidas e resolvidas. Às vezes imediatamente; outras, adicionando-as a sprints futuros.

Este é o nosso esquema de quadros. O seu pode ser parecido ou não, porque depende de cada projeto. Os quadros se adaptam a cada negócio e não o contrário.

Listas

Bom, quando entramos em um quadro, o que vemos são diferentes listas.

Este seria o nosso quadro de Sprint atual:

Como você pode ver, o quadro está dividido em quatro listas de cartões / tarefas:

• Ready: tarefas prontas para serem executadas no sprint, mas que ainda não começaram.
• Doing: tarefas já iniciadas.
• Done: tarefas concluídas mas ainda não validadas.
• Validated: tarefas concluídas e validadas. Prontas para serem colocadas em produção quando chegar a altura.

Mais uma vez, esta é a organização do nosso projeto. No seu, você pode adicionar colunas como Approved se precisar da aprovação de algum departamento ou QA Pre se for necessário testar em um ambiente de pré-produção.

Tal como antes, as listas adaptam-se ao negócio.

Cartões

São o núcleo do Trello, os elementos mais pequenos.

Podem ser tarefas (o mais habitual na gestão de projetos), receitas, empregos, conteúdos (imagens, textos para redes sociais ou para o blog)… O que precisarmos que sejam.

Cada cartão pode contar com os seguintes elementos:

• Título: indispensável para aparecer na lista
• Descrição: recomendável, é a explicação detalhada do cartão.
• Documentos anexos: imagens, gráficos, etc. que ajudem a compreender o cartão.
• Etiquetas: são transversais às listas e servem para agrupar cartões segundo um critério diferente, por exemplo, a natureza ou o tipo de tarefa.
• Capa: uma cor ou imagem que permita identificar rapidamente o cartão no quadro.
• Atribuir membros: a pessoa ou pessoas envolvidas nesse cartão.
• Datas de vencimento do cartão.
• Checklist: listas dentro da mesma tarefa. Não são indispensáveis, mas podem ajudar.
• Atividade: histórico de alterações do cartão.
• Comentários ao cartão.

Não é necessário que um cartão tenha todos estes elementos, apenas os de que precisa.

Pessoas / Membros

Pois, isso mesmo: as pessoas envolvidas no quadro.

No mínimo, estará o criador do quadro, mas pode haver mais pessoas envolvidas em um quadro.

Espaços de trabalho

É o nível hierárquico superior. Pode equivaler a projetos ou a grupos de trabalho.

Um espaço de trabalho pode conter até dez quadros no plano gratuito.

Ao criá-lo, podemos escolher se será privado ou público, dependendo de quem quisermos que possa ver seus quadros.

Além disso, podemos convidar diferentes membros:

Bom, agora que isso está explicado, é hora de criar sua conta e entrar na ferramenta.

A interface do Trello

Bom, agora que os principais conceitos estão claros, está na hora de pôr mãos à obra com a ferramenta. Vamos ver as opções.

Menu superior

A partir daqui podemos realizar uma série de ações.

A partir da parte esquerda da linha superior podemos:

• Acessar nossa página principal -com todos os espaços de trabalho e acessos diretos aos últimos quadros-, clicando no logótipo.
• A partir dos diferentes menus pendentes da esquerda podemos:
• Acessar os diferentes espaços de trabalho.
• Acessar os quadros que visitamos recentemente.
• Ou aos que marcámos como favoritos.
• Aplicar um modelo.

Na parte direita da mesma linha superior encontramos:

• O motor de pesquisa: útil para pesquisar pelo nome do cartão.
• As notificações.
• Os diferentes modos (modo claro, escuro, original…)
• Ao clicar no nosso ícone, abrimos as opções e preferências da nossa conta.

A linha imediatamente abaixo corresponde à do quadro.

Aqui podemos:

• Editar o nome do quadro.
• Marcá-lo como favorito.
• Adicionar um Power-Up (funcionalidade avançada).
• Automatizar: por exemplo, criar um relatório por email que resuma os cartões que vencem nos próximos 7 dias.
• Ver a atividade dos membros da equipe.
• Compartilhar o quadro.
• No ícone dos três pontinhos, há opções mais específicas, como:
• Adicionar uma descrição ao quadro.
• Alterar o design.
• Ver a atividade do quadro.
• Copiar o quadro.
• Fechá-lo.
• Segui-lo.
• Imprimi-lo

Menu lateral

As opções que temos aqui são as seguintes:

• Acesso direto à seção de Quadros, que mostra aqueles aos quais você tem acesso.
• Ver os membros do Espaço de trabalho ou adicionar mais algum.
• Alterar a visibilidade do espaço de trabalho ou vinculá-lo ao Slack, outra ferramenta de produtividade da Atlassian (a mesma empresa proprietária do Trello).
• As Vistas do Espaço de trabalho ampliam as nossas opções de visualização, mas não estão disponíveis nos planos gratuitos.
• Por fim, podemos marcar alguns dos nossos quadros como favoritos ou criar um novo.

Seção Quadros

É a visão geral do seu Trello. Aqui você pode:

• Ver todos os quadros que você criou, assim como as equipes.
• Adicionar, compartilhar ou configurar quadros.
• Você não pode excluir quadros diretamente. Para excluir um, primeiro é preciso fechá-lo.
• Marcar quadros como favoritos
• Configurar o espaço de trabalho clicando no ícone (em cima à esquerda).

Listas

Como te dizia, as listas não são mais do que grupos de cartões, que compõem os diferentes quadros.

Cada lista tem o seu título e os cartões, que idealmente deveriam estar ordenados (por prioridade, data, membro responsável…)

Ao clicar no ícone dos três pontinhos, em cada lista posso:

• Adicionar um cartão.
• Copiar a lista.
• Mover a lista para outro quadro.
• Seguir a lista (se quiser apenas acompanhá-la).
• Criar uma automação.
• Arquivar a lista se já não for criar ou modificar os seus cartões no futuro.

Cartões

É assim que aparecem nas listas: capa, título, acompanhamento, número de comentários, se tem anexos, se tem checklist e membros atribuídos:

Quando clico em um cartão e o abro, já consigo ver seu interior e editá-lo:

Cada cartão tem uma série de componentes:

• Título.
• Membros.
• Data de vencimento.
• Descrição: permite formatação Markdown (muito usada na escrita na Internet) e emojis.
• Anexos: o que escolhermos será a “capa” do cartão e aparecerá nas listas.
• Comentários.
• Etiquetas.
• Checklist.
• Atividade.
• Power-ups.
• Campos personalizados.

Além dos componentes de cada cartão, posso realizar uma série de ações em cada um:

• Movê-lo: mudá-lo de quadro.
• Duplicá-lo: útil para tarefas semelhantes, para poupar tempo.
• Segui-lo: receber notificações sobre as alterações feitas nele.
• Arquivá-lo: se já não precisar dele, desaparece das listas. Tal como nos quadros, é o passo anterior à sua eliminação definitiva.

Funcionamento do Trello

Com os conceitos e a interface claros, o sistema utilizado para trabalhar com esta ferramenta é muito simples:

1. Criamos a conta.
2. Criamos o Espaço de trabalho.
3. Criamos um ou vários quadros, conforme necessário.
4. Em cada quadro definimos as listas necessárias.
5. Em cada lista vamos criando os cartões de que precisamos e adicionamos o que nos interessa (Título, descrição, imagens…)
6. Dependendo do tipo de projeto, vamos movendo os cartões entre as diferentes listas, se necessário. Já explico com um exemplo.
7. Opcionalmente, adicionamos os membros necessários a cada quadro.

Exemplo de uso

Explico o sistema com o nosso exemplo:

1. Cada membro tem a sua conta criada na ferramenta.
2. Temos um espaço de trabalho chamado "YPEH".
3. Dentro dele, os quatro quadros explicados anteriormente.
4. Em cada quadro temos as nossas listas. No de Sprint atual criámos as quatro listas em função do estado de uma tarefa que mencionei antes.
5. Dentro de cada lista, vamos adicionando as diferentes tarefas. Todas têm título e descrição e estão atribuídas a pelo menos um membro. Além disso, algumas têm checklist e / ou imagens.
6. Quando o membro responsável por uma tarefa começa a executá-la, move o cartão correspondente da lista Ready para Doing. Da mesma forma, quando termina a tarefa, move o cartão para Done. A pessoa responsável por validá-la (que pode ou não ser a mesma que a desenvolveu) vai mover o cartão de Done para Validated assim que verificar que está tudo correto.

Espero que, com o exemplo, fique mais claro qual é o fluxo de uso habitual da ferramenta para a gestão de projetos.

Aliás, em um futuro artigo vou explicar como a utilizo junto com o método agile Kanban.

Trello avançado

Até agora vimos o básico.

Apenas arranhámos a superfície da ferramenta, o que já é muito quando se trata de melhorar a organização da equipe e dos projetos.

Se você nunca usou uma metodologia agile, vai entender quando ler o artigo correspondente.

Mas, além de tudo isso, que, como digo, é o uso normal da ferramenta, para os heavy-user há mais funcionalidades.

Por exemplo, você pode usar a linguagem de marcação Markdown para formatar as descrições dos seus cartões.

Ou usar atalhos de teclado.

Além disso, você tem os power-ups (potenciadores).

Power-ups do Trello

Entra nesta página:

https://trello.com/power-ups

Você verá uma série de add-ons com os quais pode aumentar sua produtividade no Trello:

A partir daí, você pode adicionar o potenciador que te interessar a qualquer quadro.

Cada um oferece determinadas funcionalidades e vários são extremamente úteis.

Por exemplo, Dashboards by Screenful permite adicionar gráficos de acompanhamento dos sprints.

Ou este calendário, que é como um Google Calendar vitaminado.

Também há integrações para uma infinidade de ferramentas:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Mas espera, que ainda há mais.

Extensões do navegador

Pois é, há extensões que facilitam seu dia a dia.

Como Planyway, que adiciona calendário e linha do tempo ao seu quadro:

Ou Elegantt, que adiciona um diagrama de Gantt ao seu quadro:

Aqui está uma lista completa.

Nem de longe são todas necessárias, mas é verdade que há bastantes que são úteis (e isso apesar de terem eliminado a do Gmail, que permitia anexar emails a um cartão e que, pelo menos para mim, era extremamente útil).

Vantagens de usar Trello

Depois de tudo isso, espero que você considere usar esta ferramenta.

Mas se ainda não te convenci, aqui ficam mais algumas notas:

Curva de aprendizagem baixa

Utilizar o Trello é muito simples.

Desde o primeiro dia você vai criar seus cartões, listas e quadros.

E adapta-se mesmo a qualquer projeto. É muito flexível.

Além disso, nas primeiras etapas, se você errar, é muito fácil corrigir, então dá para fazer e desfazer sem medo.

Como eu disse, você praticamente não terá de treinar as pessoas, porque é intuitivo.

O que você terá de fazer é estruturar sua organização e pensar nas listas e nos protocolos.

Confortável de usar

Relacionado ao ponto anterior, você verá que ele se integra bem ao dia a dia.

Não representa uma carga extra de trabalho ao executar as nossas tarefas (é um aumento ligeiro).

Criar os cartões também nos ajuda a pensar bem em cada tarefa: ver o que temos, o que falta, como a atribuímos…

Grande comunidade

Isso significa que as pessoas usam.

E que há programadores a trabalhar nele e a ampliar funcionalidades, o que o torna cada dia mais versátil.

Vimos isso com os Power-ups e com as extensões, mas também se nota na quantidade de documentação existente, que te vai ajudar a resolver qualquer problema, por mais específico que seja.

Fica tudo documentado

E isso é importante.

É um repositório ao qual voltar quando não nos lembramos de alguma coisa.

Não é um gerenciador de documentação, mas para muitas organizações isso basta.

Ficam registados conteúdos, designs, comentários, datas…

Melhora nosso planejamento

Ter uma visão geral de tudo o que temos em andamento e das pessoas disponíveis nos torna mais conscientes da realidade do negócio.

De todas as vantagens, diria que esta é a principal.

É grátis

Esta também é uma boa vantagem, hehe.

Bom, mais do que ser grátis, digamos que tem um plano gratuito.

Grande.

Suficiente para empresas e projetos de média dimensão em muitos casos.

E, se ficar pequeno para você, sempre pode mudar de plano.

Preços do Trello

Falando em planos, aqui estão os planos atuais que, como você pode ver, não são nada de extraordinário:

O mais importante incluído no plano gratuito é:

• Até 10 quadros por Espaço de trabalho.
• Cartões ilimitados.
• Power-Ups ilimitados por quadro.
• Armazenamento ilimitado (10 MB de tamanho máximo por arquivo).
• 250 automações por Espaço de trabalho por mês.
• Registros de atividade ilimitados.
• Datas de vencimento e pessoas atribuídas.
• Multidispositivo.

E, a partir daí, cada plano vai adicionando as respectivas melhorias. Você pode ver todos aqui:

https://trello.com/pricing

Alternativas ao Trello

Para mim há sobretudo duas. As que mencionei no início.

Notion

Para organização pessoal ou de equipes pequenas (uma ou duas pessoas).

Na verdade, é o que eu uso no dia a dia para as minhas coisas.

Chamar-lhe bloco de notas supervitaminado é pouco.

É muito útil quando você não precisa criar cartões, porque criar ou excluir uma anotação e um lembrete leva menos tempo do que criar o cartão e / ou movê-lo.

Tudo é mais fluido, sem perder muita potência, mas não recomendo para equipes com mais de duas pessoas.

Você pode baixá-lo aqui:

https://www.notion.so/

Jira

Na realidade, para mim é uma versão mais potente do Trello e mais orientada para desenvolvimento de software.

Assim como com o Trello posso organizar qualquer evento, com o Jira não o vejo dessa forma.

Também não para um departamento de marketing.

Agora, para integrar marketing, produto digital, UX e IT, acho-o fantástico.

Se for o seu caso, dê uma olhada. É pago, isso sim.

O download, aqui:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Conclusões

Espero que esta revisão rápida do Trello ajude você a entrar na ferramenta ou, pelo menos, tenha dado ideias para organizar melhor seus projetos ou equipe.

Além disso, se você quiser continuar avançando com a ferramenta, neste artigo explico como utilizar a metodologia Kanban com Trello.

E, se você sabe que deveria usá-lo, mas precisa de ajuda para implementá-lo no seu negócio, vamos conversar.