Tutorial Trello

Cuando gestionas proyectos digitales, ya sea desde el lado de tecnología, ya sea desde el lado de marketing hay ciertas herramientas que te facilitan la tarea.

Trello es una de ellas. Y, en mi opinión, una de las más adecuadas para equipos de entre 3 y 5 personas.

¿Eso significa que no se puede usar a modo individual o con dos personas?

No, sí se puede, lo que pasa que considero que hay mejores opciones para ello. Más ágiles (Notion, por ejemplo).

De igual forma, también hay opciones más cómodas (al menos para mí) para equipos más grandes (Como Jira, también de Atlassian).

Pero, ¿qué es Trello?

Qué es Trello

Definición de la propia empresa:

“Trello es la manera gratuita, flexible y visual de organizarlo todo con cualquiera.”

Vamos a aclararlo por partes:

• Gratuita: el plan gratuito es más que suficiente en muchas ocasiones y es en el que se va a centrar el módulo, aunque la herramienta tiene varios planes de pago que se detallarán en el punto correspondiente.
• Flexible: se puede aplicar en todo tipo de proyectos tanto personales como profesionales y a todo tipo de organizaciones (individuales o grupales, con los matices señalados antes).
• Visual: se trata de herramienta que se basa en tableros, listas y tarjetas. Aquí reside gran parte de su potencia, ya que la información queda muy clara con un simple vistazo.
• Organización: el punto clave. Sirve para ayudar a organizar lo que se necesite.
• Con cualquiera: permite invitar al tablero a todas las personas que se necesite

Ésta es la visión general de la herramienta:

Y ésta, la de un tablero de un proyecto:

Para qué sirve

Para facilitar la gestión y organización de todo tipo de proyectos, equipos y flujos de trabajo.

Repito: todo tipo de proyectos.

No solo proyectos profesionales y / o digitales.

Por ejemplo:

Bodas

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Vacaciones

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Búsqueda de empleo

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

Y, por supuesto, también para proyectos profesionales como éstos:

Calendario editorial

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Gestión de proyectos con metodología agile

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Como ves, lo de “para todo tipo de proyectos” es muy cierto.

¿Crees que te puede encajar en tu flujo de trabajo? Pues es momento de probarlo, que tiene plan gratuito.

Descargar Trello

Bien, pues si quieres trastear un poco con la herramienta para seguir este tutorial, lo primero es descargarla de cualquiera de de estos sitios.

Trello para Windows

La puedes descargar desde la Microsoft Store, en concreto desde aquí:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello para Mac

De la misma manera, te la puedes descargar de la App Store para tu Mac:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

App Trello para Android

Lo tienes para Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

App Trello para iOS

Y también para iPhone:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Por último, si no tienes claro que lo vayas a utilizar, mi recomendación es que empieces entrando en la web, sin necesidad de descargar nada.

Ya tendrás tiempo más adelante de descargar la versión que necesites, si es que finalmente te ha convencido la herramienta.

Para acceder a la web y crearte tu cuenta no tienes más que entrar aquí:

https://trello.com/

Cómo se utiliza Trello

Gran parte del éxito de Trello es su sencillez y facilidad de manejo. La verdad que, una vez entiendes un par de conceptos, se trabaja de forma muy intuitiva.

Conceptos previos

Aclaremos antes de nada estos conceptos.

Tableros

Los distintos tableros que usará la persona o el equipo.

Podemos trabajar con un solo tablero para proyectos personales o pequeños o repartir las listas y tareas en varios.

Cada cuadro azul es un tablero:

Como ves, en Yo pongo el hielo tenemos varios tableros:

• Sprint actual: para las tareas que toca llevar a cabo en este sprint. Un sprint, por si no lo has escuchado nunca, es un ciclo de desarrollo de producto digital, que suele ser de entre una y tres semanas, tras las cuáles se hará una subida a producción con los cambios llevados a cabo.
• Tareas periódicas: nombre bastante descriptivo. Tareas de reporting, conciliación bancaria, abono de nóminas, etc. que se realizan cada día, semana o mes. Aquí están incluidas junto con su documentación, de forma que si alguien nuevo tiene que asumir alguna, sepa por dónde empezar.
• Ideas y tareas futuras: las buenas ideas no se pierden, se apuntan. Y este es el tablero para ello. Además, añadimos lo que se atisba por el horizonte como “Apagado de Universal Analytics e implementación de GA4” o “Cambio en la normativa de IVA y entrada de la ventanilla única”. Cosas que no son urgentes ahora, pero que habrá que hacer sí o sí en el futuro.
• Bugs / Incidencias: tampoco nos hemos comido mucho la cabeza con este nombre. Cosas que detectamos en la web y que hay que corregir y solucionar. A veces de forma inmediata, otras añadiéndolas a sprints futuros.

Éste es nuestro esquema de tableros. El tuyo podrá ser parecido o no, ya que dependerá de cada proyecto. Los tableros se adaptan a cada negocio y no al revés.

Listados

Bueno, pues si entramos en un tablero, lo que veremos son distintos listados.

Éste sería nuestro tablero de Sprint actual:

Como puedes ver, el tablero está dividido en cuatro listas de tarjetas / tareas:

• Ready: tareas listas para ejecutar en el sprint, pero que no se han comenzado.
• Doing: tareas empezadas.
• Done: tareas acabadas pero no validadas.
• Validated: tareas acabadas y validadas. Listas para subirse a producción cuando toque.

De nuevo, esta es la distribución en nuestro proyecto. En el tuyo podrás añadirle columnas como Approved si necesitas la aprobación de algún departamento o QA Pre si hay que testear en un entorno de preproducción.

Como antes, los listados se adaptan al negocio.

Tarjetas

Son el núcleo de Trello, los elementos más pequeños.

Pueden ser tareas (lo habitual para gestionar proyectos), recetas, empleos, contenidos (imágenes, textos para redes o el blog)… Lo que necesitemos que sean.

Cada tarjeta puede contar con los siguientes elementos:

• Título: imprescindible para que aparezca en el listado
• Descripción: recomendable, es la explicación en detalle de la tarjeta.
• Documentos adjuntos: imágenes, gráficos, etc que ayuden a la comprensión de la tarjeta.
• Etiquetas: son transversales a los listados y sirven para agrupar tarjetas por un criterio distinto, por ejemplo, la naturaleza o el tipo de tarea.
• Portada: un color o imagen que sirva para identificar rápidamente la tarjeta en el tablero.
• Asignar miembros: la persona o personas que están involucradas en dicha tarjeta.
• Fechas de vencimiento de la tarjeta.
• Checklist: listados dentro de una misma tarea. No son imprescindibles, pero pueden ayudar.
• Actividad: historial de cambios de la tarjeta.
• Comentarios a la tarjeta.

No es necesario que una tarjeta cuente con todos ellos, sino sólo con los que necesite.

Personas / Miembros

Pues eso, los involucrados en el tablero.

Como mínimo será el creador del tablero, pero puede haber más personas involucradas en un tablero.

Espacios de trabajo

Es el nivel de jerarquía superior. Puede ser equivalente a proyectos o a grupos de trabajo.

Un espacio de trabajo podrá contener hasta diez tableros en el plan gratuito.

Al crearlo, podremos elegir que sea privado o público en función de quien queramos que pueda ver sus tableros.

Además, podremos invitar a diferentes miembros:

Bueno pues una vez explicado esto, es momento de que te crees tu cuenta y entres en la herramienta.

La interfaz de Trello

Bien, pues ahora que tienes claros los conceptos principales, toca meterle mano a la herramienta. Veamos las opciones.

Menú superior

Desde aquí podremos llevar a cabo una serie de acciones.

Desde la parte de la izquierda de la fila superior podremos:

• Acceder a nuestra página principal -con todos los espacios de trabajo y accesos directo a los últimos tableros-, clicando en el logo.
• Desde los distintos desplegables de la izquierda podremos:
  • Acceder a los distintos espacios de trabajo.
  • Acceder a los tableros a los que hemos entrado recientemente.
  • O a los que tenemos marcados como favoritos.
  • Aplicar un plantilla.

En la parte de la derecha de la misma fila superior nos encontramos con:

• El buscador: útil para buscar por el nombre de la tarjeta.
• Las notificaciones.
• Los distintos modos (modo claro, oscuro, original…)
• Clicando sobre nuestro icono abriremos las opciones y preferencias de nuestra cuenta.

En la fila inmediatamente inferior se corresponde con la del tablero.

Aquí podremos:

• Editar el nombre del tablero.
• Marcarlo como favorito.
• Añadir un Power-Up (funcionalidad avanzada).
• Automatizar: por ejemplo, crear un informe por email que me resuma las tarjetas que venzan en los próximos 7 días.
• Ver la actividad de los miembros del equipo.
• Compartir el tablero.
• Desde el icono de los tres puntitos se añaden opciones más específicas como:
  • Añadir una descripción al tablero.
  • Cambiar el diseño.
  • Ver la actividad del tablero.
  • Copiar el tablero.
  • Cerrarlo.
  • Hacer seguimiento.
  • Imprimirlo

Menú lateral

Las opciones que tenemos aquí son las siguientes:

• Acceso directo a la sección de Tableros, que muestra a los que tienes acceso.
• Ver los miembros del Espacio de trabajo o añadir alguno más.
• Cambiar la visibilidad del espacio de trabajo o vincularlo con Slack, otra herramienta de productividad de Atlassian (la misma compañía dueña de Trello).
• Vistas del Espacio de trabajo amplía nuestras opciones de visualización, pero no está disponible en los planes gratuitos.
• Por último, podremos marcar algunos de nuestros tableros como favoritos o crear uno nuevo.

Sección Tableros

Es la vista general de tu Trello. Aquí puedes:

• Ver todos los tableros que has creado, al igual que los equipos.
• Añadir, compartir o configurar tableros.
• No puedes eliminar tableros directamente. Para eliminarlo primero hay que cerrarlo.
• Marcar tableros como favoritos
• Configurar el espacio de trabajo pulsando sobre el icono (arriba izquierda).

Listas

Como te decía, las listas no son mas que agrupaciones de tarjetas, que componen los distintos tableros.

Cada lista cuenta con su título y con las tarjetas, que idealmente deberían estar ordenadas (por prioridad, fecha, miembro responsable…)

Pulsando el icono de los tres puntitos, en cada lista podré:

• Añadir una tarjeta.
• Copiar la lista.
• Mover la lista a otro tablero.
• Dar seguimiento a la lista (si quiero supervisarla nada más).
• Crear alguna automatización.
• Archivar la lista si ya no voy a crear o modificar sus tarjetas en el futuro.

Tarjetas

Así se ven en los listados: portada, titulo, siguiendo, número de comentarios, si tiene adjuntos, si tiene checklist y miembros asignados:

Cuando clico en ella y la abro, ya veo su interior y puedo editarla:

Cada tarjeta tiene una serie de componentes:

• Título.
• Miembros.
• Fecha de vencimiento.
• Descripción: permite formato Markdown (extendido en redacción en Internet) y emojis.
• Adjuntos: el que elijamos será la “portada” de la tarjeta y se verá en los listados.
• Comentarios.
• Etiquetas.
• Checklist.
• Actividad.
• Power-ups.
• Campos personalizados.

Aparte de los componentes de cada tarjeta, podré realizar una serie de acciones sobre cada una:

• Moverla: cambiarla de tablero.
• Duplicarla: útil para tareas similares, para ahorrar tiempo.
• Seguirla: ser notificado de los cambios sobre ella.
• Archivarla: si no la necesito más, desaparece de los listados. Como los tableros, es el paso previo a eliminarla totalmente.

Funcionamiento de Trello

Teniendo claros los conceptos y la interfaz, el sistema empleado para la utilización de esta herramienta es muy sencillo:

1. Nos creamos la cuenta.
2. Creamos el Espacio de trabajo.
3. Creamos uno o varios tableros, según necesitemos.
4. En cada tablero definimos las listas necesarias.
5. En cada lista vamos creando las tarjetas que necesitemos y les añadimos lo que nos interese (Título, descripción, imágenes…)
6. En función del tipo de proyecto, iremos moviendo las tarjetas entre las diferentes listas si es necesario. Ahora te lo aclaro con un ejemplo.
7. Opcionalmente, añadimos a los miembros necesarios a cada tablero.

Ejemplo de uso

Te aclaro el sistema con nuestro ejemplo:

1. Cada miembro tenemos nuestra cuenta creada de la herramienta.
2. Tenemos un espacio de trabajo “YPEH”.
3. Dentro, los cuatro tableros explicados antes.
4. En cada tablero tenemos nuestras listas. En el de Sprint actual creamos las cuatro listas en función del estado de una tarea que te he mencionado antes.
5. Dentro de cada lista, vamos añadiendo las distintas tareas. Todas llevan título, descripción y la tiene asignada al menos un miembro. Además, algunas llevan checklist y /o imágenes.
6. Cuando el miembro que tiene asignada una tarea la empieza, coge la tarjeta correspondiente y la mueve de la lista Ready a la Doing. Igualmente, cuando la acaba la mueve a Done. La persona encargada de validarla (puede o no ser la misma que la desarrolla) la moverá de Done a Validated una vez que compruebe que todo es correcto.

Espero que con el ejemplo te quede más claro cuál es el flujo de uso habitual en la herramienta para la gestión de proyectos.

De hecho, en un futuro articulo te explicaré cómo la utilizo junto al método agile Kanban.

Trello avanzado

Hasta ahora hemos visto lo básico.

Hemos rascado la superficie de la herramienta, que ya es mucho a la hora de mejorar la organización del equipo y proyectos.

Si no has utilizado una metodología agile nunca lo entenderás al leer el artículo correspondiente.

Pero es que, además de todo esto, que como digo es el uso estándar de la herramienta, para los heavy-user hay más funcionalidades.

Por ejemplo, podrás usar el lenguaje de etiquetado Markdown para dar formato a tus descripciones de tarjeta.

O usar atajos de teclado.

Además, tienes los power-ups (potenciadores).

Power-ups de Trello

Entra en esta página:

https://trello.com/power-ups

Verás una serie de add-ons con los que aumentar tu productividad en Trello:

Desde ahí, podrás añadir el potenciador que te interese a cualquier tablero.

Cada uno te otorga ciertas funcionalidades y varias son extremadamente útiles.

Por ejemplo, Dashboards by Screenful te permite añadir gráficos de seguimiento de los sprints.

O este calendario, que es como Google Calendar vitaminado.

También tienes integraciones para un sinfín de herramientas:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Pero espera que todavía hay más.

Extensiones del navegador

Pues eso, que tienes extensiones que te facilitan tu día a día.

Como Planyway, que te añade calendario y línea de tiempo a tu tablero:

O Elegantt, que te añade un diagrama de gant a tu tablero:

Aquí tienes un listado completo.

Ni mucho menos son necesarias todas, pero sí que es cierto que hay bastantes que son de utilidad (y eso que han eliminado la ofician de Gmail, que te permitía adjuntar correos a una tarjeta y, al menos para mí, era extremadamente útil).

Ventajas de usar Trello

Después de todo esto, espero que consideres el uso de esta herramienta.

Pero si todavía no te he convencido, aquí te dejo un par de apuntes más:

Curva de aprendizaje baja

Utilizar Trello es muy sencillo.

Desde el día uno estarás creando tus tarjetas, listas y tableros.

Y se adapta a cualquier proyecto, realmente. Es muy flexible.

Además, en los primeros compases, si te equivocas, es muy fácil de corregir, por lo que puedes hacer y deshacer sin miedo.

Como te digo, apenas tendrás que formar a la gente, ya que es intuitivo.

Lo que sí que tendrás que hacer es dar forma a tu organización y pensar listas y protocolos.

Cómodo de usar

Relacionado con lo anterior, verás que se integra bien en el día a día.

No supone una carga extra de trabajo a la hora de ejecutar nuestras tareas (es un incremento ligero).

Crear las tarjetas nos ayuda a pensar bien cada tarea además: ver qué tenemos, qué nos falta, cómo lo asignamos…

Gran comunidad

Esto significa que la gente lo usa.

Y que hay desarrolladores trabajando en él y ampliando funcionalidades, lo que lo hace cada día más versátil.

Lo hemos visto con los Power-ups y con las extensiones, pero también se puede observar con la cantidad de documentación al respecto, que te ayudará a solventar un problema que tengas por muy específico que sea.

Todo queda documentado

Y esto es importante.

Es un repositorio al que volver cuando no nos acordamos de algo.

No es un gestor de documentación, pero es que a muchas organizaciones con esto les basta.

Quedan recogidos contenidos, diseños, comentarios, fechas…

Mejora nuestra planificación

Tener una visión general de todo lo que tenemos en marcha y las personas disponibles nos hace ser más conscientes de la realidad del negocio.

De todas las ventajas, yo diría que ésta es la principal.

Es gratis

Ésta es también una buena ventaja, jeje.

Bueno, más que ser gratis, digamos que tiene un plan gratis.

Grande.

Suficiente para empresas y proyectos medianos en muchos casos.

Y si se te queda pequeño, siempre puedes cambiar de plan.

Precios de Trello

Hablando de planes, aquí tienes los planes actuales, que, como ves, no son nada del otro jueves:

Lo más importante que te incluye el plan gratuito es:

• Hasta 10 tableros por Espacio de trabajo.
• Tarjetas ilimitadas.
• Power-Ups ilimitados por tablero.
• Almacenamiento ilimitado (10 MB de tamaño máximo por archivo).
• 250 automatizaciones por Espacio de trabajo al mes.
• Registros de actividad ilimitados.
• Fechas de vencimiento y personas asignadas.
• Multidispositivo.

Y de ahí en adelante en cada plan se van añadiendo las pertinentes mejoras. Puedes ver todos aquí:

https://trello.com/pricing

Alternativas a Trello

Para mí hay dos principalmente. Las que te he mencionado al principio.

Notion

Para organización personal o de equipos pequeños (una o dos personas).

De hecho es el que yo utilizo en mi día a día para mis cosas.

Llamarlo bloc de notas ultravitaminado es quedarse corto.

Es muy válido cuando no necesitas crear tarjetas porque con crear o eliminar una anotación y recordatorio tardas menos que en crear la tarjeta y / o moverla.

Todo es más fluido, sin perder demasiada potencia, pero no lo recomiendo para equipos de más de dos.

Puedes descargarlo aquí:

https://www.notion.so/

Jira

En realidad, para mí es una versión de Trello más potente y más enfocada al desarrollo de software.

Así como con Trello puedo organizar un evento cualquiera, con Jira no lo veo.

Tampoco para un departamento de marketing.

Ahora, a la hora de integrar marketing, producto digital, UX y IT, creo que es fantástico.

Si es tu caso, échale un ojo. Es de pago, eso sí.

La descarga, aquí:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Conclusiones

Espero que este repaso somero que hemos hecho de Trello te sirva para adentrarte en la herramienta, o por lo menos te haya dado ideas para una mejor organización de tus proyectos o equipo.

Además, si quieres seguir avanzando con la herramienta en este artículo explico cómo utilizar la metodología Kanban con Trello.

Y si sabes que deberías usarlo, pero necesitas ayuda con la implementación en tu negocio, hablamos.

Publicaciones relacionadas:

Kanban con Trello Adobe Firefly: tutorial Agile Marketing: cómo comenzar a aplicar la metodología Las mejores herramientas gratuitas para marketing online y gestión de proyectos digitales