Tutoriel Trello

Quand on gère des projets numériques, côté technologie comme marketing, certains outils facilitent le travail.

Trello en fait partie. Et, à mon avis, l'un des plus adaptés aux équipes de 3 à 5 personnes.

Est-ce que cela veut dire qu'on ne peut pas l'utiliser seul ou à deux ?

Non, bien sûr que si. Je pense simplement qu'il existe de meilleures options pour cela. Plus agiles (Notion, par exemple).

De la même manière, il existe aussi des options plus pratiques (du moins pour moi) pour les équipes plus grandes (comme Jira, également d' Atlassian).).

Mais au fait, qu'est-ce que Trello ?

Qu'est-ce que Trello

Définition de l'entreprise elle-même :

« Trello est la façon gratuite, flexible et visuelle de tout organiser avec n'importe qui. »

Clarifions cela point par point :

• Gratuit : le forfait gratuit suffit largement dans de nombreux cas et c'est celui sur lequel se concentrera ce module, même si l'outil propose plusieurs forfaits payants qui seront détaillés dans la section correspondante.
• Flexible : il peut s'appliquer à tous types de projets, personnels comme professionnels, et à tous types d'organisations (individuelles ou collectives, avec les nuances évoquées plus haut).
• Visuel : c'est un outil basé sur des tableaux, des listes et des cartes. Une grande partie de sa puissance vient de là, car les informations sont très claires d'un simple coup d'œil.
• Organisation : le point clé. Il sert à organiser tout ce dont on a besoin.
• Avec n'importe qui : il permet d'inviter au tableau toutes les personnes nécessaires

Voici la vue d'ensemble de l'outil :

Et voici celle d'un tableau de projet :

À quoi ça sert

À faciliter la gestion et l'organisation de toutes sortes de projets, équipes et flux de travail.

Je répète : toutes sortes de projets.

Pas seulement des projets professionnels et / ou numériques.

Par exemple :

Mariages

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Vacances

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Recherche d'emploi

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

Et, bien sûr, aussi pour des projets professionnels comme ceux-ci :

Calendrier éditorial

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Gestion de projet avec une méthodologie agile

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Comme tu le vois, le « pour tous types de projets » est tout à fait vrai.

Tu penses que cela peut s'intégrer à ton flux de travail ? Alors il est temps de l'essayer, puisqu'il existe un forfait gratuit.

Télécharger Trello

Bon, si tu veux manipuler un peu l'outil pour suivre ce tutoriel, la première chose à faire est de le télécharger depuis l'un de ces endroits.

Trello pour Windows

Tu peux le télécharger depuis le Microsoft Store, précisément ici :

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello pour Mac

De la même manière, tu peux le télécharger depuis l'App Store pour ton Mac :

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

Application Trello pour Android

Il est disponible pour Android :

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

Application Trello pour iOS

Et aussi pour iPhone :

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Enfin, si tu n'es pas certain de l'utiliser, je te recommande de commencer par la version web, sans rien télécharger.

Tu auras le temps plus tard de télécharger la version dont tu as besoin, si l'outil finit par te convaincre.

Pour accéder au site et créer ton compte, il te suffit d'aller ici :

https://trello.com/

Comment utiliser Trello

Une grande partie du succès de Trello vient de sa simplicité et de sa facilité d'utilisation. Une fois deux ou trois concepts compris, son utilisation devient très intuitive.

Concepts préalables

Commençons par clarifier ces concepts.

Tableaux

Les différents tableaux qu'utilisera la personne ou l'équipe.

On peut travailler avec un seul tableau pour des projets personnels ou modestes, ou répartir les listes et les tâches sur plusieurs.

Chaque bloc bleu est un tableau :

Comme tu le vois, chez Yo pongo el hielo nous avons plusieurs tableaux :

• Sprint actuel : pour les tâches à réaliser pendant ce sprint. Un sprint, si tu n'as jamais entendu le terme, est un cycle de développement d'un produit numérique qui dure généralement entre une et trois semaines, après quoi les changements réalisés sont mis en production.
• Tâches périodiques : nom assez explicite. Tâches de reporting, rapprochement bancaire, paiement des salaires, etc., réalisées chaque jour, semaine ou mois. Elles sont regroupées ici avec leur documentation afin que, si une nouvelle personne doit en reprendre une, elle sache par où commencer.
• Idées et tâches futures : les bonnes idées ne se perdent pas, elles se notent. Et ce tableau sert à ça. On y ajoute aussi ce qui se profile à l'horizon, comme « Arrêt d'Universal Analytics et implémentation de GA4 » ou « Changement de la réglementation TVA et arrivée du guichet unique ». Des choses qui ne sont pas urgentes aujourd'hui, mais qu'il faudra faire tôt ou tard.
• Bugs / Incidents : là non plus, on ne s'est pas cassé la tête pour le nom. Ce sont les choses que nous détectons sur le site et qu'il faut corriger ou résoudre. Parfois immédiatement, parfois en les ajoutant à de futurs sprints.

Voici notre organisation des tableaux. La tienne pourra être semblable ou non, car cela dépend de chaque projet. Les tableaux s'adaptent à chaque activité et pas l'inverse.

Listes

Bon, quand on entre dans un tableau, on voit différentes listes.

Voici notre tableau Sprint actuel :

Comme tu peux le voir, le tableau est divisé en quatre listes de cartes / tâches :

• Ready : tâches prêtes à être exécutées pendant le sprint, mais pas encore commencées.
• Doing : tâches commencées.
• Done : tâches terminées mais non validées.
• Validated : tâches terminées et validées. Prêtes à être mises en production au moment voulu.

Encore une fois, c'est l'organisation de notre projet. Dans le tien, tu pourras ajouter des colonnes comme Approved si tu as besoin de l'approbation d'un service ou QA Pre s'il faut tester dans un environnement de préproduction.

Comme précédemment, les listes s'adaptent à l'activité.

Cartes

Ce sont le cœur de Trello, les éléments les plus petits.

Elles peuvent représenter des tâches (le plus courant pour gérer des projets), des recettes, des emplois, des contenus (images, textes pour les réseaux ou le blog)… Tout ce dont nous avons besoin.

Chaque carte peut contenir les éléments suivants :

• Titre : indispensable pour qu'elle apparaisse dans la liste
• Description : recommandée, c'est l'explication détaillée de la carte.
• Pièces jointes : images, graphiques, etc. qui aident à comprendre la carte.
• Étiquettes : elles sont transversales aux listes et permettent de regrouper les cartes selon un autre critère, par exemple la nature ou le type de tâche.
• Couverture : une couleur ou une image permettant d'identifier rapidement la carte sur le tableau.
• Assigner des membres : la ou les personnes impliquées dans cette carte.
• Dates d'échéance de la carte.
• Checklist : listes à l'intérieur d'une même tâche. Elles ne sont pas indispensables, mais peuvent aider.
• Activité : historique des modifications de la carte.
• Commentaires sur la carte.

Une carte n'a pas besoin de comporter tous ces éléments, seulement ceux dont elle a besoin.

Personnes / Membres

Voilà : les personnes impliquées dans le tableau.

Au minimum, il y aura le créateur du tableau, mais d'autres personnes peuvent également participer à un tableau.

Espaces de travail

C'est le niveau hiérarchique supérieur. Il peut correspondre à des projets ou à des groupes de travail.

Un espace de travail peut contenir jusqu'à dix tableaux avec le forfait gratuit.

Lors de sa création, nous pouvons choisir qu'il soit privé ou public selon les personnes auxquelles nous voulons donner accès à ses tableaux.

En outre, nous pouvons inviter différents membres :

Bon, maintenant que tout cela est expliqué, il est temps de créer ton compte et d'entrer dans l'outil.

L'interface de Trello

Bon, maintenant que les principaux concepts sont clairs, il est temps de mettre les mains dans l'outil. Voyons les options.

Menu supérieur

Depuis ici, nous pouvons effectuer plusieurs actions.

Depuis la partie gauche de la rangée supérieure nous pouvons :

• Accéder à notre page d'accueil -avec tous les espaces de travail et des accès directs aux derniers tableaux-, en cliquant sur le logo.
• Depuis les différents menus déroulants de gauche, nous pouvons :
• Accéder aux différents espaces de travail.
• Accéder aux tableaux consultés récemment.
• Ou à ceux que nous avons marqués comme favoris.
• Appliquer un modèle.

Dans la partie droite de cette même rangée supérieure nous trouvons :

• Le moteur de recherche : utile pour rechercher par nom de carte.
• Les notifications.
• Les différents modes (mode clair, sombre, original…)
• En cliquant sur notre icône, nous ouvrons les options et préférences de notre compte.

La rangée immédiatement en dessous correspond à celle du tableau.

Ici, nous pouvons :

• Modifier le nom du tableau.
• Le marquer comme favori.
• Ajouter un Power-Up (fonctionnalité avancée).
• Automatiser : par exemple, créer un rapport par e-mail qui résume les cartes arrivant à échéance dans les 7 prochains jours.
• Voir l'activité des membres de l'équipe.
• Partager le tableau.
• L'icône aux trois petits points ajoute des options plus spécifiques comme :
• Ajouter une description au tableau.
• Changer le design.
• Voir l'activité du tableau.
• Copier le tableau.
• Le fermer.
• Le suivre.
• L'imprimer

Menu latéral

Les options disponibles ici sont les suivantes :

• Accès direct à la section Tableaux, qui affiche ceux auxquels tu as accès.
• Voir les membres de l'Espace de travail ou en ajouter d'autres.
• Changer la visibilité de l'espace de travail ou le relier à Slack, un autre outil de productivité d' Atlassian (la même entreprise propriétaire de Trello).
• Les Vues de l'Espace de travail élargissent nos options de visualisation, mais ne sont pas disponibles avec les forfaits gratuits.
• Enfin, nous pouvons marquer certains de nos tableaux comme favoris ou en créer un nouveau.

Section Tableaux

C'est la vue générale de ton Trello. Ici, tu peux :

• Voir tous les tableaux que tu as créés, ainsi que les équipes.
• Ajouter, partager ou configurer des tableaux.
• Tu ne peux pas supprimer directement des tableaux. Pour en supprimer un, il faut d'abord le fermer.
• Marquer des tableaux comme favoris
• Configurer l'espace de travail en cliquant sur l' icône (en haut à gauche).

Listes

Comme je te le disais, les listes ne sont rien d'autre que des groupes de cartes, qui composent les différents tableaux.

Chaque liste possède son titre et ses cartes, qui devraient idéalement être ordonnées (par priorité, date, membre responsable…)

En cliquant sur l'icône aux trois petits points de chaque liste, je peux :

• Ajouter une carte.
• Copier la liste.
• Déplacer la liste vers un autre tableau.
• Suivre la liste (si je veux seulement la surveiller).
• Créer une automatisation.
• Archiver la liste si je ne vais plus créer ou modifier ses cartes à l'avenir.

Cartes

Voici comment elles apparaissent dans les listes : couverture, titre, suivi, nombre de commentaires, présence de pièces jointes, de checklist et membres assignés :

Quand je clique dessus et que je l'ouvre, je vois son contenu et je peux la modifier :

Chaque carte comporte une série de composants :

• Titre.
• Membres.
• Date d'échéance.
• Description : permet le format Markdown (très répandu pour rédiger sur Internet) et les emojis.
• Pièces jointes : celle que nous choisissons sera la « couverture » de la carte et apparaîtra dans les listes.
• Commentaires.
• Étiquettes.
• Checklist.
• Activité.
• Power-ups.
• Champs personnalisés.

En plus des composants de chaque carte, je peux effectuer plusieurs actions sur chacune :

• La déplacer : la changer de tableau.
• La dupliquer : utile pour des tâches similaires, afin de gagner du temps.
• La suivre : être averti des modifications qui la concernent.
• L'archiver : si je n'en ai plus besoin, elle disparaît des listes. Comme pour les tableaux, c'est l'étape préalable à sa suppression définitive.

Fonctionnement de Trello

Une fois les concepts et l'interface bien compris, le système utilisé pour travailler avec cet outil est très simple :

1. Nous créons notre compte.
2. Nous créons l'Espace de travail.
3. Nous créons un ou plusieurs tableaux selon nos besoins.
4. Dans chaque tableau, nous définissons les listes nécessaires.
5. Dans chaque liste, nous créons les cartes dont nous avons besoin et leur ajoutons ce qui nous intéresse (Titre, description, images…)
6. Selon le type de projet, nous déplaçons les cartes entre les différentes listes si nécessaire. Je vais te l'expliquer avec un exemple.
7. Facultativement, nous ajoutons les membres nécessaires à chaque tableau.

Exemple d'utilisation

Je t'explique le système avec notre exemple :

1. Chaque membre a son propre compte sur l'outil.
2. Nous avons un espace de travail « YPEH ».
3. À l'intérieur, les quatre tableaux expliqués auparavant.
4. Dans chaque tableau, nous avons nos listes. Dans celui du Sprint actuel, nous créons les quatre listes selon l'état d'une tâche que je t'ai indiqué auparavant.
5. Dans chaque liste, nous ajoutons les différentes tâches. Elles ont toutes un titre, une description et sont assignées à au moins un membre. Certaines comportent également une checklist et / ou des images.
6. Quand le membre auquel une tâche est assignée la commence, il prend la carte correspondante et la déplace de la liste Ready vers Doing. De même, lorsqu'il la termine, il la déplace vers Done. La personne chargée de la valider (qui peut être ou non la même que celle qui l'a développée) la déplacera de Done vers Validated après avoir vérifié que tout est correct.

J'espère qu'avec cet exemple le flux d'utilisation habituel de l'outil est plus clair pour la gestion de projet.

D'ailleurs, dans un prochain article, je t'expliquerai comment je l'utilise avec la méthode agile Kanban.

Trello avancé

Jusqu'ici, nous avons vu les bases.

Nous n'avons fait qu'effleurer la surface de l'outil, ce qui représente déjà beaucoup lorsqu'il s'agit d' améliorer l'organisation de l'équipe et des projets.

Si tu n'as jamais utilisé de méthodologie agile, tu comprendras en lisant l'article correspondant.

Mais en plus de tout cela, qui est, comme je le dis, l'utilisation standard de l'outil, pour les heavy-user il existe davantage de fonctionnalités.

Par exemple, tu peux utiliser le langage de balisage Markdown pour mettre en forme les descriptions de tes cartes.

Ou utiliser des raccourcis clavier.

En plus, tu disposes des power-ups (améliorations).

Power-ups de Trello

Va sur cette page :

https://trello.com/power-ups

Tu verras une série d' add-ons pour augmenter ta productivité dans Trello :

Depuis là, tu peux ajouter l'amélioration qui t'intéresse à n'importe quel tableau.

Chacune apporte certaines fonctionnalités et plusieurs sont extrêmement utiles.

Par exemple, Dashboards by Screenful permet d'ajouter des graphiques de suivi des sprints.

Ou ce calendrier, qui ressemble à un Google Calendar survitaminé.

Tu as aussi des intégrations avec une infinité d'outils :

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Mais attends, ce n'est pas fini.

Extensions de navigateur

Eh oui, tu as des extensions qui te facilitent le quotidien.

Comme Planyway, qui ajoute un calendrier et une chronologie à ton tableau :

Ou Elegantt, qui ajoute un diagramme de Gantt à ton tableau :

Ici, tu as une liste complète.

Elles sont loin d'être toutes nécessaires, mais il est vrai qu'un bon nombre sont utiles (et pourtant ils ont supprimé celle de Gmail, qui permettait de joindre des e-mails à une carte et qui, au moins pour moi, était extrêmement utile).

Avantages d'utiliser Trello

Après tout cela, j'espère que tu envisageras d'utiliser cet outil.

Mais si je ne t'ai toujours pas convaincu, voici encore deux ou trois remarques :

Faible courbe d'apprentissage

Utiliser Trello est très simple.

Dès le premier jour, tu créeras tes cartes, listes et tableaux.

Et il s'adapte vraiment à n'importe quel projet. Il est très flexible.

En plus, au début, si tu te trompes, c'est très facile à corriger : tu peux donc faire et défaire sans crainte.

Comme je te le dis, tu auras à peine besoin de former les gens, car c'est intuitif.

Ce qu'il faudra en revanche faire, c'est structurer ton organisation et réfléchir aux listes et aux protocoles.

Agréable à utiliser

Dans la continuité du point précédent, tu verras qu'il s'intègre bien au quotidien.

Il n'ajoute pas de charge supplémentaire de travail lors de l'exécution de nos tâches (l'augmentation est légère).

Créer les cartes nous aide aussi à bien réfléchir à chaque tâche : voir ce que nous avons, ce qui nous manque, comment nous l'assignons…

Grande communauté

Cela signifie que les gens l'utilisent.

Et que des développeurs travaillent dessus et étendent ses fonctionnalités, ce qui le rend chaque jour plus polyvalent.

Nous l'avons vu avec les Power-ups et les extensions, mais cela se voit aussi dans la quantité de documentation disponible, qui t'aidera à résoudre un problème aussi spécifique soit-il.

Tout est documenté

Et c'est important.

C'est un dépôt auquel revenir quand on ne se souvient plus de quelque chose.

Ce n'est pas un gestionnaire de documentation, mais pour beaucoup d'organisations cela suffit.

Les contenus, designs, commentaires, dates… restent consignés.

Améliore notre planification

Avoir une vue d'ensemble de tout ce qui est en cours et des personnes disponibles nous rend plus conscients de la réalité de l'entreprise.

De tous les avantages, je dirais que c'est le principal.

C'est gratuit

C'est aussi un bon avantage, hehe.

Bon, plutôt que de dire que c'est gratuit, disons qu'il existe un forfait gratuit.

Grand.

Suffisant dans de nombreux cas pour des entreprises et projets de taille moyenne.

Et s'il devient trop limité, tu peux toujours changer de forfait.

Tarifs de Trello

Puisqu'on parle de forfaits, voici les forfaits actuels qui, comme tu le vois, n'ont rien d'extraordinaire :

Le plus important dans le forfait gratuit :

• Jusqu'à 10 tableaux par Espace de travail.
• Cartes illimitées.
• Power-Ups illimités par tableau.
• Stockage illimité (10 MB maximum par fichier).
• 250 automatisations par Espace de travail et par mois.
• Journaux d'activité illimités.
• Dates d'échéance et personnes assignées.
• Multi-appareils.

Ensuite, chaque forfait ajoute les améliorations correspondantes. Tu peux tout voir ici :

https://trello.com/pricing

Alternatives à Trello

Pour moi, il y en a principalement deux. Celles que je t'ai mentionnées au début.

Notion

Pour l'organisation personnelle ou les petites équipes (une ou deux personnes).

En fait, c'est celui que j'utilise au quotidien pour mes affaires.

Le qualifier de bloc-notes survitaminé serait encore en dessous de la réalité.

C'est très pratique quand tu n'as pas besoin de créer de cartes, car créer ou supprimer une note et un rappel prend moins de temps que créer la carte et / ou la déplacer.

Tout est plus fluide, sans perdre trop de puissance, mais je ne le recommande pas pour les équipes de plus de deux personnes.

Tu peux le télécharger ici :

https://www.notion.so/

Jira

En réalité, pour moi, c'est une version plus puissante de Trello, davantage orientée vers le développement logiciel.

Alors qu'avec Trello je peux organiser n'importe quel événement, je ne vois pas Jira de cette façon.

Pas pour un service marketing non plus.

En revanche, pour intégrer marketing, produit numérique, UX et IT, je le trouve fantastique.

Si c'est ton cas, jette-y un œil. C'est payant, en revanche.

Le téléchargement, ici :

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Conclusions

J'espère que ce rapide tour d'horizon de Trello t'aidera à entrer dans l'outil, ou qu'il t'aura au moins donné des idées pour mieux organiser tes projets ou ton équipe.

En plus, si tu veux continuer à progresser avec l'outil, j'explique dans cet article comment utiliser la méthodologie Kanban avec Trello.

Et si tu sais que tu devrais l'utiliser mais que tu as besoin d'aide pour l'implémenter dans ton entreprise, parlons-en.