Tutorial Trello

Quando gestisci progetti digitali, sia dal lato tecnologico sia da quello marketing, ci sono alcuni strumenti che ti semplificano il lavoro.

Trello è uno di questi. E, secondo me, uno dei più adatti a team composti da 3 a 5 persone.

Questo significa che non si può usare da soli o in due?

No, si può. È solo che ritengo ci siano opzioni migliori per questo. Più agili (Notion, per esempio).

Allo stesso modo, ci sono anche opzioni più comode (almeno per me) per team più grandi (come Jira, anch'esso di Atlassian).).

Ma che cos'è Trello?

Che cos'è Trello

La definizione dell'azienda stessa:

“Trello è il modo gratuito, flessibile e visivo per organizzare qualsiasi cosa con chiunque.”

Vediamolo punto per punto:

• Gratuito: il piano gratuito è più che sufficiente in molti casi ed è quello su cui si concentrerà questo modulo, anche se lo strumento ha diversi piani a pagamento che verranno descritti nella sezione corrispondente.
• Flessibile: può essere applicato a ogni tipo di progetto, sia personale sia professionale, e a ogni tipo di organizzazione (individuale o di gruppo, con le precisazioni indicate prima).
• Visivo: è uno strumento basato su bacheche, liste e schede. Qui risiede gran parte della sua forza, perché le informazioni risultano molto chiare a colpo d'occhio.
• Organizzazione: il punto chiave. Serve ad aiutarti a organizzare ciò di cui hai bisogno.
• Con chiunque: permette di invitare alla bacheca tutte le persone necessarie

Questa è la panoramica generale dello strumento:

E questa è la vista di una bacheca di progetto:

A cosa serve

Per facilitare la gestione e l'organizzazione di ogni tipo di progetti, team e flussi di lavoro.

Ripeto: ogni tipo di progetto.

Non solo progetti professionali e / o digitali.

Per esempio:

Matrimoni

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Vacanze

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Ricerca di lavoro

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

E, naturalmente, anche per progetti professionali come questi:

Calendario editoriale

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Gestione dei progetti con metodologia agile

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Come vedi, l'affermazione "per ogni tipo di progetto" è proprio vera.

Pensi che possa adattarsi al tuo flusso di lavoro? Allora è il momento di provarlo, perché ha un piano gratuito.

Scaricare Trello

Bene, se vuoi smanettare un po' con lo strumento mentre segui questo tutorial, la prima cosa da fare è scaricarlo da uno di questi siti.

Trello per Windows

Puoi scaricarlo dal Microsoft Store, precisamente da qui:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello per Mac

Allo stesso modo, puoi scaricarlo dall'App Store per il tuo Mac:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

App Trello per Android

È disponibile per Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

App Trello per iOS

E anche per iPhone:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Infine, se non sei sicuro che lo userai, ti consiglio di iniziare dalla versione web, senza dover scaricare nulla.

Avrai sempre tempo più avanti per scaricare la versione che ti serve, se alla fine lo strumento ti avrà convinto.

Per accedere al sito e creare il tuo account, devi solo entrare qui:

https://trello.com/

Come si usa Trello

Gran parte del successo di Trello deriva dalla sua semplicità e facilità d'uso. Una volta compresi un paio di concetti, lavorarci diventa davvero intuitivo.

Concetti preliminari

Prima di tutto, chiariamo questi concetti.

Bacheche

Le diverse bacheche che userà la persona o il team.

Possiamo lavorare con una sola bacheca per progetti personali o piccoli, oppure distribuire liste e attività su più bacheche.

Ogni riquadro blu è una bacheca:

Come vedi, in Yo pongo el hielo abbiamo diverse bacheche:

• Sprint attuale: per le attività da svolgere in questo sprint. Uno sprint, nel caso non ne avessi mai sentito parlare, è un ciclo di sviluppo di un prodotto digitale che dura di solito tra una e tre settimane, dopo le quali le modifiche realizzate vengono messe in produzione.
• Attività ricorrenti: un nome piuttosto descrittivo. Attività di reporting, riconciliazione bancaria, pagamento degli stipendi, ecc. che si svolgono ogni giorno, settimana o mese. Qui sono incluse insieme alla loro documentazione, così se una persona nuova deve occuparsene sa da dove iniziare.
• Idee e attività future: le buone idee non si perdono, si annotano. E questa è la bacheca per farlo. Inoltre aggiungiamo ciò che si profila all'orizzonte, come "Disattivazione di Universal Analytics e implementazione di GA4" o "Modifica della normativa IVA e introduzione dello sportello unico". Cose che ora non sono urgenti, ma che prima o poi bisognerà fare per forza.
• Bug / Problemi: anche per questo nome non ci siamo scervellati troppo. Cose che rileviamo sul sito e che devono essere corrette e risolte. A volte subito, altre volte aggiungendole agli sprint futuri.

Questo è il nostro schema di bacheche. Il tuo potrebbe essere simile oppure no, perché dipende da ogni progetto. Le bacheche si adattano a ogni attività e non il contrario.

Liste

Bene, entrando in una bacheca vedremo diverse liste.

Questa sarebbe la nostra bacheca Sprint attuale:

Come puoi vedere, la bacheca è divisa in quattro liste di schede / attività:

• Ready: attività pronte per essere eseguite nello sprint, ma non ancora iniziate.
• Doing: attività già iniziate.
• Done: attività completate ma non validate.
• Validated: attività completate e validate. Pronte per essere messe in produzione quando sarà il momento.

Di nuovo, questo è il modo in cui è organizzato il nostro progetto. Nel tuo potresti aggiungere colonne come Approved se hai bisogno dell'approvazione di un reparto oppure QA Pre se sono necessari test in un ambiente di pre-produzione.

Come prima, le liste si adattano all'attività.

Schede

Sono il cuore di Trello, gli elementi più piccoli.

Possono essere attività (il caso abituale nella gestione di progetti), ricette, lavori, contenuti (immagini, copy per social o blog)… Qualunque cosa ci serva.

Ogni scheda può contenere i seguenti elementi:

• Titolo: indispensabile perché compaia nella lista
• Descrizione: consigliata; è la spiegazione dettagliata della scheda.
• Allegati: immagini, grafici, ecc. che aiutano a spiegare la scheda.
• Etichette: attraversano le liste e servono a raggruppare le schede secondo un criterio diverso, per esempio la natura o il tipo di attività.
• Copertina: un colore o un'immagine che aiuta a identificare rapidamente la scheda nella bacheca.
• Assegna membri: la persona o le persone coinvolte in quella scheda.
• Date di scadenza della scheda.
• Checklist: liste all'interno della stessa attività. Non sono indispensabili, ma possono aiutare.
• Attività: cronologia delle modifiche alla scheda.
• Commenti sulla scheda.

Una scheda non deve averli tutti, solo quelli di cui ha bisogno.

Persone / Membri

Esattamente: le persone coinvolte nella bacheca.

Come minimo ci sarà il creatore della bacheca, ma in una bacheca possono essere coinvolte più persone.

Spazi di lavoro

È il livello gerarchico più alto. Può corrispondere a progetti o gruppi di lavoro.

Uno spazio di lavoro può contenere fino a dieci bacheche nel piano gratuito.

Quando lo creiamo possiamo scegliere se renderlo privato o pubblico, a seconda di chi vogliamo possa vedere le sue bacheche.

Inoltre, possiamo invitare diversi membri:

Bene, ora che questo è stato chiarito, è il momento di creare il tuo account ed entrare nello strumento.

L'interfaccia di Trello

Bene, ora che i concetti principali sono chiari, è il momento di mettere mano allo strumento. Vediamo le opzioni.

Menu superiore

Da qui possiamo eseguire diverse azioni.

Dalla parte sinistra della riga superiore possiamo:

• Accedere alla nostra pagina iniziale -con tutti gli spazi di lavoro e i collegamenti alle ultime bacheche-, cliccando sul logo.
• Dai diversi menu a discesa sulla sinistra possiamo:
• Accedere ai diversi spazi di lavoro.
• Accedere alle bacheche che abbiamo aperto di recente.
• Oppure a quelle che abbiamo contrassegnato come preferite.
• Applicare un modello.

Nella parte destra della stessa riga superiore troviamo:

• La casella di ricerca: utile per cercare in base al nome della scheda.
• Le notifiche.
• Le diverse modalità (modalità chiara, modalità scura, originale…)
• Cliccando sulla nostra icona si aprono le opzioni e le preferenze del nostro account.

La riga immediatamente sotto corrisponde alla bacheca.

Qui possiamo:

• Modificare il nome della bacheca.
• Contrassegnarla come preferita.
• Aggiungere un Power-Up (funzionalità avanzata).
• Automatizzare: per esempio, creare un report via email che riepiloghi le schede in scadenza nei prossimi 7 giorni.
• Visualizzare l'attività dei membri del team.
• Condividere la bacheca.
• L'icona con i tre puntini aggiunge opzioni più specifiche, come:
• Aggiungere una descrizione alla bacheca.
• Cambiare il design.
• Visualizzare l'attività della bacheca.
• Copiare la bacheca.
• Chiuderla.
• Seguirla.
• Stamparla

Menu laterale

Le opzioni che abbiamo qui sono le seguenti:

• Accesso diretto alla sezione Bacheche, che mostra quelle a cui puoi accedere.
• Vedere i membri dello Spazio di lavoro o aggiungerne altri.
• Modificare la visibilità dello spazio di lavoro o collegarlo a Slack, un altro strumento di produttività di Atlassian (la stessa azienda proprietaria di Trello).
• Le viste dello Spazio di lavoro ampliano le nostre opzioni di visualizzazione, ma non sono disponibili nei piani gratuiti.
• Infine, possiamo contrassegnare alcune delle nostre bacheche come preferite oppure crearne una nuova.

Sezione Bacheche

È la panoramica generale del tuo Trello. Qui puoi:

• Vedere tutte le bacheche che hai creato, oltre ai team.
• Aggiungere, condividere o configurare bacheche.
• Non puoi eliminare direttamente le bacheche. Per eliminarne una, devi prima chiuderla.
• Contrassegnare le bacheche come preferite
• Configurare lo spazio di lavoro cliccando sull’ icona (in alto a sinistra).

Liste

Come dicevo, le liste sono semplicemente gruppi di schede, che compongono le diverse bacheche.

Ogni lista ha il suo titolo e le sue schede, che idealmente dovrebbero essere ordinate (per priorità, data, membro responsabile…)

Cliccando sull'icona con i tre puntini di ogni lista, posso:

• Aggiungere una scheda.
• Copiare la lista.
• Spostare la lista in un'altra bacheca.
• Seguire la lista (se voglio solo monitorarla).
• Creare un'automazione.
• Archiviare la lista se in futuro non creerò né modificherò più le sue schede.

Schede

Ecco come appaiono nelle liste: copertina, titolo, monitoraggio, numero di commenti, presenza di allegati, presenza di una checklist e membri assegnati:

Quando ci clicco sopra e la apro, posso vedere il suo contenuto e modificarlo:

Ogni scheda ha una serie di componenti:

• Titolo.
• Membri.
• Data di scadenza.
• Descrizione: supporta la formattazione Markdown (molto usata per scrivere su Internet) e le emoji.
• Allegati: quello che scegliamo diventerà la “copertina” della scheda e verrà mostrato nelle liste.
• Commenti.
• Etichette.
• Checklist.
• Attività.
• Power-Ups.
• Campi personalizzati.

Oltre ai componenti di ogni scheda, su ciascuna posso eseguire una serie di azioni:

• Spostarla: spostarla in un'altra bacheca.
• Duplicarla: utile per attività simili, per risparmiare tempo.
• Seguirla: ricevere notifiche sulle modifiche.
• Archiviarla: se non mi serve più, scompare dalle liste. Come per le bacheche, questo è il passaggio precedente alla sua eliminazione definitiva.

Come funziona Trello

Una volta chiariti i concetti e l'interfaccia, il sistema usato per lavorare con questo strumento è molto semplice:

1. Creiamo un account.
2. Creiamo lo Spazio di lavoro.
3. Creiamo una o più bacheche, a seconda di ciò che ci serve.
4. In ogni bacheca definiamo le liste necessarie.
5. In ogni lista creiamo le schede di cui abbiamo bisogno e aggiungiamo ciò che ci interessa (Titolo, descrizione, immagini…)
6. A seconda del tipo di progetto, spostiamo le schede tra le diverse liste quando serve. Ora lo chiarisco con un esempio.
7. Facoltativamente, aggiungiamo i membri necessari a ogni bacheca.

Esempio di utilizzo

Chiariamo il sistema con il nostro esempio:

1. Ogni membro ha il proprio account nello strumento.
2. Abbiamo uno spazio di lavoro chiamato "YPEH".
3. Al suo interno ci sono le quattro bacheche spiegate prima.
4. In ogni bacheca abbiamo le nostre liste. Nella bacheca Sprint attuale creiamo le quattro liste in base allo stato dell'attività di cui parlavo prima.
5. All'interno di ogni lista aggiungiamo le diverse attività. Tutte hanno un titolo e una descrizione e sono assegnate ad almeno un membro. Alcune hanno anche checklist e / o immagini.
6. Quando il membro assegnato a un'attività la inizia, prende la scheda corrispondente e la sposta dalla lista Ready a Doing. Allo stesso modo, quando la termina, la sposta in Done. La persona incaricata di validarla (che può essere o meno la stessa persona che l'ha sviluppata) la sposterà da Done a Validated dopo aver verificato che sia tutto corretto.

Spero che l'esempio renda più chiaro il flusso di lavoro abituale nello strumento per la gestione dei progetti.

Infatti, in un futuro articolo spiegherò come lo uso insieme al metodo agile Kanban.

Trello avanzato

Fin qui abbiamo visto le basi.

Abbiamo solo scalfito la superficie dello strumento, e questo è già molto quando si tratta di migliorare l'organizzazione di team e progetti.

Se non hai mai usato una metodologia agile, la capirai quando leggerai l'articolo corrispondente.

Ma oltre a tutto questo, che come dico è l'uso standard dello strumento, per heavy-user ci sono altre funzionalità.

Per esempio, puoi usare il linguaggio di markup Markdown per formattare le descrizioni delle tue schede.

Oppure usare scorciatoie da tastiera.

Inoltre, hai Power-Ups (miglioramenti).

Power-Ups di Trello

Vai a questa pagina:

https://trello.com/power-ups

Vedrai una serie di componenti aggiuntivi che possono aumentare la tua produttività in Trello:

Da lì puoi aggiungere il miglioramento che vuoi a qualsiasi bacheca.

Ognuno offre determinate funzionalità e diversi sono estremamente utili.

Per esempio, Dashboards by Screenful ti permette di aggiungere grafici per monitorare gli sprint.

Oppure questo calendario, che è come Google Calendar sotto steroidi.

Hai anche integrazioni per innumerevoli strumenti:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Ma aspetta, c'è ancora altro.

Estensioni del browser

Esatto: hai estensioni che ti semplificano il lavoro quotidiano.

Come Planyway, che aggiunge un calendario e una timeline alla tua bacheca:

Oppure Elegantt, che aggiunge un diagramma di Gantt alla tua bacheca:

Qui trovi un elenco completo.

Non sono affatto tutte necessarie, ma è vero che parecchie sono utili (e questo nonostante sia stata rimossa quella di Gmail, che permetteva di allegare email a una scheda e che, almeno per me, era estremamente utile).

Vantaggi dell'uso di Trello

Dopo tutto questo, spero che prenderai in considerazione l'uso di questo strumento.

Ma se non ti ho ancora convinto, ecco un paio di punti in più:

Curva di apprendimento bassa

Usare Trello è molto facile.

Fin dal primo giorno creerai le tue schede, liste e bacheche.

E si adatta davvero a qualsiasi progetto. È molto flessibile.

Inoltre, nelle fasi iniziali, se sbagli è molto facile correggere, quindi puoi fare e disfare senza paura.

Come dicevo, dovrai formare pochissimo le persone perché è intuitivo.

Quello che dovrai fare è dare forma alla tua organizzazione e ragionare bene su liste e protocolli.

Comodo da usare

In relazione a quanto detto sopra, vedrai che si integra bene nel lavoro quotidiano.

Non aggiunge un carico extra di lavoro nello svolgimento delle nostre attività (l'aumento è minimo).

Creare le schede ci aiuta anche a ragionare bene su ogni attività: vedere cosa abbiamo, cosa ci manca, come assegnarla…

Grande community

Questo significa che la gente lo usa.

E che gli sviluppatori ci lavorano e ne ampliano le funzionalità, rendendolo ogni giorno più versatile.

Lo abbiamo visto con Power-Ups ed estensioni, ma si nota anche dalla quantità di documentazione disponibile, che ti aiuterà a risolvere un problema per quanto specifico possa essere.

Tutto è documentato

E questo conta.

È un archivio a cui possiamo tornare quando non ricordiamo qualcosa.

Non è un gestore di documentazione, ma per molte organizzazioni è sufficiente.

Contenuti, design, commenti, date… tutto resta registrato.

Migliora la nostra pianificazione

Avere una visione d'insieme di tutto ciò che abbiamo in corso e delle persone disponibili ci rende più consapevoli della realtà dell'attività.

Tra tutti i vantaggi, direi che questo è il principale.

È gratuito

Anche questo è un bel vantaggio, hehe.

Beh, più che essere gratuito, diciamo che ha un piano gratuito.

Grande.

In molti casi sufficiente per aziende e progetti di medie dimensioni.

E se dovesse diventare troppo piccolo per te, puoi sempre cambiare piano.

Prezzi di Trello

A proposito di piani, ecco quelli attuali che, come puoi vedere, non hanno nulla di straordinario:

Le cose più importanti incluse nel piano gratuito sono:

• Fino a 10 bacheche per Spazio di lavoro.
• Schede illimitate.
• Power-Ups illimitati per bacheca.
• Spazio di archiviazione illimitato (dimensione massima del file 10 MB).
• 250 automazioni per Spazio di lavoro al mese.
• Registri attività illimitati.
• Date di scadenza e assegnatari.
• Multi-dispositivo.

Da lì in poi, ogni piano aggiunge i relativi miglioramenti. Puoi vederli tutti qui:

https://trello.com/pricing

Alternative a Trello

Per me ce ne sono soprattutto due. Quelle che ho citato all'inizio.

Notion

Per l'organizzazione personale o per piccoli team (una o due persone).

Infatti, è quello che uso ogni giorno per le mie cose.

Definirlo un blocco note potenziato non gli rende giustizia.

È molto utile quando non hai bisogno di creare schede, perché creare o eliminare una nota e un promemoria richiede meno tempo che creare una scheda e / o spostarla.

Tutto è più fluido senza perdere troppa potenza, ma non lo consiglio per team con più di due persone.

Puoi scaricarlo qui:

https://www.notion.so/

Jira

In realtà, per me è una versione più potente di Trello e più orientata allo sviluppo software.

Mentre con Trello posso organizzare qualsiasi tipo di evento, Jira non lo vedo allo stesso modo.

Nemmeno per un reparto marketing.

Ora, quando si tratta di integrare marketing, prodotto digitale, UX e IT, penso sia fantastico.

Se è il tuo caso, dagli un'occhiata. Però è a pagamento.

Scaricalo qui:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Conclusioni

Spero che questa rapida panoramica di Trello ti aiuti a entrare nello strumento o almeno ti dia idee per organizzare meglio i tuoi progetti o il tuo team.

Inoltre, se vuoi continuare a fare progressi con lo strumento, in questo articolo spiego come usare la metodologia Kanban con Trello.

E se sai che dovresti usarlo ma hai bisogno di aiuto per implementarlo nella tua attività, parliamone.