Trello-veiledning

Når du håndterer digitale prosjekter, enten fra teknologisiden eller markedsføringssiden, finnes det verktøy som kan gjøre jobben betydelig enklere.

Trello er et av dem. Og etter min mening, et av de best egnede for team på mellom 3 og 5 personer.

Betyr det at det ikke kan brukes individuelt eller av to personer?

Nei, det kan det, men jeg mener det finnes bedre alternativer til det. Smidigere (Notion, for eksempel).

På samme måte finnes det også mer praktiske alternativer (i hvert fall for meg) for større team (som Jira, også fra Atlassian).).

Men hva er Trello?

Hva er Trello

Selskapets egen definisjon:

“Trello er den gratis, fleksible og visuelle måten å organisere alt med hvem som helst på.”

La oss forklare det punkt for punkt:

• Gratis: gratisplanen er mer enn tilstrekkelig i mange tilfeller, og det er den modulen vil fokusere på, selv om verktøyet har flere betalte planer som beskrives under riktig punkt.
• Fleksibelt: det kan brukes på alle typer prosjekter, både personlige og profesjonelle, og i alle typer organisasjoner (individuelt eller i grupper, med nyansene nevnt tidligere).
• Visuelt: verktøyet bygger på tavler, lister og kort. Her ligger mye av styrken, fordi informasjonen blir svært tydelig med ett blikk.
• Organisering: nøkkelpunktet. Det hjelper deg å organisere det som trengs.
• Med hvem som helst: du kan invitere alle personene du trenger til tavlen

Dette er den overordnede visningen av verktøyet:

Og slik ser en prosjekttavle ut:

Hva brukes det til

For å gjøre det enklere å administrere og organisere alle typer prosjekter, team og arbeidsflyter.

Jeg gjentar: alle typer prosjekter.

Ikke bare profesjonelle og / eller digitale prosjekter.

For eksempel:

Bryllup

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Ferier

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Jobbsøking

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

Og selvfølgelig også for profesjonelle prosjekter som disse:

Redaksjonell kalender

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Prosjektstyring med agile-metodikk

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Som du ser, er "for alle typer prosjekter" virkelig helt riktig.

Tror du det kan passe inn i arbeidsflyten din? Da er det på tide å prøve, siden det har en gratisplan.

Last ned Trello

Hvis du vil teste verktøyet litt mens du følger denne veiledningen, er det første du må gjøre å laste det ned fra et av disse stedene.

Trello for Windows

Du kan laste det ned fra Microsoft Store, nærmere bestemt her:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello for Mac

På samme måte kan du laste det ned fra App Store til Mac-en din:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

Trello-app for Android

Det finnes for Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

Trello-app for iOS

Og også for iPhone:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Til slutt, hvis du ikke er sikker på om du kommer til å bruke det, anbefaler jeg å starte på nettet uten å laste ned noe.

Du kan alltids laste ned versjonen du trenger senere, hvis verktøyet til slutt overbeviser deg.

For å åpne nettsiden og opprette kontoen din trenger du bare å gå hit:

https://trello.com/

Slik bruker du Trello

En stor del av Trellos suksess skyldes at det er enkelt og lett å bruke. Når du først forstår et par konsepter, er arbeidsmåten svært intuitiv.

Grunnleggende konsepter

La oss først avklare disse konseptene.

Tavler

De ulike tavlene personen eller teamet skal bruke.

Vi kan jobbe med én tavle for personlige eller små prosjekter, eller fordele lister og oppgaver på flere.

Hver blå rute er en tavle:

Som du ser, har vi flere tavler i Yo pongo el hielo:

• Gjeldende sprint: for oppgavene som skal gjennomføres i denne sprinten. En sprint, hvis du aldri har hørt begrepet, er en utviklingssyklus for et digitalt produkt som vanligvis varer mellom én og tre uker, og deretter legges endringene som er gjort ut i produksjon.
• Periodiske oppgaver: et ganske selvforklarende navn. Oppgaver som rapportering, bankavstemming, utbetaling av lønn osv. som gjøres hver dag, uke eller måned. Her ligger de sammen med dokumentasjonen, slik at en ny person som må overta en oppgave vet hvor hen skal begynne.
• Ideer og fremtidige oppgaver: gode ideer skal ikke gå tapt, de skrives ned. Dette er tavlen for dem. I tillegg legger vi inn det vi ser i horisonten, som "Nedstenging av Universal Analytics og implementering av GA4" eller "Endring i mva-regelverket og innføring av One Stop Shop". Ting som ikke haster nå, men som må gjøres før eller siden.
• Feil / Hendelser: vi har heller ikke brukt veldig mye tid på å finne på dette navnet. Ting vi oppdager på nettstedet og må rette og løse. Noen ganger med én gang, andre ganger ved å legge dem til i fremtidige sprinter.

Dette er oppsettet vårt for tavler. Ditt kan ligne eller ikke, siden det avhenger av prosjektet. Tavlene tilpasses virksomheten og ikke omvendt.

Lister

Hvis vi går inn på en tavle, ser vi ulike lister.

Slik ville tavlen vår for gjeldende sprint sett ut:

Som du ser, er tavlen delt inn i fire lister med kort / oppgaver:

• Ready: oppgaver som er klare til å utføres i sprinten, men som ikke er startet.
• Doing: oppgaver som er startet.
• Done: oppgaver som er ferdige, men ikke validert.
• Validated: oppgaver som er ferdige og validert. Klare til å legges ut i produksjon når tiden er inne.

Igjen er dette oppsettet i prosjektet vårt. I ditt kan du legge til kolonner som Approved hvis du trenger godkjenning fra en avdeling eller QA Pre hvis det må testes i et preproduksjonsmiljø.

Som før tilpasses listene virksomheten.

Kort

De er kjernen i Trello, de minste elementene.

De kan være oppgaver (det vanligste i prosjektstyring), oppskrifter, jobber, innhold (bilder, tekster til sosiale medier eller bloggen)… Hva enn vi trenger at de skal være.

Hvert kort kan ha følgende elementer:

• Tittel: nødvendig for at det skal vises i listen
• Beskrivelse: anbefalt, den detaljerte forklaringen av kortet.
• Vedlegg: bilder, grafer osv. som hjelper med å forstå kortet.
• Etiketter: de går på tvers av listene og brukes til å gruppere kort etter et annet kriterium, for eksempel oppgavens art eller type.
• Forside: en farge eller et bilde som gjør kortet lett å identifisere raskt på tavlen.
• Tilordne medlemmer: personen eller personene som er involvert i kortet.
• Forfallsdatoer for kortet.
• Sjekkliste: lister inne i én og samme oppgave. De er ikke nødvendige, men kan være nyttige.
• Aktivitet: kortets endringshistorikk.
• Kommentarer på kortet.

Et kort trenger ikke ha alle disse elementene, bare dem det trenger.

Personer / Medlemmer

Altså de som er involvert i tavlen.

Som et minimum vil tavlens oppretter være med, men flere personer kan være involvert i en tavle.

Arbeidsområder

Dette er det øverste hierarkinivået. Det kan tilsvare prosjekter eller arbeidsgrupper.

Et arbeidsområde kan inneholde opptil ti tavler i gratisplanen.

Når vi oppretter det, kan vi velge om det skal være privat eller offentlig, avhengig av hvem vi vil skal kunne se tavlene.

I tillegg kan vi invitere ulike medlemmer:

Når dette er forklart, er det på tide å opprette kontoen din og gå inn i verktøyet.

Trellos grensesnitt

Nå som du har kontroll på hovedbegrepene, er det på tide å ta verktøyet i bruk. La oss se på alternativene.

Toppmeny

Herfra kan vi utføre en rekke handlinger.

Fra venstre side av den øverste raden kan vi:

• Gå til startsiden vår -med alle arbeidsområdene og snarveier til de sist brukte tavlene-, ved å klikke på logoen.
• Fra de ulike nedtrekksmenyene til venstre kan vi:
• Gå til de ulike arbeidsområdene.
• Gå til tavlene vi har åpnet nylig.
• Eller de vi har merket som favoritter.
• Bruke en mal.

På høyre side av den samme øverste raden finner vi:

• Søkefeltet: nyttig for å søke etter navnet på kortet.
• De ulike varslene.
• De ulike modusene (lys modus, mørk modus, original…)
• Ved å klikke på ikonet vårt åpner vi alternativer og innstillinger for kontoen vår.

Raden rett under hører til tavlen.

Her kan vi:

• Redigere navnet på tavlen.
• Merke den som favoritt.
• Legge til en Power-Up (avansert funksjon).
• Automatisere: for eksempel lage en e-postrapport som oppsummerer kortene som forfaller i løpet av de neste 7 dagene.
• Se aktiviteten til teammedlemmene.
• Dele tavlen.
• Fra ikonet med tre prikker får du mer spesifikke alternativer som:
• Legge til en beskrivelse på tavlen.
• Endre utformingen.
• Se tavleaktiviteten.
• Kopiere tavlen.
• Lukke den.
• Følge den.
• Skrive den ut

Sidemeny

Her har vi følgende alternativer:

• Direkte tilgang til delen Tavler, som viser tavlene du har tilgang til.
• Se medlemmene i arbeidsområdet eller legge til flere.
• Endre arbeidsområdets synlighet eller koble det til Slack, et annet produktivitetsverktøy fra Atlassian (samme selskap som eier Trello).
• Arbeidsområdevisninger utvider visningsmulighetene, men er ikke tilgjengelige i gratisplanene.
• Til slutt kan vi merke noen av tavlene våre som favoritter eller opprette en ny.

Tavler-delen

Dette er oversikten over Trello-kontoen din. Her kan du:

• Se alle tavlene du har opprettet, samt teamene.
• Legge til, dele eller konfigurere tavler.
• Du kan ikke slette tavler direkte. For å slette en må du først lukke den.
• Merke tavler som favoritter
• Konfigurere arbeidsområdet ved å klikke på ikonet (øverst til venstre).

Lister

Som jeg sa, er lister ikke annet enn grupper med kort, som utgjør de ulike tavlene.

Hver liste har en tittel og kortene sine, som ideelt sett bør være sortert (etter prioritet, dato, ansvarlig medlem…)

Ved å klikke på ikonet med tre prikker kan jeg i hver liste:

• Legge til et kort.
• Kopiere listen.
• Flytte listen til en annen tavle.
• Følge listen (hvis jeg bare vil overvåke den).
• Opprette en automatisering.
• Arkivere listen hvis jeg ikke skal opprette eller endre kortene dens i fremtiden.

Kort

Slik ser de ut i listene: forside, tittel, følger, antall kommentarer, om det finnes vedlegg, om det finnes sjekkliste og tildelte medlemmer:

Når jeg klikker på det og åpner det, ser jeg innholdet og kan redigere det:

Hvert kort har en rekke komponenter:

• Tittel.
• Medlemmer.
• Forfallsdato.
• Beskrivelse: støtter Markdown-format (utbredt ved skriving på internett) og emojier.
• Vedlegg: det vi velger blir kortets “forside” og vises i listene.
• Kommentarer.
• Etiketter.
• Sjekkliste.
• Aktivitet.
• Power-ups.
• Egendefinerte felt.

I tillegg til komponentene på hvert kort kan jeg utføre en rekke handlinger på hvert av dem:

• Flytte det: endre hvilken tavle det ligger på.
• Duplisere det: nyttig for lignende oppgaver for å spare tid.
• Følge det: bli varslet om endringer på det.
• Arkivere det: hvis jeg ikke trenger det lenger, forsvinner det fra listene. Som med tavler er dette trinnet før det slettes helt.

Slik fungerer Trello

Når konseptene og grensesnittet er tydelige, er systemet for å bruke dette verktøyet svært enkelt:

1. Vi oppretter kontoen.
2. Vi oppretter arbeidsområdet.
3. Vi oppretter én eller flere tavler etter behov.
4. På hver tavle definerer vi listene vi trenger.
5. I hver liste oppretter vi kortene vi trenger og legger til det som er relevant (tittel, beskrivelse, bilder…)
6. Avhengig av prosjekttypen flytter vi kortene mellom de ulike listene når det er nødvendig. Jeg viser et eksempel straks.
7. Valgfritt legger vi til de nødvendige medlemmene på hver tavle.

Eksempel på bruk

Jeg forklarer systemet med vårt eksempel:

1. Hvert medlem har sin egen konto i verktøyet.
2. Vi har et arbeidsområde som heter "YPEH".
3. Der inne ligger de fire tavlene som ble forklart tidligere.
4. På hver tavle har vi listene våre. På tavlen Gjeldende sprint har vi opprettet de fire listene etter statusen til en oppgave som jeg nevnte tidligere.
5. I hver liste legger vi til de ulike oppgavene. Alle har tittel og beskrivelse og minst ett medlem er tildelt. Noen har også sjekkliste og / eller bilder.
6. Når medlemmet som er tildelt en oppgave begynner på den, tar personen det aktuelle kortet og flytter det fra listen Ready til Doing. Når oppgaven er ferdig, flyttes den på samme måte til Done. Personen som skal validere den (det kan være den samme som utviklet den, eller en annen) flytter den fra Done til Validated når alt er kontrollert og riktig.

Jeg håper eksemplet gjør det tydeligere hvordan den vanlige arbeidsflyten i verktøyet fungerer for prosjektstyring.

I en fremtidig artikkel skal jeg faktisk forklare hvordan jeg bruker det sammen med agile-metoden Kanban.

Avansert Trello

Så langt har vi sett på det grunnleggende.

Vi har bare skrapt i overflaten av verktøyet, noe som allerede er mye når det gjelder å forbedre organiseringen av team og prosjekter.

Hvis du aldri har brukt en agile-metodikk, vil du forstå det når du leser den aktuelle artikkelen.

Men i tillegg til alt dette, som jeg sier er standardbruken av verktøyet, finnes det mer for heavy-user .

For eksempel kan du bruke markeringsspråket Markdown for å formatere kortbeskrivelsene.

Eller bruke hurtigtaster.

I tillegg har du power-ups (utvidelser).

Trello Power-ups

Gå inn på denne siden:

https://trello.com/power-ups

Der ser du en rekke add-ons som kan øke produktiviteten din i Trello:

Derfra kan du legge til utvidelsen du er interessert i på hvilken som helst tavle.

Hver av dem gir deg bestemte funksjoner, og flere er svært nyttige.

For eksempel, Dashboards by Screenful lar deg legge til diagrammer for å følge sprintene.

Eller denne kalenderen, som er som Google Calendar på steroider.

Du har også integrasjoner med en lang rekke verktøy:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Men vent, det er enda mer.

Nettleserutvidelser

Ja, det finnes utvidelser som gjør hverdagen enklere.

Som Planyway, som legger til kalender og tidslinje på tavlen:

Eller Elegantt, som legger til et Gantt-diagram på tavlen:

Her har du en fullstendig liste.

Du trenger langt fra alle, men mange er faktisk nyttige (og det selv om Gmail-funksjonen som lot deg legge ved e-poster på et kort er fjernet; den var i hvert fall ekstremt nyttig for meg).

Fordeler med å bruke Trello

Etter alt dette håper jeg du vurderer å bruke verktøyet.

Men hvis jeg fortsatt ikke har overbevist deg, har jeg et par poenger til:

Lav læringskurve

Trello er svært enkelt å bruke.

Fra dag én kommer du til å opprette kort, lister og tavler.

Og det tilpasser seg virkelig ethvert prosjekt. Det er veldig fleksibelt.

I tillegg er det i starten svært enkelt å rette opp feil, så du kan prøve, angre og gjøre om uten frykt.

Som jeg sier, trenger du nesten ikke å lære opp folk, siden det er intuitivt.

Det du derimot må gjøre, er å forme organisasjonen og tenke gjennom lister og rutiner.

Behagelig å bruke

I tråd med det forrige vil du se at det passer godt inn i hverdagen.

Det gir ingen ekstra belastning i arbeidet når vi utfører oppgavene våre (økningen er liten).

Å opprette kort hjelper oss også å tenke godt gjennom hver oppgave: hva vi har, hva som mangler, hvordan vi tildeler den…

Stort fellesskap

Det betyr at folk bruker det.

Og at utviklere jobber med det og utvider funksjonaliteten, noe som gjør det mer allsidig for hver dag.

Vi har sett det med Power-ups og utvidelser, men det vises også i mengden dokumentasjon som finnes og som hjelper deg å løse et problem, uansett hvor spesifikt det er.

Alt blir dokumentert

Og det er viktig.

Det er et arkiv å gå tilbake til når vi ikke husker noe.

Det er ikke en dokumentasjonsbehandler, men for mange organisasjoner er dette faktisk nok.

Innhold, design, kommentarer, datoer… alt blir samlet.

Forbedrer planleggingen vår

Å ha en helhetlig oversikt over alt vi har på gang og hvilke personer som er tilgjengelige, gjør oss mer bevisste på den faktiske situasjonen i virksomheten.

Av alle fordelene vil jeg si at dette er den viktigste.

Det er gratis

Dette er også en god fordel, hehe.

Vel, mer enn å være gratis kan vi si at det har en gratisplan.

Stor.

Tilstrekkelig for mellomstore bedrifter og prosjekter i mange tilfeller.

Og hvis den blir for liten, kan du alltid bytte plan.

Trello-priser

Apropos planer: her er de nåværende planene, som, som du ser, ikke er noe voldsomt:

Det viktigste som følger med gratisplanen er:

• Opptil 10 tavler per arbeidsområde.
• Ubegrenset antall kort.
• Ubegrenset antall Power-Ups per tavle.
• Ubegrenset lagring (maksimalt 10 MB per fil).
• 250 automatiseringer per arbeidsområde per måned.
• Ubegrensede aktivitetslogger.
• Forfallsdatoer og tildelte personer.
• Flere enheter.

Derfra legges de aktuelle forbedringene til i hver plan. Du kan se alle her:

https://trello.com/pricing

Alternativer til Trello

For meg er det først og fremst to. De jeg nevnte i starten.

Notion

For personlig organisering eller små team (én eller to personer).

Det er faktisk det jeg bruker i hverdagen til mine egne ting.

Å kalle det en notatblokk på steroider er å undervurdere det.

Det fungerer svært godt når du ikke trenger å opprette kort, fordi det går raskere å opprette eller slette et notat og en påminnelse enn å opprette kortet og / eller flytte det.

Alt flyter bedre uten at du mister for mye funksjonalitet, men jeg anbefaler det ikke for team med mer enn to personer.

Du kan laste det ned her:

https://www.notion.so/

Jira

For meg er det egentlig en kraftigere versjon av Trello, mer rettet mot programvareutvikling.

Med Trello kan jeg organisere et hvilket som helst arrangement; med Jira ser jeg ikke helt for meg det.

Heller ikke for en markedsavdeling.

Men når det gjelder å integrere markedsføring, digitalt produkt, UX og IT, synes jeg det er fantastisk.

Hvis det er din situasjon, ta en titt. Det koster penger, det skal sies.

Last det ned her:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Konklusjoner

Jeg håper denne raske gjennomgangen av Trello hjelper deg i gang med verktøyet, eller i det minste har gitt deg ideer til bedre organisering av prosjektene eller teamet ditt.

Hvis du dessuten vil fortsette å utvikle deg med verktøyet, forklarer jeg i denne artikkelen hvordan du bruker Kanban-metodikken med Trello.

Og hvis du vet at du burde bruke det, men trenger hjelp med implementeringen i virksomheten din, ta kontakt.