Trello-Tutorial

Wenn du digitale Projekte managst, egal ob auf Technik- oder Marketingseite, gibt es bestimmte Tools, die dir die Arbeit erleichtern.

Trello ist eines davon. Und meiner Meinung nach, eines der am besten geeigneten für Teams mit 3 bis 5 Personen.

Heißt das, dass man es nicht allein oder zu zweit nutzen kann?

Nein, kann man. Ich finde nur, dass es dafür bessere Optionen gibt. Agilere (Notion, zum Beispiel).

Genauso gibt es auch praktischere Optionen (zumindest für mich) für größere Teams (wie Jira, ebenfalls von Atlassian).).

Aber was ist Trello?

Was ist Trello

Die Definition des Unternehmens selbst:

“Trello ist die kostenlose, flexible und visuelle Art, alles mit jedem zu organisieren.”

Gehen wir das Stück für Stück durch:

• Kostenlos: der kostenlose Tarif reicht in vielen Fällen völlig aus und auf ihn konzentriert sich dieses Modul, obwohl das Tool mehrere kostenpflichtige Tarife hat, die im entsprechenden Abschnitt erläutert werden.
• Flexibel: es lässt sich für alle Arten von Projekten einsetzen, sowohl private als auch berufliche, und für alle Arten von Organisationen (einzeln oder in Gruppen, mit den zuvor genannten Einschränkungen).
• Visuell: das Tool basiert auf Boards, Listen und Karten. Darin liegt ein großer Teil seiner Stärke, denn die Informationen sind auf einen Blick sehr klar.
• Organisation: der entscheidende Punkt. Es hilft dir, alles zu organisieren, was du brauchst.
• Mit jedem: du kannst so viele Personen wie nötig zum Board einladen

Das ist die Gesamtansicht des Tools:

Und so sieht das Board eines Projekts aus:

Wofür es gedacht ist

Um die Verwaltung und Organisation aller Arten von Projekten, Teams und Workflows.

Ich wiederhole: alle Arten von Projekten.

Nicht nur berufliche und / oder digitale Projekte.

Zum Beispiel:

Hochzeiten

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Urlaub

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Jobsuche

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

Und natürlich auch für berufliche Projekte wie diese:

Redaktionskalender

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Projektmanagement mit agiler Methodik

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Wie du siehst, stimmt die Aussage "für alle Arten von Projekten" wirklich.

Glaubst du, dass es in deinen Workflow passen könnte? Dann ist es Zeit, es auszuprobieren, denn es hat einen kostenlosen Tarif.

Trello herunterladen

Wenn du ein wenig mit dem Tool herumspielen und diesem Tutorial folgen möchtest, solltest du es zuerst von einer dieser Stellen herunterladen.

Trello für Windows

Du kannst es im Microsoft Store herunterladen, und zwar hier:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello für Mac

Genauso kannst du es für deinen Mac aus dem App Store herunterladen:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

Trello-App für Android

Es ist für Android verfügbar:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

Trello-App für iOS

Und auch für iPhone:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Wenn du dir noch nicht sicher bist, ob du es nutzen wirst, empfehle ich dir, zunächst die Webversion zu verwenden, ohne etwas herunterzuladen.

Später hast du immer noch Zeit, die Version herunterzuladen, die du brauchst, falls dich das Tool am Ende überzeugt.

Um die Website aufzurufen und dein Konto anzulegen, gehst du einfach hierhin:

https://trello.com/

So nutzt du Trello

Ein großer Teil des Erfolgs von Trello beruht auf seiner Einfachheit und leichten Bedienung. Sobald du ein paar Konzepte verstanden hast, arbeitet es sich damit sehr intuitiv.

Grundbegriffe

Klären wir zuerst diese Begriffe.

Boards

Die verschiedenen Boards, die eine Person oder ein Team nutzt.

Wir können für persönliche oder kleine Projekte mit einem einzigen Board arbeiten oder Listen und Aufgaben auf mehrere verteilen.

Jedes blaue Feld ist ein Board:

Wie du siehst, haben wir bei Yo pongo el hielo mehrere Boards:

• Aktueller Sprint: für die Aufgaben, die in diesem Sprint erledigt werden sollen. Ein Sprint ist, falls du den Begriff noch nie gehört hast, ein Entwicklungszyklus für ein digitales Produkt, der normalerweise zwischen einer und drei Wochen dauert. Danach werden die vorgenommenen Änderungen in die Produktion übernommen.
• Wiederkehrende Aufgaben: ein ziemlich selbsterklärender Name. Reporting-Aufgaben, Bankabstimmungen, Gehaltszahlungen usw., die täglich, wöchentlich oder monatlich erledigt werden. Sie liegen hier zusammen mit ihrer Dokumentation, damit jemand Neues weiß, wo er anfangen muss, wenn er eine davon übernimmt.
• Künftige Ideen und Aufgaben: gute Ideen gehen nicht verloren, sie werden notiert. Und dafür ist dieses Board da. Außerdem tragen wir Dinge ein, die sich am Horizont abzeichnen, etwa "Abschaltung von Universal Analytics und Implementierung von GA4" oder "Änderung der Mehrwertsteuerregeln und Einführung des One-Stop-Shops". Dinge, die jetzt nicht dringend sind, aber früher oder später auf jeden Fall erledigt werden müssen.
• Bugs / Vorfälle: auch bei diesem Namen haben wir uns nicht den Kopf zerbrochen. Dinge, die wir auf der Website entdecken und die korrigiert und behoben werden müssen. Manchmal sofort, manchmal indem wir sie künftigen Sprints hinzufügen.

So ist unser Board-System aufgebaut. Deins kann ähnlich aussehen oder auch nicht, denn das hängt vom jeweiligen Projekt ab. Die Boards passen sich an jedes Geschäft an und nicht umgekehrt.

Listen

Wenn wir ein Board öffnen, sehen wir dort verschiedene Listen.

So sähe unser Board Aktueller Sprint aus:

Wie du siehst, ist das Board in vier Listen mit Karten / Aufgaben unterteilt:

• Ready: Aufgaben, die im Sprint bereit zur Bearbeitung sind, aber noch nicht begonnen wurden.
• Doing: Aufgaben, mit denen bereits begonnen wurde.
• Done: abgeschlossene, aber noch nicht validierte Aufgaben.
• Validated: abgeschlossene und validierte Aufgaben. Bereit, zum gegebenen Zeitpunkt in die Produktion ausgerollt zu werden.

Noch einmal: So ist unser Projekt organisiert. In deinem könntest du Spalten hinzufügen wie Approved , wenn du die Freigabe einer Abteilung brauchst oder QA Pre , wenn Tests in einer Vorproduktionsumgebung nötig sind.

Wie zuvor passen sich die Listen dem Geschäft an.

Karten

Sie sind das Herzstück von Trello, die kleinsten Elemente.

Sie können Aufgaben sein (der übliche Fall im Projektmanagement), Rezepte, Jobs, Inhalte (Bilder, Texte für soziale Netzwerke oder Blogs)… Was immer wir brauchen.

Jede Karte kann die folgenden Elemente enthalten:

• Titel: unverzichtbar, damit er in der Liste erscheint
• Beschreibung: empfohlen; sie ist die ausführliche Erklärung der Karte.
• Anhänge: Bilder, Diagramme usw., die dabei helfen, die Karte zu erklären.
• Labels: sie gelten listenübergreifend und dienen dazu, Karten nach einem anderen Kriterium zu gruppieren, zum Beispiel nach Art oder Typ der Aufgabe.
• Cover: eine Farbe oder ein Bild, mit dem sich die Karte auf dem Board schnell erkennen lässt.
• Mitglieder zuweisen: die Person oder Personen, die an dieser Karte beteiligt sind.
• Fälligkeitsdaten für die Karte.
• Checkliste: Listen innerhalb derselben Aufgabe. Sie sind nicht unverzichtbar, können aber helfen.
• Aktivität: Verlauf der Änderungen an der Karte.
• Kommentare zur Karte.

Eine Karte muss nicht alle davon haben, sondern nur die, die sie braucht.

Personen / Mitglieder

Genau das: die Personen, die am Board beteiligt sind.

Mindestens gibt es den Ersteller des Boards, aber an einem Board können weitere Personen beteiligt sein.

Arbeitsbereiche

Das ist die höchste Hierarchieebene. Sie kann Projekten oder Arbeitsgruppen entsprechen.

Ein Arbeitsbereich kann im kostenlosen Tarif bis zu zehn Boards enthalten.

Beim Erstellen können wir auswählen, ob er privat oder öffentlich ist, je nachdem, wer seine Boards sehen können soll.

Außerdem können wir verschiedene Mitglieder einladen:

Gut, nachdem das geklärt ist, ist es Zeit, dein Konto anzulegen und das Tool zu öffnen.

Die Trello-Oberfläche

Gut, jetzt, da die wichtigsten Konzepte klar sind, geht es ans Eingemachte. Sehen wir uns die Optionen an.

Oberes Menü

Von hier aus können wir eine Reihe von Aktionen ausführen.

Von der linken Seite der obersten Zeile aus können wir:

• Auf unsere Startseite -mit allen Arbeitsbereichen und Verknüpfungen zu den zuletzt verwendeten Boards- zugreifen, indem wir auf das Logo klicken.
• Über die verschiedenen Dropdown-Menüs links können wir:
• Auf die verschiedenen Arbeitsbereiche zugreifen.
• Auf die Boards zugreifen, die wir kürzlich geöffnet haben.
• Oder auf diejenigen, die wir als Favoriten markiert haben.
• Eine Vorlage anwenden.

Auf der rechten Seite derselben obersten Zeile finden wir:

• Das Suchfeld: nützlich, um nach dem Namen einer Karte zu suchen.
• Die Benachrichtigungen.
• Die verschiedenen Modi (heller Modus, dunkler Modus, Original…)
• Ein Klick auf unser Symbol öffnet die Optionen und Einstellungen für unser Konto.

Die Zeile direkt darunter gehört zum Board.

Hier können wir:

• Den Namen des Boards bearbeiten.
• Es als Favorit markieren.
• Ein Power-Up (erweiterte Funktion).
• Automatisieren: zum Beispiel einen E-Mail-Bericht erstellen, der die in den nächsten 7 Tagen fälligen Karten zusammenfasst.
• Die Aktivität der Teammitglieder anzeigen.
• Das Board teilen.
• Das Symbol mit den drei Punkten bietet weitere spezifische Optionen, zum Beispiel:
• Dem Board eine Beschreibung hinzufügen.
• Das Design ändern.
• Die Board-Aktivität anzeigen.
• Das Board kopieren.
• Es schließen.
• Es beobachten.
• Es drucken

Seitenmenü

Hier haben wir folgende Optionen:

• Direktzugriff auf den Bereich Boards, der die Boards zeigt, auf die du zugreifen kannst.
• Die Mitglieder des Arbeitsbereichs anzeigen oder weitere hinzufügen.
• Die Sichtbarkeit des Arbeitsbereichs ändern oder ihn verknüpfen mit Slack, einem weiteren Produktivitätstool von Atlassian (dem gleichen Unternehmen, dem Trello gehört).
• Arbeitsbereichsansichten erweitern unsere Optionen für die Anzeige, sind aber in kostenlosen Tarifen nicht verfügbar.
• Schließlich können wir einige unserer Boards als Favoriten markieren oder ein neues.

Bereich Boards

Das ist die Gesamtübersicht über dein Trello. Hier kannst du:

• Alle von dir erstellten Boards sowie die Teams ansehen.
• Hinzufügen, Teilen oder Konfigurieren von Boards.
• Boards lassen sich nicht direkt löschen. Um eines zu löschen, musst du es zuerst schließen.
• Boards als Favoriten markieren
• Den Arbeitsbereich konfigurieren, indem du auf das Symbol (oben links) klickst.

Listen

Wie gesagt, Listen sind einfach Gruppen von Karten, aus denen die verschiedenen Boards bestehen.

Jede Liste hat einen Titel und ihre Karten, die idealerweise sortiert sein sollten (nach Priorität, Datum, verantwortlichem Mitglied…)

Wenn ich bei jeder Liste auf das Symbol mit den drei Punkten klicke, kann ich:

• Eine Karte hinzufügen.
• Die Liste kopieren.
• Die Liste auf ein anderes Board verschieben.
• Die Liste beobachten (wenn ich sie nur im Blick behalten möchte).
• Eine Automatisierung erstellen.
• Die Liste archivieren, wenn ich ihre Karten künftig nicht mehr erstellen oder ändern werde.

Karten

So sehen sie in den Listen aus: Cover, Titel, Beobachtung, Anzahl der Kommentare, ob Anhänge vorhanden sind, ob es eine Checkliste gibt und zugewiesene Mitglieder:

Wenn ich darauf klicke und sie öffne, sehe ich ihren Inhalt und kann ihn bearbeiten:

Jede Karte hat eine Reihe von Bestandteilen:

• Titel.
• Mitglieder.
• Fälligkeitsdatum.
• Beschreibung: unterstützt Markdown-Formatierung (weit verbreitet beim Schreiben im Internet) und Emojis.
• Anhänge: Der von uns ausgewählte wird zum “Cover” der Karte und in den Listen angezeigt.
• Kommentare.
• Labels.
• Checkliste.
• Aktivität.
• Power-Ups.
• Benutzerdefinierte Felder.

Zusätzlich zu den Bestandteilen jeder Karte kann ich bei jeder eine Reihe von Aktionen ausführen:

• Verschieben: auf ein anderes Board verschieben.
• Duplizieren: nützlich bei ähnlichen Aufgaben, um Zeit zu sparen.
• Beobachten: über Änderungen daran benachrichtigt werden.
• Archivieren: wenn ich sie nicht mehr brauche, verschwindet sie aus den Listen. Wie bei Boards ist das der Schritt vor dem vollständigen Löschen.

So funktioniert Trello

Wenn die Konzepte und die Oberfläche klar sind, ist das System , mit dem wir mit diesem Tool arbeiten, sehr einfach:

1. Wir erstellen ein Konto.
2. Wir erstellen den Arbeitsbereich.
3. Wir erstellen je nach Bedarf ein oder mehrere Boards.
4. Auf jedem Board legen wir die nötigen Listen fest.
5. In jeder Liste erstellen wir die Karten, die wir brauchen, und fügen hinzu, was uns interessiert (Titel, Beschreibung, Bilder…)
6. Je nach Projekttyp verschieben wir die Karten bei Bedarf zwischen den verschiedenen Listen. Das erkläre ich gleich an einem Beispiel.
7. Optional fügen wir jedem Board die erforderlichen Mitglieder hinzu.

Anwendungsbeispiel

Ich erkläre das System anhand unseres Beispiels:

1. Jedes Mitglied hat ein eigenes Konto im Tool.
2. Wir haben einen Arbeitsbereich namens "YPEH".
3. Darin befinden sich die vier zuvor erklärten Boards.
4. Auf jedem Board haben wir unsere Listen. Auf dem Board Aktueller Sprint erstellen wir die vier Listen auf Grundlage des zuvor genannten Aufgabenstatus.
5. In jeder Liste fügen wir die verschiedenen Aufgaben hinzu. Alle haben einen Titel und eine Beschreibung und sind mindestens einem Mitglied zugewiesen. Einige haben außerdem Checklisten und / oder Bilder.
6. Wenn das einer Aufgabe zugewiesene Mitglied damit beginnt, nimmt es die entsprechende Karte und verschiebt sie aus der Ready -Liste nach Doing. Ebenso verschiebt es sie nach Abschluss nach Done. Die für die Validierung zuständige Person (die dieselbe Person sein kann, die sie entwickelt hat, aber nicht muss) verschiebt sie von Done nach Validated, sobald geprüft wurde, dass alles korrekt ist.

Ich hoffe, das Beispiel macht den üblichen Workflow im Tool klarer für das Projektmanagement.

Tatsächlich erkläre ich in einem späteren Artikel, wie ich es zusammen mit der agilen Methode Kanban.

Trello für Fortgeschrittene

Bis hierher haben wir die Grundlagen behandelt.

Wir haben nur an der Oberfläche des Tools gekratzt, und das ist schon eine Menge, wenn es darum geht, die Organisation von Teams und Projekten zu verbessern.

Wenn du noch nie mit einer agilen Methodik gearbeitet hast, wirst du sie verstehen, wenn du den entsprechenden Artikel liest.

Aber neben all dem, was wie gesagt der Standardgebrauch des Tools ist, gibt es für heavy-user noch mehr Funktionen.

Zum Beispiel kannst du die Auszeichnungssprache Markdown verwenden um deine Kartenbeschreibungen zu formatieren.

Oder Tastenkürzel verwenden.

Außerdem gibt es Power-Ups (Erweiterungen).

Trello Power-Ups

Gehe auf diese Seite:

https://trello.com/power-ups

Du siehst eine Reihe von Add-ons , mit denen du deine Produktivität in Trello steigern kannst:

Von dort kannst du die Erweiterung hinzufügen die du möchtest, zu jedem Board.

Jede bietet dir bestimmte Funktionen, und mehrere sind äußerst nützlich.

Zum Beispiel, Dashboards by Screenful damit kannst du Diagramme hinzufügen, um Sprints zu verfolgen.

Oder dieser Kalender, der wie Google Calendar auf Steroiden ist.

Außerdem gibt es Integrationen für unzählige Tools:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Aber Moment, da kommt noch mehr.

Browser-Erweiterungen

Genau: Es gibt Erweiterungen, die dir den Arbeitsalltag erleichtern.

Zum Beispiel Planyway, das deinem Board einen Kalender und eine Zeitleiste hinzufügt:

Oder Elegantt, das deinem Board ein Gantt-Diagramm hinzufügt:

Hier findest du eine vollständige Liste.

Sie sind keineswegs alle nötig, aber etliche sind tatsächlich nützlich (und das, obwohl die Gmail-Erweiterung entfernt wurde, mit der man E-Mails an eine Karte anhängen konnte und die zumindest für mich extrem nützlich war).

Vorteile der Nutzung von Trello

Nach all dem hoffe ich, dass du darüber nachdenkst, dieses Tool zu verwenden.

Aber falls ich dich noch immer nicht überzeugt habe, hier noch ein paar Punkte:

Geringe Lernkurve

Trello zu benutzen ist sehr einfach.

Vom ersten Tag an wirst du deine Karten, Listen und Boards erstellen.

Und es passt sich wirklich jedem Projekt an. Es ist sehr flexibel.

Außerdem lässt sich ein Fehler in der Anfangsphase sehr leicht korrigieren, sodass du ohne Angst Dinge tun und wieder rückgängig machen kannst.

Wie gesagt, du wirst die Leute kaum schulen müssen, weil es intuitiv ist.

Was du tun musst, ist deine Organisation zu gestalten und die Listen und Protokolle gut zu durchdenken.

Bequem zu benutzen

Im Zusammenhang mit dem Vorigen wirst du sehen, dass es sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Es verursacht keine zusätzliche Belastung bei der Erledigung unserer Aufgaben (der Mehraufwand ist gering).

Das Erstellen der Karten hilft uns außerdem, jede Aufgabe richtig zu durchdenken: zu sehen, was wir haben, was uns fehlt, wie wir sie zuweisen…

Große Community

Das bedeutet, dass die Leute es nutzen.

Und dass Entwickler daran arbeiten und seine Funktionen erweitern, sodass es jeden Tag vielseitiger wird.

Wir haben das bei Power-Ups und Erweiterungen gesehen, aber auch die Menge an verfügbarer Dokumentation zeigt es: Sie hilft dir, ein Problem zu lösen, egal wie spezifisch es ist.

Alles ist dokumentiert

Und das ist wichtig.

Es ist ein Repository auf das wir zurückgreifen können, wenn wir uns an etwas nicht erinnern.

Es ist kein Dokumentationsmanager, aber für viele Organisationen reicht das aus.

Inhalte, Designs, Kommentare, Daten… alles wird festgehalten.

Verbessert unsere Planung

Eine Gesamtübersicht über alles, was gerade läuft, und über die verfügbaren Personen gibt uns ein realistischeres Bild vom Unternehmen.

Von allen Vorteilen würde ich sagen, dass dies der wichtigste ist.

Es ist kostenlos

Das ist auch ein netter Vorteil, hehe.

Nun, statt kostenlos zu sein, sagen wir lieber, es hat einen kostenlosen Tarif.

Groß.

In vielen Fällen ausreichend für mittelgroße Unternehmen und Projekte.

Und wenn er dir zu klein wird, kannst du jederzeit den Tarif wechseln.

Trello-Preise

Wo wir gerade von Tarifen sprechen: Hier sind die aktuellen Tarife, die, wie du siehst, nichts Außergewöhnliches sind:

Das Wichtigste im kostenlosen Tarif ist:

• Bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich.
• Unbegrenzte Karten.
• Unbegrenzte Power-Ups pro Board.
• Unbegrenzter Speicher (maximale Dateigröße 10 MB).
• 250 Automatisierungen pro Arbeitsbereich und Monat.
• Unbegrenzte Aktivitätsprotokolle.
• Fälligkeitsdaten und Verantwortliche.
• Mehrere Geräte.

Und ab da kommen in jedem Tarif die entsprechenden Verbesserungen hinzu. Du kannst sie alle hier sehen:

https://trello.com/pricing

Alternativen zu Trello

Für mich gibt es hauptsächlich zwei. Die, die ich am Anfang erwähnt habe.

Notion

Für die persönliche Organisation oder kleine Teams (eine oder zwei Personen).

Tatsächlich nutze ich es im Alltag für meine eigenen Dinge.

Es als aufgemotzten Notizblock zu bezeichnen, wird ihm nicht gerecht.

Es ist sehr praktisch, wenn du keine Karten erstellen musst, denn eine Notiz oder Erinnerung anzulegen oder zu löschen dauert weniger lang als eine Karte zu erstellen und / oder zu verschieben.

Alles läuft flüssiger, ohne zu viel Leistungsfähigkeit zu verlieren, aber für Teams mit mehr als zwei Personen empfehle ich es nicht.

Du kannst es hier herunterladen:

https://www.notion.so/

Jira

Für mich ist es eigentlich eine leistungsfähigere Version von Trello, die stärker auf Softwareentwicklung ausgerichtet ist.

Während ich mit Trello jede Art von Veranstaltung organisieren kann, sehe ich Jira nicht so.

Auch nicht für eine Marketingabteilung.

Wenn es aber darum geht, Marketing, digitales Produkt, UX und IT zu integrieren, finde ich es fantastisch.

Wenn das bei dir der Fall ist, schau es dir an. Es ist allerdings kostenpflichtig.

Hier herunterladen:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Fazit

Ich hoffe, dieser schnelle Überblick über Trello hilft dir, in das Tool einzusteigen, oder gibt dir zumindest Ideen, wie du deine Projekte oder dein Team besser organisieren kannst.

Wenn du mit dem Tool weiterkommen möchtest, erkläre ich in diesem Artikel außerdem, wie du die Kanban-Methode mit Trello nutzt.

Und wenn du weißt, dass du es nutzen solltest, aber Hilfe bei der Einführung in deinem Unternehmen brauchst, lass uns reden.