Trello-guide

När du hanterar digitala projekt, oavsett om du arbetar med teknik eller marknadsföring, finns det verktyg som gör arbetet betydligt enklare.

Trello är ett av dem. Och enligt mig, ett av de mest lämpliga för team på mellan 3 och 5 personer.

Betyder det att det inte går att använda individuellt eller av två personer?

Nej, det går visst, men jag tycker att det finns bättre alternativ för det. Smidigare (Notion, till exempel).

På samma sätt finns det också smidigare alternativ (åtminstone för mig) för större team (som Jira, också från Atlassian).).

Men vad är Trello?

Vad är Trello

Företagets egen definition:

“Trello är det kostnadsfria, flexibla och visuella sättet att organisera vad som helst med vem som helst.”

Låt oss reda ut det del för del:

• Kostnadsfritt: gratisplanen räcker mer än väl i många fall och det är den som modulen fokuserar på, även om verktyget har flera betalplaner som beskrivs under motsvarande punkt.
• Flexibelt: det kan användas för alla typer av projekt, både personliga och professionella, och för alla typer av organisationer (individuella eller i grupp, med de nyanser som nämnts ovan).
• Visuellt: verktyget bygger på tavlor, listor och kort. Här ligger en stor del av dess styrka, eftersom informationen blir mycket tydlig med en enda blick.
• Organisation: nyckelpunkten. Det hjälper dig att organisera det som behöver organiseras.
• Med vem som helst: du kan bjuda in alla personer du behöver till tavlan

Det här är en översikt över verktyget:

Och så här ser en projekttavla ut:

Vad används det till

För att underlätta hantering och organisering av alla slags projekt, team och arbetsflöden.

Jag upprepar: alla slags projekt.

Inte bara professionella och / eller digitala projekt.

Till exempel:

Bröllop

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Semester

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Jobbsökning

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

Och förstås även för professionella projekt som dessa:

Redaktionell kalender

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Projektledning med agile-metodik

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Som du ser stämmer "för alla typer av projekt" verkligen.

Tror du att det kan passa in i ditt arbetsflöde? Då är det dags att prova, eftersom det finns en gratisplan.

Ladda ner Trello

Om du vill testa verktyget lite för att följa den här guiden är det första du behöver göra att ladda ner det från någon av de här platserna.

Trello för Windows

Du kan ladda ner det från Microsoft Store, närmare bestämt här:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello för Mac

På samma sätt kan du ladda ner det från App Store till din Mac:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

Trello-app för Android

Det finns för Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

Trello-app för iOS

Och även för iPhone:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Slutligen, om du inte är säker på att du kommer att använda det, rekommenderar jag att du börjar på webben utan att ladda ner något.

Du kan alltid ladda ner den version du behöver senare, om verktyget till slut övertygar dig.

För att öppna webbversionen och skapa ditt konto behöver du bara gå hit:

https://trello.com/

Så använder du Trello

En stor del av Trellos framgång beror på att det är enkelt och lätt att använda. När du väl förstår ett par begrepp är arbetssättet faktiskt väldigt intuitivt.

Grundläggande begrepp

Låt oss först reda ut de här begreppen.

Tavlor

De olika tavlor som personen eller teamet använder.

Vi kan arbeta med en enda tavla för personliga eller små projekt, eller fördela listor och uppgifter på flera.

Varje blå ruta är en tavla:

Som du ser har vi flera tavlor på Yo pongo el hielo:

• Aktuell sprint: för de uppgifter som ska genomföras i den här sprinten. En sprint, om du aldrig har hört termen, är en utvecklingscykel för en digital produkt som vanligtvis varar mellan en och tre veckor, varefter ändringarna som gjorts sätts i produktion.
• Återkommande uppgifter: ett ganska självförklarande namn. Uppgifter som rapportering, bankavstämning, löneutbetalningar osv. som görs varje dag, vecka eller månad. Här ligger de tillsammans med sin dokumentation, så att någon ny som behöver ta över en uppgift vet var hen ska börja.
• Idéer och framtida uppgifter: bra idéer ska inte gå förlorade, de ska skrivas ner. Det här är tavlan för dem. Dessutom lägger vi till sådant som syns vid horisonten, som "Nedstängning av Universal Analytics och implementering av GA4" eller "Ändring av momsreglerna och införande av One Stop Shop". Saker som inte är brådskande nu, men som vi förr eller senare måste göra.
• Buggar / Incidenter: namnet krävde inte direkt någon större tankemöda. Saker vi upptäcker på webbplatsen och behöver rätta och lösa. Ibland direkt, andra gånger genom att lägga dem i framtida sprintar.

Det här är vår struktur för tavlor. Din kan se likadan ut eller inte, eftersom det beror på varje projekt. Tavlorna anpassas till varje verksamhet och inte tvärtom.

Listor

Om vi går in på en tavla ser vi olika listor.

Så här ser vår tavla för aktuell sprint ut:

Som du ser är tavlan indelad i fyra listor med kort / uppgifter:

• Ready: uppgifter som är redo att utföras i sprinten men ännu inte har påbörjats.
• Doing: påbörjade uppgifter.
• Done: färdiga men ännu inte validerade uppgifter.
• Validated: färdiga och validerade uppgifter. Redo att sättas i produktion när det är dags.

Återigen är det här upplägget i vårt projekt. I ditt kan du lägga till kolumner som Approved om du behöver godkännande från någon avdelning eller QA Pre om det behöver testas i en förproduktionsmiljö.

Precis som tidigare anpassas listorna efter verksamheten.

Kort

De är kärnan i Trello, de minsta byggstenarna.

De kan vara uppgifter (det vanligaste inom projektledning), recept, jobb, innehåll (bilder, texter för sociala medier eller bloggen)… Vad vi än behöver att de är.

Varje kort kan innehålla följande delar:

• Titel: nödvändig för att visas i listan
• Beskrivning: rekommenderas, det är den detaljerade förklaringen av kortet.
• Bilagor: bilder, diagram osv. som hjälper till att förstå kortet.
• Etiketter: de går tvärs över listorna och används för att gruppera kort efter ett annat kriterium, till exempel uppgiftens natur eller typ.
• Omslag: en färg eller bild som gör det lätt att snabbt identifiera kortet på tavlan.
• Tilldela medlemmar: personen eller personerna som är involverade i kortet.
• Förfallodatum för kortet.
• Checklista: listor inne i en och samma uppgift. De är inte nödvändiga men kan hjälpa.
• Aktivitet: kortets ändringshistorik.
• Kommentarer på kortet.

Ett kort behöver inte innehålla alla dessa delar, bara dem som behövs.

Personer / Medlemmar

Alltså de som är involverade i tavlan.

Som minimum finns tavlans skapare, men fler personer kan vara involverade i en tavla.

Arbetsytor

Det är den högsta hierarkinivån. Den kan motsvara projekt eller arbetsgrupper.

En arbetsyta kan innehålla upp till tio tavlor i gratisplanen.

När vi skapar den kan vi välja om den ska vara privat eller offentlig beroende på vem vi vill ska kunna se tavlorna.

Dessutom kan vi bjuda in olika medlemmar:

När det här är förklarat är det dags att skapa ditt konto och gå in i verktyget.

Trellos gränssnitt

Nu när du har koll på de viktigaste begreppen är det dags att börja använda verktyget. Låt oss titta på alternativen.

Övre menyn

Härifrån kan vi utföra en rad åtgärder.

Från vänstra delen av den övre raden kan vi:

• Gå till vår startsida -med alla arbetsytor och genvägar till de senast använda tavlorna-, genom att klicka på logotypen.
• Från de olika rullgardinsmenyerna till vänster kan vi:
• Gå till de olika arbetsytorna.
• Gå till de tavlor vi har besökt nyligen.
• Eller de som vi har markerat som favoriter.
• Använda en mall.

På högra sidan av samma övre rad hittar vi:

• Sökfunktionen: användbar för att söka efter kortets namn.
• De olika aviseringarna.
• De olika lägena (ljust läge, mörkt läge, original…)
• Genom att klicka på vår ikon öppnar vi inställningar och preferenser för vårt konto.

Raden direkt under hör till tavlan.

Här kan vi:

• Redigera tavlans namn .
• Markera den som favorit.
• Lägga till en Power-Up (avancerad funktion).
• Automatisera: till exempel skapa en e-postrapport som sammanfattar kort som förfaller under de kommande 7 dagarna.
• Se teammedlemmarnas aktivitet.
• Dela tavlan.
• Via ikonen med de tre punkterna läggs mer specifika alternativ till, som:
• Lägga till en beskrivning på tavlan.
• Ändra designen.
• Se tavlans aktivitet.
• Kopiera tavlan.
• Stänga den.
• Följa den.
• Skriva ut den

Sidomeny

Här har vi följande alternativ:

• Direktåtkomst till avsnittet Tavlor, som visar de tavlor du har åtkomst till.
• Se medlemmarna i arbetsytan eller lägga till fler.
• Ändra arbetsytans synlighet eller koppla den till Slack, ett annat produktivitetsverktyg från Atlassian (samma företag som äger Trello).
• Arbetsytevyer utökar våra visningsalternativ, men är inte tillgängliga i gratisplanerna.
• Slutligen kan vi markera några av våra tavlor som favoriter eller skapa en ny.

Avsnittet Tavlor

Det här är översikten över ditt Trello. Här kan du:

• Se alla tavlor du har skapat, liksom teamen.
• Lägga till, dela eller konfigurera tavlor.
• Du kan inte ta bort tavlor direkt. För att ta bort en måste du först stänga den.
• Markera tavlor som favoriter
• Konfigurera arbetsytan genom att klicka på ikonen (uppe till vänster).

Listor

Som jag sa är listor inget annat än grupper av kort, som tillsammans utgör de olika tavlorna.

Varje lista har en titel och sina kort, som helst bör vara sorterade (efter prioritet, datum, ansvarig medlem…)

Genom att klicka på ikonen med de tre punkterna kan jag i varje lista:

• Lägga till ett kort.
• Kopiera listan.
• Flytta listan till en annan tavla.
• Följa listan (om jag bara vill övervaka den).
• Skapa någon automatisering.
• Arkivera listan om jag inte längre kommer att skapa eller ändra dess kort framöver.

Kort

Så här ser de ut i listorna: omslag, titel, följs, antal kommentarer, om det finns bilagor, om det finns checklista och tilldelade medlemmar:

När jag klickar på det och öppnar det ser jag innehållet och kan redigera:

Varje kort har ett antal komponenter:

• Titel.
• Medlemmar.
• Förfallodatum.
• Beskrivning: stöder Markdown-format (vanligt vid skrivande på internet) och emojis.
• Bilagor: den vi väljer blir kortets “omslag” och visas i listorna.
• Kommentarer.
• Etiketter.
• Checklista.
• Aktivitet.
• Power-ups.
• Anpassade fält.

Utöver komponenterna i varje kort kan jag utföra en rad åtgärder på varje kort:

• Flytta det: byta tavla för det.
• Duplicera det: användbart för liknande uppgifter för att spara tid.
• Följa det: få aviseringar om ändringar på det.
• Arkivera det: om jag inte längre behöver det försvinner det från listorna. Precis som med tavlor är det steget innan det tas bort helt.

Så fungerar Trello

När begreppen och gränssnittet är tydliga är systemet för att använda verktyget mycket enkelt:

1. Vi skapar vårt konto.
2. Vi skapar arbetsytan.
3. Vi skapar en eller flera tavlor, beroende på vad vi behöver.
4. På varje tavla definierar vi de listor som behövs.
5. I varje lista skapar vi de kort vi behöver och lägger till det som är relevant (titel, beskrivning, bilder…)
6. Beroende på projekttyp flyttar vi korten mellan de olika listorna när det behövs. Jag visar strax ett exempel.
7. Valfritt lägger vi till de medlemmar som behövs på varje tavla.

Exempel på användning

Jag förklarar systemet med vårt exempel:

1. Varje medlem har ett eget konto i verktyget.
2. Vi har en arbetsyta som heter "YPEH".
3. Där inne finns de fyra tavlor som förklarades tidigare.
4. På varje tavla har vi våra listor. På tavlan Aktuell sprint har vi de fyra listorna utifrån en uppgifts status som jag nämnde tidigare.
5. I varje lista lägger vi till de olika uppgifterna. Alla har titel och beskrivning och minst en medlem är tilldelad. Dessutom har vissa checklista och / eller bilder.
6. När den medlem som har tilldelats en uppgift börjar arbeta med den tar personen motsvarande kort och flyttar det från listan Ready till Doing. När uppgiften är klar flyttas den på samma sätt till Done. Den person som ansvarar för att validera den (det kan vara samma person som utvecklade den eller någon annan) flyttar den från Done till Validated när allt har kontrollerats och är korrekt.

Jag hoppas att exemplet gör det tydligare hur det vanliga arbetsflödet i verktyget ser ut för projektledning.

I en framtida artikel kommer jag faktiskt att förklara hur jag använder det tillsammans med agile-metoden Kanban.

Avancerad Trello

Hittills har vi gått igenom grunderna.

Vi har bara skrapat på ytan av verktyget, vilket redan gör stor skillnad när det gäller att förbättra organiseringen av team och projekt.

Om du aldrig har använt en agile-metodik kommer du att förstå det när du läser motsvarande artikel.

Men utöver allt detta, som jag säger är standardanvändningen av verktyget, finns det mer för heavy-user .

Till exempel kan du använda märkspråket Markdown för att formatera dina kortbeskrivningar.

Eller använda kortkommandon.

Dessutom finns power-ups (förstärkningar).

Trello Power-ups

Gå in på den här sidan:

https://trello.com/power-ups

Du ser en rad add-ons som kan öka din produktivitet i Trello:

Därifrån kan du lägga till förstärkningen du vill använda på vilken tavla som helst.

Var och en ger dig vissa funktioner, och flera är extremt användbara.

Till exempel, Dashboards by Screenful låter dig lägga till diagram för att följa sprintarna.

Eller den här kalendern, som är som Google Calendar på steroider.

Det finns också integrationer med mängder av verktyg:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Men vänta, det finns mer.

Webbläsartillägg

Precis, det finns tillägg som gör vardagen enklare.

Som Planyway, som lägger till kalender och tidslinje på din tavla:

Eller Elegantt, som lägger till ett Gantt-diagram på din tavla:

Här har du en fullständig lista.

Du behöver långt ifrån alla, men många är faktiskt användbara (och då har de ändå tagit bort Gmail-funktionen som gjorde det möjligt att bifoga mejl till ett kort och som åtminstone för mig var extremt användbar).

Fördelar med att använda Trello

Efter allt detta hoppas jag att du överväger att använda verktyget.

Men om jag fortfarande inte har övertygat dig kommer här ett par punkter till:

Låg inlärningskurva

Trello är väldigt enkelt att använda.

Redan från dag ett kommer du att skapa kort, listor och tavlor.

Och det anpassar sig verkligen till vilket projekt som helst. Det är väldigt flexibelt.

Dessutom är det i början väldigt lätt att rätta till misstag, så du kan testa, göra om och ångra utan rädsla.

Som sagt behöver du knappt utbilda folk, eftersom det är intuitivt.

Det du däremot behöver göra är att forma organisationen och tänka igenom listor och rutiner.

Bekvämt att använda

I linje med det föregående märker du att det passar bra in i vardagen.

Det innebär ingen extra belastning i arbetet när vi utför våra uppgifter (ökningen är liten).

Att skapa kort hjälper oss dessutom att tänka igenom varje uppgift: vad vi har, vad som saknas, hur vi tilldelar det…

Stor community

Det betyder att folk använder det.

Och att utvecklare arbetar med det och utökar funktionerna, vilket gör det mer mångsidigt för varje dag.

Vi har sett det med Power-ups och tillägg, men det märks också på mängden dokumentation som finns och som hjälper dig att lösa ett problem, hur specifikt det än är.

Allt dokumenteras

Och det är viktigt.

Det är ett arkiv att återvända till när vi inte minns något.

Det är ingen dokumenthanterare, men för många organisationer räcker det här faktiskt.

Innehåll, design, kommentarer, datum… allt finns samlat.

Förbättrar vår planering

Att ha en övergripande överblick över allt vi har igång och vilka personer som finns tillgängliga gör oss mer medvetna om verksamhetens verklighet.

Av alla fördelar skulle jag säga att det här är den viktigaste.

Det är gratis

Det här är också en bra fördel, hehe.

Nåja, snarare än att vara gratis kan vi säga att det har en gratisplan.

Stor.

Tillräcklig för medelstora företag och projekt i många fall.

Och om den blir för liten kan du alltid byta plan.

Trellos priser

På tal om planer: här har du de aktuella planerna som, som du ser, inte direkt kostar skjortan:

Det viktigaste som ingår i gratisplanen är:

• Upp till 10 tavlor per arbetsyta.
• Obegränsat antal kort.
• Obegränsat antal Power-Ups per tavla.
• Obegränsad lagring (10 MB maximal filstorlek).
• 250 automatiseringar per arbetsyta och månad.
• Obegränsade aktivitetsloggar.
• Förfallodatum och tilldelade personer.
• Flera enheter.

Och därifrån läggs relevanta förbättringar till i varje plan. Du kan se dem alla här:

https://trello.com/pricing

Alternativ till Trello

För mig finns främst två. De jag nämnde i början.

Notion

För personlig organisering eller små team (en eller två personer).

Det är faktiskt det jag använder i vardagen för mina egna saker.

Att kalla det ett anteckningsblock på steroider är en underdrift.

Det fungerar väldigt bra när du inte behöver skapa kort, eftersom det går snabbare att skapa eller ta bort en anteckning och påminnelse än att skapa kortet och / eller flytta det.

Allt flyter smidigare utan att tappa särskilt mycket kraft, men jag rekommenderar det inte för team med fler än två personer.

Du kan ladda ner det här:

https://www.notion.so/

Jira

För mig är det egentligen en kraftfullare version av Trello, mer inriktad på mjukvaruutveckling.

Med Trello kan jag organisera vilket evenemang som helst; med Jira ser jag inte riktigt det.

Inte heller för en marknadsavdelning.

Men när det gäller att integrera marknadsföring, digital produkt, UX och IT tycker jag att det är fantastiskt.

Om det är ditt fall, ta en titt. Det kostar pengar, det ska sägas.

Ladda ner här:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Slutsatser

Jag hoppas att den här snabba genomgången av Trello hjälper dig att komma igång med verktyget, eller åtminstone har gett dig idéer för att organisera dina projekt eller ditt team bättre.

Om du dessutom vill fortsätta utvecklas med verktyget förklarar jag i den här artikeln hur du använder Kanban-metoden med Trello.

Och om du vet att du borde använda det men behöver hjälp med implementeringen i ditt företag, hör av dig.