Poradnik Trello

Gdy zarządzasz projektami cyfrowymi, czy to od strony technologii, czy marketingu, istnieją narzędzia, które potrafią znacznie ułatwić pracę.

Trello jest jednym z nich. I moim zdaniem, jednym z najlepszych rozwiązań dla zespołów liczących od 3 do 5 osób.

Czy to oznacza, że nie można go używać samodzielnie albo we dwie osoby?

Nie, można, tylko uważam, że do tego są lepsze rozwiązania. Sprawniejsze (Notion, na przykład).

Podobnie są też wygodniejsze opcje (przynajmniej dla mnie) dla większych zespołów (jak Jira, również od Atlassian).).

Ale czym właściwie jest Trello?

Czym jest Trello

Definicja samej firmy:

“Trello to darmowy, elastyczny i wizualny sposób organizowania wszystkiego z każdym.”

Rozłóżmy to na części:

• Darmowe: darmowy plan w wielu przypadkach w zupełności wystarcza i to na nim skupia się ten moduł, choć narzędzie ma kilka płatnych planów, które omówię w odpowiednim punkcie.
• Elastyczne: można je stosować do wszelkiego rodzaju projektów, zarówno osobistych, jak i zawodowych, oraz w różnych organizacjach (indywidualnie lub zespołowo, z zastrzeżeniami wskazanymi wcześniej).
• Wizualne: narzędzie opiera się na tablicach, listach i kartach. W tym tkwi duża część jego siły, bo informacje są bardzo czytelne już na pierwszy rzut oka.
• Organizacja: kluczowa kwestia. Pomaga organizować wszystko, czego potrzebujesz.
• Z każdym: pozwala zaprosić do tablicy wszystkie potrzebne osoby

Tak wygląda ogólny widok narzędzia:

A tak wygląda tablica projektu:

Do czego służy

Do ułatwiania zarządzania i organizacji wszelkiego rodzaju projektów, zespołów i przepływów pracy.

Powtarzam: wszelkiego rodzaju projektów.

Nie tylko projektów zawodowych i / lub cyfrowych.

Na przykład:

Wesela

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Wakacje

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Szukanie pracy

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

I oczywiście także do takich projektów zawodowych jak:

Kalendarz redakcyjny

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Zarządzanie projektami metodą agile

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Jak widzisz, określenie "do wszelkiego rodzaju projektów" jest bardzo trafne.

Myślisz, że może pasować do twojego przepływu pracy? W takim razie czas go wypróbować, bo ma darmowy plan.

Pobierz Trello

Jeśli chcesz trochę pobawić się narzędziem, żeby śledzić ten poradnik, najpierw pobierz je z jednego z tych miejsc.

Trello dla Windows

Możesz pobrać je z Microsoft Store, dokładnie stąd:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello dla Mac

Tak samo możesz pobrać je z App Store na swojego Maca:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

Aplikacja Trello na Android

Jest dostępna na Androida:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

Aplikacja Trello na iOS

A także na iPhone'a:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Na koniec, jeśli nie jesteś pewien, czy będziesz go używać, polecam zacząć od wersji webowej, bez pobierania czegokolwiek.

Później zawsze zdążysz pobrać potrzebną wersję, jeśli narzędzie ostatecznie cię przekona.

Aby wejść na stronę i utworzyć konto, wystarczy przejść tutaj:

https://trello.com/

Jak korzystać z Trello

Duża część sukcesu Trello wynika z prostoty i łatwości obsługi. Gdy zrozumiesz kilka pojęć, praca z nim staje się naprawdę bardzo intuicyjna.

Podstawowe pojęcia

Najpierw wyjaśnijmy te pojęcia.

Tablice

Poszczególne tablice używane przez osobę lub zespół.

Możemy pracować na jednej tablicy w projektach osobistych lub małych albo rozdzielać listy i zadania między kilka.

Każdy niebieski prostokąt to tablica:

Jak widzisz, w Yo pongo el hielo mamy kilka tablic:

• Bieżący sprint: na zadania, które trzeba wykonać w tym sprincie. Sprint, jeśli nie znasz tego pojęcia, to cykl rozwoju produktu cyfrowego, zwykle trwający od jednego do trzech tygodni, po którym wprowadza się na produkcję wykonane zmiany.
• Zadania cykliczne: nazwa dość opisowa. Raportowanie, uzgadnianie rachunków bankowych, wypłaty wynagrodzeń itd., wykonywane codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Są tu razem z dokumentacją, aby nowa osoba przejmująca zadanie wiedziała, od czego zacząć.
• Pomysły i przyszłe zadania: dobre pomysły się nie gubią, tylko zapisują. Ta tablica jest właśnie do tego. Dodajemy tu też rzeczy, które widać na horyzoncie, jak "Wyłączenie Universal Analytics i wdrożenie GA4" albo "Zmiana przepisów VAT i wejście w procedurę One Stop Shop". Dziś nie są pilne, ale w przyszłości trzeba będzie je zrobić tak czy inaczej.
• Błędy / Incydenty: nad tą nazwą też specjalnie się nie głowiliśmy. Rzeczy wykryte na stronie, które trzeba poprawić i rozwiązać. Czasem od razu, a czasem przez dodanie ich do przyszłych sprintów.

Tak wygląda nasz układ tablic. Twój może być podobny albo zupełnie inny, bo zależy od projektu. To tablice dostosowują się do firmy, a nie odwrotnie.

Listy

Gdy wejdziemy na tablicę, zobaczymy różne listy.

Tak wyglądałaby nasza tablica bieżącego sprintu:

Jak widzisz, tablica jest podzielona na cztery listy kart / zadań:

• Ready: zadania gotowe do wykonania w sprincie, ale jeszcze nierozpoczęte.
• Doing: zadania rozpoczęte.
• Done: zadania zakończone, ale jeszcze niezweryfikowane.
• Validated: zadania zakończone i zweryfikowane. Gotowe do wdrożenia na produkcję, gdy przyjdzie pora.

Ponownie: tak wygląda układ w naszym projekcie. W swoim możesz dodać kolumny takie jak Approved , jeśli potrzebujesz akceptacji któregoś działu lub QA Pre , jeśli coś trzeba przetestować w środowisku preprodukcyjnym.

Jak wcześniej, listy dopasowują się do biznesu.

Karty

To rdzeń Trello, najmniejsze elementy.

Mogą być zadaniami (najczęściej przy zarządzaniu projektami), przepisami, ofertami pracy, treściami (obrazy, teksty do mediów społecznościowych lub bloga)… Czymkolwiek ich potrzebujemy.

Każda karta może zawierać następujące elementy:

• Tytuł: niezbędny, aby pojawiła się na liście
• Opis: zalecany, to szczegółowe wyjaśnienie karty.
• Załączniki: obrazy, wykresy itd., które pomagają zrozumieć kartę.
• Etykiety: działają przekrojowo względem list i służą do grupowania kart według innego kryterium, na przykład charakteru lub typu zadania.
• Okładka: kolor lub obraz, który pozwala szybko rozpoznać kartę na tablicy.
• Przypisz członków: osoba lub osoby zaangażowane w daną kartę.
• Terminy karty.
• Lista kontrolna: listy wewnątrz jednego zadania. Nie są niezbędne, ale mogą pomagać.
• Aktywność: historia zmian karty.
• Komentarze do karty.

Karta nie musi zawierać wszystkich tych elementów, tylko te, których potrzebuje.

Osoby / Członkowie

Czyli osoby zaangażowane w tablicę.

Co najmniej będzie to twórca tablicy, ale w tablicę może być zaangażowanych więcej osób.

Obszary robocze

To najwyższy poziom hierarchii. Może odpowiadać projektom lub grupom roboczym.

Obszar roboczy może zawierać do dziesięciu tablic w darmowym planie.

Przy tworzeniu możemy wybrać, czy będzie prywatny czy publiczny, zależnie od tego, kto ma mieć dostęp do jego tablic.

Możemy też zaprosić różnych członków:

Skoro to już wyjaśnione, czas utworzyć konto i wejść do narzędzia.

Interfejs Trello

Skoro znasz już najważniejsze pojęcia, czas zabrać się za narzędzie. Zobaczmy dostępne opcje.

Górne menu

Stąd możemy wykonywać szereg działań.

Z lewej części górnego rzędu możemy:

• Przejść do naszej strony głównej -ze wszystkimi obszarami roboczymi i skrótami do ostatnich tablic-, klikając logo.
• Z różnych rozwijanych menu po lewej możemy:
• Przejść do różnych obszarów roboczych.
• Przejść do tablic, które odwiedzaliśmy ostatnio.
• Albo do tych oznaczonych jako ulubione.
• Zastosować szablon.

W prawej części tego samego górnego rzędu znajdziemy:

• Wyszukiwarkę: przydatną do wyszukiwania po nazwie karty.
• Różne powiadomienia.
• Różne tryby (jasny, ciemny, oryginalny…)
• Klikając naszą ikonę, otworzymy opcje i preferencje naszego konta.

Rząd bezpośrednio poniżej odpowiada tablicy.

Tutaj możemy:

• Edytować nazwę tablicy.
• Oznaczyć ją jako ulubioną.
• Dodać Power-Up (zaawansowaną funkcję).
• Automatyzować: na przykład utworzyć raport e-mail podsumowujący karty, których termin upływa w ciągu najbliższych 7 dni.
• Wyświetlić aktywność członków zespołu.
• Udostępnić tablicę.
• Pod ikoną trzech kropek znajdziemy bardziej szczegółowe opcje, takie jak:
• Dodać opis tablicy.
• Zmienić wygląd.
• Wyświetlić aktywność tablicy.
• Skopiować tablicę.
• Zamknąć ją.
• Obserwować ją.
• Wydrukować ją

Menu boczne

Mamy tu następujące opcje:

• Bezpośredni dostęp do sekcji Tablice, która pokazuje tablice, do których masz dostęp.
• Wyświetlić członków obszaru roboczego lub dodać kolejnych.
• Zmienić widoczność obszaru roboczego albo połączyć go ze Slack, innym narzędziem produktywności od Atlassian (tej samej firmy, do której należy Trello).
• Widoki obszaru roboczego poszerzają nasze możliwości wyświetlania, ale nie są dostępne w darmowych planach.
• Na koniec możemy oznaczyć część naszych tablic jako ulubione albo utworzyć nową.

Sekcja Tablice

To ogólny widok twojego Trello. Tutaj możesz:

• Wyświetlić wszystkie utworzone tablice, podobnie jak zespoły.
• Dodawać, udostępniać lub konfigurować tablice.
• Nie można usuwać tablic bezpośrednio. Aby usunąć tablicę, najpierw trzeba ją zamknąć.
• Oznaczać tablice jako ulubione
• Skonfigurować obszar roboczy, klikając ikonę (u góry po lewej).

Listy

Jak mówiłem, listy to po prostu grupy kart, które tworzą poszczególne tablice.

Każda lista ma tytuł i karty, które najlepiej uporządkować (według priorytetu, daty, odpowiedzialnego członka…)

Klikając ikonę trzech kropek, na każdej liście mogę:

• Dodać kartę.
• Skopiować listę.
• Przenieść listę na inną tablicę.
• Obserwować listę (jeśli chcę tylko ją nadzorować).
• Utworzyć automatyzację.
• Zarchiwizować listę, jeśli w przyszłości nie będę już tworzyć ani modyfikować jej kart.

Karty

Tak wyglądają na listach: okładka, tytuł, obserwowanie, liczba komentarzy, informacja o załącznikach, liście kontrolnej i przypisanych członkach:

Gdy kliknę kartę i ją otworzę, zobaczę jej zawartość i mogę ją edytować:

Każda karta ma kilka elementów:

• Tytuł.
• Członkowie.
• Termin.
• Opis: obsługuje format Markdown (popularny przy pisaniu w internecie) oraz emoji.
• Załączniki: wybrany załącznik stanie się “okładką” karty i będzie widoczny na listach.
• Komentarze.
• Etykiety.
• Lista kontrolna.
• Aktywność.
• Power-ups.
• Pola niestandardowe.

Oprócz elementów każdej karty mogę wykonywać na niej szereg działań:

• Przenieść ją: zmienić jej tablicę.
• Duplikować ją: przydatne przy podobnych zadaniach, żeby oszczędzić czas.
• Obserwować ją: otrzymywać powiadomienia o zmianach.
• Archiwizować ją: jeśli już jej nie potrzebuję, znika z list. Tak jak w przypadku tablic jest to krok poprzedzający całkowite usunięcie.

Jak działa Trello

Gdy znamy już pojęcia i interfejs, system korzystania z tego narzędzia jest bardzo prosty:

1. Tworzymy konto.
2. Tworzymy obszar roboczy.
3. Tworzymy jedną lub kilka tablic, zależnie od potrzeb.
4. Na każdej tablicy definiujemy potrzebne listy.
5. Na każdej liście tworzymy potrzebne karty i dodajemy interesujące nas elementy (tytuł, opis, obrazy…)
6. W zależności od rodzaju projektu w razie potrzeby przenosimy karty między różnymi listami. Zaraz pokażę to na przykładzie.
7. Opcjonalnie dodajemy potrzebnych członków do każdej tablicy.

Przykład użycia

Wyjaśnię system na naszym przykładzie:

1. Każdy członek ma własne konto w narzędziu.
2. Mamy obszar roboczy "YPEH".
3. W nim znajdują się cztery opisane wcześniej tablice.
4. Na każdej tablicy mamy swoje listy. Na tablicy bieżącego sprintu stworzyliśmy cztery listy według stanu zadania, o którym wcześniej wspominałem.
5. W każdej liście dodajemy różne zadania. Wszystkie mają tytuł, opis i przypisanego co najmniej jednego członka. Niektóre mają też listę kontrolną i / lub obrazy.
6. Kiedy członek przypisany do zadania zaczyna nad nim pracować, bierze odpowiednią kartę i przenosi ją z listy Ready do Doing. Gdy ją zakończy, analogicznie przenosi ją do Done. Osoba odpowiedzialna za walidację (może to być ta sama osoba, która ją wykonała, ale nie musi) przeniesie ją z Done do Validated po sprawdzeniu, że wszystko jest poprawne.

Mam nadzieję, że dzięki przykładowi lepiej widać typowy przepływ pracy w narzędziu do zarządzania projektami.

W przyszłym artykule wyjaśnię też, jak używam go razem z metodą agile Kanban.

Zaawansowane Trello

Do tej pory omówiliśmy podstawy.

Dopiero musnęliśmy powierzchnię narzędzia, a to już bardzo dużo, jeśli chodzi o lepszą organizację zespołu i projektów.

Jeśli nigdy nie korzystałeś z metodologii agile, zrozumiesz to po przeczytaniu odpowiedniego artykułu.

Ale poza tym wszystkim, co — jak mówię — jest standardowym użyciem narzędzia, dla heavy-user są też dodatkowe funkcje.

Na przykład możesz używać języka znaczników Markdown do formatowania opisów kart.

Albo używać skrótów klawiaturowych.

Do tego masz power-ups (dodatki rozszerzające możliwości).

Power-ups Trello

Wejdź na tę stronę:

https://trello.com/power-ups

Zobaczysz szereg add-ons które zwiększą twoją produktywność w Trello:

Stamtąd możesz dodać dodatek który cię interesuje, do dowolnej tablicy.

Każdy daje określone funkcje, a kilka z nich jest wyjątkowo przydatnych.

Na przykład, Dashboards by Screenful pozwala dodać wykresy do monitorowania sprintów.

Albo ten kalendarz, czyli coś w rodzaju mocno podkręconego Google Calendar.

Masz też integracje z niezliczoną liczbą narzędzi:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Ale poczekaj, to jeszcze nie wszystko.

Rozszerzenia przeglądarki

Tak, masz też rozszerzenia, które ułatwiają codzienną pracę.

Jak Planyway, które dodaje do tablicy kalendarz i oś czasu:

Albo Elegantt, które dodaje do tablicy wykres Gantta:

Tutaj znajdziesz pełną listę.

Nie wszystkie są ci potrzebne, ale sporo z nich naprawdę się przydaje (a przecież usunięto już funkcję Gmail, która pozwalała dołączać wiadomości e-mail do karty i, przynajmniej dla mnie, była wyjątkowo użyteczna).

Zalety korzystania z Trello

Po tym wszystkim mam nadzieję, że rozważysz korzystanie z tego narzędzia.

Ale jeśli wciąż cię nie przekonałem, mam jeszcze kilka uwag:

Niska krzywa uczenia

Korzystanie z Trello jest bardzo proste.

Już pierwszego dnia będziesz tworzyć karty, listy i tablice.

I naprawdę dopasowuje się do każdego projektu. Jest bardzo elastyczne.

Poza tym na początku, jeśli się pomylisz, bardzo łatwo to naprawić, więc możesz próbować, cofać i poprawiać bez obaw.

Jak mówię, prawie nie trzeba szkolić ludzi, bo narzędzie jest intuicyjne.

Trzeba natomiast nadać kształt swojej organizacji i przemyśleć listy oraz procedury.

Wygodne w użyciu

W związku z powyższym zobaczysz, że dobrze wtapia się w codzienną pracę.

Nie stanowi dodatkowego obciążenia pracą podczas wykonywania naszych zadań (wzrost jest niewielki).

Tworzenie kart pomaga nam też dobrze przemyśleć każde zadanie: co mamy, czego brakuje, jak je przydzielić…

Duża społeczność

To oznacza, że ludzie go używają.

A programiści nad nim pracują i rozbudowują funkcje, dzięki czemu każdego dnia staje się bardziej wszechstronny.

Widzieliśmy to przy Power-ups i rozszerzeniach, ale widać to też po ilości dokumentacji, która pomoże rozwiązać nawet bardzo specyficzny problem.

Wszystko jest udokumentowane

I to jest ważne.

To repozytorium do którego można wrócić, gdy czegoś nie pamiętamy.

To nie jest menedżer dokumentacji, ale wielu organizacjom właśnie tyle wystarcza.

Treści, projekty, komentarze, daty… wszystko zostaje zebrane.

Poprawia nasze planowanie

Posiadanie ogólnego obrazu wszystkiego, co mamy w toku, i dostępnych osób sprawia, że jesteśmy bardziej świadomi realnej sytuacji firmy.

Ze wszystkich zalet powiedziałbym, że ta jest najważniejsza.

Jest darmowe

To też jest niezła zaleta, hehe.

No dobrze, bardziej niż darmowe — powiedzmy, że ma darmowy plan.

Duży.

W wielu przypadkach wystarczający dla średnich firm i projektów.

A jeśli okaże się za mały, zawsze możesz zmienić plan.

Ceny Trello

Skoro mowa o planach, oto aktualne plany, które — jak widzisz — nie są niczym nadzwyczajnym:

Najważniejsze rzeczy zawarte w darmowym planie to:

• Do 10 tablic na obszar roboczy.
• Nielimitowane karty.
• Nielimitowane Power-Ups na tablicę.
• Nielimitowana przestrzeń dyskowa (maksymalnie 10 MB na plik).
• 250 automatyzacji na obszar roboczy miesięcznie.
• Nielimitowane rejestry aktywności.
• Terminy i przypisane osoby.
• Obsługa wielu urządzeń.

Od tego poziomu każdy kolejny plan dodaje odpowiednie ulepszenia. Wszystkie zobaczysz tutaj:

https://trello.com/pricing

Alternatywy dla Trello

Dla mnie są przede wszystkim dwie. Te, o których wspomniałem na początku.

Notion

Do organizacji osobistej lub małych zespołów (jedna albo dwie osoby).

Właściwie to właśnie jego używam na co dzień do własnych spraw.

Nazwanie go notatnikiem na sterydach to wciąż za mało.

Sprawdza się świetnie, gdy nie musisz tworzyć kart, bo utworzenie lub usunięcie notatki i przypomnienia zajmuje mniej czasu niż utworzenie karty i / lub jej przeniesienie.

Wszystko działa płynniej, bez utraty zbyt wielu możliwości, ale nie polecam go zespołom większym niż dwuosobowe.

Możesz pobrać go tutaj:

https://www.notion.so/

Jira

Dla mnie to w praktyce potężniejsza wersja Trello, bardziej nastawiona na rozwój oprogramowania.

O ile w Trello mogę zorganizować dowolne wydarzenie, o tyle w Jira tego nie widzę.

Tak samo nie dla działu marketingu.

Za to przy integracji marketingu, produktu cyfrowego, UX i IT uważam ją za świetną.

Jeśli to twój przypadek, zerknij. Jest płatna, to fakt.

Pobierzesz ją tutaj:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Wnioski

Mam nadzieję, że ten pobieżny przegląd Trello pomoże ci wejść w to narzędzie albo przynajmniej podsunie pomysły na lepszą organizację projektów lub zespołu.

A jeśli chcesz dalej rozwijać się z tym narzędziem, w tym artykule wyjaśniam, jak korzystać z metodologii Kanban w Trello.

A jeśli wiesz, że powinieneś go używać, ale potrzebujesz pomocy we wdrożeniu go w swojej firmie, porozmawiajmy.