Trello-tutorial

Wanneer je digitale projecten beheert, vanuit de technische of de marketingkant, zijn er bepaalde tools die je werk makkelijker maken.

Trello is er daar een van. En naar mijn mening, een van de meest geschikte voor teams van 3 tot 5 personen.

Betekent dat dat je het niet alleen of met twee personen kunt gebruiken?

Nee, dat kan wel. Ik vind alleen dat er daarvoor betere opties zijn. Wendbaardere (Notion, bijvoorbeeld).

Op dezelfde manier zijn er ook praktischere opties (althans voor mij) voor grotere teams (zoals Jira, ook van Atlassian).).

Maar wat is Trello?

Wat is Trello

De definitie van het bedrijf zelf:

“Trello is de gratis, flexibele en visuele manier om alles met iedereen te organiseren.”

Laten we dat stap voor stap bekijken:

• Gratis: het gratis abonnement is in veel gevallen meer dan voldoende en daar richt deze module zich op, al heeft de tool verschillende betaalde abonnementen die in het betreffende onderdeel worden besproken.
• Flexibel: het kan worden toegepast op allerlei projecten, zowel persoonlijk als professioneel, en op allerlei organisaties (individueel of in groepen, met de eerder genoemde nuances).
• Visueel: het is een tool die is gebaseerd op borden, lijsten en kaarten. Daar zit een groot deel van de kracht, omdat de informatie in één oogopslag heel duidelijk is.
• Organisatie: het belangrijkste punt. Het helpt je organiseren wat je maar nodig hebt.
• Met iedereen: je kunt zoveel mensen als nodig uitnodigen voor het bord

Dit is het algemene overzicht van de tool:

En zo ziet een projectbord eruit:

Waarvoor dient het

Om het beheer en de organisatie van allerlei projecten, teams en workflows.

Ik herhaal: allerlei soorten projecten.

Niet alleen professionele en / of digitale projecten.

Bijvoorbeeld:

Bruiloften

https://blog.trello.com/say-yes-to-less-stress-using-trello-to-plan-a-wedding

Vakanties

https://blog.trello.com/all-a-board-plan-a-vacation-with-trello

Werk zoeken

https://blog.trello.com/using-trello-for-a-job-search-less-stress-more-process

En natuurlijk ook voor professionele projecten zoals deze:

Redactionele kalender

https://blog.trello.com/moved-to-published-using-trello-as-an-editorial-calendar

Projectmanagement met agile-methodologie

https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible

Zoals je ziet, klopt de uitspraak "voor allerlei soorten projecten" echt.

Denk je dat het in je workflow kan passen? Dan is het tijd om het te proberen, want het heeft een gratis abonnement.

Trello downloaden

Goed, als je wat met de tool wilt spelen terwijl je deze tutorial volgt, moet je hem eerst vanaf een van deze plekken downloaden.

Trello voor Windows

Je kunt hem downloaden uit de Microsoft Store, precies hier:

https://www.microsoft.com/en-US/store/p/trello/9nblggh4xxvw?rtc=1

Trello voor Mac

Op dezelfde manier kun je hem voor je Mac uit de App Store downloaden:

https://apps.apple.com/app/trello/id1278508951?ls=1&mt=12

Trello-app voor Android

Hij is beschikbaar voor Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&pli=1

Trello-app voor iOS

En ook voor iPhone:

https://apps.apple.com/app/trello-organize-anything/id461504587

Trello Web

Tot slot: als je nog niet zeker weet of je het gaat gebruiken, raad ik aan om met de webversie te beginnen, zonder iets te downloaden.

Later heb je nog alle tijd om de versie te downloaden die je nodig hebt, als de tool je uiteindelijk overtuigt.

Om naar de website te gaan en je account aan te maken, hoef je alleen hierheen te gaan:

https://trello.com/

Hoe gebruik je Trello

Een groot deel van het succes van Trello komt door de eenvoud en het gebruiksgemak. Als je eenmaal een paar begrippen begrijpt, werkt het heel intuïtief.

Basisbegrippen

Laten we eerst deze begrippen verduidelijken.

Borden

De verschillende borden die de persoon of het team gebruikt.

We kunnen met één bord werken voor persoonlijke of kleine projecten, of lijsten en taken over meerdere borden verdelen.

Elk blauw vak is een bord:

Zoals je ziet, hebben we bij Yo pongo el hielo meerdere borden:

• Huidige sprint: voor de taken die in deze sprint moeten worden uitgevoerd. Een sprint is, mocht je die term nog nooit hebben gehoord, een ontwikkelcyclus van een digitaal product die meestal tussen één en drie weken duurt, waarna de uitgevoerde wijzigingen naar productie worden gebracht.
• Terugkerende taken: een behoorlijk duidelijke naam. Reporting-taken, bankafstemming, salarisbetalingen enz. die elke dag, week of maand worden uitgevoerd. Ze staan hier samen met hun documentatie, zodat iemand die nieuw is weet waar te beginnen als die een taak moet overnemen.
• Toekomstige ideeën en taken: goede ideeën raken niet kwijt, ze worden opgeschreven. En daarvoor is dit bord. We voegen ook dingen toe die aan de horizon verschijnen, zoals "Universal Analytics uitschakelen en GA4 implementeren" of "Wijziging van de btw-regels en invoering van het éénloketsysteem". Dingen die nu niet urgent zijn, maar die in de toekomst hoe dan ook moeten gebeuren.
• Bugs / Incidenten: ook over deze naam hebben we niet lang hoeven nadenken. Dingen die we op de website ontdekken en die moeten worden gecorrigeerd en opgelost. Soms meteen, soms door ze aan toekomstige sprints toe te voegen.

Dit is onze bordindeling. Die van jou kan erop lijken of niet, want dat hangt van elk project af. De borden passen zich aan elk bedrijf aan en niet andersom.

Lijsten

Goed, als we een bord openen, zien we verschillende lijsten.

Dit zou ons bord Huidige sprint zijn:

Zoals je kunt zien, is het bord verdeeld in vier lijsten met kaarten / taken:

• Ready: taken die klaar zijn om in de sprint te worden uitgevoerd, maar nog niet zijn gestart.
• Doing: taken die al zijn gestart.
• Done: voltooide maar nog niet gevalideerde taken.
• Validated: voltooide en gevalideerde taken. Klaar om naar productie te worden uitgerold wanneer het zover is.

Nogmaals, zo is ons project georganiseerd. In jouw project kun je kolommen toevoegen zoals Approved als je goedkeuring van een afdeling nodig hebt of QA Pre als testen in een pre-productieomgeving nodig zijn.

Zoals eerder passen de lijsten zich aan het bedrijf aan.

Kaarten

Ze vormen de kern van Trello, de kleinste elementen.

Het kunnen taken zijn (meestal bij projectmanagement), recepten, werkzaamheden, content (afbeeldingen, teksten voor social media of blog)… Wat we maar nodig hebben.

Elke kaart kan de volgende elementen bevatten:

• Titel: essentieel zodat hij in de lijst verschijnt
• Beschrijving: aanbevolen; dit is de gedetailleerde uitleg van de kaart.
• Bijlagen: afbeeldingen, grafieken enz. die helpen de kaart uit te leggen.
• Labels: ze lopen dwars door de lijsten heen en worden gebruikt om kaarten volgens een ander criterium te groeperen, bijvoorbeeld de aard of het type taak.
• Omslag: een kleur of afbeelding waarmee je de kaart snel op het bord kunt herkennen.
• Leden toewijzen: de persoon of personen die bij die kaart betrokken zijn.
• Vervaldatums voor de kaart.
• Checklist: lijsten binnen dezelfde taak. Ze zijn niet essentieel, maar kunnen wel helpen.
• Activiteit: geschiedenis van wijzigingen aan de kaart.
• Opmerkingen op de kaart.

Een kaart hoeft ze niet allemaal te hebben, alleen wat nodig is.

Personen / Leden

Precies dat: de mensen die bij het bord betrokken zijn.

Minimaal is er de maker van het bord, maar er kunnen meer mensen bij een bord betrokken zijn.

Werkruimten

Dit is het hoogste hiërarchische niveau. Het kan overeenkomen met projecten of werkgroepen.

Een werkruimte kan in het gratis abonnement maximaal tien borden bevatten.

Bij het aanmaken kunnen we kiezen of hij privé of openbaar is, afhankelijk van wie we de borden willen laten zien.

Daarnaast kunnen we verschillende leden uitnodigen:

Goed, nu dit is uitgelegd, is het tijd om je account aan te maken en de tool te openen.

De Trello-interface

Goed, nu de belangrijkste begrippen duidelijk zijn, is het tijd om met de tool aan de slag te gaan. Laten we de opties bekijken.

Bovenste menu

Vanaf hier kunnen we een aantal acties uitvoeren.

Vanaf de linkerkant van de bovenste rij kunnen we:

• Naar onze startpagina -met alle werkruimten en snelkoppelingen naar de laatst gebruikte borden- gaan door op het logo te klikken.
• Via de verschillende uitklapmenu's links kunnen we:
• Naar de verschillende werkruimten gaan.
• De borden openen die we onlangs hebben geopend.
• Of de borden die we als favorieten hebben gemarkeerd.
• Een sjabloon toepassen.

Aan de rechterkant van dezelfde bovenste rij vinden we:

• Het zoekvak: handig om op kaartnaam te zoeken.
• De meldingen.
• De verschillende modi (lichte modus, donkere modus, origineel…)
• Door op ons pictogram te klikken openen we de opties en voorkeuren van ons account.

De rij direct eronder hoort bij het bord.

Hier kunnen we:

• De naam van het bord bewerken.
• Het als favoriet markeren.
• Een Power-Up (geavanceerde functionaliteit).
• Automatiseren: bijvoorbeeld een e-mailrapport maken met een samenvatting van de kaarten die in de komende 7 dagen vervallen.
• De activiteit van teamleden bekijken.
• Het bord delen.
• Het pictogram met de drie puntjes geeft meer specifieke opties, zoals:
• Een beschrijving aan het bord toevoegen.
• Het ontwerp wijzigen.
• De bordactiviteit bekijken.
• Het bord kopiëren.
• Het sluiten.
• Het volgen.
• Het afdrukken

Zijmenu

De opties die we hier hebben zijn:

• Snelkoppeling naar de sectie Borden, die de borden toont waartoe je toegang hebt.
• De leden van de Werkruimte bekijken of er meer toevoegen.
• De zichtbaarheid van de werkruimte wijzigen of die koppelen aan Slack, een andere productiviteitstool van Atlassian (hetzelfde bedrijf dat eigenaar is van Trello).
• Werkruimteweergaven breiden onze opties voor weergave, maar zijn niet beschikbaar in gratis abonnementen.
• Tot slot kunnen we sommige van onze borden als favorieten markeren of een nieuw.

Sectie Borden

Dit is het algemene overzicht van je Trello. Hier kun je:

• Alle borden die je hebt aangemaakt bekijken, evenals de teams.
• Toevoegen, delen of configureren van borden.
• Je kunt borden niet rechtstreeks verwijderen. Om er een te verwijderen, moet je hem eerst sluiten.
• Borden als favorieten markeren
• De werkruimte configureren door op het pictogram (linksboven) te klikken.

Lijsten

Zoals ik al zei, lijsten zijn gewoon groepen kaarten, waaruit de verschillende borden bestaan.

Elke lijst heeft een titel en kaarten, die idealiter geordend moeten zijn (op prioriteit, datum, verantwoordelijk lid…)

Door op het pictogram met de drie puntjes van elke lijst te klikken, kan ik:

• Een kaart toevoegen.
• De lijst kopiëren.
• De lijst naar een ander bord verplaatsen.
• De lijst volgen (als ik hem alleen wil monitoren).
• Een automatisering maken.
• De lijst archiveren als ik in de toekomst geen kaarten meer ga aanmaken of wijzigen.

Kaarten

Zo zien ze eruit in de lijsten: omslag, titel, volgen, aantal opmerkingen, of er bijlagen zijn, of er een checklist is en toegewezen leden:

Als ik erop klik en hem open, kan ik de inhoud zien en bewerken:

Elke kaart heeft een aantal onderdelen:

• Titel.
• Leden.
• Vervaldatum.
• Beschrijving: ondersteunt Markdown-opmaak (veel gebruikt om op internet te schrijven) en emoji's.
• Bijlagen: welke we ook kiezen, die wordt de “omslag” van de kaart en wordt in de lijsten getoond.
• Opmerkingen.
• Labels.
• Checklist.
• Activiteit.
• Power-Ups.
• Aangepaste velden.

Naast de onderdelen van elke kaart kan ik op elke kaart een aantal acties uitvoeren:

• Verplaatsen: naar een ander bord verplaatsen.
• Dupliceren: handig voor vergelijkbare taken, om tijd te besparen.
• Volgen: meldingen ontvangen over wijzigingen.
• Archiveren: als ik hem niet meer nodig heb, verdwijnt hij uit de lijsten. Net als bij borden is dit de stap voordat je hem volledig verwijdert.

Hoe Trello werkt

Als de begrippen en de interface duidelijk zijn, is het systeem waarmee we met deze tool werken heel eenvoudig:

1. We maken een account aan.
2. We maken de Werkruimte aan.
3. We maken een of meer borden aan, afhankelijk van wat we nodig hebben.
4. Op elk bord definiëren we de nodige lijsten.
5. In elke lijst maken we de kaarten die we nodig hebben en voegen we toe wat ons interesseert (Titel, beschrijving, afbeeldingen…)
6. Afhankelijk van het soort project verplaatsen we de kaarten wanneer nodig tussen de verschillende lijsten. Dat verduidelijk ik zo met een voorbeeld.
7. Optioneel voegen we de nodige leden aan elk bord toe.

Gebruiksvoorbeeld

Laten we het systeem verduidelijken met ons voorbeeld:

1. Elk lid heeft een eigen account in de tool.
2. We hebben een werkruimte genaamd "YPEH".
3. Daarin staan de vier borden die eerder zijn uitgelegd.
4. Op elk bord hebben we onze lijsten. Op het bord Huidige sprint maken we de vier lijsten op basis van de taakstatus die ik eerder noemde.
5. Binnen elke lijst voegen we de verschillende taken toe. Ze hebben allemaal een titel en beschrijving en zijn aan minstens één lid toegewezen. Sommige hebben ook checklists en / of afbeeldingen.
6. Wanneer het lid dat aan een taak is toegewezen ermee begint, pakt die de bijbehorende kaart en verplaatst die van de Ready -lijst naar Doing. Op dezelfde manier verplaatst die de kaart na afronding naar Done. De persoon die verantwoordelijk is voor validatie (dat kan dezelfde persoon zijn die hem heeft ontwikkeld, maar dat hoeft niet) verplaatst hem van Done naar Validated zodra is gecontroleerd dat alles klopt.

Ik hoop dat het voorbeeld de gebruikelijke workflow in de tool duidelijker maakt voor projectmanagement.

In een toekomstig artikel leg ik trouwens uit hoe ik het samen gebruik met de agile-methode Kanban.

Geavanceerd Trello

Tot nu toe hebben we de basis behandeld.

We hebben nog maar aan de oppervlakte van de tool gekrast, en dat is al veel als het gaat om de organisatie van teams en projecten verbeteren.

Als je nog nooit een agile-methodologie hebt gebruikt, zul je die begrijpen wanneer je het bijbehorende artikel leest.

Maar naast dit alles, wat zoals ik zeg het standaardgebruik van de tool is, zijn er voor heavy-user nog meer functies.

Je kunt bijvoorbeeld de opmaaktaal Markdown gebruiken om je kaartbeschrijvingen op te maken.

Of sneltoetsen gebruiken.

Daarnaast heb je Power-Ups (uitbreidingen).

Trello Power-Ups

Ga naar deze pagina:

https://trello.com/power-ups

Je ziet een reeks invoegtoepassingen die je productiviteit in Trello kunnen verhogen:

Van daaruit kun je de uitbreiding toevoegen die je wilt aan elk bord.

Elke uitbreiding geeft je bepaalde functies en verschillende zijn bijzonder nuttig.

Bijvoorbeeld, Dashboards by Screenful waarmee je grafieken kunt toevoegen om sprints te volgen.

Of deze kalender, die als Google Calendar op steroïden is.

Je hebt ook integraties voor talloze tools:

• Google Drive.
• Slack.
• Gmail.
• Microsoft Teams.
• Zoho CRM.
• MailChimp.
• …

Maar wacht, er is nog meer.

Browserextensies

Precies: je hebt extensies die je dagelijkse werk makkelijker maken.

Zoals Planyway, die een kalender en tijdlijn aan je bord toevoegt:

Of Elegantt, die een Gantt-diagram aan je bord toevoegt:

Hier vind je een volledige lijst.

Ze zijn lang niet allemaal nodig, maar het is waar dat er behoorlijk wat nuttig zijn (en dat terwijl de Gmail-extensie is verwijderd, waarmee je e-mails aan een kaart kon koppelen en die, althans voor mij, bijzonder nuttig was).

Voordelen van Trello gebruiken

Na dit alles hoop ik dat je overweegt om deze tool te gebruiken.

Maar als ik je nog steeds niet heb overtuigd, zijn hier nog een paar punten:

Lage leercurve

Trello gebruiken is heel eenvoudig.

Vanaf dag één maak je je kaarten, lijsten en borden aan.

En het past zich echt aan elk project aan. Het is erg flexibel.

Bovendien is een fout in de beginfase heel makkelijk te herstellen, zodat je zonder angst dingen kunt doen en weer ongedaan maken.

Zoals ik al zei, hoef je mensen nauwelijks te trainen omdat het intuïtief is.

Wat je wel moet doen, is je organisatie vormgeven en goed nadenken over de lijsten en protocollen.

Handig in gebruik

Aansluitend op het bovenstaande zul je zien dat het goed in het dagelijkse werk integreert.

Het voegt geen extra belasting toe aan het werk bij het uitvoeren van onze taken (de toename is klein).

Het maken van kaarten helpt ons ook om elke taak goed te doordenken: zien wat we hebben, wat ontbreekt, hoe we hem toewijzen…

Grote community

Dat betekent dat mensen het gebruiken.

En dat ontwikkelaars eraan werken en de functies uitbreiden, waardoor het elke dag veelzijdiger wordt.

We hebben dit gezien bij Power-Ups en extensies, maar ook aan de hoeveelheid beschikbare documentatie, die je helpt een probleem op te lossen hoe specifiek het ook is.

Alles is gedocumenteerd

En dat is belangrijk.

Het is een opslagplaats waar we naar terug kunnen gaan als we iets niet meer weten.

Het is geen documentatiebeheerder, maar voor veel organisaties is dit voldoende.

Content, ontwerpen, opmerkingen, datums… alles wordt vastgelegd.

Verbetert onze planning

Een totaaloverzicht van alles wat er loopt en van de beschikbare mensen maakt ons bewuster van de realiteit van het bedrijf.

Van alle voordelen zou ik zeggen dat dit het belangrijkste is.

Het is gratis

Dat is ook een mooi voordeel, hehe.

Nou, in plaats van gratis te zijn, laten we zeggen dat het een gratis abonnement heeft.

Groot.

In veel gevallen voldoende voor middelgrote bedrijven en projecten.

En als het te klein voor je wordt, kun je altijd van abonnement veranderen.

Trello-prijzen

Over abonnementen gesproken: hier zijn de huidige abonnementen, die, zoals je ziet, niets bijzonders zijn:

De belangrijkste dingen die in het gratis abonnement zitten zijn:

• Tot 10 borden per Werkruimte.
• Onbeperkte kaarten.
• Onbeperkte Power-Ups per bord.
• Onbeperkte opslag (maximale bestandsgrootte 10 MB).
• 250 automatiseringen per Werkruimte per maand.
• Onbeperkte activiteitenlogboeken.
• Vervaldatums en toegewezen personen.
• Meerdere apparaten.

Vanaf daar voegt elk abonnement de bijbehorende verbeteringen toe. Je kunt ze hier allemaal bekijken:

https://trello.com/pricing

Alternatieven voor Trello

Voor mij zijn er vooral twee. Degene die ik aan het begin noemde.

Notion

Voor persoonlijke organisatie of kleine teams (één of twee personen).

Sterker nog, dit is wat ik dagelijks voor mijn eigen dingen gebruik.

Het een opgevoerd notitieblok noemen doet het tekort.

Het is erg handig als je geen kaarten hoeft te maken, omdat het maken of verwijderen van een notitie en herinnering minder tijd kost dan een kaart maken en / of verplaatsen.

Alles is vloeiender zonder al te veel kracht te verliezen, maar ik raad het niet aan voor teams van meer dan twee personen.

Je kunt het hier downloaden:

https://www.notion.so/

Jira

Voor mij is het eigenlijk een krachtigere versie van Trello die meer op softwareontwikkeling is gericht.

Hoewel ik met Trello elk soort evenement kan organiseren, zie ik Jira niet zo.

Ook niet voor een marketingafdeling.

Maar als het gaat om de integratie van marketing, digitaal product, UX en IT, vind ik het fantastisch.

Als dat jouw situatie is, kijk ernaar. Het is wel betaald.

Download het hier:

https://www.atlassian.com/es/software/jira

Conclusies

Ik hoop dat dit snelle overzicht van Trello je helpt om met de tool aan de slag te gaan, of je op zijn minst ideeën geeft om je projecten of team beter te organiseren.

Als je verder wilt komen met de tool, leg ik in dit artikel bovendien uit hoe je de Kanban-methodologie met Trello gebruikt.

En als je weet dat je het zou moeten gebruiken maar hulp nodig hebt om het in je bedrijf te implementeren, neem dan contact op.