Cómo recategorizar y reetiquetar entradas de WordPress, en lote y de forma fácil

Es curioso pero, según a quién le preguntes, reordenar la taxonomía de una web en WordPress puede parecer un mundo o una tarea menor. Sobre todo si no lo ha hecho nunca.

Y es que, si la web es pequeña, es algo bastante sencillo, aunque sea yendo post por post.

Sin embargo, si la web tiene un buen número de entradas, la cosa se complica, ya que el impacto es relevante:

• Categorías (nuevas y antiguas).
• Etiquetas (idem).
• Subcategorías (lo mismo).
• Slugs.
• Artículos antiguos o despublicados.
• Plugins de importación.
• De exportación.
• Miedo a cargarte medio blog.
• O el SEO…

Por supuesto, la opción manual entrada por entrada debería ser la última, tanto por tiempo, como por posibilidad de error.

Por ello es imprescindible tener claro el camino antes de ponerte a tocar nada. Y eso es lo que te voy a explicar aquí, aprovechando que acabo de hacerlo para esta web.

En mi caso quería hacer algo muy concreto: mejorar la organización editorial de la web tocando solo lo necesario, sin cambiar la estructura principal de categorías o etiquetas salvo justificación clara.

Es decir, nada de rehacer todo desde cero, nada de eliminar taxonomías en bloque y nada de inventarme etiquetas nuevas porque sí. Todo con un sentido de construir encima, no de rehacer desde los cimientos.

En este artículo te cuento el proceso completo por si quieres hacer algo parecido en tu web.

Vamos al lío.

Antes de tocar nada, el objetivo: qué quería conseguir

La idea inicial era sencilla: tener una web mejor organizada para que las entradas fueran más fáciles de clasificar, navegar y reutilizar.

En mi caso, la estructura general ya estaba clara y no quería cambiarla. La web se organiza en tres grandes bloques:

• Tecnología.
• Ocio.
• Negocio.

Y sí, en el futuro es posible que crezca y se incorpore al menos un pilar más, pero ahora no era el momento.

Ahora lo que quería es analizar la taxonomía existente y limpiar lo que sobrara o añadir lo que faltara. En este sentido, la regla principal fue esta:

No crear categorías o etiquetas nuevas si no tienen utilidad real en artículos ya publicados.

Es decir, no era un ejercicio teórico sobre “los temas que debería escribir en el blog”, sino “cómo organizar mejor lo que hay ya escrito”.

Esto es importante porque uno de los errores habituales en WordPress es crear etiquetas por impulso. 

Un día escribes sobre una herramienta y creas una etiqueta. Otro día hablas de una película y creas otra. Luego publicas una reseña, una guía, un tutorial, una comparativa… y acabas con decenas de etiquetas con uno o dos artículos.

Eso no ayuda. Solo ensucia, UX y SEO. 

Tutorial paso a paso

Comenzamos entonces con el paso a paso que seguí. Te explico cada punto para que lo entiendas bien.

Paso 1: exportar las entradas de WordPress

Lo primero fue sacar un listado de entradas con sus datos básicos.

Para esto usé el plugin WP All Export.

Lo instalas y lo activas como de costumbre.

Una vez instalado, creas una exportación de entradas:

All Export > New Export

Y seleccionas:

Specific Post Type > Entradas

Los campos importantes para exportar en mi caso fueron:

ID
Title
Permalink
Categories
Tags

El campo clave es el ID.

Puedes trabajar con títulos, pero no deberías importar cambios masivos usando solo el título como referencia ya que puede haber títulos parecidos, cambios futuros o duplicados. El ID de WordPress es mucho más seguro.

Paso 2: trabajar la tabla

Es el paso más importante de cara a obtener resultados. Es el momento de pensar en esta recategorización y reetiquetado.

En mi caso cogí el CSV exportado y se lo pasé a tres IAs (Claude, NotebookLM y ChatGPT) para que lo valoraran y me propusieran cambios.

En la primera interacción y con los mismos prompts, los resultados fueron parecidos: las tres IAs me proponían cambios de árbol de categorías y un buen puñado de etiquetas nuevas.

No era lo que yo buscaba.

Como te decía antes, lo que yo quería un ejercicio práctico -mejorar la categorización y etiquetas de los contenidos actuales- no un mapa editorial sobre los temas que debería escribir.

La cosa cambió bastante cuando les expliqué esto a las IA y sobre todo les añadí un matiz:

Cada categoría, subcategoría o etiqueta nueva que me propusieran debería contar con al menos cuatro contenidos actuales.

Ahí ya la cosa cambió y, aunque alguna IA insistía en la recategorización, el número de etiquetas nuevas bajó.

En esta primera fase decidí no borrar nada, porque me encajaba mejor mi taxonomía actual que las propuestas. Pero sí añadí alguna subcategoría a algún artículo y, sobre todo, creé tres etiquetas nuevas que sí tenían sentido:

Tutorial
Productividad
Privacidad

La tabla final de trabajo que le pedí a ChatGPT fue un con estas tres columnas:

Título
Categorías a añadir
Etiquetas a añadir

Paso 3: revisar manualmente los cambios

Obviamente, cuando pides algo a la IA hay que revisarlo.

Yo lo hice con las etiquetas nuevas y las subcategorías añadidas.Por ejemplo, tenía sentido añadir Productividad a entradas sobre Trello, organización, herramientas de trabajo o procesos.

También tenía sentido añadir Tutorial a entradas claramente prácticas: configurar GA4, instalar herramientas, usar Gmail con dominio propio, montar Stable Diffusion, etc.

Y Privacidad solo en los casos donde realmente había un enfoque relacionado con aumentar nuestra privacidad en internet, navegación, cookies o VPN. La quité de todo los artículos de Google Analytics, que la IA se empeñaba en meter aquí dentro. Entiendo su lógica, pero no es la que comparto para esta sección.

Paso 4: crear las etiquetas nuevas antes de importar

Antes de importar, creé manualmente las nuevas etiquetas en WordPress:

El plugin que usaremos para importar el excel trabajado, WP All Import permite crear etiquetas nuevas durante la importación, pero prefiero hacerlo manualmente antes para evitar errores.

¿Por qué?

Porque si hay una errata en el CSV, WordPress puede acabar creando etiquetas basura como:

“Productivdad”
“Tutoriales”
“Privacidad”
“Privacidad|”

Y luego toca limpiar.

Mejor crear manualmente las etiquetas buenas y decirle al importador que no cree términos nuevos.

Paso 5: preparar el archivo de importación

Para importar los cambios con seguridad, le pedí a CahtGPT que me preparara un archivo con este formato:

ID
Título
URL
categorias_a_anadir
etiquetas_a_anadir

El formato de las etiquetas múltiples fue con separador vertical:

Tutorial | Productividad

Uso “|” porque es más limpio que la coma cuando trabajo con CSV o Excels.

Ejemplo simplificado:

ID	Título	categorias_a_anadir	etiquetas_a_anadir
225	¿Puede un microondas tumbar el wifi de una empresa?		Productividad
972	GCLID: qué es y cómo testearlo		Tutorial
2272	Tutorial Trello		Tutorial | Productividad

Este archivo no incluía contenido, ni extracto, ni slug, ni fecha.

Solo lo necesario para añadir taxonomías.

Paso 6: importar con WP All Import

Para importar usé el plugin que te he mencionado, WP All Import, y que es hermano del que usamos para exportar (WP All Export).

Los pasos son:

All Import > New Import

Subir el archivo preparado por ChatGPT y seleccioné:

Existing Items > Entradas

No quería crear entradas nuevas. Solo actualizar entradas existentes.

Después, en el mapeo de taxonomías, quería configurar los campos así:

Categorías (WP) => categorias_a_anadir (Excel)
Etiquetas(WP)  => etiquetas_a_anadir  (Excel)

Para ello, hay que seleccionar la variable que te viene en el cuadro de arriba a la derecha, lo que hace que el campo se rellene entre llaves así:

Categorías => {categorias_a_anadir[1]}
Etiquetas => {etiquetas_a_anadir[1]}

En categorías, mantuve el separador jerárquico:

> 

Para poder usar valores como:

Negocio > Marketing

En etiquetas, configuré el separador:

|

Esto era fundamental, porque el archivo estaba preparado así:

Tutorial | Productividad

Si hubiera dejado la coma como separador, el importador no habría separado bien las etiquetas.

Paso 7: configurar el match por ID

Esta es una parte fundamental.

En la pantalla de configuración de importación, eliges:

Attempt to match to existing Entradas before creating new ones

Y después:

Post ID

Ahí arrastras el campo dinámico del CSV igual que con las categorías y etiquetas antes:

{id[1]}

La configuración correcta era:

Match por Post ID: {id[1]}

Así WordPress sabe exactamente qué entrada debe actualizar.

Paso 8: actualizar solo taxonomías

En la misma pantalla, eliges:

Escoge información para actualizar

Y marcas solo:

Taxonomías (incl. Categorías y Tags)

Dejas sin marcar por tanto:

Título
Contenido
Slug
Fecha
Estado
Autor
Imágenes
Campos personalizados
Extracto

No quiero sustos, asi que, de esta forma evito que el importador cambie absolutamente nada de estos campos. 

De hecho, WP All Import mostraba un aviso de que el título estaba en blanco. Pero no importaba, porque el título no se iba a actualizar.

Si hubiera marcado “Actualizar toda la información”, sí habría sido chungo.

Paso 9: añadir, no reemplazar

Otra opción importante dentro de taxonomías es:

Solamente agregar nuevo

Esto significa que WordPress añade las categorías y etiquetas nuevas, pero no elimina las que ya tenía cada entrada.

No usé:

Replace existing terms

ni nada parecido.

La intención era clara: sumar taxonomía, no sustituirla.

También dejé activado lo que te había comentado antes:

Do not create new terms

Esto evita que el importador cree categorías o etiquetas nuevas por error.

Paso 10: hacer una prueba con un solo registro

Antes de importar los 102 registros completos, o suyo es hacer una prueba con una sola entrada.

Para ello, en configuración avanzada marcas:

Importar solamente registros específicos

Y pones:

1

La primera entrada en mi caso era:

¿Puede un microondas tumbar el wifi de una empresa?

El objetivo era comprobar que añadía la etiqueta:

Productividad

Sin tocar nada más.

El log que te dan al final de la importación confirmó que:

·        Encontró la entrada existente.

·        Conservó título.

·        Conservó slug.

·        Conservó contenido.

·        Conservó fecha.

·        Conservó autor.

·        Importó la taxonomía post_tag.

·        Añadió la etiqueta Productividad.

Con eso ya tuve la confianza suficiente para ejecutar el import completo.

Paso 11: importar todos los registros

Después quité la limitación de registros específicos y ejecuté el import completo.

El archivo tenía 102 registros.

Tras la importación, el log confirmó que el proceso funcionó como quería. Pero había que comprobarlo visualmente

Paso 12: comprobar los contadores

Al terminar, revisé una sección en WordPress que me he creado con los contadores en de etiquetas y categorías. Los resultados esperados eran:

Etiqueta	Entradas esperadas
Tutorial	90
Productividad	20
Privacidad	4

Que coincidía con los informes del plugin, asi que el archivo se había importado bien.

Configuración resumida de WP All Import

La configuración final es ésta:

Tipo de importación:
Existing Items > Entradas

Match:
Post ID = {id[1]}

Actualizar:
Solo taxonomías

Categorías:
Campo = {categorias_a_anadir[1]}
Separador jerárquico = >

Etiquetas:
Campo = {etiquetas_a_anadir[1]}
Separador = |

Modo:
Solamente agregar nuevo

Términos nuevos:
Do not create new terms

Consejos sobre el proceso

Te repito algunas de las cosas más importantes del proceso si quieres que todo vaya bien.

Lo primero: no conviene mezclar revisión editorial e importación técnica.

Primero decides la taxonomía. Solo o con ayuda de la IA.

Luego preparas el archivo. 

Luego importas. 

Paso a paso. Si intentas hacerlo todo a la vez, es fácil equivocarse.

Lo segundo: el ID de WordPress es obligatorio para trabajar con seguridad. El título sirve para revisar, pero no para emparejar entradas.

La tercera: es conveniente probar con una entrada antes de lanzar el import completo. Un CSV mal separado o una opción equivocada puede crear bastante caos.

La cuarta: desactivar la creación automática de términos reduce errores. Si el término no existe, prefiero que no se importe a que WordPress me cree etiquetas mal escritas.

Conclusión

Recategorizar y reetiquetar una web en WordPress no es difícil, pero sí exige método.

No te recomiendo hacerlo desde el editor de entradas una a una salvo que tengas muy pocos artículos. Si tienes una web con años de contenido, lo más razonable es trabajar con una exportación, revisar en Excel y hacer una importación controlada.

Aunque el flujo de 12 pasos puede parecer largo, es muy cómodo. Y trabajar las categorías y etiquetas fuera de WordPress, en Excel o similar, es imprescindible en sites medianos o grandes.

Conocer este proceso es uno de esos trabajos invisibles que hacen que una web sea más fácil de gestionar, navegar y mejorar, conforme escala al crear contenidos.

Y, sobre todo, lo puedes hacer tú mismo sin un desarrollado y sin romper nada. Paso a paso y sin tocar código.

¿Conocías este proceso? ¿Lo realizas de otra forma? Te leo en comentarios.