Zo stap je over naar een andere e-mailmarketingtool

Alles wat je moet weten VOORDAT je eraan begint.

Oké, je overweegt over te stappen naar een andere e-mailtool omdat…

• Je hebt veel slechts over je huidige tool gehoord.
• Je hebt veel goeds over een andere tool gehoord.
• Er is een goedkopere.
• Er is een andere met meer functies.
• Er is een andere met meer functies die je wél nodig hebt.
• De afleverbaarheid van je huidige tool kan beter.
• Je hebt op LinkedIn gelezen dat je Shopify met Klaviyo moet gebruiken voor een succesvolle webshop.
• …

Nou, weet dan dat naar mijn mening alleen afleverbaarheid en de noodzaak van bepaalde functies op zichzelf een overstap naar een andere e-mailmarketingtool rechtvaardigen.

En nu leg ik uit waarom:

In de video:

En hieronder uitgebreider in tekst.

Waarom je wel of niet van tool moet veranderen

Zodra je serieus met e-mailmarketing werkt, is van tool veranderen geen kleinigheid.

Er komen allerlei stappen en middelen bij kijken waar je aanvankelijk misschien niet aan hebt gedacht. En die je beter kent voordat je een beslissing neemt.

Vooral als we het hebben over een tool voor e-mailmarketing voor e-commerce, want de functies die je in die gevallen nodig hebt zijn veel uitgebreider dan wat een dienstverlenend bedrijf of iemand die een persoonlijk merk opbouwt en dagelijks of wekelijks een e-mail naar de lijst stuurt nodig heeft.

Daarom kan de overstap op het eerste gezicht voordelig lijken, maar zodra je begrijpt wat er allemaal bij komt kijken, zie je het misschien anders: mogelijk besluit je te blijven waar je bent. Of je zoekt een manier om je huidige tool te laten doen wat je nodig hebt.

Maar bij afleverbaarheid kun je daar niet omheen. Hier bestaan echt betere en slechtere tools. Afgezien van goede en slechte werkwijzen aan jouw kant, natuurlijk.

Daarom zet ik in dit artikel de stappen uiteen die je moet nemen wanneer je voor de overstap kiest. Daarna beslis je zelf.

Trouwens, als je net met e-mailmarketing begint, raad ik je aan goed na te denken over waar je nu staat en waar je over een jaar wilt zijn. Als je dit kanaal serieus neemt (en dat zou je moeten doen), kun je beter vanaf het begin betalen voor iets waarmee je later kunt opschalen dan gratis beginnen en daarna moeten migreren.

Je bent gewaarschuwd.

Trouwens, als je nog in die beginfase zit, kan het nuttig zijn om eens te kijken naar deze gids, want die kan je richting en ideeën geven voor de aanpak van het kanaal wanneer je een webshop hebt.

Waarop ik mijn mening baseer: een stukje geschiedenis

Voordat ik met de stappen van het proces begin, wil ik uitleggen waarom ik denk dat ik je hierover advies kan geven.

Ken je me al, dan kun je dit onderdeel gerust overslaan. Ben je hier nieuw, dan kan ik je vertellen dat ik al e-mails verstuur sinds ik in 2008 met marketing begon.

En sindsdien heb ik met veel verschillende tools kunnen werken:

1. Ik begon met Outlook voor desktop, waarbij ik e-mailadressen uit Excel-databases kopieerde en in BCC plakte. Zo leerde men het mij in het bedrijf en zo deed ik het. Spoiler: waag het tegenwoordig niet om dit te doen.
2. Bij het volgende bedrijf werkten we met een andere desktoptool die gespecialiseerd was in massamailings. Ik weet de naam niet meer, maar je moest rekening houden met het aantal e-mails per uur dat je hostingpakket toestond. Ging je daaroverheen, dan zette de hoster je account stil. Opnieuw iets dat tegenwoordig totaal achterhaald is.
3. De volgende tool die ik gebruikte, inmiddels bij TiendAnimal, was PHPList. Open-sourcesoftware die je op je eigen server configureerde en waarmee je kon verzenden. De overstap was aanzienlijk, met lijsten die met het CMS werden gesynchroniseerd en zorgen over de reputatie van de server.
4. Een paar jaar later, toen de functies niet meer volstonden, migreerden we naar Return On Mail. Die tool was software van een startup van een van de adviseurs die het bedrijf voor de verkoop hadden doorgelicht. Hoewel het idee en de aanpak goed waren, stond de tool nog heel, heel erg in de kinderschoenen. Na een 'complexe' configuratie –om het zacht uit te drukken– bleek dat hij niet voor ons werkte, dus…
5. We migreerden naar Splio. Dat proces viel midden in mijn vertrek bij het bedrijf. Behalve de technische en zakelijke eisen voor de integratie verzamelen –we hadden het inmiddels over serieuze tools met miljoenen verzendingen per dag– droeg ik die over aan de tech lead van mijn team en bemoeide ik me eerlijk gezegd weinig met het proces. Ik weet dus niet precies hoe het ging, al vermoed ik goed, want de tool bleef enkele jaren in gebruik.
6. Ondertussen begonnen we bij Yo pongo el hielo met MailRelay, dat vrij goed voor ons werkte. Totdat ze ons account van de ene op de andere dag en op een bijzonder onbeschofte manier sloten.
7. We moesten snel naar een andere tool migreren. Ditmaal kozen we voor Sendy, software die je op je eigen server installeert en die e-mails via Amazon S3 verstuurt voor een belachelijk laag bedrag.
8. Naast deze tools voor massamailings testten we binnen het project eerst CartsGuru, voor winkelwagenherstel en daarna Connectif voor alle automatisering. Die laatste was beter dan de vorige, maar uiteindelijk…
9. We bouwden onze eigen ontwikkeling voor automatisering, die rechtstreeks gegevens uit de CMS-database haalde en verzond via de Amazon-servers waarop we Sendy hadden geconfigureerd. Tot op de dag van vandaag gebruiken we dit systeem.
10. Voor mijn persoonlijke bedrijf begon ik met MailRelay, omdat we er destijds bij Yo pongo el hielo tevreden over waren en ik gewend was aan de werking ervan. Het leek me dus logisch ermee door te gaan. Ik verstuurde toen wel nauwelijks e-mails, waardoor de afleverbaarheid hoog was.
11. De afgelopen twee jaar is de afleverbaarheid echter steeds verder gedaald naarmate ik meer e-mails verstuurde. En flink ook. Er zit dus niets anders op dan migreren. Mijn keuze is gevallen op Acumbamail..
12. De reden is dat ik tijdens mijn advieswerk de cijfers heb kunnen zien van zeer grote bedrijven die veel e-mails versturen en kleinere die er ook behoorlijk wat verzenden. Bedrijven die gebruikmaken van Brevo , Probance, Hubspot , SalesManago… en Acumbamail. Die laatste had de beste afleverbaarheid. Omdat ik midden in de migratie zit, leek het me nuttig om er een artikel over te schrijven.
13. Trouwens, ik heb ook nog een paar andere platforms gebruikt. Voor zover ik me nu herinner: Mailchimp zowel bij Lowi als bij enkele klanten. Ik heb me er nooit echt prettig bij gevoeld en vind het niet goedkoop, dus ik raad het meestal niet aan.
14. Ik heb ook MailerLite gebruikt bij Círculo Copy en voor enkele andere klanten geconfigureerd. Die bevalt me aanzienlijk beter.

Zoals je ziet, maakte ik geen grap toen ik zei dat ik veel tools heb gebruikt en van de migraties ertussen heb 'genoten'.

Daarom ken ik de benodigde stappen heel goed, en die ga ik nu eindelijk uitleggen.

Stappen voor de migratie van je e-mailplatform

Ik wil duidelijk maken dat ik het op 'hoog niveau' ga uitleggen. Met andere woorden: ik ga niet in op configuratiedetails en specifieke gevallen.

Nee, want dit is geen gedetailleerde tutorial. Vooral omdat er oneindig veel migratiescenario's bestaan –tussen twee specifieke tools, van meerdere tools naar één, van één multifunctionele tool naar meerdere…– en het proces in elk geval enigszins verschilt.

Dit artikel is eerder een richtinggevende gids, met twee doelen:

1. Dat je begrijpt wat een migratie allemaal inhoudt.
2. Dat je, wanneer je ermee doorgaat, precies weet welke stappen je moet nemen en in welke volgorde.

Daarnaast herhaal ik wat ik hierboven zei: de e-mailmarketingtool die een e-commercebedrijf met fysieke of digitale producten nodig heeft, is totaal anders dan die van een dienstverlenend bedrijf of persoonlijke website.

De benodigde functies lijken in beide gevallen helemaal niet op elkaar.

Dat gezegd hebbende, delen ze veel processtappen, maar andere stappen gelden uitsluitend voor een bepaald type bedrijf. Dat vermeld ik in de titel van de stap.

Verder vind ik het handig om deze stappen in drie groepen te verdelen:

1. De stappen die je moet nemen voordat je met migreren begint.
2. De stappen die betrekking hebben op de migratie zelf.
3. De stappen die je moet nemen nadat je bent gemigreerd.

Dat is belangrijk, want je moet de stappen uit de eerste groep absoluut uitvoeren, omdat ze fungeren als een verkeerslicht dat groen moet geven voordat je verdergaat.

Vergeet je ze, dan krijg je waarschijnlijk eerder dan later spijt dat je aan het traject bent begonnen.

Stappen vóór je met de migratie begint

Goed, zodra je hebt vastgesteld dat een platformwissel nodig is, moet je:

#1. Volumes en kosten berekenen

Deze eerste stap ligt voor de hand: bereken hoeveel e-mails je momenteel verstuurt –of wilt versturen– om de kosten van je huidige en nieuwe tool te vergelijken.

Daarmee zitten we meteen bij de kosten.

Ik zeg niet dat je de omzetstijging moet inschatten, want daarvoor weet je nog veel te weinig: je weet niet hoe de migratie verloopt, hoeveel mensen je onderweg verliest of hoeveel de afleverbaarheid in jouw geval verbetert.

#2. De variabelen controleren (essentieel voor e-commerce)

Voor een persoonlijke nieuwsbrief of een dienstverlenend bedrijf zijn e-mailadres en naam (niet altijd) ruim voldoende, en elke e-mailtool kan daarmee overweg.

Bij e-commerce kun je daarentegen veel meer variabelen hebben:

• Aantal uitgevoerde aankopen.
• Waarde van de aankopen.
• Datum van de aankopen.
• Gekochte producten.
• Voorkeurscategorie voor producten of diensten.
• Datum van websitebezoeken.
• Type klant.
• Demografische variabelen (geslacht, leeftijd).

Wil je migreren en gebruik je deze variabelen op je huidige platform, controleer dan of je ze ook op het volgende kunt blijven gebruiken.

#3. De functies nalopen

Bij een persoonlijke nieuwsbrief zou ik vooral naar de automatiseringen kijken, bijvoorbeeld dat een abonnee na de bijbehorende funnel aan de groep 'dagelijkse e-mail' wordt toegevoegd.

Niet alle tools doen dit automatisch; dan is handmatig werk of automatisering via tools van derden nodig.

Voor e-commerce is dit veel belangrijker, omdat je waarschijnlijk geautomatiseerde flows hebt (verlaten winkelwagen, eerste aankoop, tweede aankoop, slapende klanten enzovoort).

Hier moet je absoluut controleren of de flows kunnen worden gerepliceerd en hoe moeilijk dat is.

Afhankelijk van wat je hebt opgebouwd, kan dit een ENORM argument zijn om niet te migreren. Of om de kosten in werkuren goed te overwegen. Of om beide tools tijdelijk parallel te gebruiken terwijl je integreert en functies van de ene naar de andere overzet.

#4. Informeren naar het integratieproces

Voor persoonlijke nieuwsbrieven of dienstverlenende bedrijven stelt dit opnieuw weinig voor: enkele formulieren op de website aanpassen zodat ze naar de nieuwe tool wijzen.

Bij webwinkels kan de integratie door het grote aantal variabelen juist complex zijn. Of niet.

Soms hoef je alleen een module aan het CMS toe te voegen. Of een CSV te importeren.

In andere gevallen is ontwikkeling nodig zodat de nieuwe tool de vereiste informatie kan ophalen.

Controleer bij wie de inspanning voor de integratie ligt: bij jou of bij het team van de e-mailtool.

Stappen voor de migratie van je e-mailmarketingplatform

Heb je al het bovenstaande geanalyseerd en ben je ervan overtuigd dat je moet overstappen, dan is dit wat je moet doen.

#5. De nieuwe tool aanschaffen

Opnieuw iets vanzelfsprekends.

Op dit punt moet je de beste optie zoeken: kosten per aantal verzendingen, vast maandabonnement, jaarabonnement, levenslang abonnement met of zonder mogelijkheid om op te schalen…

Afhankelijk van het project kunnen deze tools duur zijn (de Splio-licentie voor één jaar bij TiendAnimal kostte 35k, als mijn geheugen me niet bedriegt).

Het hangt ook af van je cashflow: een jaarplan betaal je vooraf, terwijl je een duurder maandplan maand na maand kunt betalen.

Dat zijn beslissingen die je nu moet nemen.

Ik kan je wel zeggen dat ik groot fan ben van levenslange abonnementen, omdat je veel geld bespaart. Daar staat tegenover dat het platform op een dag kan stoppen en dat het, afhankelijk van het moment waarop je instapte, misschien toch niet de voordeligste keuze was.

#6. Integratie (uitsluitend voor e-commerce)

Wat ik eerder al noemde: je moet bekijken hoe de e-mailtool de benodigde klantgegevens ophaalt. Dat kan via een CMS-module, bestandsimporten met endpoints of FTP's, een API voor het ERP…

Er zijn veel mogelijkheden, de ene eenvoudiger dan de andere.

#7. DNS-records configureren en antispamverificatie

In alle gevallen moet je:

1. Ons domein in de e-mailtool registreren.
2. SPF, DKIM en DMARC verifiëren. Dat gebeurt met DNS-records op onze server of CDN (zoals Cloudflare).
3. Tot slot controleren we of alles correct is ingevoerd en of de belangrijkste ESP's (Gmail, Amazon, Outlook, Yahoo…) het valideren.

Deze stap is noodzakelijk om hun antispamfilters te passeren.

#8. De automatiseringen repliceren

Zoals ik hierboven zei, kan dit afhankelijk van wat je hebt opgebouwd een behoorlijk lange stap zijn. Of niet.

Het doel is de nieuwe tool exact te laten doen wat de oude deed.

Deed de oude weinig, dan is deze stap kort. Deed hij veel, dan is dit waarschijnlijk de langste stap van allemaal.

#9. Het e-mailontwerp repliceren

Om te beginnen de bevestiging van de inschrijving (de dubbele opt-in).

Daarna kies je een sjabloon en voeg je een footer toe met de juridische teksten en de afmeldlink.

Deze twee punten gelden altijd.

Bij e-commerce moet je iets meer doen: controleren of de nieuwe tool alle gegevens kan ophalen en tonen die de vorige tool liet zien:

• Productnaam.
• Foto.
• Doorgestreepte prijs.
• Aanbiedingsprijs.
• Label.
• Gratis verzending of andere productpromoties.

Dit is normaal gesproken zo'n automatische stap dat we ervan uitgaan dat het wel goed zit, terwijl dat niet altijd zo is. Controleer het dus grondig voordat je overstapt.

In het slechtste geval volstaat het om het oude sjabloon te nemen en de variabelen in het nieuwe aan te passen om het ontwerp te repliceren.

#10. De formulieren op de website vervangen

Zorg eerst dat je weet waar alle formulieren staan die moeten worden vervangen.

Vervolgens maak je nieuwe formulieren in de tool (eenvoudige implementaties) of pas je de bestaande aan zodat ze naar het nieuwe platform wijzen (complexere implementaties).

Hoeveel tijd dit kost, hangt opnieuw af van het aantal formulieren op je website. Voor een persoonlijke pagina zoals die van Isra Bravo gaat het snel, want daar staat er maar één.

Bij een webshop heb je er waarschijnlijk meer:

• Pop-up.
• Onderbalk.
• Klantomgeving.
• Checkout.
• …

Hoe dan ook, de manier waarop je formulieren maakt en alles wat daarbij hoort verschilt sterk per tool: de teksten na een geslaagde verzending, de dubbele-opt-inmail en de bevestigingspagina's worden in elk geval anders geconfigureerd.

Zelfs zaken als de mogelijkheid om HTML of alleen tekst aan bepaalde velden of e-mails toe te voegen, kunnen de flow die je had opgebouwd volledig veranderen.

Heb je meerdere formulieren, dan kost het tijd om alles in de nieuwe tool te repliceren.

Wanneer je ze allemaal hebt vervangen, is het ten slotte tijd om in productie te controleren of alle funnels werken, door je in elk daarvan met verschillende e-mailadressen te registreren en te bekijken welke mails je ontvangt. Je kunt deze truc daarvoor gebruiken.

#11. Abonnees migreren

Deze stap moet tegelijk met de vorige plaatsvinden, zodat de databases van de oude en de nieuwe tool zo goed mogelijk synchroon blijven.

Daarvoor moet je vooraf over vragen als deze hebben nagedacht en beslissingen hebben genomen:

• Wat doe ik met afgemelde gebruikers: zet ik ze op de uitsluitingslijst? Heeft mijn nieuwe tool een lijst of groep voor afmeldingen?
• Wat doe ik met gebruikers zonder dubbele opt-in. Ik bedoel degenen die zich inschreven maar niet bevestigden door op de link te klikken (misschien kwam die in spam terecht): voeg ik ze toe als geaccepteerd? Stuur ik een bevestigingsmail? Een mail waarin ik de situatie uitleg met een afmeldlink? Voeg ik ze niet toe?
• Wat doe ik met de lijsten/groepen: heeft het zin dezelfde te gebruiken? Hoe importeer ik gebruikers in elke lijst: bij de eerste import of kan dat met latere CSV's?

Stappen na de migratie

Zodra de migratie zelf is uitgevoerd, is je werk nog niet klaar. Er blijven nog enkele zaken over.

#12. De juridische teksten bijwerken

Volgens de GDPR ben je verplicht in je privacybeleid te vermelden dat je persoonsgegevens met het nieuwe e-mailplatform deelt.

En wanneer er cookies bijkomen, moet je dat ook in het cookiebeleid vermelden.

#13. Afmeldingen beheren

We moeten met een paar details rekening houden:

Ten eerste blijven er na de migratie afmeldingen binnenkomen in de oude tool, omdat gebruikers op links in oude e-mails klikken. Daarom moet je een protocol bedenken –geautomatiseerd of handmatig– om afmeldingen die na de migratie in de oude tool plaatsvinden ook in het nieuwe platform toe te passen.

Als je systeem daarnaast meerdere verzendtools gebruikt –bij e-commerce is het bijvoorbeeld gebruikelijk één tool voor massamailings en een andere voor e-mailautomatisering te gebruiken– moet je een systeem bedenken en bouwen om afmeldingen te synchroniseren, zodat gebruikers die zich in een van de tools afmelden automatisch in alle tools worden afgemeld.

#14. Beginnen met verzenden

Afhankelijk van de tool en het aantal abonnees kun je de volgende dag meteen naar je hele lijst sturen, of moet je juist de server opwarmen.

E-mailservers hebben een reputatie. Hoe hoger die is, hoe beter grote ESP's je vinden en hoe groter de kans dat ze je e-mails in de inbox of reclamemap plaatsen, maar buiten spam.

Een server kan niet de ene dag niets versturen en de volgende dag ineens 200.000 mails. Dat is namelijk wat spammers doen. En ESP's blokkeren dat.

Je moet het aantal verzendingen elke dag beetje bij beetje verhogen, bijvoorbeeld:

1. 3.000.
2. 6.000.
3. 10.000.
4. 15.000.
5. 23.000.
6. 35.000.
7. 50.000.
8. 70.000.
9. 100.000.
10. 140.000.
11. 200.000.
12. …

Duidelijk, toch?

De eerste e-mails moeten bovendien naar je meest betrokken abonnees gaan: degenen die alle e-mails openen en erop klikken.

Zo legitimeren we onze verzendingen in de ogen van de ESP's en bouwt onze server autoriteit op.

#15. De afleverbaarheid meten

Opnieuw iets vanzelfsprekends: een van de kernpunten van een migratie is controleren of dit percentage verbetert.

De eerste dagen controleren we dit dagelijks. Daarna kunnen we, afhankelijk van het aantal verzonden e-mails en het belang van het kanaal voor onze marketing, wat rustiger aan doen en het wekelijks bekijken.

Als de verhouding op dit punt stabiel blijft en hoger is dan voorheen, kunnen we de migratie als afgerond beschouwen.

Benodigde tijd voor de migratie

Om dit punt toe te lichten gebruik ik drie echte gevallen, zodat je beter kunt inschatten wat het in jouw situatie betekent.

Ik begin met de eenvoudigste.

Benodigde tijd voor een platformmigratie bij een bedrijf zonder e-commerce

Bedrijf: mijn persoonlijke bedrijf (advies en opleiding).

Tools: ik ben overgestapt van MailRelay naar Acumbamail.

Gebruik: dagelijkse massamail zonder segmentatie en verschillende funnels afhankelijk van de lead magnet.

Reden voor de migratie: de afleverbaarheid was laag, vooral van de bevestigingsmail voor inschrijvingen, waardoor ik 30% van de abonnees verloor. Overleg met support leverde niets op, dus ben ik overgestapt.

Stappen: voornamelijk de migratiestappen zelf (groep 2 hierboven).

Aantal abonnees: minder dan duizend.

Gebruikersgroepen: drie, die ik heb behouden.

Aangemaakte en vervangen webformulieren: elf, op 39 verschillende pagina's.

Gerepliceerde funnels: drie.

Tijdsbesteding: twee volledige werkdagen, waarbij ik de uitkomst van de voorafgaande stappen (groep 1) al kende.

Benodigde tijd voor een platformmigratie bij e-commerce zonder automatisering of geavanceerde segmentatie

Bedrijf: Yo pongo el hielo.

Tools: we stapten over van MailRelay naar Sendy.

Gebruik: wekelijkse nieuwsbrief met productaanbiedingen in drie talen.

Reden voor de migratie: ze sloten ons account van de ene op de andere dag, zonder dat we er iets aan konden doen.

Stappen: voorafgaande analyse en de migratie zelf (groepen 1 en 2).

Aantal abonnees: 25.000.

Gebruikersgroepen: drie (per taal: Spaans, Engels en Frans), die ik heb behouden.

Aangemaakte en vervangen webformulieren: drie.

Gerepliceerde funnels: geen; we gebruikten ze niet met deze tool.

Tijdsbesteding: twee dagen van een ontwikkelaar voor het technische deel en één dag van mij voor de configuratie en gebruikersimport.

Benodigde tijd voor een platformmigratie bij e-commerce met automatisering en geavanceerde segmentatie

Bedrijf: TiendAnimal.

Tools: we stapten over van Return on Mail naar Splio.

Gebruik: dagelijkse gesegmenteerde massamailings op basis van gebruikersgedrag en aankopen per categorie.

Reden voor de migratie: we moesten de functionaliteit uitbreiden.

Stappen: het volledige proces: eerste analyse, vergelijking van tools, volumes, prijzen, marketing- en technologievereisten en implementatie.

Aantal abonnees: 400.000.

Gebruikersgroepen: er waren geen groepen als zodanig; ze werden samengesteld door een dagelijks geëxporteerde kopie van de gebruikersdatabase te raadplegen.

Aangemaakte en vervangen webformulieren: vier.

Gerepliceerde funnels: meerdere; ik weet niet meer precies hoeveel.

Tijdsbesteding: meer dan een maand vanaf het begin van de analyse. We beoordeelden oplossingen, onderhandelden over budgetten, integreerden de tool, controleerden alles en begonnen met verzenden. Er waren meerdere mensen betrokken: vooral iemand van marketing, iemand van product, een ontwikkelaar en een paar mensen die alles begeleidden.

Zoals je ziet, verschillen de omvang en benodigde inzet per geval enorm.

Tips voor een succesvolle migratie

Mijn eerste advies is om de migratie goed te plannen, zodat je niet halverwege een van de stappen blijft steken.

Verschillende onderdelen kun je rustig voorbereiden, zoals funnels repliceren, DNS-records configureren of e-mailsjablonen nabouwen.

Maar de migratie, het vervangen van formulieren op de website en het beheren van afmeldingen moeten zo gelijktijdig mogelijk gebeuren, dus spreek met alle betrokkenen een datum af en begin er 's ochtends meteen mee.

Daarnaast is het verstandig om een rollback –het terugdraaien van alle wijzigingen– vooraf uit te denken. Hoe groot de kans ook is dat alles goed gaat, er blijft altijd een kans dat dat niet gebeurt. Duidelijke stappen voor die situatie geven rust, zeker wanneer er op één dag tientallen of honderdduizenden euro's aan e-mailomzet op het spel staan.

Los van het proces zelf, en met wat er gebeurde toen ons MailRelay-account bij Yo pongo el hielo werd gesloten als voorbeeld, raad ik je aan om de gegevens van je e-mailplatform te exporteren (klanten, groepen, afmeldingen) minstens één keer per maand bij een kleine lijst, of wekelijks wanneer er dagelijks veel leads binnenkomen.

Zo voorkom je dat je in een geval als het genoemde veel gebruikers kwijtraakt.

Ik raad je ook aan om alles grondig te testen: elk inschrijfformulier en elke funnel, met accounts bij verschillende providers (om te zien of een provider de mail in spam plaatst en welke weergaveverschillen er zijn). Dat bespaart je ellende.

Mijn laatste advies is om heel voorzichtig met afmeldingen om te gaan. Beheer ze goed om opnieuw mogelijke en waarschijnlijke problemen te voorkomen. Schuif dit punt niet door naar een 'fase 2' van de migratie.

Conclusies

Na het lezen van het hele artikel zal duidelijk zijn dat een migratie bij projecten waarin e-mailmarketing belangrijk is niet zomaar iets is.

Heb je weinig abonnees en is het kanaal nog niet ver ontwikkeld, dan is het vrij eenvoudig. Maar bij een groot project dat veel producten of diensten per e-mail verkoopt, wordt het bijzonder ingewikkeld.

Je moet dus de voor- en nadelen goed analyseren en, als je groen licht geeft, zorgvuldig plannen en alle stappen een voor een uitvoeren.

Als je ten slotte net met je digitale project begint en dit kanaal wilt gebruiken, overweeg dan vanaf het eerste moment een tool te kiezen die echt doet wat je voor ogen hebt, ook als die betaald is.

E-mailmarketingplatforms zijn bij kleine volumes meestal niet duur. Kies je vanaf het begin een goede, dan voorkom je een toekomstige migratie die altijd, altijd, altijd –zelfs de eenvoudigste– ontzettend vervelend is.

Vond je het artikel goed? Wil je meer? Elke donderdag ontvang je er een in je inbox door je hier in te schrijven..

Of, als je liever kijkt dan leest, vind je hier goede videocontent..